Концепция электронного офиса
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
?то позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др.
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.
Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.
Необходимость использования компьютера
Любое средство, используемое в офисной работе, рано или поздно заменяется его программным аналогом. Самый яркий пример, бумажное письмо прошло путь от конверта с документом, через телеграф и телетайп, в вид полностью электронной почты. Многие даже не отдают отчет в сути такой виртуализации, на самом же деле материальная вещь превратилась в полностью виртуальный электронный аналог. Только распечатав электронное письмо на принтере можно вернуть ему реальности. Можно привести еще много примеров из различных областей, например, цифровые макеты для печати в типографии вместо рукописей писателя или рисунков художника, цифровые подписи документов вместо заверенных ручной подписью или печатью, и, наконец, полностью виртуальный офис в виде Интернет-сайта, вместо арендуемого помещения с сотрудниками.
Все эти решения невозможны без использования компьютерной техники. Универсальность применения компьютера решила много задач за последние десятилетия.
Джентльменский набор офисного работника
Современное рабочее место в офисе представляет собой набор оборудования, где обязательным атрибутом является компьютер.
Компьютер может работать под управлением разных операционных систем, в России наиболее популярна система Microsoft Windows XP и более новые. Для работы с электронными документами как правило используется Microsoft Word, для более автоматизированных - электронные таблицы Microsoft Excel и системы управления базой данных Microsoft Access. Однако на рынке представлены и другие продукты, например бесплатно распространяемый OpenOffice с аналогичными функциями.
Если рабочее место (компьютер) имеет доступ в сеть Интернет, то к перечисленному набору программ добавляется клиент электронной почты (Microsoft Outlook, The Bat!, Thunderbird), и веб-браузер (выбор которого зависит от предпочтений пользователя). Стоит отметить, что наиболее употребляемым приложением является веб-браузер, как наиболее универсальное средство, как мы увидим далее при работе с информационными системами. Так же широко распространены информационные системы для учёта компании 1С (Бухгалтерия, Торговля, Склад) и их модификации.
Если рассматривать работу дизайн-студии, то на первое место выйдут графические редакторы, где лидерами являются компании Adobe (Photoshop, Illustrator, Indesign) и Corel (Corel Draw, Photopaint)
Для конструкторских бюро используются продукты компании Autodesk (AutoCAD)
Работа с Microsoft Access
Работа с Adobe Illustrator
Информационные системы
Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле.
В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации даёт следующее определение: информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. По мнению одних авторов, ИС в широком смысле включает в себя персонал, её эксплуатирующий, по мнению других - нет.
В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.
В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкр