Классификация документов Архивного фонда РФ
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ктурными подразделениями);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);
авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела - по структурным подразделениям учреждения:
.Секретариат.
.Плановый отдел.
.Финансовый отдел и т.д.
.Управление делами.
.Планово-экономический отдел.
.Финансовый отдел и т.д.
Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по годам:
.Канцелярия - 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.
.Плановый отдел - 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.
Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.
Порядок расположения групп документов в пределах фонда.
Группы следует располагать, основываясь на общих правилах классификации от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждений), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов - в зависимости от выбора первого признака классификации.
Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.
При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;
планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;
дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.
Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.
Особенности классификации документов личных фондов.
В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, материалы общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и т.д.
Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. Документы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам.
В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема классифик