Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО "БАК"
Дипломная работа - Экономика
Другие дипломы по предмету Экономика
?верка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.
2.1 Характеристика системы документооборота
Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.
- Экономист по платежным документам (М):
- Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО БАК в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;
- Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;
- Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;
- Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;
- Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.
Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.
- Ведущий экономист по банку (L):
Входная информация:
- от кассиров - справка о движении по кассе за день и месяц
- от F - информация по договорам:
- предприятие;
- № договора;
- сумма договора;
- процент наличной оплаты по денежной части.
- от N - суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно - денежная часть оплаты и задолженности
- от B - остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности
- от D - сумма предъявленных работ и оплаты по р/с
Выходная информация:
- справка о движении по кассе за день и за месяц;
- справка по оплате кредиторам за услуги;
- платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.
Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.
Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:
- Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;
- Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.
- Экономист по углю (H):
Входная информация:
- Накладные и др. документы по отгрузке угля - с разреза;
- Наряд по суточной отгрузке - с отдела поставок БАК;
- Договора, письма, контракты по отгрузке угля - юридический отдел, отдел маркетинга.
С этих документов необходима информация:
- грузополучатель;
- плательщик;
- цена;
- № контракта;
- дата отгрузки;
- № квитанции;
- тоннаж;
- ж.д.тариф;
- договорной тариф;
- № удостоверения качества;
- качество угля (Q - теплота сгорания);
- таможенная декларация - № и дата (если есть).
- На выходе формируется
- 1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:
- сумма за уголь;
- НДС;
- железнодорожный тариф;
- договорной тариф (если есть).
- информация по взаимозачетам по углю;
- учет текущего железнодорожные тарифа;
- дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;
- оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;
- баланс отгрузки угля;
- сведения об отгруженном угле;
- дополнительные справки по требованию руководства.
Т.к. экономист H работает с первичной информацией - отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы - выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.
- Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):
Входная информация: