Автоматизация управления коммерческого предприятия
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).
Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов создается непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти являются базы данных.
Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.
Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата. Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
- обработку входящей и исходящей информации;
- создание и редактирование электронных документов;
- сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
- хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
- маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
- функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
- удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).
Доказано, что при системном использовании средств оргтехнических средств, для которого решающее значение имеет комплексное организационное проектирование, производительность управленческого труда повышается в среднем на 10-15%, а для отдельных категорий работников на 80-100%. Управленческий труд неразрывно связан с обработкой информации, основным носителем которой в сфере управления является документ. Поэтому механизация наиболее массовых и трудоёмких процессов - составления, копирования и размножения, обработки, хранения и поиска документов - даёт особенно ощутимые результаты. Для составления деловой документации широко используют компьютеры, диктофоны. В повышении производительности труда работников сферы управления особое значение имеют механизация и автоматизация обработки данных, хранения и поиска информации. Вычислительная техника, счётно-перфорационные машины, клавишные вычислительные машины, дисплеи и т.п., является мощным средством обработки информации, обеспечивающим оперативность, точность и надёжность управления сложными системами.
Во многих системах управления у специалистов возникает необходимость поиска нужной информации, что требует расхода 30-40% рабочего времени. Сократить затраты времени на информационный поиск помогают обычные картотеки (плоские, навесные, вращающиеся) в сочетании с оборудованием для поиска карт (селекторы, барабаны), механизированные картотеки, автономные запоминающие устройства и информационно-поисковые системы на базе ПК. Эффективность этих средств характеризуется следующими цифрами: простейший селектор для поиска информации на перфокартах позволяет просмотреть не более нескольких карт в секунду, а электронные машины ведут поиск информации, просматривая за 1 секунду свыше 3000 документов. Быстрое увеличение количества различного рода печатных, графических и рукописных документов, в частности деловой корреспонденции, технической документации и информационных материалов, обусловило необходимость разработки методов и средств, сокращающих объём хранимой документации. Одним из таких метод