Исследование системы управления розничными продажами
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
?умента внутри организации, персональной ответственности сотрудника за исполнение и промежуточные отчеты.
Руководителю ООО РИЧ при необходимости узнать, что в настоящий момент сделано по исполнению его приказа о разработке новой формы договора о закупке сырья, нужно лишь обратиться к системе, и в течение нескольких секунд будет предоставлена полная информация о том, кто из сотрудников в настоящее время работает с данным документом, что уже сделано и когда истекает срок окончательного отчета об исполнении задания. Это существенно усиливает диiиплину на предприятии, обеспечивая контроль за исполнением текущих задач строго в соответствии с утвержденным планом.
Система не позволит ни сотруднику, ни руководителю забыть об исполнении того или иного распоряжения.
Автоматическая генерация рассылок с уведомлениями заранее предупредит всех должностных лиц о приближении времени исполнения распоряжения, а когда этот срок настанет - потребует отчета о проделанной работе.
Евфрат-Документооборот дает возможность создать электронный архив документов, который вместо вереницы огромных шкафов умещается на одном компьютере. При этом любой требуемый документ можно найти в считанные секунды. Система хранит документы в их исходном виде, и потому необходимый документ можно в любой момент получить обратно в бумажной форме, распечатав его на принтере. При необходимости система может сформировать журнал зарегистрированных документов.
Как показывают данные о внедрении системы электронного документооборота в других организациях, этот процесс будет сопровождаться повышением эффективности работы и снижением внутренних затрат. Во-первых, это происходит за счет уменьшения издержек на расходные материалы для офиса. Раньше, чтобы начать работу с документов, его требовалось распечатать, потом сделать несколько копий для контроля и для возможности работы с документом нескольких сотрудников. Любой руководитель знает, как стремительно тает бумага, и как быстро кончается порошок в картридже, и, самое главное, как все это значительно увеличивает внутренние расходы предприятия.
В настоящее время предприятие не может полностью отказаться от бумажного документооборота. Однако внедрение системы электронного документооборота позволит существенно повысить эффективность работы с документами, а также оперативность и качество выполнения заданий.
Как показывают результаты исследований, внедрение системы электронного документооборота позволяет организациям в 3 раза повысить скорость обработки документов, на 75% сократить расходы на содержание архива и в 0,5-2 раза повысить эффективность работы за счет повышения исполнительской диiиплины и более оптимального использования внутренних ресурсов. Таким образом, в современных условиях "Евфрат-Документооборот" может рассматриваться не только, как инструмент улучшения системы управления, но и механизм снижения внутренних издержек и повышения конкурентоспособности предприятия.
3.2 Эффективность внедрения автоматизированного комплекса Евфрат-Документооборот
Экономическая эффективность от внедрения программы Эксперт подразделяется на прямую и косвенную. Комплект для автоматизации под ключ - 117670 руб.
Прямая экономическая эффективность связана со снижением затрат на обработку данных, т. е. это эффект, результат которого поддаётся прямому счёту. Косвенная эффективность - это эффект, получаемый обработки данных, обычно не поддающийся прямому счёту, а требующий рассмотрения факторов, на которые влияет автоматизация процессов управления. Как правило, прямой эффект выявляется на самой вычислительной установке, косвенный - преимущественно у пользователей информации, т. е. в сфере производства.
Экономическая эффективность определяется с помощью стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода принимают затраты на обработку информации до внедрения новой программы, а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ - затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации.
Рассчитаем стоимостные затраты до внедрения программы, то есть при существующей обработке данных, по следующей формуле:
Ср = Сфот + Сор + Сззп(3.1)
где Сфот - годовой фонд оплаты труда,
Сор - затраты по организации и управлению производством (составляют 20,19% от фонда оплаты труда)
Сззп - стоимость затрат на обработку данных по заказам и на распечатку необходимых документов.
Фонд оплаты труда находим по формуле:
Сфот = Qj * (1,6* Pj) * 12(3.2)
где Qj - численность сотрудников,
,6 - коэффициент надбавки к зарплате,j - оклад,
- месяцы.
Сфот = 4 * (1,6*4500)*12 = 345600руб.
Сор = Сфот *20,19% = 345600 руб.*20,19% = 69777 руб.
Сззп = 12*(1*600)(3.3)
где 12 - количество месяцев,
- стоимость одного печатного бланка, руб.
- среднее количество бланков, обрабатываемых в месяц;пф - стоимость бланков.
Сззп = 12 *(1*600) = 7200 руб/год.
Сср = 345600 + 69777 + 7200= 422577 руб.
Стоимостные затраты после внедрения программы Евфрат Документооборот рассчитаем по формуле:
пр = Сфот + Сор + Собсл. эвм + Саморт. эвм + Саморт пп + Спп + Сэвм(3.4)
где Сфот - годовой фонд оплаты труда
Сор - затраты по организации и управлению производством (составляют 20,19% от фонда оплаты труда);
Собсл. эвм -