Исследование документооборота в учреждении медико-социальной экспертизы
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
елями структурных подразделений;
информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов,
можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в филиале оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название филиала, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.
Сотрудники регистратуры контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники филиала используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника филиала другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Заключение
В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности в такой организации как "медико-социальной экспертизы" филиала № 33.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация и работы с документами. При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использовать документы в будущем.
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Одна из главных причин трудностей, состоит в недостаточном участии специалистов документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота.
Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.
Большинство работников службы документационного обеспечения управления в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Массовое распределение компьютерной техники позволило облегчить труд работников, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Список источников и литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство. "Управление персоналом".М., 2005.
2.Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело. М., 2006.
.Галахов В.В. Делопроизводство. М., 2004.
.Демин Ю.М. Делопроизводство. М., 2004.
.Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Секретарское дело 2000. №4.
.Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства. Делопроизводство 1998. № 1.
.С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота. Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. - Н. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.
.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М. - Н. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.
.Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2002.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2007.
.Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса. Секретарское дело 2000. №4.
.Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения. М. 2004.
.Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998.
.Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса. Делопроизводство 2001.