Исследование документооборота в учреждении медико-социальной экспертизы
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
фику организации, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя руководителя, производится однократно его секретарем.
В филиале медико-социальной экспертизы регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
Таблица № 1
Дата поступленияВх. №Дата и № док-таКорреспондент/кто подписалЗаголовокИсполнитель12 3 4 56
Регистрация исходящих документов МСЭ ведется в журнале, содержащем следующие графы:
Таблица № 2
Дата док-таИсход. №АдресатКраткое содержание/ кто подписалИсполнитель/ Кто принялПрим. (кто принял документ) 1 2 3 4 5 6
В филиале регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Руководителя, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя организации.
Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
Таблица № 3
Дата и номер поступленияДата и номер док-таСтруктурное подразделениеВид док-таСодержаниеИсполнитель1 2 3 4 56
Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
документооборот документ исполнение дело
1.3 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства филиалов.
В Филиалах МСЭ для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
Таблица № 4
№ п/п№ док-таДата док-таВид док-таКраткое содержаниеИсполнительСрок исполненияХод исполненияОтметка о снятии с контроля 12 3 4 567 8 9
Сотрудниками регистратур осуществляются следующие операции:
формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания руководителя МСЭ о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита "заголовок" букву "К". Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов филиалов, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Главный руководитель.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их уста?/p>