Использование средств организационной техники в работе менеджера
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
работ менеджера выполняемые на рабочем месте:
- составление текстовой документации;
- обработка входящих и исходящих документов;
- копирование и размножение документов;
- хранение, поиск и передача документов;
- вычислительные операции, анализ полученных данных;
- обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;
- обработка корреспонденции;
- проведение встреч;
- проведение совещаний;
- принятие управленческих решений.
Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти на работу с документами, и только ничтожная часть меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.
В связи с этим огромное внимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.
4. Электронные офисы
Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства:
- один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;
- средства копирования документов;
- сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
- проекционное оборудование для проведения презентаций.
Также менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:
- диктофон;
- факс;
- телефон, телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.
Также рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцелярскими принадлежностями.
Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.
Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.
Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.
Также хочу привести некоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннего использования организационной техники на предприятии.
Таблица 1 - Полезный эффект для предприятия при различных условиях использования организационной техники
ПоказательЭффект от неполного использования организационной техники, %Эффект от неполного использования организационной техники, %Прибыль+6-10+15-23Рентабельность+5+8Объем выпуска продукции+5-9+10-18Оборачиваемость оборотных средств+4-8+9-12Производительность труда+5-7+10-15Трудоемкость операций управления-10-12-20-30Штрафы за невыполненную работу-7-8-10-12
Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.
Вывод
В данной работе я показала возможности использования организационной техники на предприятиях, в различных его отделах, как то экономический отдел, отдел управления, администрации предприятия. Также привела данные о средних затратах менеджера в процессе своей работы. А также рекомендации по снижению трудоемкости при помощи средств организационной техники, при правильной организации рабочего места менеджера, а также внедрения таких новых технологий, как электронные офисы. Что наглядно показывает в первую очередь экономический и социальный эффект от рационального использования средств организационной техники менеджером при осуществле