Использование средств организационной техники в работе менеджера
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
°влен так, чтобы он точно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен в обращении. Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, обеспечивающих их юридическую полноценность и способствующих оперативности исполнения.
Одной из более действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции. Каждому руководителю и работнику аппарата управления целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, жалобы и т.д.
Очень важна также организация хозяйственного обслуживания рабочих мест служащих. Рабочие места должны своевременно обеспечивается бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями; технические средства следует проверять и ремонтировать, а помещения содержать в чистоте.
Улучшение условий труда работников менеджерского состава направлено на повышение их работоспособности и сохранения здоровья. Здесь немаловажным будет отметить такие показатели как- освещенность рабочих мест, соответствующая окраска стен и пола в помещениях, относительная влажность и температура воздуха, борьба с шумом, установление правильного режима труда и отдыха.
Санитарно-гигиенические условия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности. Рабочие комнаты должны быть оборудованы протяжной, вытяжной вентиляцией или системой кондиционирования воздуха. Кроме искусственного общего освещения помещений рабочие места хорошо обеспечить местными осветительными приборами.
Для борьбы с шумом применяются звукопглащающие материалы, ограничители продолжительности телефонных разговоров. Телефон для личных разговоров работников должен быть вынесен в коридор или отдельное помещение.
Культура содержания рабочего места предусматривает соблюдение порядка на рабочем столе, в шкафах, на стеллажах, когда каждый документ и справочный материал находится под рукой и его можно легко отыскать. Элементарными требованиями культуры является соблюдение чистоты в помещениях.
3. Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала
Отличительной особенностью АРМ административного и менеджерского персонала, является их ориентация на принятие управленческих решений. По сравнению с АРМ экономистов (см. предыдущий раздел работы), предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.
Мебель: стол однотумбовый, стол с приставкой, стол для заседаний, шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, кресла полумягкие рабочие.
Средства оргтехники: органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольная, лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки деловые для бумаг, телефонный аппарат с функцией проведения совещаний, диктофон, персональный компьютер.
Автоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и отнящихся к социальной области.
Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:
- получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;
- анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;
- информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);
- сбор статистических данных для принятия управленческих решений;
- принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;
- контроль исполнительной дисциплины;
- контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров
- составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.
Принцип системного подхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базы всех АРМ связаны с АСУ (Автоматизированной системой управления), а также между собой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.
Поскольку традиционная технология личной работы существенно отличается от технологии обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельно простым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджер или руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря или помощника по информации, работающих на параллельном АРМ.
Эффект от внедрения АРМ административно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.
Итак, подытожим, эту главу обозначив основные виды