Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
Национальный исследовательский технологический университет
Московский Институт Стали и Сплавов
Реферат на тему
Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота
Выполнил
студент группы ММ-08-2
Лапина Т.А.
Проверил
Полячкин Д.В
Москва, 2012г.
Содержание
Введение
.Автоматизация бизнес-процессов в документообороте
2.Показатели автоматизации предприятия
.Система автопроцессинга
.Особенности автоматизации бизнес-процессов
Литература
Введение
В работе рассматривается подход, базирующийся на применении информационной системы электронного документооборота (далее СЭД), который не только автоматизирует некоторые аспекты управленческой и финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, но и позволяет выполнить полную автоматизацию текущих бизнес-процессов. Помимо этого в реферате рассматривается представление бизнес-процесса с точки зрения СЭД, реализованный инструментарий представления и особенности его применения в конкретных случаях на примере СЭД Е1 Евфрат.
1.Автоматизация бизнес-процессов в документообороте
Исторически сложилось, что процесс внедрения различных информационных систем на предприятии, в том числе и систем электронного документооборота, происходил без предварительного анализа существующей инфраструктуры компании и происходящих в ней процессов. На сегодняшний момент для менеджмента компаний потребность чёткого описания бизнес-процессов становится приоритетной задачей. Всё чаще применяется более полезная практика описания бизнес-процессов перед попыткой автоматизации управления на предприятии[3,5].
Попробуем понять, насколько тесно связаны понятия бизнес-процесса и документооборота.
Бизнес-процесс - это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей[7]. Результаты отдельных работ и процессов не могут не отражаться в созданных или измененных электронных документах. Поэтому компании, вставшей на путь автоматизации, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.
Перечислим основные принципы электронного документооборота, применяемые в СЭД Е1 Евфрат (заявленные разработчиком на evfrat.ru), позволяющие эффективно управлять описанными бизнес-процессами:
1.Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
2.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
.Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа.
.Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[1].
Центральным понятием документооборота является документ. Отслеживать и управлять процессом можно, внося изменения в реальном времени в текущий документ и связанный с ним процесс. Следовательно, весь функционал СЭД может быть легко адаптирован для задачи управления бизнес-процессами. Документ становится основой управления[2], а СЭД - базовой платформой для создания автоматизированных систем управления (АСУ). В этом и заключается документно-ориентированный подход к управлению предприятием[2]. Но автоматизация подразумевает не только управление, но и автоматическую обработку бизнес-процессов без участия человека. Для этого самого по себе документооборота не достаточно. Требуются дополнительные инструменты автоматической обработки документов.
2.Показатели автоматизации предприятия
При проведении автоматизации на предприятии встаёт вопрос о количественном измерении этого процесса. В существующих отечественных и зарубежных источниках используются два основных показателя - уровень и степень автоматизации. Коэффициент уровня автоматизации труда определяется по объему затрат автоматизированного труда в общей трудоемкости предприятия[3].
Следует отличать уровень от степени автоматизации труда, которая определяется как отношение численности рабочих, занятых автоматизированным или механизированным трудом, соответственно, к общей численности персонала предприятия.
Рассматривать эти характеристики с точки зрения автоматизации отдельных бизнес-процессов представляется не совсем правильным. В некоторых источниках для расчёта эффективности процесса автоматизации используются временные показатели. Например, логично сравнить общее время выполнение всего бизнес-процесса до автоматизации и после нее. Но, так как бизнес-процесс сам по себе состоит из атомарных деятельностей, то выражать степень автоматизации бизнес-процесса проще как отношен?/p>