Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?е количества автоматизированных деятельностей к общему числу деятельностей в бизнес-процессе.
Такой расчёт легко провести, он нагляден и просто масштабируем на предприятии, в котором выполняется задача автоматизации сразу нескольких бизнес-процессов. Единственное требование - это чёткое описание и регламентирование существующих бизнес-процессов.
3.Система автопроцессинга
Попробуем составить список функций, которые необходимы для полной автоматизации бизнес-процессов и которые, в свою очередь, смогут обойтись без постоянного участия администраторов и простых пользователей:
Регистрация документов и их привязка к потокам.
Маршрутизация прохождения документов.
Назначение ответственных исполнителей.
Формирования заданий и сроков задач по документам.
Контроль исполнения задач по документам.
Формирование отчётов и анализ состояния работ.
Всё это основные компоненты системы электронного документооборота.
Воспользовавшись документно-ориентированным подходом, рассмотрим абстрактное предприятие в виде чёрного ящика, в котором необходимо регистрировать документ, производить по нему какие-то чётко регламентированные работы, и, возможно, осуществлять выгрузку документа вовне.
Следовательно, при стремлении к полной автоматизации бизнес процесса, необходимо реализовать инструментарий для создания подсистемы автоматического импорта документов извне, автоматической обработки документов внутри и автоматического экспорта документов. На официальном сайте разработчика имеется информация о том, что в Е1 Евфрат уже есть функция автопроцессинга, что позволяет покупателям данной СЭД снижать субъективность в принятии решений при обращении граждан и также оперативно реагировать на эти обращения.
4.Особенности автоматизации бизнес-процессов
Применение системы автопроцессинга подходит для всех стратегий автоматизации, как более консервативных - пошаговых, так и для более агрессивных, цель которых - максимально возможная автоматизация.
Несомненными преимуществами данного подхода являются:
1.Наглядность. Степень автоматизации предприятия легко поддаётся вычислению, если бизнес-процессы хорошо описаны и спроектированы в терминах СЭД.
2.Лёгкость развёртывания, гибкая настройка. Представленный инструментарий построен на простой и интуитивно понятной терминологии СЭД - документ, поток документов, поручение. Следовательно, не требуется дополнительных специальных навыков и знаний, которыми обладают пользователи и администраторы СЭД.
.Расширяемость. Добавление новых возможностей автоматизации реализуется достаточно просто, путём добавления нового класса обработчика поручений.
Необходимо добавить, что многочисленные отечественные и зарубежные специалисты в области автоматизации считают: полная автоматизация делопроизводства недостижима и, более того, даже вредна. Поэтому, в данной работе, речь идёт лишь о некотором подходе и реализующем его инструментарии. Насколько полно необходимо его использовать и какую пользу это принесёт в конечном итоге - решать менеджменту компании, ответственному за автоматизацию.
Описанные в работе системы автопроцессинга реализованы в СЭД Е1 ЕВФРАТ и применяются для автоматизации, как отдельных, так и целых бизнес-процессов на предприятиях.
информационный электронный документооборот автоматизация
Литература
1.Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Документооборот как информационная база накопления знаний // Труды ИСА РАН Информационно-аналитические аспекты в задачах управления, т. 29 - М.: URSS, 2007 // ISBN 978-5-382-00486-0
2.Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е.Документооборот или управление знаниями? // Труды ИСА РАН, 2003
.Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Управление внедрением информационных систем // ИНТУИТ.ру, 2008.
.Лухин П.А., Романов Б.Л., Слободецкий Д.Я., Тарханов И.А. Быстрая кастомизация программных продуктов на основе коробочного решения // Труды ИСА РАН Информационно-аналитические аспекты в задачах управления, т. 29 - М.: URSS, 2009 в печати.
.Автоматизация предприятия как инновационный процесс, И.С. Аглицкий, 14 ноября 2002 г.
.Материалы сайта
.П. Свитинбенк, А. Изуно, Х. Бадави, Д. Хи, П. Левики, Х. Шварцер, Л. Юсуф Создание бизнес-процесса с помощью инструментов Rational и WebSphere.