Документооборот в бухгалтерии
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ик движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и бухгалтерской отчетности;
порядок движения каждого документа между отделами и срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);
типовые технологии обработки документов.
В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать.
График документооборота позволяет улучшить контроль стороны бухгалтерии за всей работой организации, что повышает эффективность всей учетной работы организации. Анализ составленных схем документооборота на отдельных участках учетной работы позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением. Контролю подлежит также правильность отражения операций: на счетах бухгалтерского учета, для этого устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухал терского учета.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.
2.4 Порядок хранения документов
Составной частью документооборота в бухгалтерии является организация бухгалтерского архива. Поэтому все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения решает руководство предприятия. Обычно первые 2-3 года первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся непосредственно в бухгалтерии.
Порядок оформления и сроки сдачи в архив устанавливается в графике документооборота. В соответствии с НК РФ за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию ее хранения - руководитель компании.
Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие - с платежными документами, третьи - складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров. Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру (журналу-ордеру, ведомости и т.п.), комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.
По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры. полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных журналах учета продаж и приобретения. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Ответственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден Росархивом. В соответствии с ФЗ О бухгалтерском учете организация обязана хранить принятые к бухгалтерскому учету первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Так, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.
Таким образом, документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполне