Документооборот в бухгалтерии
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
сех этапах исполнения до подписания руководителем.
2.2 Номенклатура дел бухгалтерии
Одним из основных видов работ, обеспечивающими правильную организацию документов, являются составление номенклатур дел.
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции). Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на рис. 2.
Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 3.
Рисунок 2 - Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел
Рисунок 3 - Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы
Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.
2.3 График документооборота
документооборот бухгалтерский график первичный
График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.
В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия и своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность. Утверждается график документооборота приказом руководителя предприятия. В графике документооборота заранее разрабатывается маршрут следования каждого документа и каждого его экземпляра. Этот маршрут заносится в инструкцию, где указываются сроки следования и прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:
составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в 3 этапа: таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников; группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей); котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Документооборот, организованный по графику:
позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом всего пути - от оформления и проверки до обработки;
способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
повышает производительность труда счетных работников;
способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
способствует повышению уровня автоматизации учетных работ;
повышает эффективность всей учетной работы организации.
При этом на начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливаются:
перечень первичных документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);
перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов; кто несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
рабочая схема действующих отделов организации;
граф