Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении
Курсовой проект - Разное
Другие курсовые по предмету Разное
?равленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты и т. п.).
Как правило, подобный комплекс мер включает в себя:
- установление правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;
- разработку и периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;
- ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;
- обеспечение соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;
- применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;
- осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;
- периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;
- обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.
Большие масштабы закрытого делопроизводства порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это жизненная необходимость.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе:
- организационную;
- контрольную;
- информационную;
- методическую.
Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие:
- работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;
- выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;
- документы, содержащие конфиденциальную информацию учитываются и хранятся отдельно от прочих документов в специально оборудованных помещениях или в отдельных запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных носителях, фото-, аудио- и видеоматериалы), надлежит хранить в запертых и опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или сейфах, под охраной и (или) сигнализацией;
- по окончании рабочего дня наличие всех полученных документов следует тщательно проверить, после чего сдать на хранение;
- об исчезновении (утрате) таких документов следует немедленно сообщить руководителю и предпринять все возможные меры к розыску;
- руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами и постоянно контролировать их соблюдение в повседневной деятельности. С этой целью в организации разрабатываются Памятки о сохранении служебной тайны, содержание которых сотрудники изучают при приеме на работу. Вновь принятые сотрудники, кроме того, подписывают Обязательство о неразглашении служебной тайны. На все документы, содержащие конфиденциальные сведения наносится соответствующая маркировка, как правило, в виде штампа Конфиденциально. В приложении Д, Е приведены примеры вышеуказанных документов.
Открытое акционерное общество
Капитал
ПРИКАЗ
07.04.2007 № 15
г. Челябинск
О создании экспертной комиссии.
В целях ограждения организационной документации от фальшивых документов и в целях совершенствования документационного обеспечения п р и к а з ы в а ю:
1. Заместителю Генерального директора Хомякову Д.А. провести работу по созданию экспертной комиссии во главе с начальником по работе с конфиденциальными документами Пушкиным П. Д. до 14.04.2007.
2. Заместителю руководителя службы докум