Документационное обеспечение управления
Курсовой проект - Бухгалтерский учет и аудит
Другие курсовые по предмету Бухгалтерский учет и аудит
Введение
В процессе деятельности учреждения всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.
Документационное обеспечение организации регламентируется:
законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации;
правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
правовыми актами органов власти субъектов Федерации;
государственными стандартами на документацию;
унифицированными системами документации;
общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации;
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;
нормативными документами по организации архивного хранения документов.
Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
В соответствии с Законом РФ О стандартизации утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие на территории Российской Федерации. Самостоятельный раздел ее составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации.
1. Общее понятие о ДОУ
Важнейшим носителем информации является документ. Слово документ в переводе с латинского означает свидетельство, способ доказательства[16;220]. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве[16;220]. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека[22;230].
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.
Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.
Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.) [16;220].
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию[16;220]. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.
Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет - в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений в письменном; виде, планирование - в виде различного рода планов и т. д. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации[13;142]. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1) [13;142].
Рис. 1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства[13;142].
2. Государственная система ДОУ
Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ О Государственном гербе, Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архи