Документационное обеспечение управления
Курсовой проект - Бухгалтерский учет и аудит
Другие курсовые по предмету Бухгалтерский учет и аудит
µделения затрат времени на работы с управленческой документацией как в традиционной форме на бумажном носителе, так и в условиях автоматизации управленческих процессов.
Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.
В число основных делопроизводственных функций системы управления входит[4;65]:
документирование;
обработка поступающей и передаваемой документации;
доведение документации до исполнителей;
регистрация, учет и хранение документов;
формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;
копирование и размножение документов;
контроль исполнения документов;
передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении - канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованного (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.
В управлении организацией используются следующие унифицирован ные системы документации[4;65]
oорганизационно-распорядительная система документации управления, включающая в качестве подсистем:
организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);
распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);
справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);
документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);
документацию по обращениям граждан;
плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);
отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.
В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.
Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).
Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.
Положение о персонале принимается руководящими органами организации, при необходимости согласовывается с представи?/p>