Электронные документы в архивах
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
Введение
С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.
Электронные документы имеют широкое применение в деятельности государственных и коммерческих структур Российской Федерации. Идет постоянное развитие информационных технологий и их внедрение в деятельность организаций и ведомств, усложняются и появляются все новые системы электронного документооборота.
Определенные комплексы документации уже сейчас существуют и используются только в электронном виде (например, документы Федеральной службы государственной статистики (Росстата), содержащие итоговые статистические данные; государственный реестр коммерческих организаций с иностранными инвестициями ФГУ Государственная регистрационная палата).
Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления, довольно значительные объемы документации будут представлены в Архивном фонде Российской Федерации в электронном виде. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
архив электронный документ
Электронные документы в архивах
Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.
Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.
Архивисты заинтересованы в том, чтобы создаваемые в процессе делопроизводства электронные документы, также как и связанные с ними базы данных регистрации и контроля, web-документы и т.д., органично входили в структуру архивного фонда страны, с сохранением всех возможностей их хранения и использования в течение длительного времени. Это важно и для общества, и для государства, принимая во внимание социальную, культурную, экономическую и политическую роль архивов.
Во избежание утраты электронных документов, для обеспечения их сохранности и использования в дальнейшем, необходимо решить вопросы, связанные с разработкой единых подходов и требований к создаваемым в электронном виде документам и архивам, системам документооборота, системам защиты информации, подготовкой соответствующих специалистов, разработкой достаточной для работы с электронными документами нормативно-методической базы, финансированием и многие другие.
Архивы России принимают активное участие в разработке нормативно-правового и методического обеспечения работы с электронными документами, включаются во все правительственные программы и проекты, в той или иной мере затрагивающие вопросы организации автоматизированных информационных систем.
Одна из важнейших составляющих в процессе формирования и развития информационного общества в Российской Федерации - создание и целенаправленное функционирование электронного правительства.
В настоящее время основополагающим актом в этой сфере является Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года. В условиях формирования электронного правительства вопросы управления документами оказываются в центре особого внимания.
На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая программа Электронная Россия, которая финансируется из государственного бюджета.
Данная программа включает в себя ряд направлений, существенным образом затрагивающих сферу управления документами, в том числе: обеспечение открытости в деятельности органов государственной власти, общедоступность государственных информационных ресурсов, содействие развитию независимых средств массовой информации, разработка и внедрение систем электронной торговли, внедрение электронного документооборота.
Специалисты в области документационного обеспечения управления и архивного дела подчеркивают необходимость соблюдения при реализации государственных проектов и программ ряда условий, наиболее важными из которых являются следующие:
организация юридически значимого электронного межведомственного (а в дальнейшем - и межгосударственного) взаимодействия;
создание систем защиты информации и регламентирование вопросов доступа к информации на электронных носителях;
обеспечение долговременной сохранности электронных документов, с постоянной возможностью их использования.
Межведомственный электронный документооборот подразумевает ведение служебной переписки между участниками в