Электронные документы в архивах
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
еречень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,[4] содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов. Одновременно подготовлен проект методических рекомендаций об организации работы с электронными документами в государственных архивах.
Основные правила работы архивов организаций[6] содержат некоторые рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами. Однако, в связи с принятием новых правил работы государственных архивов, идет пересмотр содержания правил работы архивов организаций. Кроме этого, ВНИИДАД разработал проект методических рекомендаций архивам организаций по работе с электронными документами, который в настоящее время апробируется. Создан также проект перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые можно создавать только в электронном виде.
Можно сделать вывод о том, что многие актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации еще только предстоит решить, хотя многое в этой области уже сделано.
Российские архивы активно используют новейшие технологии и для автоматизации основных направлений своей работы. Ведутся работы по автоматизации научно-справочного аппарата архивов, оцифровыванию фонда пользования документов, автоматизации работы читального зала, исполнению запросов удаленных пользователей и т.д.
Технически российские государственные архивы оснащены на современном уровне. Все архивисты используют современные информационные технологии в своей профессиональной деятельности. У них имеются навыки создания баз данных различного типа, умения работать в сетях типа интранет и интернет, с электронной почтой, почти все крупные архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии сканирования документов, оцифровки архивных документов и справочников к ним.
На федеральном уровне разработан и внедрен во всех федеральных и региональных архивах программно-технический комплекс Архивный фонд (уже 4-я версия). Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, автоматического формирования справочно-поисковых средств, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. Это универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы (учет, статистика, создание архивных справочников и т.п.).
Завершается разработка программных комплексов Фондовый каталог и Центральный фондовый каталог, предназначенных для аккумулирования данных, накопленных в 4-й версии ПК Архивный фонд. Оба этих программных продукта предоставят возможность представления открытой части информационного массива для широкого доступа в Интернете. Первый модуль планируется разместить на веб-портале Архивы России в следующем году. К публичной информации будут добавлены соответствующие поисковые средства.
Таким образом, архивы России работают по выполнению Плана реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденного в феврале 2010 г.
С учетом требований законодательства о доступе граждан к информации о деятельности федеральных органов власти, была проведена серьезная модернизация сайта Росархива, размещенного на общеотраслевом веб-портале Архивы России. Новая версия сайта открылась 1 января 2010 г. Здесь разместили семь форм электронных запросов граждан социально-правового характера, а также формы тематических запросов и обращений в аппарат Росархива. В результате число обращений к сайту и порталу неуклонно увеличивается. По данным на середину апреля 2010 г., ежедневно фиксируется около 70 тыс. посетителей (в год предполагается около 25 млн, т.е. на порядок больше, чем в прошлом году).
В некоторых архивах уже имеется опыт хранения электронных документов, например, в РГАНТД, в РГАСПИ (Архив Коминтерна), ГАРФе, в Москве, Томске и ряде других регионов. Большая работа по оцифровыванию архивных документов Российского государственного исторического архива ведется в рамках проекта создания Библиотеки Президента в Санкт-Петербурге. Планируется создание специального федерального архива электронных документов.
Однако организация массового хранения больших массивов электронных документов для многих российских архивов является абсолютно новой задачей, решение которой уже началось посредством разработки научно-методических основ этой деятельности. Впереди предстоит большая работа по обучению архивистов навыкам работы с электронными архивными документами на основе собственного опы