Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
Реферат - Экономика
Другие рефераты по предмету Экономика
?хивы России с единым правилом свободного допуска потребителей и использования арх. док-ов.; ограниченно-публичные ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивных документов; доверительного типа раяда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам; закрытые ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов. По мере истечения сроков секретного хранения документов они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ.
23. Классификация документов распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью повышения эффективности работы с ними. Все док-ты обращающиеся в организации, можно классифицировать по видам деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные); по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры); по способу фиксации инфор-ии (письменные, кинодокументы, электронные); по степени сложности (простые и сложные) простые рассматривается один вопрос, сложные несколько вопросов); по степени гласности (несекретные и конфидациальные); по юр.силе (подлинные и подложные); по срокам исполнения (срочные и несрочные). Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой док-в, организовать док-ы в делопроизводстве.
Основные разновидности официальных деловых писем.
Письмо напоминание- высылают. Если не последовало ответа на письмо уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца первое предложение ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение изложение сути дела, - третье предложение информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо сообщение о каких либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо приглашение цель приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма 1-й абзац ключевая формулировка; 2-й абзац информация о событии; 3-4 й абзац формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: Сердечно благодарим.. Посылать письма уместно в следующих случаях новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: Направляем на согласование…
Учет использования архивных документов.
Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучении эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.
Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах: книга выдачи дел из хранилища, журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов, журнал регистрации посещений читального зала.
Первичные документы ведомственного архива: журнал учета подготовленных информационных документов; журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий; журнал регистрации выданных копий, арх. справок и выписок из док-ов; журнал или контрольная картотека учета социально- правовых запросов; журнал регистрации исследователей и посещений читального зала, книга выдачи дел из хранилища; лист использования дела; личное дело исследователя.
Первичные документы государственного архива: карточка учета форм использования документов, карточка учета тем исследований в читальном заел, журнал регистрации пользователей в читальном зале, требования на выдачу дел, личное дело пользователя; картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей; журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную, карточку учета изданий архива; лист исп?/p>