Функції управлінських документів та схема документообороту організації
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
за діловодство8.Повернення документівВідповідальний за діловодство-
Таб. 2. Вихідна документація.
№ п/пНайменування групи документівКому поступає документКому передається документ1.Прийом документів від виконавцівВиконавціВідповідальний за діловодство2.Тиражування документів (при необхідності )Відповідальний за діловодство-3.Реєстрація документівВідповідальний за діловодство-4.Сортування документівВідповідальний за діловодствоСекретар5.Відправка документівСекретар-6.Приміщення контрольних екземплярів в справиВідповідальний за діловодство-
Таб. 3. Внутрішня документація.
№ п/пНайменування групи документівКому поступає документКому передається документ1.Оформлення документаВиконавціДиректор2.Затвердження(підписання) документаДиректорВиконавці3.Реєстрація документаВиконавціВідповідальний за діловодство4.Тиражування документа (при необхідності)Відповідальний за діловодство-5.Видача документа в роботуВідповідальний за діловодствоПосадові особи6.Приміщення контрольних екземплярів в справиВідповідальний за діловодство-7.Повернення документів в діловодствоВідповідальний за діловодство-
Як бачимо, вся діяльність підприємства відбивається у відповідних документах. Рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу це документообіг підприємства. Організація документообігу це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі.
4. Реквізит адресат
Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.
До реквізитів документа належать:
Державний герб України;
емблема організації або підприємства;
зображення нагород;
код підприємства, установи;
код документа;
назва міністерства або відомства;
назва установи, організації або підприємства;
назва структурного підрозділу;
індекс підприємства звязку, поштова і телеграфна адреса, но мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;
назва виду документа;
дата;
індекс;
посилання на індекс і дату документа, що надходить;
місце складання або видання;
гриф обмеження доступу до документа;
адресат;
гриф затвердження;
резолюція;
заголовок до тексту;
позначення про контроль;
текст;
позначення про наявність додатку;
підпис;
гриф погодження;
візи;
печатка;
позначення про завірення копій;
прізвище виконавця і номер його телефону;
позначення про виконання документа і направлення його у справу;
позначення про перенесення даних на машинний носій;
позначення про надходження.
Реквізит адресат є одним з важливих реквізитів документа. Він характеризує географічне і ієрархічне положення документа. Адресат - це одержувач документа (на відміну від адресанта - відправника документа). Даний реквізит вказує, кому призначена укладена в документі інформація. Позначення адресата на документі необхідне експедиційній службі організації для відправки (доставки) кореспонденції за призначенням. При здобутті кореспонденції по адресатові служба документаційного забезпечення управління визначає правильність вкладення і доставки документа за призначенням. Грамотне і точне оформлення реквізиту адресат дозволяє при здобутті документа швидко визначити посадову особу або структурний підрозділ, якому підлягає передати документ на виконання або розгляд. Адресат використовується при складанні і оформленні різних видів документів, в першу чергу витікаючих, тобто що відправляються в інші організації. До їх числа відносяться листи, а також доповідні і пояснювальні записки, довідки, вистави, що направляються вищестоящим органам (посадовим особам). В той же час адресат вказується і на багатьох внутрішніх документах - тих, які створюються організацією для внутрішнього користування і не підлягають відправці. До таких документів належать доповідні і пояснювальні записки, довідки, заяви, вистави, які, як правило, адресуються керівникові організації.
Слід розрізняти поняття реквізити документа і реквізити установи.
Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку. Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.
Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:
Міністерство звязку України
Планово економічне управління
У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:
Завод “Маяк”
Технічний відділ
Начальнику бюро нормативів
Сидорову О С
Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.
Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:
Директору заводу Маяк
Петренко В. Д.
У ряді випадків допускається узагальнена назва адресата:
Директорам шкіл,
завідуючим дитячими садками.
До складу реквізиту “адресат” може входи?/p>