Функції управлінських документів та схема документообороту організації
Контрольная работа - Менеджмент
Другие контрольные работы по предмету Менеджмент
? відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на письмові або усні запити, що поступили, або як ініціативні документи, що вимагають або не вимагають відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу у відповідь документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямами діяльності організації і її інформаційними запитами. Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається з сферою їх вживань.
Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і вмісту документів, міри регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподіли обовязків між керівниками і від прийнятої в організації технології робота з документами. Стереотипні маршрути руху властиві вхідним документам, що визначається їх адресацією. Вхідні документи утворюють три напрями руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірне: найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, випробовує інформаційні перевантаження, а з іншої - отримує значну кількість інформації, не відповідній їх компетенції, областям діяльності і функціональним обовязкам, не їх рівня. Чекання розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує дорогу документа до виконавця. Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форм даних про отриманий документ до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконання і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від здобуття до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу із-за нераціональних зупинок в русі документа ще більш вагомі. Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації і відправки документів. Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядливих документів, як правило, впорядкований, а підготовка всіх останніх документів не має регламентованих маршрутів і вабить найбільш відчутні втрати часу на проходження документів. Ґрунтуючись на даних, характеризуючих документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоків.
3. Схема документообігу ВБ Комерсант
Документообіг - рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання або відправки. Документообіг утворюють потоки вхідних (що поступають з інших організацій), вихідних (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.
Обєм документообігу розраховується по формулі:
Уд = SBX. + вих. + вн. за певний період часу (зазвичай за рік).
Схема документообігу представлена на мал. 1.
Мал. 1. Зразковий документообіг організації.
Зараз ми можемо подивитися, як цей процес проходить у Видавничого будинку "Коммерсант".
15 червня 1988 року кореспондент журналу "Вогник" Володимир Яковлєв зареєстрував інформаційний кооператив "Факт". C цього моменту починається історія Видавничого будинку "Коммерсант".
Про видання: Щоденна газета "Коммерсант" Аналітичний тижневик "Коммерсант ВЛАДА" Економічний тижневик "Коммерсант ГРОША" Щомісячний автомобільний журнал "Автопілот"
Редакція складається наступним чином:
Дирекція:
Генеральний директор
Комерційний директор
Редколегія:
Головний редактор
Заступник головного редактора
Редактор додатка "Weekend"
Директор інформаційного центру
Заступник головного редактора, керівник ділового блоку
Заступник головного редактора, відповідальний секретар
Завідуючі відділами
Керівники груп
Група випускаючих редакторів
Керівники служб:
Директор фотослужби
Керівник відділу верстки
Директор служби IT технологій
Служба маркетингу:
Директор по маркетингу
Реклама:
Директор по рекламі
Дирекція по корпоративних звязках і розвитку:
Директор
Керівник відділу конференцій
Група спецпроектів:
Керівник
Схема документообігу ВБ Комерсант.
Таб. 1. Вхідна документація.
№ п/пНайменування групи документівКому поступає документКому передається документ1.Прийом (доставка ) документівСекретарВідповідальний за діловодство2.Первинна обробка документівВідповідальний за діловодство-3.Попередній розгляд документівВідповідальний за діловодство-4.Реєстрація документівВідповідальний за діловодствоДиректор5.Розгляд документівДиректорВідповідальний за діловодство6.Передача документів виконавцямВідповідальний за діловодствоВиконавці7.Виконання документівВиконавціВідповідальний