Теорія документно-інформаційних потоків
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ідсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.
Система утворюється тоді, коли між елементами виникають звязки. Вони створюють структуру системи, забезпечують її цілісність. У ДП та М як системних обєктах звязки характеризуються багатоаспектністю: є елементарні звязки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хронологічні, видавничі, територіальні та ін.); звязки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо); звязки між документними потоками й масивами та зовнішнім середовищем.
За напрямом розрізняють прямі й зворотні звязки. ДП та М виникають в процесі установлення прямих та зворотних звязків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.
Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Функції розвиваються на лініях звязків між компонентами системи. Так. ДП виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція ДМ - кумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.
Масштаби системного розглядання ДП та М можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. Так, на мікрорівні ДП як систему детально охарактеризувала Г.Ф. Гордукалова, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою - звязок документів у потопі за змістом. Цей звязок зумовлений тим, що не існує документа, семантично не звязаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий обєкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.
На макрорівні ДП із системних позицій розглянув К.Б. Гельман-Виноградов, визначивши його як ту частину документного середовища ноосфери, що рухається.
Основи розгляду ДП та М на мезорівні першим заклав Ю.М. Столяров, запропонувавши класифікацію соціальних інститутів з документознавчих позицій, поділивши їх на генералізаційні, транзитні, термінальні документні системи, визначивши ДП та М як результат виробництва і розповсюдження документів. Цей підхід дозволяє запропонувати таке розуміння системності явищ, що вивчаються:
2. Швидкість зростання документного потоку
Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.
Спільні ознаки документних потоків та масивів:
- множинність документів, з яких складається ДП та М;
доцільність функціонування ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;
¦ постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.
Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:
¦динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;
¦невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.
Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.
ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.
Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.
До атрибутивни