Теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела
Курсовой проект - Разное
Другие курсовые по предмету Разное
я в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Отнесение документов частной и иных форм собственности к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании договора (соглашения) собственника (владельца) с государственным, муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской Академии наук.1
Необходимость экспертизы объясняется различным значением документальных материалов. Одни из них являются источником более или менее важных сведений, имеющих общее значение, другие содержат данные, необходимые лишь для текущей практической деятельности самих учреждений - фондообразователей или отдельных лиц в связи с их материальными или правовыми интересами.
Основными критериями, определяющими ценность документальных материалов, являются, прежде всего, их содержание (значимость фактов, событий, лиц, вопросов о которых говорится в документах). Также одним из важных критериев авторская принадлежность документальных материалов, время и место их образования, а также поглощенность содержания документов (в делопроизводственных фондах нередко попадаются документы, содержание которых поглощается составленными на их основании свободными документами; хранение первых из них в этом случае может быть нецелесообразным). Указанные критерии при производстве экспертизы учитываются как в отдельности, так и в комплексе.
Одним из результатов работы по экспертизе является выделение документальных материалов, не подлежащих хранению. Решение участи архивных документов является очень ответственным делом, поэтому к производству экспертизы допускаются наиболее квалифицированные научные сотрудники архивов.
Работа по экспертизе каждого фонда тщательно подготавливается и оформляется особыми актами. Все материалы экспертизы в государственных архивах рассматриваются специальными экспертными, а затем экспертно-проверочными комиссиями. Проведение экспертизы научной и практической ценности документальных материалов приводит к изменению объема архивных фондов, что фиксируется в описях, т.е. ставится штамп Выбыло против каждой выделенной единицы хранения и посредством новой итоговой записи, и во всех других документах.
В настоящее время постепенно сокращается число сторонников сохранения документов с бумажной основой, и увеличивается число сторонников комплексного хранения новых видов документов с магнитными и видеоносителями. Однако последние не видят долгосрочных проблем, связанных с хранением и использованием новых видов документов под влиянием быстрого развития информационной технологии. Именно по этой причине их долговременное комплексное хранение невозможно и нецелесообразно. Невозможно все компьютерные записи постоянно переписывать для использования на непрерывно прогрессирующем материальном и программном обеспечении. С увеличением объема сведений и информации, содержащихся, например, в компьютерной базе данных, для пользователей она становится плохо просматриваемой и неуправляемой. Поэтому экспертизу ценности и отбор таких документов необходимо проводить согласно принципам и критериям, предусмотренным для традиционных документов с бумажной основой.
На мой взгляд, основная цель экспертизы ценности документов, отбираемых на государственное хранение, заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации. Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах, с помощью "функционального анализа фондообразователя и его документов". Это значит, что нужно не анализировать значение отдельных документов, а заранее определять документные комплексы с учетом функций, компетентности и деятельности их фондообразователей.
Таким образом, суть экспертизы ценности и отбора документов на хранение заключается в сохранении оптимального объема достоверных сведений и информации при минимальном объеме документов, т.е. при минимальном количестве архивных документов обеспечивается максимум информации.
4. Научно-техническая обработка документальных материалов
Научно-техническая обработка документальных документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.
Научно-техническая обработка включает ряд основных операций: фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава единиц хранения, их описание и систематизацию в пределах фонда. В большинстве государственных архивов документальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаны и доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления). Выше я уже указывала, что архивные документы хранятся в составе фондов, т.е. комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальные материалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды. Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности, заключающиеся в том, что отдельные еди