Современные возможности экспертизы ценности электронных документов
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
Введение
Темой данной курсовой работы является Современные возможности экспертизы ценности электронных документов.
Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию, с целью оптимизации и организации работы по информатизации в архивных учреждениях всех уровней.
Целью курсовой работы является изучение современных возможностей экспертизы ценности электронных документов.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
дать общую характеристику электронным документам и архивам;
рассмотреть особенности экспертизы ценности документов;
определить проблемы хранения электронных документов и проведения ЭЦД.
При написании курсовой работы использовалась литература. Афанасьева Л.П., Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Михайлов О.А. в статье Система информационных технологий в архивах, комплектование и экспертиза ценности документов утверждали необходимость автоматизации и информатизации архивного дела для упрощения организации и управления;. Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. в книге Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации раскрыли особенности проведения экспертизы ценности электронных документов; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. в учебном пособии Современные концепции электронных архивов подробно излагали о современных электронных архивах.
В список литературы включены отечественные авторы, рекомендованные преподавателем, а также изученные самостоятельно.
1. Электронные документы и архивы
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы Выборы, а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.).
Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:
разработка принципов хранения информации;
защита информации;
активизация вторичного использования информации;
стандартизация критериев описания данных;
оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;
регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;
реализация информационных услуг и исследовательских проектов.
Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп:
базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;
текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;
оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).
Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.
Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознанием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.
В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.
В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники. В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г. Москва), созданный в 1993 г. На базе архива кинофотофонодокументов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.
В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отбирать на хранение лишь машиночит?/p>