Современное деловое письмо
Информация - Культура и искусство
Другие материалы по предмету Культура и искусство
?бедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении.
. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер диiиплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах - предельно конкретны.
. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру. Дайте адресату подумать самому.
. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: Предлагаю внимательно изучить: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умны начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.
. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.
. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам.
. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания начальства, скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.
. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а вот мыслям, напротив, просторно.
. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.
Общие правила составления деловых писем
Бланк письма организации в зависимости от ее учредительных документов включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), т.е Герб Российской Федерации (субъекта РФ или эмблему организации/товарный знак), реквизит 04 - код организации по ОКПО, реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица, 08 и 09 - наименование и справочные данные об организации и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов, 11 и 12 - дата и регистрационный номер документа, 13 - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа, 14 место составления или издания документа, 15 - адресат , 17 - резолюция, 18 - заголовок к тексту, 19 - отметка о контоле, 20 - текст документа, 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа (приложение А).
Письма обычно пишут только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на одном листе, на бланке оформляется только первый лист, остальное содержание излагается на лицевой стороне чистых листов бумаги стандартного размер; листы, кроме первого, должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, используя арабские цифры.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Служебные письма печатаются на стандартных бланка формата А4 или А5.
Служебное письмо организации, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.
Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на жокументы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма считается дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении об организации, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях.
Обычное деловое письмо включает в себя следующие реквизиты:
дата (число, меi, год)
наименование адресата (фамилия, имя, отчество, должность и адрес лица, которому адресовано письмо)
этикетное обращение к адресату (вежливое приветствие)
текст письма (дополненный заголовком к тексту)
заключительная формула
личная подпись
Список используемой литературы<