Современное деловое письмо
Информация - Культура и искусство
Другие материалы по предмету Культура и искусство
ативным только в смысле информационного наполнения, но при этом быть абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.
Письма для выражения отказа или согласия
От какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой самостоятельный вид частного письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося в послании адресата -например, отказ от приглашения. Письма для выражения согласия или отказа пишутся только в тех случаях, когда об ответе просит сам адресат или как минимум это явно следует из содержания послания. К примеру, получив приглашение принять участие в каком, либо мероприятии от давнего партнера, следует ответить - положительно или отрицательно - на предложение во избежание возможных осложнений при дальнейших контактах с ним.
Письма для обращения в различные инстанции
Содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действием или бездействием адресата (организации, получателя). Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т.д. Содержание таких писем подчинено двум целям - проинформировать о чем, либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать - выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативно, правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.
Письма-резюме
Не следует отождествлять собственно с резюме (CV или curriculum vitae - кратким жизнеописанием, в пер. с лат.), оформляемым при поиске вакансии. В известном смысле письмо,резюме сходно с письмом, презентацией с той лишь разницей, что основную часть его содержания составляет не описание достоинств товара или услуги, самореклама профессиональных качеств самого автора. Письмо-резюме излагается так же, как и обычное письмо, то есть без рубрикации на пункты и оформления заголовка документа (как это принято для резюме). В то же время его содержание должно быть сформулировано и оформлено таким образом, чтобы адресат с первых строк оценил выгоду содержащегося в послании предложения. Иными словами, если вам есть что рассказать о себе, делайте это, но в сжатой, конкретной и стилистически удобной форме. Начните с изложения мотивов вашего обращения, а завершите указанием на контактную информацию: ваш номер телефона, адреса электронной почты или факса.
Циркулярные письма
Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.
Переписка по электронной почте
Интернет давно стал непременным атрибутом деловой жизни. И деловая переписка по электронной почте стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распостраняются некоторые правила делового этикета. Электронное письмо так же, как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хоошим тонов считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть заражен компьютерным вирусом. В конце письма лучше употреблять универсальные заключительные формулы: с уважением или С наилучшими пожеланиями. Письмом должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер и факс, а также название организации.
Письмо иностранному партнеру
Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах их составления. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (№_ письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:
имени и фамилии получателя;
наименования компании;
номера дома, улицы;
города;
штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;
страны.
При написании писем все чаще используется открытая пунктуация, т.е. без запятых.
При направлении копий письма по нескольким адресам указывают фамилии лиц или компаний, которым они направлены. В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте).
Общие рекомендации по изложению делового письма. Этикет
служебное деловое письмо этикет
1. Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.
. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами Срочно, Незамедлительно, В возможно более короткие сроки. Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: Прошу Вас ответить до такого-то числа или