Систематизация документов. Формуляр приказа
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
Вариант 2
1. Опишите, как должна происходить систематизация документов на предприятии
. Типовой формуляр приказа. Виды приказов. Составьте приказ о зачислении работника в штат предприятия (о приеме на работу)
3. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма
4. Составьте письмо-запрос в АО Северприбор о поставке в 1 кв. 200…г. автоматической системы управления и управляющих вычислительных комплексов с указанием рода упаковки, цены и условий платежа. При этом покупатель просит выслать ему последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции. Продавец сообщает о возможности поставки с изменением условий запроса (изменение срока поставки) и обещает выслать интересующий покупателя каталог. Укажите в письмах все недостающие реквизиты
5. Составьте и оформите заявление о переводе на другую работу
Список используемой литературы
1. Опишите, как должна происходить систематизация документов на предприятии
документ формуляр приказ заявление
При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства.
Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т.е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые дела.
Дело - это папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов.
Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела, поэтому рекомендуется это название делать кратким и четко сформулированным.
Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондент-ский, географический, хронологический, экспертный.
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д.
Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.
Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.).
Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой Рассвет.
В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район).
Такая группировка дела ведется по географическому признаку, например: переписка с дилерами Красноярского края о проведении совместной рекламной кампании.
Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь (чаще всего этот признак используется при группировке бухгалтерских документов).
Кроме того, при раскладке документов в дела учитываются сроки их хранения - экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.
При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Например: Приказы директора института за 2001 год (номинальный, авторский, хронологический), Заявки дилеров Липецкой области на поставку холодильников (номинальный, географический, предметно-вопросный).
Желательно группировать в папках документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы заводить отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело № ...
Запрещается подшивать в дело неисполненные или незаконченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.
Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались. Таким образом, все исполненные документы хранятся в папках с названием Дело.
. Типовой формуляр приказа. Виды приказов. Составьте приказ о зачислении работника в штат предприятия (о приеме на работу)
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Формуляр, характерный для документов определенного вида (например, приказы), называется типовым формуляром. В типовой формуляр приказа по