Разработка системы автоматизации для малого коммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг
Информация - Компьютеры, программирование
Другие материалы по предмету Компьютеры, программирование
менности поступления финансовой информации по предприятию в целом;
определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
определение основных направлений развития технологии обработки информации.
Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.
Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:
в конторском деле для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;
в бухгалтерском деле для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
1.4. Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации
Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие виды вычислительной техники, как компьютеры ,оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микро-ЭВМ, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации и, прежде всего ЭВМ как крупногабаритные, так и персональные.
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин “вычислительная техника” перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать цифровую, текстовую и графическую информацию.
В процессе автоматизации управления мини-ЭВМ используются, преимущественно, для:
разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
расчета заработной платы;
контроля над поступлением заказов;
анализа данных о сбыте продукции;
регистрации поступления платежей;
ведения учета и отчетности.
Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.
1.5. Система ведения записей.
На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записей относятся:
данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;
расчеты заработной платы рабочих и служащих;
тексты контрактов и сопроводительная документация;
тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;
данные для разработки планов и показатели самих планов.
Обычно записи первичных данных делят на две группы:
1.Статистические (финансовые) отчетные показатели, а также, текстовая информация доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития;
2.Составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления предприятием в целом и по отдельным подразделениям.
1.6. Формы как носители информации.
Обычно необходимая информация заносится на определенные формы-носители информации. Формы могут содержать информацию по предприятию в целом и по каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологический информации, позволяющих произвести оптимально детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности предприятия, разработать и принять необходимые управленческие решения. Так, например, существуют формы, в которые заносятся данные, о выпуске и продаже продукции за установленный период времени; о материально-производственных ресурсах (запасах); о численности персонала и наличии свободных рабочих мест.
Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информации, формы регистрации данных, формы статистической (финансовой) отчетности, формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и при необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере. В случае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.
Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание у управленческого персонала фирмы постоянно меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.
2. Информационные базы данных.
Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характ