Правила ведения и хранения личных дел
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Понятие и ведение личного дела
1.1 Понятие и состав личного дела
1.2 Процедура ведения личного дела
Глава 2. Формирование и хранение личных дел
2.1 Формирование личного дела
2.2 Технологическая цепочка формирования
2.3 Хранение личных дел
Глава 3. Обработка личного дела для последующего хранения
3.1 Оформление обложки личного дела
3.2 Подготовка личных дел к передаче в архив
Заключение
ВВЕДЕНИЕ
В каждой организации есть свой архив, в котором хранятся ценные документы данной организации.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.
Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком Личные дела с указанием сроков хранения.
Актуальность настоящей работы является возможность дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.
Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.
Задачи:
охарактеризовать понятие личное дело;
определить правила составления и оформления личного дела;
изучить ведение и хранение личных дел.
Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
.1 Понятия и состав личного дела
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.
На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.
Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).
Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.
Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:
внутренняя опись документов дела;
анкета или личный листок по учету кадров;
дополнение к личному листку по учету кадров;
автобиография (резюме);
копия документа об образовании, копия трудового договора;
копия приказа о приеме на работу;
копии приказов о переводе;
документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
аттестационные документы;
представления к переводам;
копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
другие характеризующие работника документы.
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).
В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются как документы Для служебного пользования, регистрируются в Книге (журнале) учета личных дел, предусматривающей следующие графы:
порядковый номер дела;
фамилия, имя, отчество работника;
дата постановки дела