Понятие и назначение документационного обеспечения управления
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?торые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.
Заключение
На мой взгляд, на современном этапе развития технологий можно вести речь только об электронном виде документационного обеспечения управления. С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления.
Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:
Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.
Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).
Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т.п.
Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т.п.
Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже сильно потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в бухгалтерских расчетах, в переписке, в подготовке договоров и распорядительных документов; в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов (в органах власти).
Другая тенденция последних лет: набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму и развитие на этой основе общей информационно-документальной системы поддержки управленческих решений. Причины такой конверсии могут быть разные. Крупные организации, имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений, таким образом, стремятся увеличить оперативность информации (хотя бы в справочных целях). Другие организации рассматривают конверсию как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Конверсия здесь - средство оптимизации способов вторичного использования документов.
Таким образом, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим, они становятся все более ценным информационным ресурсом как для организаций и предприятий, так и для государства в целом.
Нужно отметить, что в США за последние годы объем продаж программного обеспечения, решающего различные вопросы управления документами и информацией, резко возрос. Главные причины этого явления - идущее ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что электронные документы стали не только привычными, но и предпочтительными.
Список использованной литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: О?/p>