Понятие и назначение документационного обеспечения управления
Контрольная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие контрольные работы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
и между юридическими лицами (горизонтальные связи), в т.ч. между юридическими лицами и потребителями.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из: устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты; профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений организации и организации внешних связей.
Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.
Анализ деловых процессов показал, что порядка 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.
Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.
Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. В то же время при работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.
По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.
Система управления документами (СУД) - это платформа, позволяющая вовлечь в организованную коллективную работу те 80-90% деловой активности, которые до недавнего времени оставались за рамками корпоративных информационных систем. В настоящее время системы управления документами начала 90-х годов, получают все большее распространение. Основной задачей СУД становится организация единых корпоративных электронных архивов документов. Они реализуют ввод, хранение и поиск документов как в текстовой, так и в графической форме, т.е. позволяют организовать работу с неструктурированными документами.
В тесной интеграции с СУД работают системы автоматизации документооборота (системы класса workflow - системы маршрутизации работ или системы управления потоками работ), предназначенные для автоматизации деловых процедур обработки документов, в том числе одной из наиболее значимых - процедуры контроля исполнения документов. Эти системы позволяют объединить в рамках исполнения одного поручения несколько документов. Типичным примером того, когда это необходимо, является подготовка исходящего документа в ответ на входящий. Комбинация технологий workflow и управления электронными документами, подкрепленная некоторыми дополнительными компонентами, позволяет сформировать единое, функционально завершенное решение автоматизации работы с документами.
Полнота решения подразумевает поддержку всего жизненного цикла документа, начиная с момента его появления в организации (создания или получения от внешнего корреспондента) до отправки исходящего документа и архивного хранения.
Таким образом, современными информационными технологиями охватываются такие сферы как:
делопроизводство;
ведение информационно-справочных и технических архивов;
фиксированные деловые процедуры;
офисный документооборот.
Современный рынок средств электронного управления документами насчитывает шесть основных технологических категорий:
. Business-process EDM - системы ЭУД, ориентированные на бизнес- процессы, например, Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
2. Enterprise-centric EDM - корпоративные системы ЭУД, например, Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
3. Content management - системы управления контентом, (информацией), например, Adobe, Excalibur.
. Information Management - системы управления информацией (информационные порталы), например, Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station).
. Imaging - системы управления образами.
. Workflow management - системы управления потоками, например, Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
4. Нормативная регламентация службы документационного обеспечения управления
информационный документооборот служба делопроизводство
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инст?/p>