Подготовка отчетов
Курсовой проект - Экономика
Другие курсовые по предмету Экономика
?алификации. Если документ хорошо составлен, содержит все, что хочет читатель, и в нем выражено все, что обещано, у читателя возникнет благоприятное впечатление о профессионализме автора.
Помните, что образ не создается одним словом. Чтобы произвести впечатление честного человека, недостаточно написать: Позвольте мне быть абсолютно честным... (эта фраза, напротив, может насторожить читателя). Желаемый образ формируется не только подбором конкретных слов, но и общим методом использования языка. В любом случае, занимаясь подготовкой отчета, помните, что у Вас появилась благоприятная возможность произвести впечатление, которой Вы можете сознательно воспользоваться.
Может ли отчет быть ярким и запоминающимся?
В повседневной деловой жизни очень часто приходится иметь дело с документами, в которых почти совсем нет прилагательных. В то же время одно из основных назначений языка описание. Текст хорошо воспринимается, если его смысл ясен без особых усилий. Если же в нем присутствует некоторая степень описательности, облегчающая понимание, читатель будет доволен вдвойне. Ясное описание может потребовать от автора дополнительной работы, но усилия при этом окупаются сполна.
Очень хорошо, если текст Вашего отчета будет не только в достаточной степени описательным, но и запоминающимся. Использование неожиданных сравнений, необычных эпитетов не только запоминается, но и определенным образом характеризует личность автора. Не бойтесь время от времени проявлять свои эмоции. Мертвый, пассивный стиль отличается от эмоционального. Оба стиля могут быть уместны в конкретной ситуации, но второй зачастую игнорируется именно тогда, когда он мог бы значительно усилить воздействие отчета на читателя.
Признайтесь честно, как часто при подборе правильной фразы Вы отвергаете выражение как недостаточно формальное. Очень часто люди бывают готовы написать что-то запоминающееся или впечатляющее, но останавливают себя и подбирают другие выражения. Они могут быть адекватными, но не производят на читателей сильного впечатления. Так упускается благоприятная возможность.
9. Правила оформления отчета.
Существуют ли общие правила оформления отчетов?
Не существует магической формулы или единственного стандарта оформления, которые бы безоговорочно повышали качество отчета, расставляли правильные акценты и создавали правильный образ. Однако существуют разнообразные методы, различные комбинации которых позволяют придать отчету нужную форму. К их числу относятся формат и структура составных частей, оформление страниц, применение графических средств (графиков, рисунков, таблиц и пр.), общее пакетирование отчета.
Подготовить документ, который выглядит высокопрофессионально, можно даже со средними навыками и без новейших технических средств. Лазерные принтеры, компьютеры и другое оборудование позволяют улучшить оформление отчета. Однако техническими средствами не следует злоупотреблять. Слишком большое количество цветов и графики или разнообразие шрифтов может сыграть отрицательную роль. Цель хорошего оформления воздействовать на восприятие отчета так, чтобы его прочли, чтобы он читался легко и полностью соответствовал своему предназначению.
Как выбрать формат отчета?
Правильный формат зависит от ряда факторов: длины и сложности отчета, особенностей его читателей и даже от превалирующего стиля и культуры организации, в которой он создается. Важно найти правильный баланс. Слишком формальный отчет может произвести впечатление, что орехи раскалывают кувалдой, а слишком неформальный может быть воспринят как легкая болтовня на серьезную тему.
Вы сами должны решить нужно ли и как именно нужно применять:
Титульную страницу. Каждому отчету необходимо ясное название, которое в некоторых случаях должно быть вынесено на отдельную страницу. На ней можно также указать дату, имя автора и даже список рассылки отчета (при этом следует помнить, что титульную страницу нельзя перегружать текстом).
Страницу содержания. Обычно по длине и сложности отчета легко определить, нужна ли такая страница. Очень важно, чтобы читатели могли легко находить нужные места отчета при его чтении и обсуждении (например, Вернемся к разделу Сроки на стр. 12). Изложение содержания может варьироваться от перечисления коротких заголовков до более подробного описания материала различных разделов.
Заголовки, подзаголовки и сноски. Эти виды форматирования, по сути, являются указателями (индексами). Чем сложнее отчет, тем больше необходимость использования индексов. Они должны быть составлены очень тщательно и легко приводить читателя к тому, что он ищет в тексте.
Приложения. Приложения предназначены для отделения технических подробностей от основного материала отчета, что облегчает работу с ним.
Приложение очень полезное средство, но оно должно быть составлено не хуже основной части отчета. В технических отчетах оно обеспечивает два уровня изложения материала: краткое изложение в основном тексте и более детальное в приложении. Часто в приложения помещаются исходные материалы, которые анализируются и обобщаются в отчете (результаты испытаний, заполненные анкеты и т.п.).
Приложения обычно размещаются в конце отчета, поэтому основной текст должен отражать то, что вынесено в приложение, показывать, как оно связано с главным содержанием, а также включать точные постраничные ссылки, позволяющие читателю найти необход