Оформление и регистрация ответов
Информация - Юриспруденция, право, государство
Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство
ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ОТВЕТОВ.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Cогласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 О совершенствовании работы с населением (далее - Декрет) гражданину должно быть направлено уведомление при продлении срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения - отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.
Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:
- -Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.382004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- -Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках независимо от вида и формы собственности организации. Например:
Государственный герб
Республики Беларусь*
(товарный знак)Назва вышэйстаячай
арганСЦзацыСЦ
Назва арганiзацыСЦ
Паштовы адрас
Камунiкацыйныя даныя
Камерцыйныя даныя
________________ № ____________
На № ___________ ад ____________Наименование вышестоящей
организации
Наименование организации
Почтовый адрес
Коммуникативные данные
Коммерческие данные
К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос о чем?: О продлении срока исполнения предложения, Об отказе в удовлетворении предложения и т.п. Заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы О), не отступая от границы левого поля, и помещается в письмах слева под реквизитом Ссылка на индекс и дату входящего документа.
В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя (гражданина), а затем - почтовый адрес. Например:
Линнику П.А.
ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53
200000, г. Минск
Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов Дата и Индекс документа). Печатается адресат от 4-го положения табулятора (при оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).
Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов иным должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном правовом акте (как правило, в приказе).
Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица, подготовившего письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта отметка может быть дополнена иной информацией: индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалами (для машинисток), датой создания документа, названием файла. Например:
5 Новицкий 2000000
тн 10.05.2009 Предложение отвод.doc
Датой письма является дата его подписания. Она проставляется на специально отведенном на бланке месте лицом, подписавшим письмо.
После подписания письмо подлежит регистрации. Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 О совершенствовании работы с населением и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь, не определен порядок регистрации письменных ответов гражданам. Поэтому в зависимости от объема документооборота и других факторов, определяющих порядок ведения делопроизводства в организации, может быть выбрано несколько вариантов.
Вариант 1
Подпунктом 141.5 Инструкции по делопроизводству установлено, что сведения о документахответах регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК), на которых были зарегистрированы соответствующие документызапросы. По принципу аналогии регистрация ответов (уведомлений) гражданам на замечания или предложения, внесенные в книгу, может осуществляться на тех страницах книги, на которых зафиксированы сами замечания или предложения. Номер, указанный в графе книги Порядковый номер замечания и (или) предложения, в этом случае будет являться исходящим порядковым номером ответа.
Пример. Гражданином Линником П.А. в книгу внесено замечание под № 31. В случае направления ему отрицательного ответа или уведомления о продлении срока рассмотрения замечания номер ответа (уведомления) также будет 31. Соответствующая запись будет сделана в графе Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа).
Направлен ответ. Исх. № 31 от 11.06.2009.
или:
Направлено уведомление. Исх. № 31 от 11.06.2009.
Порядковый номер ответа (уведомления) может ?/p>