Оформление и регистрация ответов
Информация - Юриспруденция, право, государство
Другие материалы по предмету Юриспруденция, право, государство
В±ыть дополнен иными поисковыми признаками: первой буквой фамилии заявителя, индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито уведомление (отрицательный ответ), и др.
Пример. № 59/31, где 5 - индекс структурного подразделения, в котором ведется книга и дело с копиями письменных ответов гражданам, 9 - номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором будет храниться копия письменного ответа, 31 - порядковый номер записи в книге; № 59/31Л, где Л - первая буква фамилии гражданина.
В отличие от регистрационного индекса ответа на обращения граждан первую букву фамилии заявителя целесообразно проставлять после порядкового регистрационного номера.
Такой порядок удобен тем, что исключает ведение дополнительной регистрационной формы в организации (у индивидуального предпринимателя) для учета письменных ответов на замечания и предложения граждан, вносимые в книгу.
Вариант 2
В организации, у индивидуального предпринимателя может быть заведена отдельная регистрационная форма для учета письменных ответов (уведомлений) на замечания и предложения граждан (журнал или РКК). В ней целесообразно выделить следующие графы: Индекс ответа (уведомления); Дата ответа (уведомления); Фамилия, имя, отчество гражданина; Адрес места жительства и (или) работы; Краткое содержание ответа. По усмотрению организации данная регистрационная форма может быть дополнена иными необходимыми графами. В этом случае регистрационные номера ответов не будут совпадать с порядковыми номерами замечаний и предложений, внесенных в книгу.
Пример. В книгу внесено замечание под № 31. Внесенные ранее замечания и предложения под номерами 130 не требовали ответа гражданам, поэтому ответ на замечание под № 31 в журнале или на РРК будет зарегистрирован под № 1. Следующему ответу (уведомлению) будет присвоен № 2 независимо от того, под каким порядковым номером замечание или предложение будет записано в книге.
Вариант 3
Уведомления и отрицательные ответы на замечания или предложения граждан могут регистрироваться в общей форме, применяемой в организации для регистрации всех исходящих документов (РРК, журнале). В этом случае регистрационный индекс наряду с порядковым номером ответа или уведомления в обязательном порядке будет включать индекс дела по номенклатуре дел, а также первую букву фамилии гражданина. Например, № 59/197Л. Добавление литеры к регистрационному индексу позволит осуществлять оперативную выборку документов, связанных с рассмотрением замечаний и предложений граждан, из общей массы зарегистрированных исходящих документов.
Дата и индекс письменного ответа гражданину вносятся в графу книги Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа). Следует обратить внимание, что дата и индекс наряду с подписью и наименованием организации, указанными на бланке, являются реквизитами, придающими юридическую силу документу. Правильное их оформление будет иметь большое значение в случае, если гражданин в соответствии с п. 2.6 Декрета будет обжаловать в установленном порядке отказ в рассмотрении по существу изложенных в книге замечаний или предложений в вышестоящей организации и (или) суде, а в отношении индивидуального предпринимателя- в органе, его зарегистрировавшем, и (или) суде.
Первый экземпляр отрицательного ответа (уведомления), оформленный в установленном порядке, направляется гражданину, в организации остается его копия, которая должна быть заверена в установленном порядке с проставлением соответствующей отметки. Отметка о заверении копии включает в себя слово Верно, личную подпись лица, заверившего копию, и расшифровку подписи (должность и дату при заверении копий исходящих документов допускается не указывать). Например:
Верно
Терина О.С.Терина
Оформляется отметка о заверении копии на последнем листе документа ниже подписи.
В соответствии с п. 2.6 Декрета граждане имеют право знакомиться с материалами проверок, использованными при рассмотрении их замечаний и предложений. Переписку, связанную с получением необходимой информации для решения вопроса об исполнении замечания или предложения, а также иные документы, создаваемые в ходе рассмотрения замечания или предложения, можно регистрировать в установленном порядке: в общих регистрационных формах, принятых в организации для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (журнал, РКК).
Регистрационные формы для учета направляемых в другие организации (должностным лицам) запросов и ответов на них могут вестись и непосредственно у лица, ответственного за ведение книги. В этом случае в регистрационной форме для учета исходящих документов лицо, ответственное за ведение книги, может регистрировать также и отрицательные ответы об отказе в удовлетворении замечания или предложения, уведомления о продлении срока исполнения.
Контроль за исполнением замечаний и предложений осуществляет, как правило, лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений.
При незначительном количестве замечаний и предложений, вносимых в книгу (510 в год), ответственный за ведение книги может осуществлять контроль путем регулярного полистного просмотра ее содержания.
При большом количестве замечаний и предложений осуществление контроля по книге, в которую они вносятся в валовом порядке, а сроки исполнения различаются, может оказаться затруднительны?/p>