Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
й архив и другие.
Номенклатура дел документ многоцелевого назначения.
Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.[15, стр.14]
1.3 Правила формирования дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
- Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
- Оформление обложки дела.
Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.
В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае всеми структурными подразделениями организации.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется iелью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. [14, стр. 205-209]
Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии заверительную надпись, отметку В дело.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: Протоколы производственных совещаний предприятия Контакт за 2005 год.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных раiетах за 2005 год. Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Н