Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)
Курсовой проект - Разное
Другие курсовые по предмету Разное
, протоколов электронной выдачи пользователям в компьютерной библиотечной программе). При совпадении данных на документе делается принятая отметка об инвентаризации. В случае отсутствия документа на инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка нет на месте, а затем проводится повторная проверка.
2. Проверка фонда с помощью контрольных талонов. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Если запланирована дальнейшая сверка с систематическим каталогом, указывают еще и шифр. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записи на книги, выданные читателям или на кафедры библиотеки, филиалы, передвижки. Талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах и читательских формулярах, в тетрадях книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке. Контрольные талоны расставляют в порядке инвентарных номеров, сверяют с инвентарными книгами, против записи ставят отметку о проверке. По инвентарный книге составляют список недостающих книг.
Данный способ удобен тем, что талоны можно не только быстрее написать, но и сделать это на подготовительном этапе. В написании талонов могут принять участие несколько человек. Кроме того, непосредственную проверку фонда можно проводить, не закрывая библиотеку. Читателям не выдают только те книги, которые стоят на проверяемом стеллаже. При этом большое значение имеет тщательный учет работы проверяющих: обязательно следует записывать в специальной тетради номера проверяемых стеллажей и полок. Книги, принятые от читателей, ставят на отдельный стеллаж и с них начинают текущую проверку. После простановки штемпеля и галочки книги возвращают в фонд на свое место.
Использованные контрольные талоны сохраняют в том порядке, в каком они сверялись с учетными документами. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой пачке инвентарные номера или буквы собранных в ней талонов (от - до). При следующей очередной проверке фонда дописывают контрольные талоны на книги, поступившие до начала проверки. По Книге регистрации карточек учетного каталога выясняют, с какого номера стали учитываться такие книги. Старые талоны сверяют с учетным документом, чтобы проконтролировать полноту картотеки и изъять талоны на списанные книги.
3. Иногда крупные библиотеки заменяют учетный каталог и картотеку контрольных талонов топографическим каталогом, где указывается, за каким структурным подразделением библиотеки числится каждая учетная единица.
Топографический каталог - это сумма карточек с библиографическими описаниями единиц хранения, расположенных в той же последовательности, что и документы в фонде [73, c. 163].
Благодаря тому, что карточки в топографическом каталоге расставлены в систематически - алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременным выявлением недостающих изданий.
В случае если необходимо произвести экстренную внеплановую проверку, применяют экспресс-метод. Книги на полках просто пересчитывают, приплюсовывают сумму выданных, и если итог сходится с данными книги суммарного учета, то проверка считается законченной.
Проверка фонда состоит из нескольких процессов:
проверяется правильность расстановки книг, списываются ветхие экземпляры и передаются дублетные;
редактируется алфавитный каталог, выборочно проверяется, изъяты ли из него карточки на выбывание книг;
просматривается читательский абонемент, документы о выдаче книг в отделы библиотеки, кафедральные, факультетские библиотечки, ликвидируется задолженность, приводится в порядок учет книг, полученных по МБА и книгообмену;
сверяются учетные документы с записями в книге движения, инвентарной книге.
Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу [61, c. 17].
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 "Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках"[11], в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Подсчитываются суммарные трудозатраты. Время на выполнение намеченного объема работ устанавливается, путем деления суммарных трудозатрат на общее количество рабочих часов участников проверки (эффективный фонд рабочего времени за день, месяц).
Расчет лучше всего составлять по основным этапам работы, что значительно облегчит его дальнейшее использование в организации и планировании труда. Составление расчета комиссия может поручить одному из своих членов или методисту.
Проверку фонда уместно сочетать с его изучением (мониторингом). Своевременное выявление, изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативное исключение из фонда, стабилизация, консервация содействуют улучшению состава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки.
Изучением фонда занимаются хранители совместно с комплектаторами и сотрудниками отделов обслуживания. Документы, с которыми предстоит дальнейшая библиотечная работа, с полок раньше времени снимать нельзя. Сначала нужно лишь пометить их условными значками, например, закладками разного цвета, прида?/p>