Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)
Курсовой проект - Разное
Другие курсовые по предмету Разное
?ествляется органами исполнительной власти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии с их статусом и функциями. В 2004 г. Постановлением Правительства Российской Федерации была создана Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Одним из направлений ее работы является проверка деятельности юридических лиц по выполнению требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного, библиотечного и музейного дела[88].
Основная цель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами - предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сфере культуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля над хранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации[23 с. 25].
Основная задача проверки - охрана материальных ценностей. В процессе проверки удается выявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, как поставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываются выбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическая стоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных учета библиотечного и бухгалтерского[23 с. 27].
Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.
Проверке подлежат все документы с инвентарными номерами, находящиеся на бухгалтерском учете, то есть на балансовой стоимости. Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию. Для электронных документов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности к функционированию [62].
Принято считать, что периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда.
Однако не следует забывать и том, что нормативно периодичность проверки определена Минфином в письме Об инвентаризации библиотечных фондов:
наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах - ежегодно;
редчайшие фонды - один раз в 3 года;
ценные фонды - один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 100 тыс. учебных единиц - один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учебных единиц - 1 раз в 7 лет.
фонды библиотек от 200 до 1 мил. учебных единиц- 1 раз в 10 лет;
фонды библиотек свыше 1 мил. учебных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет
фонд открытого доступа, если он не превышает 50 тысяч единиц хранения, желательно ревизовать ежегодно[5, c. 5].
Федеральный закон "О бухгалтерском учете" (1996 г.) определяет условия, при которых производится обязательная - экстренная проверка основных средств (фондов), к которым относятся библиотечные фонды:
при смене материально ответственного лица;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Для проведения плановых проверок составляется план проверок (или график) на текущий год и на перспективу, который составляет отдел хранения и утверждает директор.
В зависимости от типа, статуса библиотеки, и объема ее фондов осуществляются различные виды проверок.
1) сплошная,
2) частичная,
3) выборочная.
Проверки могут быть периодические (регулярные) для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение застановок, исправление расстановочного шифра, выяснение задолженности). Такие проверки проводятся по графику и включаются в план работы отделов фондодержателей или в целом библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.
Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки библиотечных фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских документах.
Существуют три основных способов проверки фонда:
сверка с документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);
проверка с помощью контрольных талонов;
проверка при помощи топографического каталога (в топографическом каталоге карточки размещены соответственно размещению документов в структурных подразделениях библиотеки [29, c. 19].
1.Сверка фонда с помощью инвентарной книги. Она заключается в сверке каждого издания с записью в инвентарной книге. Этот способ отличается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Хорошо, если используется штрих-кодовая технология - на штрих-коде стоит номер книги, тогда сверку можно производить в автоматизированном режиме.
В последнее время применяются для этих целей не только штрих-кодовая технология, но также и технология радиочастотной идентификации (RFID).
При инвентаризации (проверке) проводится сверка титульного листа документа с инвентарной книгой либо, после написания контрольного талона, - с индикаторным каталогом. Данные о документах, выданных читателям, берутся из учетных форм (формуляров, читательских требований, специальных журналов