1 Глава 40 Как контролировать исполнение резолюций ЧАСТЬ 7 Контроль исполнения. Отчеты Глава 40. Как контролировать исполнение резолюций Текущий контроль исполнения контрольных резолюций осуществляется

Книги, научные публикации Pages: | 1 | 2 | -- [ Страница 1 ] -- Глава 40 Как контролировать исполнение резолюций ЧАСТЬ 7 Контроль исполнения.

Отчеты Глава 40. Как контролировать исполнение резолюций Текущий контроль исполнения контрольных резолюций осуществляется по записям в папке На контроле кабинета автора резолюции (см. главу 23). РК находятся в этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск (см. главу 29).

При этом отбор может производиться:

Х для каждой картотеки и для всех картотек сразу;

Х за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;

Х по авторам и исполнителям резолюций;

Х по контрольным или неконтрольным резолюциям;

Х по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;

Х по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.

Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью отчетов, получаемых при работе с подсистемой Отчетные формы.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Глава 41 Как сформировать отчеты Рис. 7-1 Окно Старт.

4. С помощью клавиатуры в поле Имя введите имя (идентификатор) пользователя и нажмите клавишу TAB.

Курсор перейдет в поле Пароль.

5. Введите пароль и нажмите клавишу ENTER, либо щелкните мышью на кнопке Ввод.

Если имя и пароль были введены правильно, откроется главное окно подсистемы Отчетные формы (см. Рис. 7-2).

Рис. 7-2 Главное окно подсистемы Отчетные формы ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Строка меню окна содержит следующие пункты:

Х Отчеты. В меню Отчеты собраны команды запуска различных режимов формирования отчетов;

Х Окно - позволяет выбрать одно из нескольких открытых рабочих окон;

Х Справка - обеспечивает доступ к тексту помощи;

Х Выход - завершает работу подсистемы.

Чтобы приступить к формированию отчетов нужно в строке меню окна Отчетные формы щелкнуть пункт Отчеты и из раскрывшегося списка выбрать команду, соответствующую названию нужного отчета (см. Рис. 7-2).

Откроется окно формирования выбранного отчета. Окно формирования отчета содержит поля, флажки и переключатели для задания параметров выбранного отчета (см. Рис. 7-6, Рис. 7-7, Рис. 7-8).

Окно формирования параметров отчетов Вне зависимости от типа отчета, окно формирования параметров отчета имеет стандартные элементы.

Поле списка Поле списка представляет собой раздел окна, в котором отображается список определенных параметров (Группы документов, Авторы резолюций, Исполнители резолюций, Подразделения) (см. Рис. 7-3). По этим параметрам происходит формирование отчета. Значения указанных параметров выбираются с использованием двух справочников - Группы документов и Подразделения.

7-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Рис. 7-3 Поле списка Группы документов Наименование поля списка располагается в левом верхнем углу раздела и отражает назначение параметра отчета.

Ниже поля располагаются кнопки Добавить и Удалить.

При щелчке на кнопке Добавить открывается окно выбора значений из соответствующего системного справочника. Для задания нужных параметров выберите значения из справочника, используя правила, изложенные ниже (см. Особенности выбора значений из справочников). Если в качестве параметров нужно указать все значения, имеющиеся в справочнике, установите флажок Все (если он существует в данном поле) или щелкните на кнопке Добавить Все.

Если первоначально в поле находились значения, выбранные из справочника, а затем был установлен флажок Все, то ранее сформированный список будет удален.

Щелчок на кнопке Добавить Все не удаляет ранее выбранные значения параметров, а добавляет к ним все значения элементов справочника, относящиеся к верхнему уровню иерархии.

Кнопка Удалить используется для удаления элементов ранее сформированного списка. Чтобы удалить какие-либо элементы списка, выделите их и щелкните на кнопке Удалить.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Поле даты Порядок работы с полем даты в подсистеме Отчетные формы отличается от общепринятых правил. При вводе (редактировании) даты с помощью клавиатуры, переход от числа к месяцу и далее к году осуществляется нажатием клавиши.

При установке курсора на числе, месяце или годе возможно изменение соответствующего значения в сторону увеличения или уменьшения с помощью клавиш и.

Для выбора даты с помощью календаря щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля даты. Откроется окно календаря:

Если требуется выбрать дату в пределах текущего месяца, щелкните на ней - указанная дата запишется в поле.

Если требуется изменить месяц, щелкните на кнопке, расположенной левее наименования месяца (предыдущий месяц) или правее (следующий месяц).

При работе с клавиатурой для изменения месяца пользуйтесь клавишами PageDown (следующий месяц) или PageUp (предыдущий месяц). Для выделения требуемой даты пользуйтесь клавишами управления курсором. После того, как дата выделена, нажмите клавишу ENTER. Выделенная дата скопируется в поле.

7-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Поле картотеки Отчеты формируются по документам, хранящимся в той или иной картотеке. Наименование картотеки, по документам которой составляется отчет, отображается в поле Картотека (см. Рис. 7-4).

Рис. 7-4 Поле Картотека Если пользователю предоставлено право работы с документами нескольких картотек, то он может выбрать одну из них в качестве текущей картотеки. Для этого следует щелкнуть на кнопке, примыкающей к правой границе поля Картотека и выделить в раскрывшемся списке наименование нужной картотеки.

Установка флажка Все, расположенного рядом с полем Картотека (только для окон Параметры для справки напоминания и Параметры для сводки об исполнении) позволяет выбрать для формирования отчета данные по всем доступным для пользователя картотекам.

Внимание. Выбранные параметры отчетов сохраняются до их следующего изменения.

Особенности выбора значений из справочников Формирование списка значений параметров отчетов осуществляется выбором значений из иерархических справочников Группы документов и Подразделения.

Чтобы войти в режим выбора значений из справочника, щелкните на кнопке Добавить, расположенной в соответствующем поле списка.

Откроется окно выбора значений из справочника (см. Рис. 7-5) ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-5 Окно выбора значений из справочника Подразделения В отличие от общепринятых правил, разделы окна выбора имеют только горизонтальное расположение (настройка системы на вертикальное расположение окон на подсистему Отчетные формы не распространяется).

Формирование списка выбранных значений происходит не с помощью перетаскивания выделенных элементов справочника, а щелчками на горизонтальных кнопках, разделяющих верхний и нижний разделы окна. При этом щелчок на кнопке приводит к добавлению выделенного элемента справочника в список выбранных значений, а щелчок на кнопке - к удалению выделенной строки из списка выбранных значений.

При поиске элементов справочника с помощью задания ключа (в нижней строке текущего окна), поиск осуществляется в трех режимах:

Х Вхождение - при установке данного переключателя, будут отобраны все наименования элементов справочника, в которых встречается заданное значение (как в начале наименования, так в середине и в конце);

7-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-6 Окно формирования отчета Сведения о документообороте 2. Если необходимо, смените текущую картотеку.

3. Отредактируйте, если требуется, значения в полях Интервал даты регистрации (в полях запоминается последняя установка интервала).

4. Щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Группы документов сформируйте список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если отчет должен быть сформирован с учетом данных по всем группам документов, щелкните на кнопке Добавить Все.

При этом в список войдут наименования всех групп документов, относящиеся к верхнему уровню иерархии справочника Группы документов.

5. При необходимости установите флажок Включить логически удаленные Группы Документов. Установка этого флажка позволяет при формировании отчета об объеме документооборота учесть данные по группам документов, которые были логически удалены в указанный период времени. Данный флажок может быть установлен только до выбора группы документов. Если же группа уже выбрана, флаг становится недоступным.

7-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты 6. Щелкните на кнопке Отчет. По окончании формирования отчета на экране появится сообщение о выполнении задачи.

Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно текстового редактора Word с готовой отчетной формой.

7. При необходимости распечатайте отчет в соответствии с правилами работы с документами MS Word.

8. Выйдите из редактора Word. Произойдет возврат к окну формирования параметров отчета (см. Рис. 7-6).

9. Чтобы закрыть окно Параметры для сведений о документообороте, щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна.

10. Для выхода из подсистемы Формирование отчетов, в строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Выход.

Ниже приведен пример отчета УСведения о документооборотеФ.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Сведения о документообороте Дата регистрации с 03.03.2003 по 17.03. Центральная картотека 17.03.2003 9: Группа документов Зарегистрировано Переслано Всего Входящие 11 0 Правительственные 5 0 документы Служебная переписка 4 0 Переписка с гражданами 2 0 Исходящие 3 0 Инициативные документы 0 0 Исходящие служебные 3 0 Приказы, распоряжения 0 0 Исходящие гражданские 0 0 Итого: 28 0 Отчет содержит следующие графы:

Х Группа документов - наименования групп документов в соответствии со списком, сформированным на основании значений справочника Группы документов. Причем, если была выбрана вершина, то в отчете будет отображаться сначала вершина с общей суммой документов в этой группе, а далее будут перечислены все листы этой вершины с разбивкой по группам.

Х Зарегистрировано - количество документов данной группы, прошедших первичную регистрацию в приписанных к выбранной картотеке подразделениях за указанный период времени.

Х Переслано - количество документов, поступивших на исполнение из других подразделений в подразделения, приписанные к выбранной картотеке.

Х Всего - сумма второй и третьей граф.

7-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-7 Окно формирования отчета Сводка об исполнении контрольных документов 2. При необходимости, смените текущую картотеку.

Если требуется получить данные по всем доступным пользователю картотекам, установите флажок Все, расположенный рядом с полем Картотека.

3. В группе переключателей Вид сводки установите переключатель, соответствующий нужному виду сводки (обобщенная сводка или сводка по ответственным исполнителям).

4. В зависимости от того, какой переключатель был установлен при выполнении п. 3, сформируйте соответствующие параметры отчета, руководствуясь правилами, приведенными в разделах Обобщенная сводка об исполнении контрольных документов и Сводка об исполнении контрольных документов по ответственным исполнителям соответственно (см. ниже).

5. Щелкните на кнопке Отчет. По окончании формирования отчета на экране появится сообщение о выполнении задачи.

7-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты 3. Измените, если требуется, временной интервал, за который формируется отчет, отредактировав значения в полях Интервал даты (в полях сохраняется интервал, установленный при последнем формировании отчета).

4. Если сводка формируется только по определенным группам документов, щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Группы документов сформируйте соответствующий список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если сводка формируется по всем группам документов, в поле списка Группы документов установите флажок Все.

5. Если сводка формируется по всем возможным авторам резолюций, в поле списка Авторы резолюции установите флажок Все. Если нужно получить данные по отдельным должностным лицам, щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения сформируйте список авторов резолюций (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Список формируется только из должностных лиц. Если установить курсор на вершину и нажать стрелку вниз, то выбора из справочника не будет.

Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата контроля, то в сводку отбираются контрольные и снятые с контроля резолюции, принадлежащие текущей картотеке и удовлетворяющие условиям:

Х плановая дата исполнения попадает в заданный интервал дат;

Х если задан параметр Авторы резолюций, то автором резолюции является должностное лицо из заданного списка авторов;

Х если задан параметр Группы документов, то документы, соответствующие резолюциям, принадлежат одной из заданных групп документов.

Замечание. Если в поле Картотека установлен флажок Все, сводка будет сформирована по данным всех доступных пользователю картотек.

7-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Полученная сводка будет иметь следующую форму:

Сводка об исполнении контрольных резолюций Дата контроля с 15.03.2003 по 19.03. Центральная картотека 17.03.2003 11: Исполнено На исполнении Контрольных с нарушением срок не резолюций (всего) в срок срок истек срока наступил 9 2 1 4 Параметры сводки:

Группы Обращения граждан, Докладные записки документов:

Авторы резолюций: Все Графы сводки содержат следующую информацию:

Х первая графа - количество отобранных контрольных резолюций;

Х вторая графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных в срок;

Х третья графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных с нарушением срока;

Х четвертая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х пятая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых истек (по состоянию на текущую дату).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата регистрации, то в сводку отбираются документы, имеющие контрольные и снятые с контроля резолюции, принадлежащие текущей картотеке (либо всем доступным пользователю картотекам, если в поле Картотека установлен флажок Все) и удовлетворяющие условиям:

Х дата регистрации документов попадает в заданный интервал дат;

Х документы имеют контрольные резолюции в текущей картотеке (автор или исполнитель резолюции приписаны к текущей картотеке). Если в поле Картотека установлен флажок Все, сводка будет сформирована по документам, имеющим контрольные резолюции во всех доступных пользователю картотеках;

Х если задан параметр Группы документов, то документы принадлежат одной из заданных групп документов;

Х автором контрольной резолюции является должностное лицо из списка заданного в поле Авторы резолюций.

Полученная сводка будет иметь следующую форму:

Сводка об исполнении контрольных документов Дата регистрации с 01.10.2002 по 20.10. Центральная картотека 11.10.2002 11: Исполнено На исполнении Контрольных с нарушением срок не документов (всего) в срок срок истек срока наступил 6 1 1 3 Параметры сводки:

Группы Внутренние документы, Докладные записки документов:

Авторы резолюций: Все 7-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты 2. С помощью переключателей, находящихся в группе переключателей Дата установите, каким типом дат будет определяться отчетный период: датами контроля или датами регистрации. По умолчанию установлен переключатель Дата контроля.

3. Измените, если требуется, временной интервал, за который формируется отчет, отредактировав значения в полях Интервал даты (в полях сохраняется интервал, установленный при последнем формировании отчета).

4. Если сводка формируется только по определенным группам документов, щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Группы документов сформируйте список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если сводка формируется по всем группам документов, в поле списка Группы документов установите флажок Все.

6. Если нужно получить данные по отдельным должностным лицам - исполнителям резолюций, в поле списка Исполнители резолюций щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения сформируйте список исполнителей резолюций (см. раздел Особенности выбора значений из справочников).

В качестве исполнителя может быть выбран как отдельный сотрудник, так и подразделение.

Задание параметра Исполнители резолюций является обязательным.

7-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата контроля, то по каждому заданному исполнителю формируется одна строка сводки, для которой отбираются контрольные и снятые с контроля резолюции, принадлежащие текущей картотеке и удовлетворяющие условиям:

Х плановая дата исполнения попадает в заданный интервал дат;

Х ответственным исполнителем резолюции является заданный исполнитель (если задано подразделение - какой либо сотрудник подразделения);

Замечание. Если в поле Картотека был установлен флажок Все, сводка будет сформирована по данным всех доступных пользователю картотек.

Полученная сводка будет иметь следующую форму:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Сводка об исполнении контрольных резолюций Дата контроля с 01.10.2002 по 20.10. Центральная картотека 21.10.2002 12: Исполнено На исполнении Исполнитель Всего с нарушением срок не срок в срок срока наступил истек Секретариат 7 2 0 4 Параметры сводки:

Группы документов: Все Авторы резолюций: Все Графы сводки для каждого исполнителя заполняются следующим образом:

Х первая графа - наименование исполнителя;

Х вторая графа - количество отобранных контрольных резолюций;

Х третья графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных в срок;

Х четвертая графа - количество контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), исполненных с нарушением срока;

Х пятая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х шестая графа - количество неисполненных контрольных резолюций (из общего числа контрольных резолюций), срок исполнения которых истек (по состоянию на текущую дату).

7-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Если в группе переключателей Дата установлен переключатель Дата регистрации, то по каждому заданному исполнителю формируется одна строка сводки, для которой отбираются документы, принадлежащие текущей картотеке (либо всем доступным пользователю картотекам, если в поле Картотека установлен флажок Все) и удовлетворяющие условиям:

Х дата регистрации документов попадает в заданный интервал дат;

Х документы имеют в текущей картотеке контрольные резолюции, ответственным исполнителем которых является заданный исполнитель. Если в поле Картотека установлен флажок Все, сводка будет сформирована по данным всех доступных пользователю картотек;

Х если задан параметр Группы документов, то документы принадлежат одной из заданных групп документов;

Х если задан параметр Авторы резолюций, то автором контрольной резолюции является должностное лицо из заданного списка авторов.

Полученная сводка будет иметь следующую форму:

Сводка об исполнении контрольных документов Дата регистрации с 01.10.2002 по 20.10. Центральная картотека 21.10.2002 12: Исполнено На исполнении Контрольных Исполнитель документов с нарушением срок не срок в срок (всего) срока наступил истек Иванов И.А. 5 1 3 1 - нач. отдела Параметры сводки Группы документов: Все Авторы резолюций: Все ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Графы сводки для данного исполнителя заполняются следующим образом:

Х первая графа - наименование исполнителя;

Х вторая графа - количество отобранных документов;

Х третья графа - количество документов (из общего числа документов), у которых все контрольные резолюции в текущей картотеке, ответственным исполнителем которых является данный исполнитель, исполнены в срок;

Х четвертая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существует хотя бы одна контрольная резолюция, исполненная с нарушением срока, ответственным исполнителем которой является данный исполнитель;

Х пятая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существуют неисполненные контрольные резолюции, ответственным исполнителем которых является данный исполнитель, и у всех из них срок исполнения не наступил (по состоянию на текущую дату);

Х шестая графа - количество документов (из общего числа документов), у которых в текущей картотеке существует хотя бы одна неисполненная контрольная резолюция с истекшим сроком исполнения (по состоянию на текущую дату), ответственным исполнителем которой является данный исполнитель.

7-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты 2. При необходимости, смените текущую картотеку.

3. Измените, если требуется, дату в поле Контрольная дата до (в поле сохраняется дата, установленная при последнем формировании отчета).

4. Сформируйте список подразделений, по которым будет составляться справка. Для этого в поле списка Подразделения щелкните на кнопке Добавить и выберите требуемые значения из справочника Подразделения (см.

раздел Особенности выбора значений из справочников).

Если требуется получить сведения по всем подразделениям, щелкните на кнопке Добавить Все. При этом в список войдут наименования всех подразделений, относящиеся к верхнему уровню иерархии справочника Подразделения.

5. Если в справку должны попадать сведения только об ответственных исполнителях, установите флажок Отв. исполнитель.

6. Если справка формируется только по определенным группам документов, в поле списка Группы документов щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника сформируйте список групп документов (см. раздел Особенности выбора значений из справочников). Если справка формируется по всем группам документов, в поле списка Группы документов установите флажок Все. Можно выбрать и вершину групп документов, тогда отчет будет формироваться по всем группам документов, входящих в эту вершину.

7. Если справка формируется по определенным авторам резолюций, в поле списка Авторы резолюций щелкните на кнопке Добавить и в раскрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения сформируйте требуемый список должностных лиц (выбрать можно только должностное лицо, но не подразделение). Если в справку должны войти сведения по всем авторам резолюций, установите флажок Все.

7-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты 8. Щелкните на кнопке Отчет. По окончании формирования отчета на экране появится сообщение о выполнении задачи.

Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно текстового редактора Word с отчетной формой, установленной при выборе вида отчета.

9. При необходимости распечатайте отчет в соответствии с правилами работы с документами Word.

10. Выйдите из редактора Word. Произойдет возврат к окну формирования параметров отчета (см. Рис. 7-8).

11. Чтобы закрыть окно Параметры для справки напоминания щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу окна.

12. Для выхода из подсистемы Формирование отчетов, в строке меню окна Отчетные формы щелкните пункт Выход.

Для каждого выбранного подразделения в справку отбираются документы, содержащие контрольные резолюции, принадлежащие текущей картотеке и удовлетворяющие условиям:

Х в резолюции отсутствует фактическая дата исполнения;

Х плановая дата исполнения меньше заданной даты контроля;

Х если задан признак ответственного исполнителя, справка составляется по ответственным исполнителям из выбранных подразделений и/или из выбранных должностных лиц;

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Х если задан параметр Группы документов, то документы, соответствующие резолюциям, принадлежат одной из заданных групп документов.

Ниже приведен пример отчета УСправка-напоминаниеФ.

Справка-напоминание об исполнении контрольных документов Дата контроля до 20.10. Руководство Центральная картотека 20.10. Рег.№ / Корреспондент / Краткое Резолюц: План.

№ Исполнител дата дата ь документа Кто подписал Содерж. автор / текст исп.

Управление пожарной О Захаров П.Ф. Усманов С.У.

4 от безопасности - проведении / Провести 04.06. (отв), 22.05.2004 Ильчук Л.В. (№ плановой подготовку 2004 Толкачев 3-867 от проверки и доложить О.Е.

16.05.2004) Параметры справки:

Группы документов: Все Авторы резолюций: Захаров П.Ф. - Директор Графы справки заполняются следующим образом:

Х первая графа - номер по порядку;

Х вторая графа - регистрационный номер документа и дата регистрации документа;

Х третья графа:

- для входящего документа - перечень организаций отправителей / авторов сопроводительных документов.

7-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 41 Как сформировать отчеты Автор сопроводительного документа отмечен текстом л(сопр.). Для письма - перечень авторов письма ;

- для исходящего документа - должностное лицо, подписавшее документ;

Х четвертая графа - краткое содержание документа;

Х пятая графа - автор резолюции и, с новой строки, текст резолюции;

Х шестая графа - плановая дата исполнения резолюции;

Х седьмая графа - ответственный исполнитель резолюции, если задан признак ответственного исполнителя. Если флажок Отв. исполнитель не был установлен - все исполнители резолюции (каждый исполнитель с новой строки. Ответственный исполнитель отмечен текстом л(отв.) после его ФИО..

Глава 42. Как контролировать внесение изменений в РК В системе предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя. Если пользователь выполняет одинаковые операции для одной и той же РК в течение одного сеанса работы, в протокол вносится только одна запись о выполнении операции.

Протокол работы с РК Чтобы просмотреть протокол изменений РК, в режиме просмотра или редактирования РК, выберите команды Реквизиты, Протокол или нажмите клавишу F11. Откроется окно Протокол (см. Рис. 7-9).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Рис. 7-9 Окно просмотра протокола изменений Записи, вносимые в протокол при выполнении различных операций, приведены в таблице.

Протоколы работы с дополнительными разделами РК, могущими иметь несколько значений ведутся отдельно от основного протокола:

Х при работе с резолюциями просмотреть протокол можно, нажав клавишу F11 во время просмотра или редактирования выбранной резолюции.

Х при работе с остальными дополнительными разделами РК просмотреть протокол можно, вызвав окно доп. раздела, установив курсор на запись, по которой нужно получить протокол, и нажав F11.

В случае удаления резолюции или записи дополнительного раздела, протокол работы с ним не сохраняется, а запись об удалении вносится в протокол работы с РК.

Удаление самой РК также фиксируется системой (см.

Руководство системного технолога).

7-30 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 42 Как контролировать внесение изменений в РК Записи, вносимые в протокол изменений основного раздела РК Текст записи Выполненные операции Создание новой РК документа с Регистрация РК заполненными полями Внесение изменений в следующие поля РК:

Ред. основного Для входящего документа:

раздела РК Дата регистрации Вид доставки Примечание Признак коллективности Для исходящего документа:

Дата регистрации Кто подписал Кто исполнил Примечание Изменение регистрационного номера Изменение Рег. № документа. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается предыдущее значение поля Рег. № Внесение изменения в поле Краткое Ред. аннотации РК содержание Внесение изменения в поле Экз.№.

Изменение экз. № Внесение изменения в поле Кому Ред. Кому входящего документа или письма адресован Внесение изменения в поле Гриф доступа Ред.грифа доступа Внесение изменения в поле Состав Ред.Состава Уд. Удаление корреспондента. После ФИО Корреспондента пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации или ФИО гражданина Уд. сопр. Удаление сопр. документа. После ФИО документа пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации Уд. адресата Удаление адресата. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации, ФИО гражданина или имя внутреннего адресата ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Текст записи Выполненные операции Уд. тем. кода Удаление тем. кода. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование рубрики Уд. визы Удаление визы. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО визировавшего Уд. Удаление соисполнителей. После ФИО соисполнителей пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование организации Удаление связки. После ФИО пользователя, Уд. связки.

выполнившего эту операцию, отображается регистрационный номер и дата связанной РК.

Аналогичная запись создается и для связываемой РК Удаление файла. После ФИО пользователя, Уд. файла выполнившего эту операцию, отображается имя файла Удаление записи об РК документа из папок Удаление записи о РК Поступившие и На исполнении функции Кабинеты по команде Управление, Удалить запись. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается наименование кабинета, в котором была произведена это операция Удаление записи из ЖПДс заполненным Уд. записи в ЖПД полем Дата и время. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО должностного лица или наименование подразделения.

Удаление записи из Журнала ознакомления с Уд. отметки ознакомления документом. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО должностного лица.

Удаление записи из Журнала пересылки Отмена пересылки документа. После ФИО пользователя, выполнившего эту операцию, отображается ФИО должностного лица.

7-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 42 Как контролировать внесение изменений в РК Текст записи Выполненные операции Удаление резолюции. После ФИО Удаление пользователя, выполнившего эту операцию, резолюции отображается ФИО автора резолюции.

Все записи протокола, относящиеся к данной резолюции - удаляются Удаление проекта резолюции. После ФИО Удаление проекта пользователя, выполнившего эту операцию, резолюции отображается ФИО автора резолюции.

Все записи протокола, относящиеся к данной резолюции - удаляются Записи, вносимые в протокол изменений дополнительных разделов РК Данные записи появляются при работе со следующими доп.

разделами:

Х Визы Х Соисполнители Х Связки Х Рубрики Х Сопроводительные документы Х Корреспонденты Х Адресаты Х Файлы Х Журнал передачи документа Х Журнал ознакомления с документом Текст записи Выполненные операции Создание новой записи раздела Создание Редактирование записи раздела Редактирование Внесение изменений в разделе Файлы в Изменение файла текст прикрепленного файла Установление в разделе Файлы защиты Установка защиты ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 7- Часть 7 Контроль исполнения. Отчеты Текст записи Выполненные операции прикрепленного файла Снятие в разделе Файлы защиты Снятие защиты прикрепленного файла Протокол работы с резолюцией Чтобы просмотреть протокол изменений резолюции, в режиме просмотра или редактирования резолюции, нажмите клавишу F11. Откроется окно Протокол (см. Рис. 7-9).

Записи, вносимые в протокол при выполнении различных операций, приведены в таблице.

Записи, вносимые в протокол изменений резолюции Текст записи Выполненные операции Ввод резолюции Ввод новой резолюции Ввод проекта Ввод проекта резолюции резолюции Ред. резолюции Внесение изменений в поля: Текст резолюции, Автор резолюции, Дата резолюции Ред. основания для Внесение изменений в поле Основание для снятия с контроля снятия с контроля Уд. план. даты Удаление даты из поля Плановая (перевод резолюции из контрольных в неконтрольные) Ред. план. даты Внесение изменений в поле Плановая, кроме удаления даты Снятие с контроля Введение даты в поле Фактическая (снятие резолюции с контроля) Ред. факт. даты Внесение изменений в поле Фактическая дата исполнения, кроме введения и удаления даты Уд. факт. даты Удаление даты из поля Фактическая дата исполнения Изменение состава Добавление или удаление исполнителя, исполнителей изменение ответственного исполнителя 7-34 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том Часть 8- Москва, Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО Выпуск Руководство пользователя "Электронные Офисные Системы": 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52.

Тел/факс: (095) 580-75-15, e-mail: support@eos.ru В данном документе приведены общее описание функциональных возможностей системы ДЕЛО, а также порядок работы с ее подсистемами и функциями.

Документ предназначен для пользователей, непосредственно участвующих в обеспечении процесса делопроизводства на предприятии.

Система ДЕЛО постоянно совершенствуется и в связи с этим возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания пользовательского интерфейса.

Документ разработан специалистами предприятия Электронные Офисные Системы.

Оглавление Оглавление ЧАСТЬ 8. КОНТРОЛЬ ДВИЖЕНИЯ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТАЕЕЕ..8- Глава 43. Как отметить движение бумажного документа внутри организации......................................................................8- Окно журнала передачи документа............................................8- Отметка передачи документа.....................................................8- Редактирование журнала передачи документов.......................8- Отметка списания документа в дело........................................8- Отметка уничтожения документа..............................................8- Как просмотреть журнал передачи документа........................8- Глава 44. Как напечатать реестры передачи документов внутри организации....................................................................8- Настройка параметров реестра................................................8- Печать реестров по подразделениям......................................8- Печать реестров по выбранным документам..........................8- Глава 45. Как отметить ознакомление должностных лиц с документом. Просмотр журнала.................................8- Глава 46. Как отметить отправку документа адресатам.........8- Главное окно функции Реестр..............................................8- Окна папок функции Реестр..................................................8- Сортировка неотправленных документов по текущим реестрам.....................................................................8- Работа с текущими реестрами..................................................8- Работа с закрытыми реестрами................................................8- Поиск документов в реестрах...................................................8- Работа с отправленными реестрами.......................................8- Удаление реестров....................................................................8- Распечатка реестров.................................................................8- Глава 47. Опись дел.......................................................................8- ЧАСТЬ 9. ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕЕЕЕ..9- Дело 8.6. Руководство пользователя i Оглавление Глава 48. Общие положения.......................................................... 9- Глава 49.Настройка параметров отправки и приема документов по электронной почте..................................................... 9- Настройка параметров отправки сообщений............................ 9- Настройка параметров приема сообщений............................... 9- Глава 50. Отправка документов по электронной почте.......... 9- Ошибки, возникающие при отправке по электронной почте..................................................................... 9- Глава 51. Регистрация документов, поступивших по электронной почте......................................................... 9- Предварительный просмотр, редактирование и регистрация документа............................................................. 9- Дополнительные возможности при работе с сообщениями, поступившими по электронной почте............. 9- ЧАСТЬ 10. ИНТЕГРАЦИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛО С MICROSOFT OFFICEЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 10- Глава 52. Регистрация документов в системе ДЕЛО из приложений MS Office................................................... 10- Регистрация документов из MS Word...................................... 10- Регистрация проектов документов из приложения MS Word.................................................................................... 10- Регистрация документов из MS Excel.................................... 10- Регистрация документов из MS Outlook................................ 10- ЧАСТЬ 11. РАБОТА С ОДНОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ ВЕРСИЕЙЕЕ...11- Глава 53. Общие положения........................................................ 11- Глава 54. Запуск системы............................................................. 11- Как сменить свой пароль.......................................................... 11- Глава 55. Регистрация документов........................................... 11- ii Дело 8.6. Руководство пользователя Оглавление Глава 56. Исполнение документов............................................11- Ввод резолюции.......................................................................11- Контроль исполнения резолюции...........................................11- Снятие резолюции с контроля................................................11- Списание документа в дело. Уничтожение документа.........11- Печать реестров передачи документов.................................11- Глава 57. Поиск документов.......................................................11- Глава 58. Формирование стандартных отчетов.....................11- Глава 59. Обмен документами по электронной почте...........11- Глава 60. Опись дел.....................................................................11- Глава 61. Настройка системы....................................................11- Установка параметров группы Поиск.....................................11- Установка параметров группы Прочие - Шаблоны...............11- Дело 8.6. Руководство пользователя iii Глава 43 Как отметить движение бумажного документа ЧАСТЬ Контроль движения бумажного документа Глава 43. Как отметить движение бумажного документа внутри организации Для регистрации движения бумажного документа служит журнал передачи документа. В процессе исполнения документа его РК может оказаться в нескольких картотеках (см. часть 1). При этом в каждой картотеке для РК ведется свой журнал.

Передача документов, сопровождающаяся внесением соответствующей записи в журнал передачи документа, может происходить при регистрации или редактировании РК, а также при вводе или редактировании резолюции. Пользователь может выполнить передачу технологом системы ему дано право Переотметка документов.

Внимание. Пользователь, которому не дано право Переотметка документов может создавать и редактировать записи в журнале передачи документов только из задачи Регистрация (создание РК, открытие РК из списка Документы, зарегистрированные дд/мм/гггг) в течение дня регистрации РК документа.

Запись в журнале производится автоматически при пересылке РК по команде Переслать РК, если этот параметр установлен в настройках пользователя (см. главы 11, 12 и 26), при отправке РК внутреннему адресату (см. главу 13, раздел Адресаты).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа При отметке передачи документа различаются виды документа - оригинал или копия. Если в поле Экз.№ основного раздела РК установлено значение больше 1, оригиналы считаются нумерованными. Копии могут быть как нумерованными, так и ненумерованными, в зависимости от параметра, установленного технологом системы для группы документов, к которой относится передаваемый документ.

На основании данных журнала формируются и печатаются реестры, подтверждающие передачу и прием документов между подразделениями или должностными лицами (см. главу 44).

Окно журнала передачи документа Открыть окно журнала передачи документов можно из режима просмотра или редактирования РК (см. главы 11, 12, 36 и 37), из окна просмотра или редактирования резолюции (см. главу 24), а также из папок кабинета с помощью контекстного меню (см.

главу 23).

В функции Регистрация документов команда Журнал передачи документов находится в меню Реквизиты, а в функциях Кабинеты и Поиск - в меню Управление, подменю Реквизиты и может быть вызвана также нажатием сочетания клавиш Ctrl+J. Команда выполняется для текущей (выделенной в списке) РК.

8-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Эта команда делает процесс отметки передачи документа или списания его в дело более быстрым и простым, так как дает возможность просмотреть журнал передачи документа, не вызывая окна самой карточки (см. Рис. 8-1):

Рис. 8-1 Команда Журнал передачи документа в режиме Зарегистрированные сегодня Чтобы открыть окно журнала передачи документов из окна основного раздела РК, щелкните на кнопке с именем Журнал передачи документа или выберите команды Реквизиты, Журнал передачи документа.

Для того чтобы открыть окно журнала передачи документов из окна редактирования резолюции (в режиме просмотра журнал передачи документов недоступен) щелкните на кнопке - Журнал передачи документа на панели инструментов.

Откроется окно журнала передачи документа в режиме редактирования (см. Рис. 8-2):

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-2 Окно журнала передачи документа в режиме редактирования Внимание. Окно журнала передачи документов открывается автоматически при выполнении команды пересылки РК, если в настройках пользователя в подзакладке Пересылка РК (закладка Прочие) установлен переключатель передавать Вручную (см. Главу 22).

При этом открывается окно Журнал передачи: [№ документа] от ДД/ММ/ГГГГ [Группа документов] (см. Рис. 8-2) для текущей картотеки, содержащее список держателей документа, оформленный в виде таблицы. Таблица имеет следующие графы.

Х Значок переданного документа - оригинала или копии (колонка без заголовка);

8-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Х Держатель документа (должностное лицо или подразделение);

Х № - номер экземпляра. Графа формируется только для документа, принадлежащего группе, для которой указан признак нумерации копий (см. руководство технолога), а также при указании в поле № основного раздела РК нескольких экземпляров документа;

Х Дата и время передачи документа;

Х Примечание.

Ячейки таблицы заполняются автоматически при вводе значений в поля, расположенные в нижней части окна журнала передачи.

Чтобы ознакомиться с полной информацией о передаче документа должностному лицу (подразделению) или о списании документа в дело выделите нужную строку в таблице. При этом в нижней части окна отобразится набор полей, соответствующий выделенной строке.

Если дело, в которое списан документ, было затем передано в архив, то при выделении в журнале передачи записи об этом деле, в нижней части окна рядом с полем Примечание появляется дополнительное поле Передано в архив (см. Рис.

8-3). Данное поле носит информационный характер и недоступно для редактирования.

Рис. 8-3 Часть окна ЖПД с информацией о списании документа в дело, переданного в архив Заголовки граф № экз., Держатель документа и Дата и время одновременно являются кнопками, щелчок на которых выполняет сортировку записей по значению соответствующей графы.

Панель инструментов рабочего окна журнала состоит из следующих кнопок:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Кнопка Название/Действие Добавить запись о передаче;

Добавить запись о списании документа в дело;

Отметить уничтожение документа;

Отметить как передачу оригинала;

Отметить как передачу копии;

Отметить как передачу оригинала/копии;

Снять отметку о передаче документа;

Возврат копии;

Удалить запись о передаче;

Передать документ дальше;

Списать документ в дело;

Отметить уничтожение документа;

Просмотреть журнал передачи документов по всем доступным картотекам.

Правее панели инструментов находится поле выбора режима просмотра журнала. Таких режимов три:

Х просмотр журнала по всем записям;

Х просмотр журнала по владельцам;

Х просмотр журнала по записям текущего кабинета.

8-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа 3. Для того, чтобы изменить параметры передачи документа (оригинал на копию и наоборот) выделите одну или несколько записей:

Х Если оригинал представлен в единственном экземпляре и копии не нумерованы:

- Для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift+F3), во всех выделенных строках списках будут проставлены текущие дата и время, и у первого должностного лица появится значок Оригинал, у всех остальных Копии.

- Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку, либо нажмите клавишу F - Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку. Либо нажмите клавиши CTRL+F3 соответственно;

Х Если оригиналов несколько, а копии не нумерованы:

- для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift+F3), во всех выделенных строках списках будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных - копии.

- Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того, чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа - Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши CTRL+F3);

Х Если оригинал один, а копии нумерованы:

- для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи щелкните на кнопке (клавиши Shift+F3), во всех выделенных строках списка одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первого должностного лица по списку появится значок оригинала, у всех остальных - копии (например 1/1, 1/2 и т.д.).

- Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку (клавиша F3).

- Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши CTRL+F3). Для того, чтобы изменить номер передаваемой копии, выделите требуемую запись, и в поле № копии внизу окна укажите требуемый номер копии документа;

Х Если оригиналов более одного и копии нумерованы:

- для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке, и во всех выделенных строках списках одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных - копии (в виде дроби).

- Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того, чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую 8-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа.

4. Для отмены передачи оригинала или копии какому-нибудь должностному лицу, выделите требуемую запись и щелкните на кнопке.

5. Чтобы добавить должностное лицо или подразделение к списку получателей оригинала или копии документа, щелкните на кнопке или нажмите клавишу F2. Откроется окно справочника Подразделения. Выберите требуемое значение руководствуясь правилами главы 7.

6. Чтобы передать оригинал или копию другому должностному лицу или в другое подразделение, выделите требуемую запись и нажмите кнопку. Откроется справочник Подразделения для выбора должностного лица или подразделения. Выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать. Выбранное должностное лицо или подразделение появится в списке владельцев документа и у него появится соответствующий значок или. В строке должностного лица или подразделения, от которого передавался оригинал или копия документа, значок изменится на или (см. Рис. 8-2).

7. Для отметки Возврата копии, выделите требуемую запись и нажмите кнопку. В выделенной строке значок изменится на. При повторном нажатии на кнопку восстановится первоначальный вид значка. Кнопка работает только для ненумерованных копий.

8. Если необходимо, отредактируйте в каких-либо записях дату и время передачи, предварительно щелкнув на требуемой ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа строке и изменив требуемые значения в полях, относящихся к данной строке внизу окна.

9. Если необходимо, введите с клавиатуры в графу Примечание текст примечания.

10. Если требуется удалить какую-либо строку из журнала, выделите ее и щелкните на кнопке.

11. Завершите отметку передачи документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы записать внесенные данные, или нажав клавишу ESC, чтобы отказаться от записи.

Внимание. Если в журнале отмечается передача документа в территориально удаленное подразделение (например, филиал), производится автоматический ввод данных в дополнительный раздел РК Адресаты. Территориально удаленные подразделения, в которое документы пересылаются по почте, должны быть одновременно включены в справочники Подразделения и Список организаций (см. Руководство системного технолога).

8-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-4 Окно справочника Номенклатура 4. Выберите дело, в которое списывается документ. Для этого:

Х выделите в списке подразделений (см. Рис. 8-4) подразделение, в котором находится дело. В правой области окна откроется список дел подразделения согласно номенклатуре;

Х выделите требуемое дело в списке. Для этого:

- если известен индекс дела, введите его в поле Индекс и щелкните на кнопке Найти (см. Рис. 8-4).

Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна;

- если известно название дела, введите его первые буквы в поле Название и щелкните на кнопке Найти. Требуемое дело будет выделено в списке в правой области окна. Если несколько названий начинается с введенного фрагмента, будет выделено первое из этих дел;

8-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 43 Как отметить движение бумажного документа - поле Год даёт возможность отображать на экране только те элементы, которые относятся к указанному году, что значительно упрощает работу с большим списком элементов.

При вызове окна для выбора элементов из справочника в поле Год по умолчанию установлен текущий год. Значение поля можно удалить или редактировать. В случае удаления значения поля Год, на экране отображаются все номенклатуры дел указанного подразделения;

- если в списке мало дел, сразу щелкните на требуемом наименовании.

5. Щелкните на кнопке Выбрать (см. Рис. 8-4). Произойдет возврат в окно журнала передачи документа, в котором появится строка с записью названия подразделения и дела, в которое списан документ.

Х Если при списании документа в дело использовалась правая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело определенного оригинала/копии.

Х Если при списании документа в дело использовалась левая кнопка, то будет отражена запись о списании в дело первого оригинала документа.

6. При использовании левой кнопки, внизу окна в графе Дата и время отредактируйте дату и время (см. главу 7) списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также укажите оригинал или копию документа, списываемого в дело. Если оригиналов несколько, то укажите номер экземпляра в графе № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то укажите номер копии, списываемой в дело.

7. Введите с клавиатуры в поле Примечание основание для списания документа в дело. Также в данной графе можно указать номер тома и страницы дела.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Рис. 8-5 Окно выбора из справочника Подразделения.

4. Выберите подразделение, в котором производится уничтожение документа. После этого в ЖПД появится строка с записью об уничтожении.

Х Если при уничтожении документа использовалась правая кнопка, то будет отражена запись об уничтожении определенного оригинала/копии.

Х Если при уничтожении документа использовалась левая кнопка, то будет отражена запись об уничтожении первого оригинала документа.

5. При использовании левой кнопки, если оригиналы нумерованы, введите номер уничтожаемого экземпляра в графу № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то укажите номер уничтожаемой копии. При необходимости отредактируйте в поле Уничтожен дату и время уничтожения документа (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Глава 43 Как отметить движение бумажного документа Рис. 8-6 Поле состояния просмотра журнала передачи документов.

Внимание. При просмотре или редактировании журнала передачи документов список владельцев оригиналов/копий и кандидатов сортируется по графе Дата/время. Первыми в списке будут указаны кандидаты (отсутствует дата и время передачи документа). При необходимости, список можно отсортировать по другой колонке таблицы.

3. Если необходимо, отсортируйте записи в журнале по другой графе, щелкнув на одной из кнопок - заголовков граф. При этом записи будут отсортированы следующим образом:

Х при щелчке на кнопке № экз. - по порядку номеров экземпляров;

Х при щелчке на кнопке Держатель документа - в алфавитном порядке;

Х при щелчке на кнопке Дата и время - в порядке возрастания/убывания даты;

Х при щелчке на кнопке Примечание - по порядку номеров дел.

4. При установки значения Все записи в поле состояния просмотра ЖПД, в списке записей о передаче документа будут отражены все записи текущей картотеки или всех картотек (если была нажата кнопка ).

5. При установке значения Владельцы в поле состояния просмотра ЖПД, в списке записей о передаче документа будут отражены только записи о владельцах документа текущей картотеки или всех картотек (если была нажата кнопка ).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа 6. При установки значения Записи тек. кабинета в поле состояния просмотра ЖПД, в списке записей о передаче документа будут отражены только записи, сделанные пользователем текущего кабинета текущей картотеки или всех картотек (если была нажата кнопка ). Если пользователь не приписан ни к одному кабинету, то список будет пустой.

7. Для просмотра номера дела, в которое списан документ, щелкните на кнопке, расположенной внизу окна в поле Дело. Откроется окно, содержащее информацию о текущем деле (см. Рис. 8-7):

Рис. 8-7 Окно Подробная информация 8. Для завершения просмотра журнала передачи документов щелкните на кнопке Закрыть.

8-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-8 Окно Параметры и списки Откроется окно Настройки пользователя, содержащее шесть закладок (по умолчанию открыта закладка Регистрация). Щелкните на закладке Прочие, расположенной в верхнем ряду закладок, а затем на подзакладке Реестр передачи док-тов. Откроется окно этой подзакладки (см. Рис. 8-9).

8-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов Рис. 8-9 Окно подзакладки Реестр передачи документов 2. Если реестр должен формироваться только по документам, журналы передачи которых заполнялись в текущем кабинете (пользователем, приписанным к текущему кабинету), установите переключатель Получать реестр по записям текущего кабинета.

Если реестр должен формироваться с учетом документов, журналы передачи которых заполнялись во всех других кабинетах текущей картотеки, установите переключатель Получать реестр по всему журналу.

3. Если вход в режим формирования реестра должен сопровождаться открытием окна изменения параметров реестра, установите флажок Показывать окно изменения параметров реестра.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Замечание. Рекомендуется устанавливать данный флажок. Его отключение (отказ от изменения параметров реестра) может производиться только в том случае, если реестры должны формироваться только по одним и тем же подразделениям (обмен документами происходит с жестко ограниченным кругом одних и тех же подразделений).

4. Если должна быть предусмотрена возможность изменения состава списка реестра в ходе его предварительного просмотра, установите флажок Давать возможность выбора записей для реестра. В противном случае реестр будет формироваться по всем записям списка.

5. Если при печати реестра каждый адресат должен выводиться на отдельный лист бумаги (в свой отдельный реестр), установите флажок Каждый адресат в свой реестр.

6. Установите, по каким типам передаваемых документов должен формироваться реестр - по оригиналам, по копиям или по тем и другим. Для этого установите один из соответствующих переключателей в группе Получать по.

7. Для того, чтобы исключить попадание в реестр записей о документах, уже числящихся в других реестрах передачи (т. е. формально уже переданных), установите флажок Не включенным в реестр.

Замечание. Снятие данного флажка может использоваться для получения дубликата ранее сформированного реестра, например при его утере.

8. Если формирование реестров должно производиться по документам, дата передачи которых должна совпадать с текущей датой, установите в единицу значение поля Дата передачи документов не позднее (дней). Установка другого значения (в пределах 30 дней) позволит включать в реестр документы, передача которых согласно журналу должна была произойти несколькими днями раньше.

8-24 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа При работе с функцией Кабинеты (при работе в функции Поиск с папкой отобранных документов) откройте какую либо папку и снимите выделение с первого в списке документа (нажмите клавишу CTRL и, не отпуская ее, щелкните на выделенной строке списка) или выберите команды Управление, Снять отметку (кнопка ).

2. Выберите команды Файл, Печать реестра или Печать, Печать реестра (это зависит от функции, в которой находится пользователь). Если в параметрах настройки реестра установлен флажок Показывать окно изменения параметров реестра, откроется окно редактирования установленных по умолчанию параметров (см. Рис. 8-10).

Рис. 8-10 Окно Получение реестра 8-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 44 Как напечатать реестры передачи документов Внимание. Если при настройке параметров реестра флажок Показывать окно изменения параметров реестра установлен не был, реестр сформируется в соответствии с последней установкой параметров.

3. Измените, если необходимо, значения установленных по умолчанию параметров.

4. В обязательном для заполнения поле Подразделения - адресаты сформируйте список подразделений (должностных лиц), по которым будет формироваться реестр, выбрав требуемые значения из справочника или из списка (см. главу 7).

5. Щелкните на кнопке Отобрать. Откроется окно предварительного просмотра сформированного реестра (см.

Рис. 8-11).

Рис. 8-11 Окно просмотра реестра передачи документа ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Реестр будет сформирован по отношению к подразделению (должностному лицу), стоящему в списке адресатов первым.

Чтобы перейти к просмотру реестра для другого подразделения, щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля с именем подразделения, и выберите в открывшемся списке требуемое подразделение.

6. Если при настройке параметров реестра был установлен флажок Давать возможность выбора записей для реестра, существует возможность скорректировать реестр.

Для этого отмените выделение, щелкнув на кнопке - Отменить выделение на панели инструментов, после чего выделите те строки списка, которые должны попасть в реестр.

7. Для печати текущего реестра щелкните на кнопке на панели инструментов. После того как реестр будет отправлен на печать, появится запрос о получении реестра (см. Рис. 8-12).

Рис. 8-12 Окно для подтверждения получения реестра В случае подтверждения (щелчка на кнопке Да), все вошедшие в напечатанный реестр документы в дальнейшем в реестры включаться не будут, если в параметрах настройки пользователя выставлен флаг Не включенным в реестр. В Журнале передачи документов у должностных лиц, по которым был распечатан реестр, в колонке, расположенной слева от колонки Примечание будет выставлен значок Р. В случае отрицательного ответа документы будут включаться в последующие реестры.

8. Для завершения работы (или чтобы отказаться от печати) щелкните на кнопке на панели инструментов.

8-28 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-13 Окно журнала ознакомления с документом Окно содержит оформленный в виде таблицы список должностных лиц, которые ознакомлены с документом.

Таблица имеет следующие графы:

Х Ознакомлен (должностное лицо).

Х Дата и время ознакомления.

Х Примечание.

8-32 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 45 Отметка ознакомления должностных лиц с документом Панель инструментов содержит следующие кнопки.

Кнопка Название или действие Добавить запись в журнал должностное лицо из справочника или стандартного списка (F2) Удалить запись должностное лицо из журнала (Ctrl+Del) Установить дату и время (проставить дату и время ознакомления) (F5) Переместить выше по списку (клавиши Ctrl+Alt+Up) Переместить ниже по списку (клавиши Ctrl+Alt+Down) 4. Щелкните на кнопке Редактировать, расположенной в нижней части окна. Кнопка изменит свое значение на Записать. Журнал ознакомления с документом будет переведен в режим редактирования.

5. Сформируйте список должностных лиц. Для этого щелкните на кнопке. Откроется окно выбора нескольких значений из справочника Подразделения или из стандартного списка. Выберите должностных лиц, ознакомленных с документом (см. главу 7).

По окончании выбора произойдет возврат в окно журнала.

Графа Ознакомлен будет заполнена в соответствии со списком выбранных должностных лиц, при этом все строки будут выделены.

6. Щелкните на кнопке - во всех строках в графе Время и дата будут проставлены текущие время и дата.

7. Отредактируйте, если требуется, во всех или только в некоторых строках дату и время ознакомления.

8. Если требуется, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Рис. 8-14 Начальное окно системы ДЕЛО 2. Щелкните на кнопке РЕЕСТРЫ внешней отправки документов. Откроется главное окно Реестры, содержащее рабочее окно - папку Неотправленные документы (см. Рис. 8-15).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-15 Окно папки Неотправленные документы Внимание. Все РК документов, у которых в дополнительный раздел Адресаты вводятся записи о внешних адресатах, а отметка об отправке не установлена, автоматически копируются в папку Неотправленные документы.

Затем документ может быть включен в один из реестров рассылки. Основными критериями при определении того или иного реестра, в который включается документ, являются:

Х Категория адресата - признак, присваиваемый внешнему адресату (организации или гражданину) при включении его в системный справочник или при установлении категории в режиме Неотправленные документы задачи Реестры.

Данный признак объединяет внешних адресатов по, например, принадлежности к одному региону (Москва, СНГ, Дальний Восток) или к одному ведомству (Минсвязи, Минэкономики) и т. п.;

8-36 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Х Вид отправки - способ отправки документа. Все возможные способы отправки документа должны быть включены в справочник Виды доставки;

Х Тип реестра - признак реестра рассылки, устанавливающий, что в реестр с данным типом должны попадать документы, направленные адресатам определенной категории и с помощью определенного вида отправки. Все возможные типы реестров должны быть включены в справочник Типы реестров.

Первоначально РК отсылаемого документа перемещается в реестр из числа текущих реестров. Сортировка документов по текущим реестрам происходит в зависимости от того, к какой категории относится адресат, а также от вида отправки документа.

После того, как текущие реестры рассылки сформированы, им следует придать статус Закрытых реестров. Такие реестры могут быть напечатаны и, при необходимости, дополнены новыми документами. На данном этапе рекомендуется редактирование реестров, включая перераспределение документов между пакетами - группами документов, отправляемых в один и тот же адрес.

Факт отправки реестра должен сопровождаться переводом реестра в статус Отправленных реестров. Такие реестры могут быть доступны для редактирования. Это сделано на случай крайней необходимости, когда требуется отправить дополнительные документы именно по данному реестру.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Главное окно функции Реестр Главное окно содержит строку меню, панель инструментов и одно из рабочих окон: папку Неотправленные документы (см.

Рис. 8-15), папку реестров (текущих, закрытых или отправленных) или окно содержимого реестра.

Строка меню главного окна имеет следующие пункты.

Х Открыть - содержит команды для перехода к спискам документов или реестров.

Х Управление - содержит команды для выделения РК в папке, для перехода к просмотру РК, а также группу команд для сортировки документов по реестрам.

Х Вид - содержит команды для обновления содержимого папки и отбора РК с помощью фильтра, а также для смены содержимого последней графы в таблице папки неотправленных документов. В том случае, если выполнены команды Вид, Краткое содержание, то вместо графы Адресаты (см. Рис. 8-15) в таблице будет сформирована графа Краткое содержание (документа).

Х Окно, Справка, Выход (см. главу 6).

Панель инструментов в режиме работы с неотправленными документами состоит из кнопок:

Кнопка Название или действие Неотправленные документы (переход к режиму работы с неотправленными документами) Текущие реестры (открыть папку со списком текущих реестров) Закрытые реестры Отправленные реестры Документы в реестрах 8-38 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Просмотреть РК выделенного в папке документа Редактировать адресата в выделенном в папке документе Сменить категорию адресата Обновить содержимое папки Фильтр (выделение подсписка по заданным условиям) Выделить все элементы списка Снять выделение Принять к отправке выделенные документы (начать сортировку выделенных документов по текущим реестрам) Принять в закрытый реестр выделенные документы Закрыть окно Главное окно функции Реестр при просмотре и редактировании РК содержит элементы, соответствующие этим режимам (см.

главы 36 и 37).

Окна папок функции Реестр Как открыть папку Неотправленные документы Чтобы открыть папку Неотправленные документы, выберите в меню Открыть одноименную команду или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно данной папки (см.

Рис. 8-15).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Помимо кнопок, общих для всех панелей, панель инструментов папки Неотправленные документы содержит кнопки (Принять к отправке) и (Принять в закрытый реестр) которые дублируют команды сортировки документов по реестрам (меню Управление). Эти кнопки активны в том случае, если выделена хотя бы одна запись.

Окно содержит оформленный в виде таблицы список неотправленных документов (не включенных в текущие или закрытые реестры), в дополнительном разделе РК Адресаты которых содержатся реквизиты внешних адресатов (организаций или граждан), а признак отправки не проставлен (документы не входят ни в один из отправленных реестров).

Если один и тот же документ имеет нескольких внешних адресатов, то в списке неотправленных документов такой документ будет представлен несколько раз - по количеству адресатов.

Таблица неотправленных документов состоит из следующих граф:

Х Тип - тип документа: Вх. - входящий;

Исх. - исходящий;

Пс.

- письма и обращения граждан;

Х № РК - регистрационный номер документа;

Х Дата - дата регистрации документа;

Х Адресат - реквизиты адресата документа. Если адресат - организация, то через тире в графу выводятся значения реквизитов адресата Адресат (краткое наименование) и Кому. Если адресат - гражданин, то через тире в графу выводятся фамилия и город проживания гражданина.

Внимание. Если в меню Вид вместо признака Адресат установлен признак Краткое содержание, то вместо реквизитов адресатов в последнюю графу таблицы будет выводиться текст краткого содержания документа.

Наименования граф таблицы одновременно являются кнопками для сортировки списка по содержимому соответствующих граф.

8-40 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Панели инструментов окон реестров, содержат следующие кнопки:

Кнопка Название или действие Фильтр по дате отправки (только для отправленных реестров) Открыть выделенный в списке реестр Выйти из папки реестров Ниже панели инструментов располагается оформленный в виде таблицы перечень реестров, входящих в папку. Таблица содержит графы:

Х № - номер реестра. Присваивается вновь созданному текущему реестру в соответствии с правилом, установленным для данного типа реестра в справочнике Типы реестров (либо порядковый номер для данного типа, либо регистрационный номер документа, первым попавшего в реестр, либо отредактированное название реестра).

Х Год - год создания текущего реестра.

Х отправлен - дата и время отправки реестра (для текущих реестров поле не заполнено).

Х Доставка - вид доставки адресатам документов, входящих в реестр.

Х Тип - наименование типа реестра.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Сортировка неотправленных документов по текущим реестрам Операция сортировки неотправленных документов по текущим реестрам является первым действием в процессе оформления отправки документов. Сортировка по текущим реестрам производится автоматически и заключается в определении типа реестра из числа созданных в справочнике Типы реестров, в который должен попасть тот или иной документ. Если на момент сортировки в папке текущих реестров нет реестра требуемого типа, то он создается и ему присваивается либо очередной номер, либо номер, совпадающий с регистрационным номером первого документа, направленного в реестр (правило задается при формировании справочника Типы реестров).

В результате сортировки каждый текущий реестр будет содержать документы, одновременно удовлетворяющие следующим критериям отбора:

Х категория адресата документа совпадает с категорией реестра, т. е. в одном реестре могут находиться документы, адресованные только одной категории адресатов;

Х выбранный перед началом сортировки вид отправки документов совпадает с видом отправки реестра, т. е. в одном реестре могут находиться документы, для которых определен один и тот же вид отправки.

Внимание. Если среди реестров, созданных в системном справочнике Типы реестров, нет ни одного с подходящим типом для включения очередного документа, сформируется окно Выбор типа реестра (см. Рис. 8-17):

8-44 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Рис. 8-17 Окно выбора типа реестра Запомните регистрационный номер документа и наименование его адресата, после чего для продолжения сортировки щелкните на кнопке Пропустить.

В дальнейшем установите курсор на запись об адресате данной РК, нажмите кнопку Сменить категорию, категория данного адресата будет выделена синим цветом, и обратитесь к системному технологу, сообщив ему категорию адресата и выбранный вид отправки документа, для которых реестр не был найден. Системный технолог добавит в справочник Типы реестров недостающий тип, либо смените категорию адресата самостоятельно, выбрав категорию из предложенного списка.

Определение документов, подлежащих сортировке Сортировке по текущим реестрам подлежат РК, выделенные в списке неотправленных документов. При этом для всех выделенных документов определяется один и тот же вид отправки. Таким образом, если ряд документов должен быть отправлен почтой, ряд документов - фельдсвязью, то следует сначала выделить в списке первую группу документов и отсортировать ее по реестрам, тип которых определяется видом отправки по почте, далее вторую группу и т. д.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Внимание. При не корректной настройке справочников системы может возникнуть ситуация, когда для одного и того же документа подходят несколько реестров отправки, совпадающих по типу. В этом случае процесс сортировки будет прерван и сформируется окно выбора типа реестра.

Окно содержит список имен типов реестров, подходящих для текущего документа. Выберите требуемое имя типа реестра и щелкните на кнопке Выбрать. Документ будет отправлен в реестр выбранного типа.

Выше был рассмотрен случай, когда процесс сортировки может быть прерван открытием такого же по конструкции окна, но с пустым списком имен типов реестров. Это означает, что в системе еще не создан реестр с типом, подходящим для текущего документа. В этом случае следует обратиться к системному технологу.

В результате выполнения сортировки все выделенные в списке документы будут удалены из папки неотправленных документов и их следует искать в текущих реестрах.

Работа с текущими реестрами Целью работы с текущими реестрами является просмотр состава реестров и принятие на основе просмотра решения о прекращении или продолжении поступления документов в текущие реестры.

Чтобы начать работу с реестрами, откройте папку текущих реестров (см. раздел Как открыть папку со списком реестров).

В открывшемся окне (см. Рис. 8-20) будет сформирован список текущих реестров.

8-48 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Рис. 8-20 Окно списка текущих реестров Выберите требуемый реестр и щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно просмотра (редактирования) реестра, выделенного в списке (см. Рис. 8-21).

Рис. 8-21 Окно просмотра реестра ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Окно разбито на два раздела. В левом разделе формируется упорядоченный в порядке возрастания номеров список пакетов, входящих в реестр отправки. Первоначально количество пакетов совпадает с количеством различных адресатов. При этом все документы, отправляемые в один адрес, помещаются в один и тот же пакет.

В правом разделе формируется список документов, попавших в выделенный в левом разделе пакет. Так, пример, приведенный на Рис. 8-21, соответствует просмотру текущего реестра.

Список пакетов, входящих в реестр, оформлен в виде таблицы с графами:

Х № - порядковый номер пакета.

Х Адресат пакета - реквизиты адресата пакета. Если адресат - организация, то через тире в графу выводятся значения реквизитов адресата Адресат (краткое наименование) и Кому. Если адресат - гражданин, то через тире в графу выводятся фамилия и город проживания гражданина.

Замечание. Если есть документы, адресованные в одну организацию, но разным должностным лицам, то для них будут созданы два разных пакета.

Х Важность - категория важности пакета. По умолчанию устанавливается значение, заданное при создании типа реестра, в котором находится пакет.

Х Срочность - категория срочности пакета. По умолчанию устанавливается значение, заданное при создании типа реестра, в котором находится пакет.

Х Примечания - текст примечания. По умолчанию поле пустое.

Список документов, входящих в пакет, содержит два реквизита:

регистрационный номер документа и его состав.

8-50 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Открытие окна просмотра реестра (см. Рис. 8-21) сопровождается изменением панели инструментов главного окна. Наряду со старыми кнопками на панели появляются новые:

Кнопка Название или действие Дублирует команду Управление, Просмотреть РК Дублирует команду Управление, Редактировать адресата Дублирует команду Управление, Обновить дублирует команду Управление, Редактировать реестр (редактировать реквизиты текущего реестра) дублирует команду Управление, Закрыть реестр (перевести текущий реестр в статус закрытого) дублирует команду Управление, Отправить реестр дублирует команду Управление, Удалить реестр дублирует команду Управление, Распечатать реестр Помимо этого, как над разделом окна со списком пакетов, так и над разделом окна со списком входящих в пакет документов, формируются собственные панели инструментов для редактирования списков.

Внимание. Несмотря на то, что в режиме просмотра содержимого текущего реестра доступны команды редактирования реестра (см. следующий раздел), не рекомендуется вносить изменения в реестр на данном шаге.

Объясняется это тем, что пока реестр не закрыт, после каждой сортировки неотправленных документов, производимой любым пользователем системы, в него могут поступать новые документы.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Таким образом, при работе с текущим реестром единственной рекомендуемой для выполнения командой является команда Управление, Закрыть реестр.

Если текущий реестр содержит достаточное число пакетов (документов), прекратите поступление в реестр новых документов (закройте реестр), выбрав команды Управление, Закрыть реестр или щелкнув на кнопке на панели инструментов главного окна. Реестр будет удален из списка текущих и помещен в список закрытых реестров.

Работа с закрытыми реестрами Целью работы с закрытыми реестрами является просмотр состава реестров, редактирование реестров, формирование выходных печатных форм реестров и отслеживание отправки реестра путем перевода реестра в статус отправленных.

Чтобы начать работу с реестрами, откройте папку закрытых реестров (см. раздел Как открыть папку со списком реестров).

В открывшемся окне будет сформирован список закрытых реестров.

Выберите требуемый реестр и щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно просмотра (редактирования) реестра, выделенного в списке (см. Рис. 8-22).

8-52 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Рис. 8-22 Окно редактирования закрытого реестра Окно редактирования закрытого реестра по виду похоже на окно просмотра текущего реестра за следующими исключениями:

Х кнопка на панели инструментов главного окна становится недоступной;

Х на панели инструментов главного окна становятся доступными кнопки - Отправить реестр и - Распечатать реестр.

Редактирование списка документов, входящих в пакет Список документов, входящих в пакет, располагается в правом разделе окна. Его редактирование осуществляется с помощью панели инструментов, расположенной над списком.

Панель инструментов состоит из следующих кнопок:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Если в один пакет входит большое количество документов, часть документов можно переместить в другой (новый) пакет. Для этого выделите в списке документы, перемещаемые в другой пакет, и щелкните на кнопке.

Откроется окно выбора нового пакета для выделенных документов:

Окно содержит список номеров пакетов, адресат которых совпадает с адресатом выделенного пакета, и дополнительный элемент Новый. Выделите в списке номер пакета, если требуется переместить документы в существующий пакет, или строку Новый, если для выделенных документов создается новый пакет, и щелкните на кнопке Выбрать. Произойдет перераспределение документов между пакетами.

Внимание. Возможен вход в режим просмотра (редактирования) РК документа, входящего в список. Для этого выделите документ и щелкните на кнопке на панели инструментов главного окна.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Редактирование списка пакетов Список пакетов, входящих в реестр, располагается в левом разделе окна. Его редактирование осуществляется с помощью панели инструментов, расположенной над списком.

Панель инструментов состоит из следующих кнопок:

Кнопка Название или действие Открыть пакет - отредактировать реквизиты выделенного в списке пакета Объединить пакеты, имеющие одного адресата Добавить документ, незарегистрированный в системе, в выделенный в списке пакет (пакеты) Удалить пакеты, выделенные в списке Выделить все пакеты в списке Отменить выделение пакетов в списке Строка вверх - переместить выделенную строку списка на одну позицию вверх Строка вниз - переместить выделенную строку списка на одну позицию вниз Чтобы отредактировать реквизиты пакета (пакетов), выделите его в списке и щелкните на кнопке на панели инструментов.

Откроется окно редактирования реквизитов:

8-56 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Задайте новые значения в полях, совпадающих с наименованиями реквизитов, и щелкните на кнопке Сохранить.

Если была выделена группа пакетов, то сделанные изменения будут применены ко всем выделенным пакетам, но поле Кому в этом случае будет закрыто для редактирования.

Замечание. Редактирование реквизитов пакетов не вносит изменений в реквизиты типов реестров.

Если требуется добавить в пакет или пакеты запись о незарегистрированном в системе документе, выделите пакет (пакеты) и щелкните на кнопке на панели инструментов.

Откроется окно для ввода реквизитов документа:

Задайте регистрационный номер и состав документа и щелкните на кнопке Сохранить. Если была выделена группа пакетов, то документ с указанными реквизитами добавится во все выделенные пакеты.

Чтобы удалить пакет (пакеты), выделите его в списке и щелкните на кнопке на панели инструментов.

Если требуется объединить несколько пакетов, имеющих одного адресата, выделите один из таких пакетов в списке и щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно для выбора объединяемых пакетов:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Окно содержит список номеров пакетов, имеющих одного адресата. Выделите в списке объединяемые пакеты и щелкните на кнопке Выбрать. Произойдет объединение пакетов в пакет, который имеет меньший номер по сравнению с остальными.

Внимание. Возможен вход в режим редактирования реквизитов адресатов пакетов, входящих в список. Для этого выделите в списке пакет, отправляемый редактируемому адресату, и щелкните на кнопке на панели инструментов главного окна.

Откроется окно редактирования реквизитов адресата:

Отредактируйте устаревшие реквизиты и щелкните на кнопке Записать.

8-58 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-23 Окно работы с реестрами внешней рассылки 2. Выберите команды Открыть, Документы в реестрах или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно установки параметров поиска документа (см. Рис.

8-24).

Рис. 8-24 Окно поиска документов в реестрах 8-62 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам 3. Установите значения параметров поиска и щелкните на кнопке Выполнить. Откроется окно с оформленным в виде таблицы списком документов, удовлетворяющих условиям поиска (см. Рис. 8-25).

Внимание. Обязательно должны быть заданы либо регистрационный номер документа, либо адресат документа.

Рис. 8-25 Окно результатов поиска документов в реестрах В таблице, кроме данных о регистрационной карточке (Тип РК, № РК, дата регистрации РК и Адресат), указываются номер реестра, в котором находится адресат из данной РК, номер пакета в реестре, а также тип реестра.

Найдите и выделите в списке требуемый документ и щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно реестра, в котором находится документ. При этом курсор будет установлен на требуемом документе (пакете).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Если удаляемый реестр относится к реестрам, номера которых формируются счетчиком (см. Ведение справочника Типы реестров Руководства системного технолога), система выведет на экран запрос:

Для того, чтобы в дальнейшем номер удаляемого реестра (в приведенном примере это № 3) использовался при нумерации текущих реестров, щелкните на кнопке Да. Если вы хотите, чтобы этот номер больше никогда не присваивался текущим реестрам - на кнопке Нет. Для отмены удаления реестра щелкните на кнопке Отмена.

Если данный реестр относится к реестрам, которым присваивается регистрационный номер первого документа, поступившего в этот реестр, то при удалении такого реестра будет сформирован запрос следующего вида:

Для удаления реестра, щелкните на кнопке Да, для отмены - на кнопке Нет.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Глава 46 Как отметить отправку документа адресатам Х Реестр заказной почты - для вывода на печать реестра в соответствии с формой бланка заказной почты, принятой почтовой службой России;

Х Реестр отправки телеграмм - для вывода на печать реестра, соответствующего виду отправки входящих в реестр документов по телеграфу;

Х Реестр отправки фельдсвязью - для вывода на печать реестра, соответствующего виду отправки входящих в реестр документов фельдсвязью;

Х Расписки - для вывода на печать расписок в получении выделенных в списке пакетов. То есть, при необходимости печати расписок, перед выполнением команды Управление, Распечатать реестр (п. 2) следует выделить в списке входящих в реестр пакетов все пакеты, расписки в получении которых следует напечатать;

Х Большой пакет - для печати на конверте формата не менее А4 или на ярлыке для данного конверта реквизитов адресата и списка вложений пакета, выделенного в реестре;

Х Средний пакет - то же для конверта формата не менее 210х260 мм;

Х Малый пакет - то же для конверта формата не менее 162х229 мм (конверт С5).

5. Выберите название нужного шаблона и нажмите кнопку Печать.

Внимание. В комплекте поставки системы ДЕЛО шаблоны для печати конвертов представлены в 2-х вариантах. Для Большого конверта - bigenv.dot и bigenv2.dot, для Среднего - midenv.dot и midenv2.dot, для Малого - smallenv.dot и smallenv2.dot.

Установка нужного варианта шаблона осуществляется в окне Настройки пользователя на закладке Прочие, подзакладке Шаблоны (см. главу 22 настоящего руководства).

Если для какого-либо конверта установлен второй вариант шаблона (bigenv2.dot, midenv2.dot, smallenv2), то перед печатью ярлыка этого конверта требуется установить параметры печати (см. п. 6).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа 6. Если в качестве шаблона печати было выбрано одно из значений: Большой пакет, Средний пакет, Малый пакет и в настройках пользователя для этого пакета установлен второй вариант шаблона (bigenv2.dot, midenv2.dot и smallenv2 соответственно), то на экран будет выведено окно, показанное на Рис. 8-26.

Рис. 8-26 Окно настройки печати полей конверта В окне устанавливаются параметры, определяющие расположение и содержание полей блока Адресат на ярлыке конверта:

Х Если раздел Адресат не доступен для настройки параметров печати, установите одноименный флажок;

Х С помощью установки/снятия флажков Адрес, Город, Регион определите, какая именно часть информации об адресе получателя должна быть выведена на печать (на печать выводится информация, отмеченная флажком);

Х Из раскрывающихся списков, соответствующих этим видам информации, выберите порядковый номер ее расположения в блоке Адресат конверта;

8-68 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа Рис. 8-27 Окно Опись дел в режиме просмотра 3. Для добавления дела щелкните на кнопке. Откроется справочник Номенклатура. Выберите название требуемой номенклатуры дел (см. главу 7).

Произойдет возврат в рабочее окно, где отобразятся все РК документов, списанных в данное дело (см. Рис. 8-28).

Рис. 8-28 Окно Опись дел в рабочем режиме 8-70 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 47 Опись дел Замечание. Записи о РК, зарегистрированные и списанные в одной и той же картотеке, будут выделены белым цветом.

Записи о РК, зарегистрированные в одной картотеке, а списанные в дело в другой, будут выделены зеленым цветом.

Для последних возможен только просмотр РК и журнала передачи документов, если эта РК не принадлежит картотеке, в которой документ был списан в дело.

Строка меню главного окна имеет следующие пункты:

Х Файл - содержит режимы операций над делом, просмотра, поиска и выделения РК, работа с журналом передачи документов, экспорт данных в архив.

Х Вид - содержит функцию обновления экрана.

Х Печать - содержит режимы выбора шаблона и печати перечня документов выбранного дела.

Панель инструментов содержит следующий набор кнопок.

Кнопка Название или действие Показать реквизиты дела Просмотреть РК Закрыть дело Открыть дело Найти РК Обновить экран Отметить все Снять отметку Печать перечня ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 8- Часть 8 Контроль движения бумажного документа Окно содержит оформленный в виде таблицы список РК, которые были списаны в текущее дело. Таблица имеет следующие колонки:

Х № - порядковый номер РК.

Х Рег.№ - регистрационный номер РК.

Х Дата - дата регистрации РК.

Х Краткое содержание - краткое содержание документа.

Х Состав - состав документа (количество листов, приложение и т. д.) и экземпляр (оригинал или копия документа).

Записи можно отсортировать по любому из указанных реквизитов, щелкнув на одной из кнопокЦзаголовков колонок.

Чтобы обновить список приведенных РК, выберите пункт меню Вид, Обновить или нажмите кнопку.

4. Для просмотра реквизитов выбранного дела выберите пункт меню Файл, Показать реквизиты дела или щелкните на кнопке.

Откроется окно (Рис. 8-29). Это информационное окно, т.е. в нем можно только просматривать информацию, но не редактировать её.

8-72 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 8 Контроль движения бумажного документа 1. Выберите дело, которое хотите экспортировать в систему "Архивное дело".

2. Выберите пункт меню Файл, Экспорт данных.

Откроется окно Экспорт РК списанных в дело №, показанное на Рис. 8-34.

Рис. 8-34 Окно Экспорт РК, списанных в дело В этом окне необходимо:

Х В поле Выгрузить в файл указать путь к директории хранения файла и имя файла, в который будет выгружена информация о реквизитах дела и документов, списанных в это дело. По умолчанию устанавливается путь, заданный в файле OFFICE.INI, в разделе Common (параметр SAVE_DIR). Это значение можно изменить, воспользовавшись списком, открывающимся при щелчке на кнопке. Имя файла формируется на основании индекса и года дела;

Х В поле Файл отчета указать путь к директории хранения файла и имя файла, в который будет записана информация о процессе выгрузки реквизитов дела и документов, списанных в дело. Файл отчета формируется в виде текстового файла типа txt. По умолчанию устанавливается путь, заданный в файле OFFICE.INI, в разделе Common (параметр SAVE_DIR). Для выбора файла можно также воспользоваться кнопкой. Имя файла формируется на основании индекса и года дела.

3. Задав нужные значения, нажмите кнопку Экспорт.

Произойдет передача информации в файл, указанный пользователем в первом поле окна.

8-78 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 48 Общие положения ЧАСТЬ Обмен документами по электронной почте Глава 48. Общие положения Обмен документами по электронной почте заметно повышает эффективность делопроизводства на предприятиях, связанных совместной производственной или управленческой деятельностью.

После того, как документ зарегистрирован в системе ДЕЛО, его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки (кто исполнил документ, кто подписал, кому документ направлен и т.д.) могут быть отправлены внешнему адресату (сторонней организации или гражданину) по электронной почте. Если система ДЕЛО установлена и там, то поступивший документ регистрируется уже в автоматизированном режиме - многие из реквизитов регистрационной карточки устанавливаются на основе данных, полученных вместе с электронным документом (в зависимости от установленных отправителем Параметров отправки). Таким образом, резко сокращается время прохождения документа.

Кроме того, в почтовом ящике системы ДЕЛО могут оказаться и документы, посланные каким-либо внешним абонентом стандартным способом с помощью программ электронной почты.

Регистрация системой таких документов выполняется в общем потоке и мало чем отличается от обработки бумажных документов.

По окончании регистрации документа, поступившего по электронной почте, по адресу внешнего абонента может быть отослано уведомление о регистрации (если установлен соответствующий параметр в Параметрах приема), содержащее присвоенный документу регистрационный номер и дату регистрации. Тем самым исключается возможность утери документа.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Внимание. Чтобы система ДЕЛО поддерживала возможность приема-передачи электронных документов по электронной почте, на пользовательских компьютерах, с которых осуществляется прием-передача документов, должна быть установлена программа электронной почты и обеспечен выход в интернет.

В различных версиях Microsoft Outlook при вызове команды Эл.

почта и при отправке РК по электронной почте могут появляться дополнительные сообщения. Это может быть связано с политиками безопасности, установленными в версиях программы Microsoft Outlook.

Глава 49. Настройка параметров отправки и приема документов по электронной почте Настройку параметров отправки и приема документов по электронной почте можно провести при установке настроек пользователя. Для этого в начальном окне подсистемы Документы (см. главу 8 настоящего руководства) последовательно щелкните на кнопках Настройки системы, Делопроизводство.

Откроется окно Настройки пользователя, содержащее ряд закладок. Щелкните на закладке Эл. почта. Откроется окно настройки параметров отправки и приема документов по электронной почте.

Окно содержит две закладки. По умолчанию открывается закладка Параметры отправки (см. Рис. 9-2), на которой определяется перечень передаваемых реквизитов РК и другие параметры отправки сообщений (см. Настройка параметров отправки сообщений).

На закладке Параметры приема (см. Рис. 9-6), помимо прочих параметров приема сообщений, задается перечень реквизитов РК, которые могут быть использованы в качестве значений, установленных по умолчанию при регистрации документов, поступивших по электронной почте (см. Настройка параметров приема сообщений).

9-2 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 49 Настройка параметров отправки и приема документ Кроме того, параметры отправки документов по электронной почте можно устанавливать непосредственно в режиме отправки и в режиме просмотра списка документов документов, поступивших по электронной почте. А параметры приема - в режиме просмотра поступившего сообщения и, также, в режиме просмотра списка документов документов, полученных по электронной почте.

Настройка параметров отправки сообщений При отправке РК по электронной почте к сформированному сообщению автоматически прикрепляется служебный файл с зарезервированным именем regcard.txt, который содержит значения реквизитов отправляемой РК в соответствии с установками, произведенными пользователем (см. Рис. 9-1).

Рис. 9-1 Пример служебного файла regcard.txt ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Список реквизитов РК, которые могут быть включены в служебный файл regcard.txt и переданы внешнему адресату, а также другие параметры отправки сообщений устанавливаются на закладке Параметры отправки (см. Рис. 9-2).

Рис. 9-2 Окно формирования параметров отправки РК Доступ к настройке параметров отправки сообщений можно получить:

Х В Настройках пользователя на закладке Эл. почта (см.

Настройка параметров отправки и приема документов по электронной почте);

Х В режиме отправки РК по электронной почте, в окне Сообщение на закладке Параметры (см. раздел Отправка документов по электронной почте);

Х В режиме просмотра списка документов, поступивших по электронной почте. Для этого в окне Входящие сообщения (см. Рис. 9-13) из меню Параметры выберите команду Настройка параметров. В открывшемся окне щелкните на наименовании закладки Параметры отправки.

9-4 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 49 Настройка параметров отправки и приема документ Реквизиты, которые будут отправлены по электронной почте, отмечены флажками. Чтобы установить/снять флажок, дважды щелкните мышью на его наименовании. Для получения доступа к параметрам, расположенным в нижней части списка, воспользуйтесь полосой вертикальной прокрутки.

Соответствие между наименованиями флажков и передаваемыми реквизитами РК приведено в таблице:

Название флажка Наименование Примечание реквизита РК Наименование Отсутствует Значение берется из организации- справочника отправителя Текущая организация Номер документа Рег.№ Дата регистрации от:

Группа Отсутствует Значение документов соответствует группе документов, заданной при регистрации Кому адресован Поле Кому реквизита Если в качестве документ Адресаты адресата выступает несколько организаций и/или граждан, то передается значение, соответствующее организации (гражданину), в адрес которой производится отправка сообщения Состав документа Поле Состав реквизита Адресаты ФИО и должность Подписал Только для исходящих подписавшего документов ФИО и должность Исполн. Только для исходящих исполнителя документов ФИО и должность Визы Только для исходящих визировавших документов ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Название флажка Наименование Примечание реквизита РК Краткое Содер.

содержание Тематические Рубрики рубрики Резолюция Резолюция При наличии Автор нескольких резолюций Дата передается План информация по Исполнители резолюции, отображаемой в нижней части окна на момент отправки сообщения Примечание РК Прим.

Примечание Поле Прим.

Адресата реквизита Адресаты Если отсылаемые сообщения должны быть защищены шифрованием и/или электронной цифровой подписью установите флажки Шифрование (если требуется шифрование сообщения) и/или Электронная подпись (если требуется защита ЭЦП).

При установке флажка Сжимать прикрепленные файлы все файлы, прикрепленные к РК, (кроме служебного файла regcard.txt) перед отправкой по электронной почте сжимаются в один файл формата ZIP с фиксированным именем.

При необходимости, в поле Адрес для квитанции о регистрации укажите электронный адрес, по которому должно быть отправлено уведомление о регистрации данного сообщения в системе ДЕЛО получателя. Если поле оставить незаполненным, уведомление будет отослано на обратный адрес отправителя.

9-6 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 49 Настройка параметров отправки и приема документ Сообщение о регистрации документа формируется в системе ДЕЛО получателя и передается автоматически только в случае, если получатель сделал в своих параметрах приема сообщений соответствующие установки (см. Настройка параметров приема сообщений). Внешний вид сообщения показан на Рис. 9-3.

Рис. 9-3 Пример уведомления о регистрации отправленного сообщения Установка флажка Сообщить о доставке этого сообщения обеспечивает доставку на адрес отправителя уведомления о получении отправленного сообщения.

Сообщение о доставке документа, отправленного по электронной почте, формируется и передается автоматически.

На Рис. 9-4 и Рис. 9-5 приведены примеры получения такого сообщения программой Microsoft Outlook.

Рис. 9-4 Вид уведомления в списке сообщений, полученных по электронной почте Рис. 9-5 Пример текста уведомления ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Настройка параметров приема сообщений Сообщение, переданное по электронной почте, будет содержать прикрепленный служебный файл с зарезервированным именем regcard.txt, в котором находятся значения реквизитов отправленной корреспондентом РК (см. раздел Настройка параметров отправки сообщений). Значения этих реквизитов могут быть использованы при регистрации сообщения, поступившего по электронной почте, в качестве значений, установленных по умолчанию. Перечень используемых реквизитов задается на закладке Параметры приема (см. Рис.

9-6).

Рис. 9-6 Окно настройки параметров приема сообщений Перейти к установке параметров приема сообщений можно:

Х В Настройках пользователя на закладке Эл. почта (см.

Настройка параметров отправки и приема документов по электронной почте);

9-8 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 49 Настройка параметров отправки и приема документ Х В окне Входящие сообщения. Для этого из меню Параметры (см. Рис. 9-13) выберите команду Настройка параметров. В открывшемся окне щелкните на наименовании закладки Параметры приема;

Х В режиме просмотра поступившего сообщения (см.

Предварительный просмотр, редактирование и регистрация документа). Для этого в окне Сообщение (см. Рис. 9-14) щелкните на наименовании закладки Параметры.

Закладка содержит две группы флажков: Параметры приема и Параметры регистрации.

Установка и снятие флажков производится двойным щелчком мыши.

Группа флажков Параметры приема содержит 2 флажка:

Х Установка флажка Удалить сообщение после регистрации обеспечивает автоматическое удаление зарегистрированного сообщения из почтового ящика.

Если флажок не установлен, то сообщение можно удалить вручную (см. раздел Удаление сообщения).

Х При установке флажка Вернуть отправителю квитанцию о регистрации, по обратному электронному адресу (или по адресу, который указал отправитель в своих параметрах отправки) после регистрации поступившего сообщения будет автоматически отправлено уведомление о факте регистрации, которое содержит прикрепленный файл с зарезервированным именем receipt.txt:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Группа флажков Параметры регистрации представляет собой перечень реквизитов РК, которые совпадают с наименованиями реквизитов служебного файла regcard.txt (см. Рис. 9-1). При регистрации полученного сообщения поля реквизитов, отмеченных флажками, заполняются значениями, указанными в файле regcard.txt. Соответствие между наименованиями флажков и заполняемыми реквизитами РК приведено в таблице:

Наименование Значение какого поля РК формируется по флажка умолчанию (реквизита файла regcard.txt) Наименование Раздел РК Корреспонденты, поле Корр.

организации отправителя Номер Раздел РК Корреспонденты, поле Исх.№ документа Дата Раздел РК Корреспонденты, поле Дата регистрации Кому адресован Поле Кому документ Внимание. Желательно, чтобы это значение совпадало со значением справочника Подразделения. Иначе значение, установленное в поле Кому придется проверять с помощью функции лавтопоиск.

ФИО Раздел РК Корреспонденты, поле Подписал подписавшего Краткое Поле Содерж.

содержание Состав Поле Состав документа Резолюция В дополнительном разделе РК Сопр. документ документа заполняются следующие поля:

- Подписал - автор резолюции;

- Дата - дата резолюции;

- Содерж. - текст резолюции, плановая дата и исполнители резолюции.

9-10 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 49 Настройка параметров отправки и приема документ Наименование Значение какого поля РК формируется по флажка умолчанию (реквизита файла regcard.txt) Причем, если текст резолюции составляет и более символов, дата резолюции и ее исполнители не будут напечатаны.

В этом случае система выведет на экран запрос: Информация о резолюции превышает длину поля Содержание сопроводительного документа.

Рекомендуется прикрепить к РК файл паспорта документа. Продолжить регистрацию?. Для продолжения регистрации щелкните на кнопке Да.

Примечание Поле Прим. (в поле поступает информация из поля Прим. РК и поля Прим. реквизита Адресаты, если в параметрах отправки сообщений, установленных отправителем в своей системе ДЕЛО, была задана передача значений этих полей) Доп. Поле Прим. раздела РК Корреспонденты информация (значение этого поля устанавли вается в окне Сообщение перед отправкой документа по эл.

почте) Внимание. Наличие в служебном файле regcard.txt тех или иных реквизитов зависит от установок, сделанных в системе ДЕЛО отправителя (см. Настройка параметров отправки сообщений).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Установка флажков Включить в содержание тему сообщения и/или Включить в содержание текст сообщения приведет к тому, что при регистрации полученного сообщения тема и/или текст сообщения, указанные при его отправке, будут скопированы в поле РК Содерж.

При установке флажка Паспорт документа к РК будет прикреплен служебный файл regcard.txt.

В нижней части закладки Параметры приема расположен флажок Сообщить о доставке этого сообщения (см. Рис. 9-6).

Данный флажок неактивен и несет служебную информацию о состоянии соответствующего параметра отправки сообщений в системе ДЕЛО отправителя.

Глава 50. Отправка документов по электронной почте Отправка документов по электронной почте осуществляется в процессе работы с регистрационной карточкой (РК) документа.

Чтобы пользователь смог отправить документ по электронной почте, должны выполняться следующие условия:

Х Пользователю должно быть предоставлено право отправки документов по электронной почте в текущей картотеке.

Х Для внешнего адресата (сторонней организации или гражданина), которому направляется документ по электронной почте, в справочнике Список организаций (Граждане) должен быть указан его электронный адрес (в реквизите e-mail).

Х Если отравляемые документы требуется защищать с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи) и/или шифрования, на рабочем месте пользователя должно быть установлено программное обеспечение опции ЭЦП и шифрование и пользователь должен быть наделен правом работы с этой опцией.

9-12 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 50 Отправка документов по электронной почте Внимание. Опция ЭЦП и шифрование является дополнительной, не входящей в стандартный комплект поставки системы ДЕЛО, и закупается отдельно.

Кроме того, в системе должен храниться и быть сопоставлен с данным пользователем сертификат его ключа. Сертификат пользователя не должен находиться в списке отозванных сертификатов и не должен быть заблокирован системным технологом.

Для формирования ЭЦП пользователь должен располагать ключевым носителем с находящимся на нем закрытым ключом, и знать персональный пароль доступа к ключу, а на компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение опции ЭЦП и шифрование и подключено соответствующее считывающее устройство.

Для того чтобы пользователи системы могли шифровать корреспонденцию, отсылаемую внешним адресатам, системный технолог должен заранее получить значения сертификатов открытых ключей от этих адресатов и средствами подсистемы Справочники установить соответствие между этими адресатами и полученными от них сертификатами.

Подробное описание опции ЭЦП и шифрование и настройки справочников системы для работы с этой опцией приведено в 6-й части Руководства системного технолога.

Внимание. Отправка документа по электронной почте возможна только в режиме просмотра РК.

По электронной почте можно отправить:

Х РК, находящуюся в списке документов, зарегистрированных сегодня (см. главу 19);

Х РК, хранящуюся в какой-либо папке кабинета (см. главу 23);

Х РК, отобранную в результате поиска (см. главу 35);

Х РК, хранящуюся в личной папке пользователя (см. главу 35).

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Для перехода к режиму отправки, выделите в соответствующем списке РК нужную строку и выберите команды Управление, Просмотреть РК или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбранной РК в режиме просмотра (см. Рис. 9-7).

Рис. 9-7 Окно основного раздела РК в режиме просмотра Внимание. В список адресатов (дополнительный раздел РК Адресаты) должен входить хотя бы один адресат, для которого в справочнике Список организаций (Граждане) указан электронный адрес. И хотя бы у одного адресата, для которого указан электронный адрес, не должна быть отмечена отправка документа. В противном случае при выборе команды отправки по e-mail появится предупреждающее сообщение (Невозможно сформировать список адресатов).

9-14 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Часть 9 Обмен документами по электронной почте Рис. 9-8 Окно электронного сообщения Окно содержит две закладки - Сообщение (открыта по умолчанию) и Параметры. На закладке Сообщение находятся следующие реквизиты (см. Рис. 9-8):

Х Кому - электронный адрес (адреса), по которому будет произведена рассылка. По умолчанию в поле копируются значения, хранящиеся в дополнительном разделе РК Адресаты. При этом будет использован электронный адрес внешнего адресата, хранящийся в справочнике Список организаций (Граждане);

Х Тема - текст, определяющий тему сообщения. По умолчанию содержит регистрационный номер отсылаемой РК, дату регистрации и наименование группы документов, к которой был отнесен документ;

Х поле для ввода сопроводительного текста - расположено под полем Тема;

9-16 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 50 Отправка документов по электронной почте Х Доп. информация - дополнительная информация, касающаяся отправки документа (например, Без досылки бум. экз., Взамен разосланного, Повторно (по тех. причинам)). Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Стандартные тексты. После отправки РК по электронной почте значение данного поля автоматически заносится в поле Прим. реквизита Адресаты отправленной РК, а при регистрации этой РК в организации-получателе - в поле Прим. раздела Корреспонденты (если в системе ДЕЛО адресата были сделаны соответствующие настройки параметров приема сообщений);

Х информационное поле, в котором отражаются:

- Гриф - гриф доступа отсылаемой РК.

- ЭЦП - электронная цифровая подпись.

Указывается обязательность или необязательность наличия ЭЦП;

- Шифрование. Указывается обязательность или необязательность наличия шифрования.

Внимание. Если хотя бы один из реквизитов сообщения (гриф, группа документов, прикрепленный файл) требует защиты ЭЦП и/или шифрованием, то отсылаемое сообщение должно быть защищено соответствующим образом.

Обязательность (необязательность) защиты отправляемого сообщения ЭЦП или шифрованием может быть привязана к определенному внешнему адресату. Для того чтобы просмотреть справочную информацию, относящуюся к какому-либо адресату, дважды щелкните на наименовании этого адресата в поле Кому. Откроется окно Свойства адресата:

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Рис. 9-9 Свойства адресата - организации Рис. 9-10 Свойства адресата - гражданина Внимание. Если в списке внешних адресатов присутствуют как адресаты, требующие защиты ЭЦП и/или шифрованием, так и не требующие защиты, то защищенное сообщение будет разослано всем адресатам, чьи сертификаты открытых ключей зарегистрированы в системе ДЕЛО. Для отправки незащищенных сообщений другим внешним адресатам следует произвести повторную рассылку.

9-18 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 50 Отправка документов по электронной почте Х Прикрепленные файлы - перечень прикрепленных к РК файлов, подлежащих отправке.

Прикрепленные файлы могут иметь гриф доступа, отличный от грифа РК. Для просмотра справочной информации о прикрепленном файле щелкните правой кнопкой мыши на значке этого файла. Откроется окно свойств файла:

Если гриф доступа файла не входит в список доступных пользователю грифов, то файл не будет прикреплен к сообщению.

3. Отредактируйте, если требуется, значения реквизитов закладки Сообщение. Пользователю предоставляются следующие возможности редактирования:

Х Удаление адресата. Чтобы удалить адресат, выделите щелчком мыши его наименование и нажмите клавишу DEL.

Внимание. В списке должно остаться хотя бы одно значение.

Х Изменение электронного адреса организации на адрес представителя организации. Для изменения адреса дважды щелкните на наименовании организации.

Откроется окно Свойства адресата. Щелкните на стрелке, примыкающей к правой границе поля E-mail и, в открывшемся списке представителей организации, выберите нужный адрес. Если адресатом является гражданин, значение поля E-mail будет недоступно для изменения.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Х Редактирование значения поля Тема. Чтобы отредактировать значение поля, щелкните на нем - в поле появится курсор. Внесите требуемые изменения с помощью клавиатуры.

Х Ввод сопроводительного текста. Чтобы ввести сопроводительный текст, щелкните на поле, расположенном под полем Тема - в поле появится курсор. Наберите нужный текст, используя клавиатуру.

Х Изменение дополнительной информации, касающейся отправки данного документа. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.

Х Удаление прикрепленного файла из поля Прикрепленные файлы. Чтобы удалить какой-либо прикрепленный файл из списка подготовленных к отправке файлов, выделите его щелчком мыши и нажмите клавишу DEL.

4. При необходимости, измените перечень реквизитов РК, передаваемых по электронной почте внешнему адресату.

Для этого перейдите на закладку Параметры, щелкнув мышью на ее названии. Откроется окно установки параметров отправки сообщения (см. Рис. 9-2).

Отредактируйте параметры отправки сообщения, руководствуясь правилами, изложенными в разделе Настройка параметров отправки сообщений.

Внимание. Если у вас нет прав на защиту документов с помощью ЭЦП, то при установке флажка Электронная подпись система выведет на экран сообщение: Вы не можете ставить на сообщение ЭЦП. У данного пользователя не определен сертификат ключа. Обратитесь к технологу системы.

Двойным щелчком снимите флажок Электронная подпись и обратитесь к системному технологу.

9-20 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 50 Отправка документов по электронной почте 5. Выберите в меню Файл команду Отправить или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Сформированное сообщение будет отправлено указанным адресатам, а окно Сообщение закроется.

6. Если установлена отметка о наличии ЭЦП, то при щелчке на кнопке откроется окно, содержащее информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя и предназначенное для ввода пароля доступа к ключу.

Вставьте ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, введите пароль и щелкните на кнопке ОК.

Замечание. Если сообщение отсылается в адрес нескольких адресатов, окно ключевого носителя будет формироваться несколько раз - для каждого из них.

7. По окончании отправки сформируется список с сообщениями о результате отправки (см. Рис. 9-11):

Рис. 9-11 Окно Сообщение об отправке ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Если в графе Отправлено проставлен знак минус, в графе Доп. информация указывается причина, по которой отправка в адрес соответствующей организации не была выполнена. При возникновении ошибок обратитесь к системному технологу.

8. Если требуется выйти из режима без отправки сообщения, выберите в меню Файл команду Закрыть или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Произойдет возврат к окну основного раздела РК.

Внимание. Если вы уверены, что отправляемая РК содержит правильные адреса электронной почты и устанавливаемые по умолчанию параметры отправки не нуждаются в редактировании, то, находясь в окне РК, выберите из меню Управление команду Отправить по E-mail. Сообщение будет отправлено автоматически без открытия окна Сообщение.

Если при попытке отправки будут обнаружены ошибки (см.

раздел Ошибки, возникающие при отправке по электронной почте), произойдет переход в режим подготовки сообщения.

Ошибки, возникающие при отправке по электронной почте Если ни у одного из адресатов (организации или гражданина), находящегося в списке адресатов, не введен электронный адрес, или у всех адресатов уже установлена отметка об отправке, то будет сформировано сообщение об ошибке:

9-22 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 51 Регистрация документов, поступивших по эл. почте Рис. 9-13 Окно Входящие сообщения Окно Входящие сообщения содержит строку меню, панель инструментов и оформленный в виде таблицы список поступивших по электронной почте сообщений (документов).

Строка меню имеет следующие пункты:

Х Файл - меню содержит команды создания нового сообщения (см. раздел Дополнительные возможности при работе с сообщениями, поступившими по электронной почте), перехода к просмотру выделенного сообщения, а также выхода из режима регистрации.

Х Правка - меню содержит команду удаления сообщения из списка.

Х Сообщение - меню содержит команды создания, пересылки сообщения, ответа на поступившее сообщение, а также обновления списка поступивших сообщений (см. раздел Дополнительные возможности при работе с сообщениями, поступившими по электронной почте);

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Часть 9 Обмен документами по электронной почте Х Параметры - меню содержит команду перехода к настройке параметров отправки и приема сообщений (см. разделы Настройка параметров отправки сообщений и Настройка параметров приема сообщений).

Панель инструментов окна Входящие сообщения содержит пять кнопок:

Кнопка Название или действие Создать сообщение (дублирует команды Файл, Создать, Сообщение и Сообщение, Создать сообщение) Открыть сообщение, выделенное в списке (дублирует команды Файл, Открыть сообщение) Удалить выделенное в списке сообщение (дублирует команды Правка, Удалить) Ответить на выделенное в списке сообщение (дублирует команды Сообщение, Ответить) Переслать выделенное в списке сообщение (дублирует команду Сообщение, Переслать) Закрыть окно (дублирует команды Файл, Закрыть) Список поступивших по электронной почте документов оформлен в виде таблицы со следующими графами:

Х Графа с маркером содержит значки, отображающие факт прочтения ( ) или не прочтения ( ) сообщения.

Х Графа с маркером содержит значки, отображающие наличие в сообщении прикрепленных файлов.

Х От - содержит фамилию или электронный адрес (ссылку на электронный адрес) корреспондента сообщения.

9-26 ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя Глава 51 Регистрация документов, поступивших по эл. почте Х Кому - содержит фамилию или электронный адрес почтового ящика пользователя.

Х Тема - содержит текст, заданный корреспондентом и определяющий тему сообщения.

Х Получено - содержит данные о дне недели, числе и времени получения сообщения.

Внимание. При желании список можно отсортировать по значениям каждой из граф, щелкнув на кнопке-заголовке требуемой графы.

Внимание. Отличительным признаком документов, зашифрованных в организации-корреспонденте, является наличие слова Зашифровано в графе Тема.

5. Если требуется зарегистрировать зашифрованный документ, вставьте в дисковод дискету с закрытым ключом и дважды щелкните на строке, соответствующей регистрируемому документу. Откроется окно выбора ключевого носителя.

6. Укажите, если это необходимо, свой пароль доступа к ключу и щелкните на кнопке ОК. Если поступившее сообщение было зашифровано с помощью сертификата открытого ключа пользователя, производящего регистрацию сообщения, откроется окно Сообщение, содержащее реквизиты поступившего сообщения.

Предварительный просмотр, редактирование и регистрация документа Процесс регистрации сообщения (документа), поступившего по электронной почте, начинается с его предварительного просмотра и редактирования.

ДЕЛО 8.6. Руководство пользователя 9- Глава 51 Регистрация документов, поступивших по эл. почте Рис. 9-14 Окно сообщения, полученного по электронной почте Окно содержит две закладки - Сообщение (открыта по умолчанию) и Параметры. Закладка Сообщение имеет следующие реквизиты:

Х не редактируемое поле От - электронный адрес корреспондента сообщения;

Х не редактируемое поле Кому - электронный адрес почтового ящика пользователя;

Х не редактируемое поле Тема - текст, определяющий тему сообщения. Если обмен сообщениями осуществляется между двумя системами ДЕЛО, то по умолчанию поле содержит регистрационный номер (исходящий), присвоенный отсылаемому документу отправителем и наименование группы документов, к которой был отнесен документ;

Х поле для отображения сопроводительного текста - расположено под полем Тема;

Pages: | 1 | 2 |

Книги, научные публикации

Blog