Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | ... | 6 | М.Ю. Рогожин ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ в примерах и образцах Москва 2003 УДК 658 ББК 65.050 Р59 Рогожин Р59 Деловые документы в примерах и образцах. Ч М.: 2003. - 496 с. - (Приложение к журналу ...
-- [ Страница 2 ] --Требования к подготовке правил определены па раграфом 4.2 Типовой инструкции по ству. В соответствии с указанной Инструкцией пра вила как самостоятельный правовой акт, подписываются ответственным за их ку (должностным лицом или начальником соответ ствующего структурного подразделения), а утверж даются Ч в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утвер ждении (приказа) Ч руководителем предприятия.
Текст правил печатается на общем бланке пред приятия и излагается от третьего лица единственно го или множественного числа. Заголовок к тексту правил формулируется в предложном падеже.
Структуру правил условно можно разделить на констатирующую часть и основной текст. Констати рующей частью правил служит раздел "Общие по ложения", в котором указываются основания для их разработки, основное назначение и область действия документа, ответственность за нарушение его поло жений. Констатирующей части правил может пред шествовать преамбула (краткое введение).
Основной текст правил может делиться на гла вы, пункты и подпункты. Главы должны иметь на звания и нумеруются римскими цифрами. Нумера ция пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Основной текст обычно завершается раз делом "Заключительные положения", устанавлива ющим порядок введения в действие документа, а так же порядок внесения в него изменений и сроки его переутверждения. Примерный текст правил приве ден в приложении 27.
При подготовке иных рассматриваемых в дан ном параграфе документов следует руководствоваться общими порядком и правилами, установленными указанной Инструкцией для нормативных актов с учетом специфики организации и функционирова ния предприятия.
Разъяснения издаются в дополнение к вновь вве денным в действие нормативно-правовым актам.
Разъяснения комментируют наиболее существенные положения нормативно-правовых актов, создавая, с одной стороны, предпосылки для их более точного и полного исполнения, а с закладывая основу для осуществления эффективного контроля за по рядком и правилами их исполнения.
Отличительной особенностью содержания разъяс нений является присутствие в документе значительно го числа ссылок на положения иных нормативно-пра вовых актов, регламентирующих выполнение опреде ленных действий. Структура разъяснений, как прави ло, соответствуют тому нормативно-правовому акту, в дополнение к которому они введены в действие. При мерный текст разъяснений приведен в приложении 28.
Методические (реже Ч организационно-методи ческие) рекомендации не являются обязательными для исполнения, поскольку с правовой точки зрения являются вторичными по отношению к тому доку менту, который должны "растолковать" с учетом практики повседневной деятельности в условиях того или иного предприятия.
Вот почему методические рекомендации содер жат преимущественно кото существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций. Условно говоря, ческие рекомендации Ч это изложение некой техно логии доступным пониманию рядового работника предприятия языком и снабженное необходимыми примерами, образцами и т. п. (например, примера ми оформления документов).
Рекомендации могут носить постоянный или вре менный характер. При этом временные рекоменда ции, как правило, вводятся в действие на период подготовки нормативно-правового акта или органи документа и, соответ ственно, отменяются с введением в действие послед Содержание и структура методических рекомен даций, как логически увязываются с со держанием и структурой документа, положения ко торого подлежат конкретизации и интерпретирова нию.
Примерный вариант текста методических реко мендаций по заключению трудовых договоров с ра ботниками предприятия представлен в приложе нии 29.
В отличие от методических рекомендаций внут ренние указания являются обязательными для ис полнения теми категориями работников предприя тия, которым данные указания адресованы (о чем в тексте документа, как правило, делается соответству ющая ссылка). В большинстве случаев подобные указания взаимоувязывают, дополняют и детализи руют положения инструкций по отдельным видам деятельности, а также положения должностных ин струкций отдельных работников предприятия.
* Например, в развитие Временных рекомендаций о порядке применения контрактной формы заключения трудового догово ра, введенных в действие приказом Минтруда РСФСР от 29.03. № 34, позднее появились по заключению трудово го договора (контракта) в письменной форме, утв. постановлени ем Минтруда России от 14.07.93 № 315. (Примеч. авт.) Это в свою очередь предопределяет структуру и содержание внутренних указаний. Подразумевает что в большинстве случаев в осуществлении уп равленческой (организационной, информационной и т. п.) функции участвует несколько работников, как правило, к разным профессиональ ным категориям (руководители, испол нители).
Вот почему, во-первых, внутренние указания по зволяют работникам, задействованным в осуществ лении какого-либо процесса оптими зировать взаимодействие между собой (на уровне конкретных действий, документов и пр.) и, во-вто рых, уяснить особенности выполнения должност ных обязанностей в различных повседневных ациях.
Указания следует излагать таким образом, что бы в максимально ясной и конкретной форме отра зить наиболее важные моменты выполнения той или иной функции (деятельности). При этом, как прави ло, особое внимание обращается на правовую сторо ну вопроса, регламентацию описываемых действий и сроки. Примерный текст внутренних указаний приведен в приложении 30.
Глава ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ С РАЗЛИЧНЫМИ КАТЕГОРИЯМИ РАБОТНИКОВ Важное место в регулировании экономических и социальных взаимоотношений работника и работо дателя принадлежит трудовому договору. С введе нием в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового ко декса РФ порядок заключения трудового договора и его содержание претерпели ряд изменений.
Как следует из ст. 56 ТК РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работодате и работником. Сторонами трудового догбвора являются работодатель и работник. В соответствии с данным соглашением работодатель обязуется:
предоставить работнику работу по ной трудовой функции;
2) обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными норматив ными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;
3) своевременно и в полном размере выплачи вать работнику заработную плату.
В свою очередь работник обязуется:
лично выполнять определенную договором довую функцию;
2) соблюдать действующие на предприятии пра вила внутреннего трудового распорядка.
В содержании трудового договора, как правило, указываются:
1) фамилия, имя, отчество работника;
2) наименование работодателя (фамилия, отчество работодателя Ч физического лица);
3) существенные условия трудового договора, к числу которых относятся:
Ч место работы (с указанием структурного подраз деления);
Ч дата начала работы;
Ч наименование должности, специальности, профес сии* с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудо вая функция;
Ч права и обязанности работника;
* Если в соответствии с федеральными законами с выполнени ем работ по определенным должностям, специальностям или про фессиям связано предоставление льгот либо наличие ограниче ний, то этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соот наименованиям и требованиям, указанным в квали фикационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанав ливаемом Правительством РФ. См. ст. 57 ТК РФ. (Примеч. авт.) Ч права и обязанности работодателя;
Ч характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вред ных и (или) опасных условиях;
Ч режим труда и отдыха (если он в отношении дан ного работника отличается от общих правил, ус тановленных на предприятии);
Ч условия оплаты труда (в т. ч. размер тариф ной ставки или должностного оклада работни доплаты, надбавки и поощрительные вы платы);
Ч виды и условия социального страхования, непо средственно связанные с трудовой деятельнос тью.
В соответствии со ст. 65 РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет следующие виды докумен 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совмести тельства;
3) страховое свидетельство государственного пен сионного страхования;
4) документы воинского учета Ч для военнообя занных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Ч при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специ альной подготовки.
* В отдельных случаях с учетом специфики работы настоя щим Кодексом, иными федеральными законами, указами Прези дента РФ и постановлениями Правительства РФ может преду сматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора документов. См. ст. 57 ТК РФ.
(Примеч.
Форма типового трудового договора утверждена постановлением Минтруда России от 14.07.93 № 315.
На основе типового трудового договора министер ствами и ведомствами РФ разработаны варианты договора для различных категорий учи тывающие специфику их деятельности.
Примерный текст трудового договора с руково дителем предприятия (на примере представ лен в приложении а со специалистом предприя тия Ч в приложении 32.
Глава ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ Должностная инструкция Ч нормативный доку мент, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории Ч руко водящего состава, специалистов, исполнителей и и устанавливающий порядок указанны ми лицами положений и иных нор мативных актов.
Подготовка должностных инструкций регламен тируется параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству, в соответствии с которой долж ностная инструкция применяется как самостоятель ный правовой акт. Должностная инструкция подпи сывается ответственным за разработку и утвержда ется руководителем предприятия Ч в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в датель ном падеже.
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единствен ного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на пункты и подпункты. Гла вы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов произ Л 9 водится арабскими цифрами. В соответствии с мето дическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов типовая структура тек ста должностной инструкции включает:
Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
При этом требования к должностным инструк циям отдельных категорий работников регламенти руются ведомственными нормативно-правовыми ак тами и организационно-распорядительными докумен тами*. Так, в соответствии с приложением 2 к при ложению 12 к ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ включает:
Общие положения.
2. Функции работника.
3. Обязанности работника.
4. Права работника.
5. Взаимоотношения (связи по должности) ра ботника.
6. Ответственность работника.
7. Оценка работы.
В соответствии с требованиями указанного документа в разделе "Общие положения" устанавливаются:
1) задачи работника (например, для делопроиз водителя Ч прием, регистрация входящих и отправ ка исходящих документов. Ч 2) порядок замещения должности, т. на значается и освобождается от должности данный работник;
* К примеру, при разработке должностных инструкций гос служащих в них должны быть отражены: Обязанности по дол жности. 2. Полномочия. 3. Нормативно-правовые документы, которыми следует руководствоваться должностному лицу. 4. Ква лификационные требования. Подробнее см. Методические реко мендации "Унификация текстов управленческих документов", раздел 5. (Примеч. авт.) 3) профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
4) основные документы и материалы, которыми обя зан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе "Функции работника" определяются:
1) предмет ведения или участок закреп ленный за работником;
2) перечень видов работ, из которых складыва ется выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д. Ч В разделе "Обязанности работника" ся особенности:
связанные с подготовкой документов, получе нием, обработкой и выдачей информации;
2) предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструк тажей и т.
3) требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
4) порядок исполнения поручений;
5) этические нормы, которые необходимо соблю дать в коллективе.
В разделе "Права работника" определяются ва работника для реализации порученных ему фун кций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются под разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает ее струк туру и сроки передачи, кто привлекается к исполне нию тех или иных документов, с кем они согласовы ваются и т. д.
В разделе "Оценка работы" перечисляются кри терии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и зования прав и т. д. Основными критериями явля ются качество работы и своевременность ее выпол нения. Качество работы определяется в первую оче редь выполнением обязанностей, определенных долж ностной инструкцией и иными документами, регла ментирующими деятельность службы ДОУ*.
Примерные тексты должностных инструкций раз личных категорий сотрудников предприятия пред ставлены в приложении 33.
Глава ПРИКАЗЫ. РАСПОРЯЖЕНИЯ 12,1. Оформление приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству Под письменным приказом следует понимать до кументированное управленческое решение руково дителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам повседнев ной деятельности.
Под письменным распоряжением (приказанием) следует понимать документированное управленчес кое решение, издаваемое обычно от имени дителя предприятия его заместителем или помощни ком и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.
Общий порядок и правила оформления прика зов и распоряжений определены параграфом 4. Типовой инструкции по делопроизводству. Соглас но данной Инструкции приказами и распоряжения ми оформляются:
1) решения нормативного характера;
* Примерный перечень документов, регламентирующих дея тельность службы ДОУ, определен приложением 1 к приложе нию к ГСДОУ и включает: 1. Документы по нормированию труда работников службы. 2. Документы по структуре, функци ям и численности службы. 3. Документы по организации рабо чих мест труда работников службы. 4. Документы по совершенствованию ДОУ. 5. ГОСТы по вопросам ДОУ. 6. Меж отраслевые унифицированные системы документации.
2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.
Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят должностные лица (структурные подразде ления) предприятия на основании поручений руко водителя, его заместителя (помощника) либо в ини циативном порядке. При этом проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на ос новании соответствующих представлений, по финан совым вопросам Ч бухгалтерия на основании соот ветствующих учетных данных, по плани рования Ч плановый (планово-экономический) отдел на основании показателей деятельности пред приятия и т. д.
Приказы подписываются руководителем феде рального органа исполнительной власти и (или) по его поручению Ч заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и фи нансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписы вают только заместители ля предприятия (от имени последнего).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заин тересованными сторонами возлагается на лиц, ответ ственных за подготовку и внесение проекта на рас смотрение руководства предприятия. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (рас поряжений) является обязанностью службы ДОУ.
Проекты приказов (распоряжений) и приложе ния к ним визируются исполнителем и руководите лем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, кото рым в проекте предусматриваются задания и пору чения, а также руководителем службы ДОУ и юри дической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проек ту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласова нию. Проекты приказов (распоряжений), ляемые руководителю на подпись, визируются заме стителями руководителя в соответствии с распреде лением обязанностей между ними.
Проекты приказов (распоряжений) докладыва ются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен про ект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания*.
Приказы должны иметь порядковую нумерацию в пределах календарного года, при этом приказы по основной деятельности, по личному составу и распо ряжения нумеруются отдельно. Проект приказа (рас поряжения) во исполнение указания руководителя должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
Копии приказов (распоряжений) или их размножен ные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и на правляют адресатам в соответствии с указателем рас сылки, который составляется и подписывается испол нителем. Копия обязательно направляется также испол нителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы шриф том размера № 13. Приказ (распоряжение) имеет следующие основные реквизиты:
1) наименование предприятия;
2) наименование вида документа распо ряжение);
3) дату и номер.
* Проекты приказов подготовленных совме стно с другими органами или организациями, печатаются на стан дартных листах бумаги без бланка с указанием названий феде рального органа исполнительной власти и других органов или организаций.
Дата оформляется цифровым или ровым способом, а номер состоит из знака № и по рядкового номера приказа, например: 05.08.2001 или 5 августа 2001 г. № 400;
4) заголовок.
Заголовок должен кратко и точно отражать держание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шриф том через межстрочный интервал, например:
Об откомандировании работников ятия в...
Заголовок к документам, оформленным на блан ках с продольным расположением реквизитов, вы равнивается по центру;
5) текст.
Текст отделяется от заголовка межстрочны ми интервалами и печатается шрифтом размером через полтора интервала от левой границы го поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из констатирую щей (преамбулы) и распорядительной частей. В кон статирующей части кратко излагаются цели и зада чи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д.
Если приказ издается на основании другого доку мента, то в констатирующей части указывается наи менование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается сло вом которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать пере числение предписываемых действий с указанием ис полнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими циф рами. Действия характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структур ные подразделения или конкретные должностные лица. Последний распорядительной части мо жет содержать сведения о подразделении или долж лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или его положе ния, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый до кумент (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинать ся словами "Признать утратившим визы.
Включают должности визирующих, личные расшифровку подписей и дату;
7) подпись.
Состоит из наименования должности лица, под писавшего документ, личной подписи и расшифров ки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает руководи тель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие Ч лицо, его ния к приказу подписываются руководителем струк турного подразделения, подготовившего проект.
Образец оформления в соответствии с Ти повой по приведен в приложении а Ч в 35.
12.2. Приказы по персоналу В время части приказов но персоналу производится с исполь зованием формализованных бланков Ч типовых ме жотраслевых форм Т, утвержденных в качестве * См. приложения № 2. 3 к по изводству. (Примеч. авт.) постановлением Госкомстата России от 06.04.01 76 и в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утверж денной этим Приказ (распоряжение) о работника на работу (ф. № применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому догово ру лиц. Составляется ответственным за при ем, на всех лиц, принимаемых на работу на пред приятие. оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:
1) наименование структурного подразделения;
2) профессия (должность);
3) испытательный срок, если работнику устанав ливается при приеме на работу;
4) условия на работу;
5) характер предстоящей работы (но совместитель ству, в порядке перевода из другой организации, для замещения отсутствующего работника, для работы и др.).
Подписанный руководителем предприятия или на это лицом приказ (распоряже ние) работнику под расписку. На основа нии приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная кар точка (ф. Т-2), а в бухгалтерии предприятия от крывается счет работника (ф. Л" Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу на Заполняется работником отдела кадров, руководителем приятия или уполномоченным им лицом, объявляет ся работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о на другую работу дела ются отметки в личной карточке (ф. № Т-2), лице вом счете (ф. № Т-54), а также вносится ствующая запись в трудовую книжку Приказ (распоряжение) о предоставлении от пуска работнику (ф. № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых ботнику в соответствии с законодательством, кол лективным договором, локальными нормативными актами предприятия, трудовым договором (контрак том). Составляется работником отдела кадров или иным уполномоченным лицом, подписывается водителем предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На ос новании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (ф. № лицевом счете (ф. № Т-54) и произво дится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 "Записка-расчет о предо ставлении отпуска Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ф. № при меняется для оформления и учета увольнения ра ботника. Заполняется работником отдела под писывается руководителем предприятия или упол номоченным им объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении дей ствия трудового договора делается запись в личной карточке (ф. № Т-2), лицевом счете (ф. № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работни ком по ф. № "Записка-расчет при прекраще нии действия трудового договора (контракта) с ра Приказ (распоряжение) о направлении работ ника в командировку (ф, № Т-9) применяется для оформления и учета направления работника в ко мандировку. Заполняется работником отдела кадров, подписываются руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. В приказе о направле нии в командировку указываются фамилия(ии) и ини циалы, структурное подразделение, профессия (долж ность) командируемого работника, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимое ти указываются источники оплаты сумм командиро вочных расходов, другие условия направления ра ботника в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работ ника (ф. № применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя струк турного подразделения предприятия, в котором работает работник. Подписывается предприятия или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основа нии приказа (распоряжения) вносится соответству ющая запись в трудовую книжку Блан ки соответствующих форм приведены в приложе ниях Глава ПРОТОКОЛЫ Протокол Ч это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговор ной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.
Общий порядок и правила оформления протоко лов определены параграфом 4.3 Типовой инструк ции по делопроизводству. В соответствии с Инст рукцией протокол составляется на основании:
1) записей, произведенных во время совещания 2) представленных тезисов докладов и выступле ний;
* При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных воз награждений допускается исключение из ф. № "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме _ руб. _ (Примеч. авт.) ** Если ход заседания стенографируется, то в соответствии с требованиями ГСДОУ текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
(Примеч. авт.) 3) справок;
4) проектов решений;
5) других документов и материалов протоколь ного мероприятия.
Указанные материалы представляются ответствен ными структурными подразделениями (должностны ми лицами), на которые возложена их не позднее чем за 15 дней до даты проведения токольного мероприятия. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Запи си во время заседания, сбор материалов и подготов ка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших матери алы к обсуждению.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Про екты соответствующих пунктов протокола визиру ются подразделением (должностным лицом), от ветственным за подготовку. На протоколе, содер жащем информацию ограниченного распростране ния, проставляется пометка "Для служебного Текст протокола, как правило, со стоит из двух частей Ч вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
1) председатель или председательствующий;
секретарь;
3) присутствовали Ч список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
4) повестка дня;
5) докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каж дого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ Ч ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полнос тью, при необходимости приводятся итоги голосо вания. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте прото кола после соответствующего постановления (реше Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановле ния (решения) по соответствующим вопросам. Про токол подписывается председательствующим на за седании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных со ветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и поряд кового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в деральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассыла ются заинтересованным организациям и должност ным лицам в соответствии с указателем рассылки.
Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотре ние вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
* В соответствии с требованиями ГСДОУ в протоколах исполь форма изложения текста от третьего лица множественно го числа (слушали, решили), содержание выступле ний излагается от третьего лица единственного числа.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандарт ном бланке протокола или на общем бланке феде рального органа исполнительной власти формата А и имеют следующие реквизиты:
1) наименование документа Ч слово ПРОТО КОЛЧ печатается от границы верхнего поля про писными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2) вид заседания, совещания Ч отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интер валами, печатается через интервал и выравнивается по центру;
3) место проведения заседания, совещания Ч указывается при оформлении протоколов совеща ния в том случае, если оно происходило не на обыч ном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, сове щания", отделяется от него линейкой и выравни вается по центру;
4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и пе чатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через пол тора межстрочных интервала. Каждый вопрос нуме руется арабской цифрой, а его наименование начи нается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованным способом другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней стро ки. Под чертой в скобках указываются фамилии дол жностных лиц, выступавших на заседании (совеща нии), и краткое содержание выступлений при рас смотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через межстрочный интер вал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя меж строчными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего на засе дании (совещании), его личную подпись, расшиф ровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный вал и центрируется относительно самой длинной стро ки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без про бела между инициалами и фамилией. Положение по следней буквы в расшифровке подписи ограничива ется правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к ту) печатается в правом верхнем углу первого ли ста протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных ин тервала и центрируется по отношению к ним.
Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству* при веден в приложении 42, а пример оформления про токола общего собрания акционеров Ч в приложе нии 43.
Глава ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА Деловое письмо Ч это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предпри ятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.
Общий порядок и правила оформления прика зов и распоряжений определены параграфом 4. Типовой инструкции по делопроизводству. В соот ветствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные долж ностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во * См. приложение 5 к Типовой по делопроизвод ству.
исполнение вышестоящих органов ления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) -там и материалам, а также по инициативе ного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется Количество видов деловых писем весьма велико.
Так, согласно Методическим рекомендациям по фикации текстов управленческих документов, по держанию и различают: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рек ламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-пригла шения и др.
Сроки подготовки ответных писем ются резолюцией (см. далее. Ч предприятия (на основании имеющихся сроков ис полнения запросов или по решению ав тора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафикси рованным в резолюции руководителя. Сроки подго товки инициативных писем определяются ответствен ными исполнителями деловых писем или руководи телями соответствующих структурных подразделе Деловые письма печатаются на стандартных блан ках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последу ющие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.
Текст делового письма, как правило, должен ка одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в од ном структурном подразделении предприятия-адре сата (одним и тем же должностным лицом). При необходимости нескольких различных воп росов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.
В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформ лено на бланке должностного лица, то его текст из лагается от первого лица единственного числа.
Структурно текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причи на, основание или обоснование составления пись ма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй час ти помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Согласно методическим рекомендациям по уни фикации текстов управленческих разли чают простые и сложные письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описа ние сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев).
Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без мотивов обращения), письмо-напо минание (также без мотивов письмо сообщение, письмо с выражением формальной годарности, сочувствия и пр.
Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации Ч ее анализа, оценки, аргументации, развернутой фор мулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.
Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания:
1) объем простого письма не должен превышать машинописных листов;
2) объем сложного письма может содержать не сколько (но не более 4. Ч машинописных листов.
Датой письма во всех случаях является дата его подписания.
Образец оформления письма в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приве ден в приложении 44*. Примерные тексты наиболее распространенных видов деловых писем приведены в приложении 45.
Глава СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ Служебная записка Ч это не что иное, как внут реннее деловое письмо. Основное назначение слу жебной записки Ч оперативный обмен документиро ванной служебной информацией между работника ми одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.
В зависимости от содержания и предназначения различают:
1) докладные записки (докладные);
2) информационные записки (меморандумы);
3) аналитические записки (аналитические справ ки);
4) пояснительные записки;
5) служебные записки Нос (т. е. подготовлен ные по конкретному информационному поводу, как возникшему внезапно);
6) служебные записки о состоянии дел за период времени.
Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая за писка.
Наиболее общие требования к подготовке слу жебных записок изложены в ГСДОУ и Методичес ких рекомендациях по унификации текстов управ ленческих документов. Указанные требования кон кретизированы в Типовой инструкции по делопро * См. приложение 4 к Типовой инструкции по делопроизвод ству.
применительно к одному из видов служеб ных записок Ч пояснительной записке*.
Как следует из содержания указанной Инструк ции, пояснительная записка оформляется на стан дартных листах бумаги формата А4 и имеет следую щие реквизиты:
1) наименование вида документа Ч печатается прописными буквами двумя межстрочными валами ниже верхней границы текстового поля, вы деляется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2) заголовок Ч отделяется от предыдущего рек визита двумя межстрочными интервалами, печата ется строчными буквами через интервал, выделяет ся полужирным шрифтом и выравнивается по ру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголов ке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена по яснительная записка;
3) текст Ч отделяется от заголовка тремя межстроч ными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии см от левой границы текстового поля. Текст должен со держать:
Ч обоснование необходимости принятия управлен ческого решения (утверждения документа), вклю чающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой до кументации) предприятия;
Ч результаты проработки вопроса в контексте ра нее принятых управленческих решений (прове дения правовой экспертизы документа);
Ч необходимые расчеты в обоснование предлагае мого решения (вносимого на утверждение доку мента);
* Подробнее см. параграф 3.1.6 Требований по оформлению по яснительной записки к законопроекту Типовой инструкции. (При меч. авт.) Ч прогноз ожидаемого эффекта от реализации ре шения (введения в действие документа).
Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.
Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:
Ч наименование адресата (должностного лица пред приятия, которому адресован документ);
Ч отметка о наличии приложения;
Ч подпись разработчика.
Служебные записки, как правило, подписывают ся исполнителем (разработчиком). При необходимо сти служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя до кумента, а также (в зависимости от ситуации) ра ботником финансового, кадрового или юридическо го подразделения предприятия.
Пример оформления служебной записки* пред ставлен в приложении 46.
Глава АКТЫ Акт Ч это документ, фиксирующий фактичес кое состояние дел. Общий порядок и правила офор мления приказов и распоряжений определены па раграфом 10.1 Типовой инструкции по водству.
В соответствии с указанной Инструкцией акт о выделении документов к уничтожению состав ляется, как правило, на дела одного структурно го подразделения предприятия (организации, уч реждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждо го структурного подразделения указывается пе ред группой заголовков дел этого подразделения.
* См. также: Тейлор Ш. Деловая переписка и образцы доку ментов на английском языке. М.: Проспект, 2002. С. 27..
Образец оформления акта в соответствии с Типо вой инструкцией по делопроизводству приведен в приложении 47*.
В процессе повседневной деятельности предпри ятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов Ч передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т. п. Для под готовки перечисленных документов следует исполь зовать формы установленного образца (пример фор мы акта о приемке работ, выполненных по трудово му договору, заключенному на время выполнения определенной работы, приведен в приложении 48), а в отсутствие таковых Ч методические рекоменда ции по унификации текстов управленческих доку ментов.
В соответствии с параграфом 5.5 указанных Ре комендаций текст акта общем случае состоит из двух частей Ч вводной и констатирующей. Во ввод ной части акта указывается распорядительный до кумент, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата.
При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указы ваются:
1) наименования их должностей;
2) наименования представляемых ими тий (организаций, учреждений);
3) фамилии и инициалы.
Если акт подготовлен комиссией, то первым ука зывается председатель комиссии, затем, при нали чии, Ч заместитель (заместители) председателя и после этого в алфавитном порядке Ч члены комис сии. Последним в списке указывается секретарь ко миссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участву ющих в подготовке акта.
* См. приложение 15 к Типовой инструкции по делопроизвод ству.
В констатирующей части акта излагаются цели и характер проделанной работы, установлен ные факты, выводы и заключения. В конце акта ука зываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения*.
Глава ПРЕТЕНЗИИ. ИСКОВЫЕ ЗАЯВЛЕНИЯ.
КАССАЦИОННЫЕ ЖАЛОБЫ Общие требования к подготовке претензий В со ст. 4 "Право на обращение в ар битражный суд" Арбитражного процессуального кодекса РФ (Федеральный закон от 05.05.95 № 70-ФЗ с изм.
и доп. от 24.07.02) для определенной категории спо ров предусмотрен досудебный или претензионный порядок урегулирования разногласий между сторо нами. Указанный порядок является обязательным для сторон в том случае, если об этом прямо указано в содержании соответствующего договора или нормативно-правового Поскольку законодательство РФ содержит лишь наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногласий между сторонами по договору, то при подготовке письменных претензий представляется целесообразным применять требова ния ст. 102 "Форма и содержание искового ния" Арбитражного процессуального кодекса РФ (см.
далее), а также рекомендации, имеющиеся на этот счет в СПС "Гарант" и справочной * Количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта. (Примеч.
См., например, Федеральный закон от 17.07.99 № "О почтовой связи".
См., например: Договоры в коммерческой деятельности: Прак тическое пособие. М.: Юринформцентр, 2001. Раздел 3.
В соответствии с указанными рекомендациями письменная претензия должна иметь следующие рек 1) наименование адресата;
2) наименование адресанта (отправителя. Ч 3) наименование вида документа;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) отметка о приложении;
подпись.
Как правило, оформление первых трех реквизи тов не вызывает затруднений. При оформлении за головка к тексту следует конкретно указать, о чем идет речь, например, уплате штрафа, о возмеще нии ущерба, о возврате денежных сумм или товара в натуре и т. д. В тексте претензии должны быть отражены следующие вопросы:
1) на чем основаны отношения сторон (договор, гарантийное письмо, иные обязательства, предусмот ренные законодательством РФ);
2) что именно потенциальным ответ чиком и в какой мере;
3) ссылки на положения законодательства РФ, регулирующие отношения сторон в сложившейся туации (статьи Гражданского кодекса РФ, ведомствен ных или местных нормативно-правовых актов и т. п.);
4) ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение которых вызвало претензионное требо вание (в необходимых случаях Ч с приложением копий или выписок из соответствующих документов);
5) сумма требований с расчетом (если расчет пре тензионных требований занимает много места, его также следует вынести в приложение);
6) информация о намерениях адресанта на слу чай невыполнения требований, изложенных в пре тензии.
Претензия подписывается заявителем или уполномоченным им лицом. Подпись уполномо лица заве ряется не должен превышать двух машинописных Всю необходимую допол информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе пис чей бумаги формата А4 или бланке предприятия ус образца и высылается в адрес заказ ным письмом с уведомлением.
Пример оформления претензии, в соответствии с Инструкцией о порядке оформле ния и рекламаций и исков к постав щикам по дефектам, на судах, находя щихся в эксплуатации, (введена в действие прика зом ГТК России от 25.12.96 776) и с учетом реко мендаций СПС "Гарант" (2002 г.) представлен в приложении 49.
17.2. Общие требования к подготовке исковых заявлений Исковое заявление Ч требование к суду вынести решение о субъективного права заявителя (истца) и (в общем случае) о при ответчика к совершению определенных действий.
Общие требования к форме и иско вых заявлений определены ст. 102 АПК РФ. Б соот ветствии с указанной статьей исковое по дается в арбитражный суд в форме и подписывается истцом или его уполномоченным пред ставителем. В документе быть указаны:
1) наименование арбитражного суда, в который подастся 2) лиц, участвующих в и их почтовые адреса;
3) иска, если иск подлежит 4) на которых основаны исковые требования;
5) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;
6) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;
7) требования истца со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам Ч требования к каж дому из них;
8) сведения о соблюдении (претен зионного) порядка урегулирования спора с ответчи ком, когда это предусмотрено федеральным законом для категории споров или договором;
9) перечень документов.
В исковом заявлении укалываются и иные сведения в том случае, если они для правильного разрешения спора, а также у истца хода тайства. Реквизитами искового заявления являются:
1) наименование адресата (в данном случае Ч суда. Ч 2) наименование адресанта (истца);
3) наименование вида документа;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) отметка о 7) подпись.
Пример оформления искового заявления, подго товленного в соответствии с Инструкцией о порядке привлечения должностных лиц (граждан) к админис тративной ответственности и наложении штрафов на юридических лиц за санитарные дена в действие приказом Госсанэпиднадзора России от 07.07.93 № 61), в приложении 50.
17.3. Общие требования к подготовке кассационных жалоб Кассационная жалоба Ч к суду об изменении (отмене) решения, противоречаще го признанию права заявителя (истца).
Общие к подготовке жалоб регулируются главой 21 "Производство в кассацион ной инстанции" АПК РФ. В соответствии с положени ями указанного документа "лица, участвующие в деле, вправе подать кассационную жалобу на решение ар битражного суда, вступившее в законную силу, и по становление апелляционной инстанции". Такая жало ба подается в федеральный арбитражный суд округа, полномочный ее через арбитражный суд, принявший соответствующее Содержание кассационной жалобы определено ст. 165 АПК РФ и включает:
1) наименование арбитражного суда, которому адресуется жалоба;
2) наименование лица, подающего жалобу, и участвующих в деле;
3) наименование арбитражного суда, принявше го решение или постановление, на которое подается жалоба, номер дела и дата принятия решения, по становления, предмет спора;
4) требования лица, подавшего жалобу, и указа ние на то, в чем заключается нарушение или непра вильное применение норм материального права либо норм процессуального права;
5) перечень прилагаемых к жалобе докумен Реквизитами кассационной жалобы являются:
1) наименование адресата (в данном случае Ч суда. Ч * Арбитражный суд, принявший решение, обязан направить кассационную жалобу вместе с делом в соответствующий феде ральный арбитражный суд округа в 5-дневный срок со дня ее поступления.
Кассационная жалоба может быть подана в течение одного месяца после вступления в законную силу решения или поста новления арбитражного суда.
К кассационной жалобе обычно прилагаются доказательства уплаты государственной пошлины и направления копий жалобы другим лицам, участвующим в деле.
К жалобе, подписанной полномочным представителем зая вителя, прилагается доверенность, подтверждающая его полно мочия на обжалование судебных актов, если она ранее не была представлена по данному делу.
2) наименование адресанта (заявителя);
3) наименование вида документа;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) отметка о приложении;
7) подпись.
Пример оформления кассационной жалобы веден в приложении Глава ДОВЕРЕННОСТИ Основные требования к подготовке доверенностей Доверенность Ч документ, удостоверяющий факт передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного должностного лица другому лицу.
Доверенности могут выдаваться предприятиями (должностными лицами) другим должностным ли цам, а также частными лицами другим частным ли цам. Согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, при оформлении предприятием доверенности свое му полномочному представителю в документе ука зываются:
1) фамилия, имя и отчество доверенного лица;
2) наименование должности доверенного лица;
3) вид действий, на совершение которых мочено доверенное лицо;
4) образец подписи доверенного лица;
5) срок действия доверенности.
При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются сональные сведения о доверителе (фамилия, имя, от чество, место жительства) и вид действий по дове ренности.
Правовые основы оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют по ложения Гражданского кодекса РФ. В соответствии со ст. 185 ПС РФ под доверенностью признается "пись менное уполномочие, выдаваемое одним лицом дру гому лицу для представительства перед третьими ли цами". При этом доверенность на совершение сде лок, требующих нотариальной формы, должна быть также нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ*.
Отдельные виды доверенностей, в частности, доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пособий и вкладов граждан в и на получение корреспонденции (в т. ч.
* В соответствии со ст. 185 ГК РФ к нотариально удостове ренным доверенностям приравниваются:
доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на в госпиталях, санаториях и других военно-лечеб ных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреж дения, его заместителем по медицинской части, старшим или де журным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, со вершающих нотариальные действия, Ч доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) части, соединения, учреждения или заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, на ходящихся в учреждениях социальной защиты удос. администрацией этого или руководите лем (его заместителем) соответствующего органа социальной за щиты населения.
** Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адре сованной ему корреспонденции в организациях а также на совершение от имени гражданина иных сделок, указанных в аб заце первом настоящего пункта, может быть удостоверена соот ветствующими банком или организацией связи. Такая доверен ность удостоверяется бесплатно. См. там же. (Примеч.
денежной и посылочной), может быть также удосто верена:
1) организацией, в которой доверитель работает или учится;
2) организацией по месту его жительства;
3) администрацией стационарного лечебного уч реждения, в котором он находится на излечении.
ГК РФ устанавливает особый порядок для оформ ления и выдачи доверенностей от имени кого лица. Такая доверенность выдается за подпи сью его руководителя или иного лица, уполномочен ного на это его учредительными документами, с приложением печати предприятия (организации, уч Порядок удостоверения доверенностей конкрети зирован разделом 2 Инструкции о порядке соверше ния нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утв. Минюстом Рос сии 19.03.96. В частности, в соответствии с п. указанной Инструкции по требованию юридическо го лица "доверенность от его имени может быть но тариально удостоверена. В этом случае должны быть проверены полномочия должностного лица, подпи савшего доверенность". В выдаваемой от имени юридического лица, указывается его пол ное наименование, место нахождения органа и должностное положение лица, шего доверенность.
Особый порядок установлен указанной Инструк цией в отношении удостоверения доверенностей от имени нескольких лиц. Должностные лица в преде лах своих полномочий вправе удостоверять доверен ности от имени одного или нескольких лиц на имя одного или нескольких лиц. В последнем случае до * Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получе ние или выдачу и других имущественных ценностей долж на подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
может быть удостоверена только в том случае, если действия, предусмотренные доверенно стью, касаются однородных интересов всех лиц, выдающих доверенность, например, доверенность на ведение общего судебного дела и т. п.
В тексте доверенности на имя адвоката, помимо места и даты ее составления (подписания), фами лии, имени, отчества и места жительства лица, вы давшего доверенность, и лица, на имя которого она выдана, указывается также место работы доверен ного лица Ч адвокатская контора, юридическая кон сультация и т. д.
Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Недействительна в которой не указана дата ее совершения*. В отдельных случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. доверенное лицо не может совер шать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в отношении другого лица, представителем которого он одновременно за исключением случаев коммерческого представительства.
Согласно ст. 28 и 29 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, а также от имени граждан, признанных в судебном порядке недееспособными, могут совершать их ро дители, усыновители или опекуны. Согласно ст. ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет могут быть удостоверены с письменного согласия их законных представите лей Ч родителей, усыновителей или попечителей.
Свои особенности имеет и доверенность, выдавае мая в порядке передоверия. Такая доверенность в * предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая о сроке ее действия, сохра няет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность. См.
ст. 186 ГК РФ.
соответствии со ст. 187 ГК РФ подлежит нотариаль ному удостоверению* по представлении основной до веренности, в которой оговорено право передоверия, по представлении доказательств того, что ставитель по основной доверенности вынужден к это му силою обстоятельств для охраны интересов вы давшего доверенность, как то: тяжелая болезнь пред ставителя, стихийное бедствие, в связи с чем пред ставитель не может выполнить поручение, и т. п.
При этом доверенность в порядке передоверия не должна содержать в себе больше прав, чем пре доставлено по основной доверенности, а срок ее ствия Ч превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. Кроме того, в дове ренности, удостоверяемой в порядке должны быть указаны время и место удостоверения доверенности, на основании которой она выдана.
Лицо, передавшее свои полномочия другому лицу, должно известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, кото рому переданы полномочия. Неисполнение этой обя занности возлагает на передавшего полномочия от ветственность за действия лица, которому он пере дал полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекра щения действия доверенности:
1) истечения срока доверенности;
2) отмена доверенности лицом, выдавшим 3) отказ лица, которому выдана доверенность, исполнять полномочия;
4) прекращение (ликвидация, реорганизация) юридического лица, от имени которого выдана дове ренность;
* Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, пре дусмотренных ГК РФ. (Примеч. авт.) С прекращением доверенности теряет силу передоверие.
*** Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отме нить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверен ность выдана, Ч отказаться от нее.
5) прекращение (ликвидация, реорганизация) юридического лица, которому выдана доверенность;
6) смерть лица, выдавшего доверенность, при знание его недееспособным, ограниченно дееспособ ным или безвестно отсутствующим;
7) смерть которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно способным или безвестно отсутствующим.
Примеры доверенностей* приведены в приложе нии 52.
Глава СПРАВКИ 19.1. Общие вопросы подготовки справок В данной главе рассматриваются вопросы подго товки справок, выполняющих 1) сопроводительного (препроводительного) до кумента (п.
2) отчетно-аналитического документа (п.
3) информационно-справочного документа (п. 19.3).
В свою очередь функциональное назначение спра вок предопределяет особенности их оформления и содержания. Так, в с методическими рекомендациями по унификации текстов управлен ческих документов справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:
1) фамилию, имя, отчество лица, о котором со общаются сведения (в именительном падеже);
2) должность указанного лица;
3) указание о том, для каких целей выдана дан ная справка.
Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия (см. далее). Как * Приведенные в приложении 44 примеры разработаны в со ответствии с Инструкцией о порядке удостоверения завещаний и доверенностей (утв. Минюстом СССР 15.03.74).
правило, справки по персоналу формализованы и вклю чают трафаретный текст. Особенностью содержания справок описательного характера, в т. ч. составлен ных по запросам вышестоящих органов управления (например, при подготовке проектов нормативно-пра вовых актов, см. является его структурирова ние (рубрикация) на разделы в соответствии с ством в них вопросов. Разделы нумеру ются арабским цифрами и снабжаются заголовками.
Что касается справок, текст которых включает зна чительное количество цифровых показателей (статис тических данных), то специфической чертой их офор мления является табличная форма представления по казателей (данных). Более подробно порядок оформ ления различных видов справок рассматривается далее.
19.2. оформления справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству Подготовка справок является неотъемлемой час тью работы по подготовке на предприятии (в органи учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных докумен тов. Общий порядок оформления справок к проектам документов, представляемым на подпись и утвержде ние, осуществляется в соответствии с Типовой инст рукцией по делопроизводству. Так, согласно парагра фу 3.3.9 указанной Инструкции, справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках установ ленного образца или стандартных листах бумаги мата А4 и имеет следующие реквизиты:
1) наименование вида документа Ч печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2) заголовок Ч отделяется от предыдущего рекви зита двумя межстрочными интервалами, печатается 5 Деловые документы строчными буквами через интервал, выделяется по лужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точ ка в конце заголовка не ставится. В заголовке указы вается полное название проекта постановления (рас поряжения), к которому подготовлена справка;
3) текст Ч отделяется от заголовка тремя меж строчными интервалами, печатается шрифтом мером 13 через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагают ся мотивы внесения проекта акта (документа), обо снование и суть проекта, наличие разногласий, ре зультаты проработки и экспертизы.
4) подпись Ч отделяется от текста тремя межстроч ными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его лич ную подпись и расшифровку подписи. Подписи не скольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должнос тями через полтора межстрочных интервала.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интер вал и центрируется относительно самой длинной стро ки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без про бела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке ограничи вается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационного распорядительного доку мента приведен в приложении 53.
19.3. Оформление справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой о делопроизводстве Оформление справок о документообороте пред приятия производится в соответствии с Типовой ин струкцией о делопроизводстве в рамках работы по сокращению объемов деловой переписки. Указанной Инструкцией предусмотрены порядок и под готовки двух видов справок:
О справка об объеме документооборота;
2) справка о состоянии документов.
Указанные справки готовятся службой ДОУ еже месячно.
Учет количества исполненных а так же данных о состоянии исполнительской дисципли ны производится по предприятию в целом, а также по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы. Размноженные экземпля ры подсчитываются отдельно в копировально-мно жительном бюро, машинописном бюро, службе ДОУ, секретариате и т. п. на основе принятой на предпри ятии системы учета документов.
Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно Ч их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Образцы оформле ния справок о документообороте предприятия в со ответствии с Типовой инструкцией о делопроизвод стве приведены в приложениях 54, 55.
19.4. Организация справочной работы по персоналу предприятия Особого рассмотрения в рамках данной главы заслуживают вопросы организации справочной ра боты по персоналу предприятия. Указанная работа предполагает сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия.
Последнее в свою очередь подразумевает подготов ку различных справок по персоналу.
В данном случае под справкой следует понимать документ, описывающий или подтверждающий со держание тех или иных фактов (событий). Общий порядок организации справочной работы по персо налу предприятия, включая выдачу опре делен, в Методическими рекомендация ми Мосгорархива*.
При этом следует учитывать также положения Трудового кодекса РФ, устанавливающие правила обращения с персональными данными работников Указанный порядок регламентиру ется также некоторыми ведомственными норматив но-правовыми актами и организационно-распоряди тельными Согласно Методическим рекомендациям архива, предприятия (организации, учреждения), при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников пред приятия. Ч выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (за явкам) предприятий и граждан, оформленным новленным порядком.
Поступившие письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-днев ный срок, если подготовка соответствующей справ ки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и доку ментов.
Указанный выше может быть увеличен Ч не более чем на месяц Ч в случае, если для подго товки соответствующей справки необходимо:
* Документационное обеспечение кадровой деятельности орга низаций и предприятий. Порядок оформления документов по ному составу в делопроизводстве и бухгалтерии. Методические рекомендации. М.: Мосгорархив, 1993.
См. главу 14 ТК РФ. (Примеч. авт.) *** См., например, приказ ФПС России от 18.09.98 № 528, при каз ФСБ России от 29.05.99 № 232 и др.
При неправильном адресовании заявления о выдаче справки оно в 5-дневный срок пересылается по принадлежности, о чем заявителю с указанием причин необходи мых документов на предприятии. Письменное сообщение оформ ляется на бланке предприятия. (Примеч. авт.) 1) получение иных (дополнительных) сведений от заявителя (по запросу предприятия, на которое он обратился);
2) проведение специальной проверки фактов (со бытий), подлежащих удостоверению;
3) осуществление поиска документов (материа лов), содержащих сведения, относящиеся к реше нию вопроса заявителя.
Гражданам могут выдаваться следующие основ ные виды справок:
о трудовом стаже;
2) заработной плате;
3) избрании на выборные должности;
4) членстве в общественных организациях;
5) образовании;
6) по другим вопросам, связанным с обеспечени ем законных прав и интересов граждан.
Соответствующие справки могут выдаваться граж данам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состо явших в близком родстве с заявителем, в т. ч. умер ших. Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В от дельных случаях для подготовки справок запраши ваются сведения из вышестоящих органов ния (например, в случае, если заявитель занимал руководящую должность).
Основанием для подготовки справок служат сле дующие основные виды документов:
1) личные карточки работников;
2) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);
3) списки персонала с анкетными данными;
4) лицевые счета работников;
5) расчетные ведомости.
В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут использоваться:
1) материалы аттестации работников;
2) акты о несчастных случаях;
3) протоколы собраний (заседаний, совещаний).
В то же время для справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).
В содержании справки указывается ссылка на со ответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с даты и номера после днего (например, приказ о приеме на работу, распо ряжение о переводе работника на другую работу и т. п.).
Справка подписывается руководителем предпри ятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении послужив шие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью пред приятия.
Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца.
Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образ цы справок по персоналу предприятия, оформлен ные в соответствии с Методическими ми Мосгорархива, приведены в приложении 56.
Глава КОПИИ И ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ 20.1. Требования к оформлению копий документов Копия Ч это оформленное в соответствии с уста новленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа:
наименование документа;
2) текст (собственно копия документа, в точнос ти воспроизводящая его содержание);
3) заверительная надпись.
Общие требования к оформлению копий докумен тов определены В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех доку ментов, которые создаются в самом предприятии (ука занное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат. Ч При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого сня та копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии Ч отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.
Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оператив ной полиграфии (в т. ч. компьютерной). При изго товлении копии рукописным и машинописным спо собами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием услов ных обозначений Ч "оттиск печати организации" и т. п. Ч Копия должна быть заверена долж ностным лицом, удостоверяющим ее полное соответ ствие подлиннику, например:
Верно:
Инспектор отдела кадров подпись Л. С. Петров Заверение копии документа (в т. ч. и ное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в допускается не указывать дату заверения и лица, заверившего копию. При пересыл ке с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.
В частности, в соответствии с требованиями Ти повой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.4) копии приказов (распоряжений) или их раз множенные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и под писывается исполнителем. Заверенная печатью копия обязательно направляется также исполнителю данно го документа и в службу ДОУ*. Пример оформления копии документа приведен в приложении 57.
20.2. Требования к оформлению выписок из документов Выписка Ч оформленное в соответствии с уста новленным порядком и правилами точное воспроиз ведение фрагмента содержания документа на дой (как правило, бумажной) основе.
Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии доку мента представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).
Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-пра вовых актах по вопросам документационного обес печения (ГОСТ ГСДОУ, Типовая инст рукция по делопроизводству) требования к оформ лению выписок не определены, представляется до * Аналогичный порядок действует и в отношении копий про токолов. Подробнее см. Типовую инструкцию по делопроизвод ству, параграф 4.3.5. (Примеч. авт.) производить их оформление с соблюдени ем основных требований, предъявляемых ленными документами к копиям (см. выше).
Требования к оформлению выписок конкретизи рованы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных докумен тов*. Реквизитами выписки являются:
1) наименование документа;
2) заголовок к тексту (указывает на документ источник, формулируется в родительном падеже Ч 3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);
4) надпись.
Примерная форма выписки из трудовой книж приведена в приложении 58. Примерная ма выписки из устава юридического приве дена в приложении 59.
Рекомендации по оформлению отдельных элемен тов содержания документов представлены в прило жении 60.
* См., например, Инструкцию по делопроизводству в ВС РФ, утв. приказом Минобороны России от 23.05.99 № 170.
** В соответствии с приложением 1 к Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ (введена в дей ствие приказом МВД России от 26.05.97;
с изм. от 30.06.98, 07.04.00).
Оформляется в соответствии со ст. 23 ГК РФ.
ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение Приложение 10 к ГСДОУ Перечень типовых сроков исполнения документов 1. Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной 2. Акт о наличии недостатков: составление не по зднее 10 дней по получении продукции.
3. Договор на поставку товаров: подписание и воз врат не позднее 10 дней (для долгосрочных Ч 20 дней) после получения проекта договора.
4. Ответ на предложение о заключении договора: в 10-дневный срок после получения предложения.
5. Жалоба на неправильные действия или распоря жения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневно го срока со дня поступления.
6. Заказ на продукцию: подписание и представле ние в 10-дневный срок после получения извещения.
7. Заявка покупателя: не позднее трех дней после ее получения.
8. Заявления и жалобы граждан: в срок до одного месяца со дня поступления;
не требующие дополнитель ного изучения и проверки: безотлагательно, не позднее 15 дней.
9. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах РФ и субъектов федерации Ч в срок до 15 дней со дня поступления;
в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях ~ безот лагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
10. Консультация письменная по вопросам исполь зования машин: не позднее чем через 10 дней по полу чении запроса.
Наряд на поставку продукции: выдача в тече ние 15 дней после получения извещения о распределе нии фондов.
12. Опросный лист на продукцию: представление Ч в 20-дневный срок с момента получения наряда.
13. Отзыв на составление и на правление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта;
о работе машин Ч в 10-дневный срок.
14. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмот рение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.
15. Письма-поручения и письма-запросы вышесто ящих учреждений и организаций: к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
16. Письма предприятий (объединений), учрежде ний, организаций: 10 дней.
17. Поручение платежное: выписка и сдача в уч реждение банка не позднее следующего дня после по лучения 18. Предложение об уточнении ассортимента: не позднее 10 дней после получения о рас торжении или изменении договора Ч не позднее 10 дней после получения предложения.
19. Предложения граждан: в срок до одного меся ца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
20. Предложения и заявления депутатов Государ ственной Думы: в срок до одного месяца;
не требую щие дополнительного изучения и проверки Ч безотла гательно.
Предложения и замечания депутатов на сессии в городе: рассмотрение в срок.
22. Предложения депутатов в Думе субъекта Феде рации: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок;
в городе Ч не позднее чем в 10-дневный срок.
23. Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ: согласно указанному сроку.
24. Протокол разногласий: составление и направ ление в 10-дневный срок;
рассмотрение Ч в 20-днев ный срок.
25. Рекомендации постоянных комиссий депутатов:
сообщение результатов рассмотрения не более чем в ме сячный срок либо в срок, установленный комиссиями.
26. Решения депутатов субъекта Федерации: дово дятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;
в городе Ч не позднее чем в 7-дневный срок.
27. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.
28. Спецификация на товары годовая: согласова ние Ч не позднее 45 дней до начала года;
квартальная:
направление за 45 дней до наступления квартала;
смотрение и подписание Ч не позднее 10 дней после получения.
Стандарт: согласование проекта в срок, не пре вышающий 15 дней со дня поступления.
30. Телеграммы, требующие срочного решения: до двух дней;
остальные Ч в течение 10 дней.
Приложение Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи из Типовой инструкции по делопроизводству в органах власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.
6.6.1. Электронная почта Ч один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа ис полнительной власти, так и между организациями, име ющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по элек тронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной спе цифики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запус кает программу отправки почты и создает файл сообще ния, указывает его имя, дату и время отправки. Сооб щения можно вводить и редактировать с помощью тек стовых редакторов. Электронные сообщения передают ся адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экра не компьютера, а затем распечатывает его на бумаж ный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользова теля, и обмен электронными сообщениями осуществля ется через эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автомати зированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных каналам факсимильной связи необходи мо руководствоваться следующими требованиями:
Ч передаваемого документа схемы, гра фического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен 5 листов;
Ч документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с установленного образца, подписанной руководителем Заяв ки хранятся в течение одного года;
Ч ответственность за содержание передаваемой инфор мации возлагается на исполнителя, подготовивше го документ к передаче, и руководителя соответ подразделения;
Ч на иностранных языках отправляют ся при наличии перевода, заверенного лицом, под писавшим факсограмму;
Ч запрещается передавать текст документов с помет кой "Для служебного пользования";
Ч подлежащий передаче документ учитывается в жур нале установленной формы. Подлинники докумен тов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
Ч поступившие факсограммы учитываются в журна ле установленной формы без проставления регист рационного штампа, передаются адресатам под рас писку в день их приема, срочные Ч немедленно;
Ч факсограммы на иностранных языках доставляют ся адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техни установленной подразделениях, осуществляется их руководителями.
Приложение Приложение А к ГОСТ расположения реквизитов на угловом бланке формата А 73 мм мм 01 02 08 ОТ 05 06 II 22 23 24 28 30 210мм * Высота поля для реквизитов 01, 02, 03 Ч 17 мм.
** Высота поля для реквизитов Ч 34 мм.
Высота поля для Ч 22 мм.
**** Высота поля для реквизита мм.
****** Высота поля для реквизитов 21, 22, 25 Ч 20 мм.
******* Высота поля для реквизитов 23, 24, 26, 27 Ч 24 мм, для реквизитов 28, 29 и 30 Ч 16 мм.
Расстояние от верхней границы бланка до края листа Ч 3 мм, от нижней границы бланка до края листа Ч 20 мм. Высота бланка Ч 297 мм.
Схема расположения реквизитов на продольном бланке формата А мм 0! 02 08 04 05 06 12 13 1В 21 22 24 * Высота поля для реквизитов 01, 02, 03, 16, 19 Ч мм.
** Высота поля для реквизитов - 20 мм.
*** Высота поля для И, 12, 15 Ч 10 мм.
**** Высота поля для реквизита 13, 14 Ч 26 мм.
***** Высота поля для реквизитов 17, 18 Ч 18 мм.
****** Высота поля для реквизитов 22, 25 Ч 20 мм.
******* Высота поля для реквизитов 23, 24, 26, 27 Ч 24 мм, для реквизитов 28, 29 и 30 Ч 16 мм.
Расстояние от верхней границы бланка до края листа 3 мм, от нижней границы бланка до края листа - 20 мм.
Высота бланка - 297 мм.
Приложение 5 к ГСДОУ Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать Акты (приема законченных строительством объек тов, оборудования, выполненных работ;
списания;
эк спертизы и т. д.).
2. Доверенности (на получение товарно-материаль ных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
3. Договоры (о материальной ответственности, по ставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений;
о производстве работ и т. д.).
4. Задания (на проектирование объектов, техничес ких сооружений, капитальное строительство;
кие и т. д.).
5. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
6. Заявления (на аккредитив;
об отказе от акцепта и т. д.).
7. Заключения и отзывы организаций на диссерта ции и авторефераты, направляемые в высшую аттеста ционную комиссию.
8. Исполнительные листы.
9. Командировочные удостоверения.
10. Нормы расхода на драгоценные металлы.
Образцы оттисков печатей и подписей работни ков, имеющих право совершения финансово-хозяйствен ных операций.
12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).
13. Письма гарантийные (на выполнение работ, ус луг и т. д.).
14. Поручение (бюджетные;
банковские;
пенсион ные;
платежные, сводные, в банк).
15. Положения о министерствах (ведомствах).
16. Протоколы (согласования планов поставок;
вы движения народных заседателей и т. д.).
17. Реестры (чеков;
бюджетных поручений, пред ставляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР).
18. Смета расходов (на содержание аппарата управления;
на подготовку и освоение производства но вых изделий;
на калькуляцию к договору;
на капиталь ное строительство и т. д.).
19. Справки (лимитные;
о выплате страховых сумм;
использовании бюджетных ассигнований на зарплату;
о начисленной и причитающейся и т. д.).
20. Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
Титульные списки.
22. Уставы государственных предприятий (объеди нений).
23. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение Приложение 4 к ГСДОУ перечень документов, подлежащих утверждению Акты (проверок и ревизий;
приема законченных строительством объектов, оборудования;
списания;
эк спертизы;
передачи дел;
ликвидации организаций, уч реждений, предприятий и т. д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально техническом снабжении, аренде помещений;
о постав ках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
3. Задания (на проектирование объектов, техничес ких сооружений, капитальное строительство;
на прове дение научно-исследовательских, ских и технологических работ;
технические и т. д.).
4. Инструкции (правила) (должностные;
по доку ментационному обеспечению управления;
технике без опасности;
внутреннего трудового распорядка и т.
5. Нормативы (расхода сырья, материалов, элект роэнергии;
технологического проектирования;
числен ности работников и т. д.).
6. Отчеты (о производственной деятельности, дировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
7. Перечни (должностей работников с ненормиро ванным рабочим днем;
предприятий, на которые рас пространяются определенные льготы;
типовых докумен тальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.).
8. Планы (производственные;
строительно-монтаж ных, научно-исследователь ских работ;
внедрения новой техники;
кооперирован ных поставок продукции;
распределения продукции по установленной номенклатуре;
доходов по коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту;
работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.).
9. Положения (о министерстве;
структурном под разделении;
премировании и т. д.).
10. Программы (проведения работ и мероприятий;
командировок и т.
И. Расценки на производство работ.
12. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений;
исполь зования средств фонда предприятия;
на подготовку и освоение производства новых изделий;
на капитальное строительство и т. д.).
13. Стандарты (государственные, отраслевые, рес публиканские, технические условия).
14. Структура и штатная численность.
15. Тарифные ставки.
16. Уставы государственных предприятий (объеди нений).
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение в Отраслевые квалификационные характеристики должностей занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях (извлечение из Квалификационного справочника должностей служащих. Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37;
с изм. от 21.01.00, 04.08.00, 20.04.01, 20.06.02) Заведующий канцелярией Должностные обязанности. Организует работу кан целярии. Обеспечивает своевременную обработку по ступающей и отправляемой корреспонденции, ее ставку по назначению. Осуществляет контроль за сро ками исполнения документов и их правильным оформ лением. Организует работу по регистрации, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т. ч. приказов и распоряжений руководства, по фор мированию дел и их сдаче на Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предпри ятии, в учреждении, организации и организует их вне дрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктив ными и справочными материалами, а также инвента рем, оборудованием, оргтехникой, техническими сред ствами управленческого труда. Осуществляет методи ческое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формирова нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созы ваемых руководством совещаний и организует их тех ническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, при казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации дело производства;
Единую государственную систему дело производства;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
орга низацию делопроизводства;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел по стоянного и временного хранения, установленной от четности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
орг технику и другие технические средства управленческо го труда;
основы экономики, организации производ ства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к Среднее профессиональ ное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
Заведующий бюро Должностные обязанности. Обеспечивает своевре менное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в т. ч. микрофильмирование нической документации для всех структурных подраз делений предприятия, учреждения, организации. Орга низует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления ма териалов от подразделений. Определяет расход мате риалов и выдачу готовой продукции заказчикам. Со ставляет графики выполнения копировальных и мно жительных работ. Распределяет работу между испол нителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Опреде ляет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение. Осу ществляет контроль за сроками и качеством выполне ния копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала.
нимает участие в разработке правил и дру гих нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ. Принимает меры по организации труда работ ников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности Обеспечивает сохранность принятой в работу документации. Контролирует состо яние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение эксплуатации оборудова ния и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ. Изучает вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.
Должен знать: постановления, распоряжения, при казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копи ровальных и множительных работ;
методы и средства выполнения копировальных и множительных работ;
конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного обору дования;
виды материалов, используемых при копиро вальных и множительных работах, их свойства и тех нические характеристики;
стандарты, инструкции и" другие руководящие документы по оформлению тех нической документации;
нормы и расценки на выпол нение копировальных и множительных работ;
передо вой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ;
основы орга низации труда;
законодательство о труде;
правила внут реннего трудового правила и нормы охра ны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональ ное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
Заведующий машинописным бюро Должностные обязанности. Осуществляет руко водство работой машинописного бюро. Принимает ма териал для печатания, распределяет его между маши нистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность при нимаемых документов и фонограмм. Обеспечивает ма шинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами. Следит за состоянием пи шущих машин, диктофонов и принимает меры по уст ранению их В свободное от перечис ленных обязанностей время выполняет машинописные работы.
Должен знать: постановления, распоряжения, при казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;
основные положения Единой госу дарственной системы делопроизводства;
машинопись;
порядок учета машинописных работ;
правила орфогра фии и пунктуации;
порядок расположения материала при печатании различных документов;
стандарты уни фицированной системы организационно-распорядитель ной документации;
правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов;
основы организации труда;
за конодательство о труде;
правила внутреннего трудово го распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональ ное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
Заведующий архивом Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприя тии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соот ветствии с установленным порядком прием, регистра цию, систематизацию, хранение и использование доку ментов. Руководит работой по составлению справочно го аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует ра ботников структурных подразделений о порядке фор подготовки и сдачи дел в архив. Контроли рует своевременность поступления в архив докумен тов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела посто янного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об унич тожении документов, сроки хранения которых истек ли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспе чения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную от четность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и органи зации архивного дела.
Должен постановления, распоряжения, при казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
Единую государственную систему делопроиз водства;
порядок оформления документов, поступаю щих в архив, и действующую систему их классифика ции;
структуру предприятия, учреждения, организации;
основы организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудо вого распорядка;
правила и нормы охраны труда.
к квалификации. Среднее нальное образование и стаж работы по делопроизвод ству не менее двух лет.
Должностные обязанности. Разрабатывает и вне дряет технологические процессы работы с документа ми и документной информацией на основе использова ния организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, ная работа). Принимает участие в планировании, орга низации и совершенствовании деятельности службы обеспечения управления, осуществ ляет контроль за состоянием делопроизводства. Подго тавливает предложения по обеспечению ких условий труда, рационализации рабочих мест ра ботников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного чения и уровня управления, классификаторы докумен тной информации. Организует внедрение систем веде ния документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных сокращению их количества и оптимизации документо потоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и со вершенствовании (в части информационного обеспече ния) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в т. ч. безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и мик ропроцессорной техники, проектировании и актуали зации баз и банков данных. Изучает и обобщает пере довой отечественный и зарубежный опыт в области до кументационного обеспечения управления, разрабаты вает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квали фикации кадров службы документационного обеспече ния управления.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, прика зы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационно го обеспечения управления;
порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе зационной и вычислительной техники служб докумен тационного обеспечения управления;
методы исследо вания, анализа, проектирования и развития докумен систем;
порядок оформления, классифика ции, хранения, экспертизы ценности документов;
организацию архивного дела;
нормативные и методи ческие документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управ ления;
основы программирования;
методы проектиро вания и актуализации баз и банков данных;
основы эргономики, социальной психологии, социологии;
до отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения управления;
основы экономики, организации труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудо вого распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Документовед I ка тегории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее трех лет.
Документовед II категории: высшее профессиональ ное образование и стаж работы в должности докумен товеда не менее трех лет.
Документовед: высшее профессиональное образо вание без предъявления требований к стажу работы.
Делопроизводитель Должностные обязанности. Принимает и регистри рует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководи телей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения докумен тальных материалов, осуществляет контроль за их ис полнением, выдает необходимые справки по зарегист рированным документам. Отправляет исполненную до кументацию по адресатам. Ведет учет получаемой и от правляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удоб ный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в ар хив предприятия документальные материалы, ные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, пе редаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохран ность проходящей служебной документации.
Должен знать: нормативные правовые акты, поло жения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприя тии;
основные положения Единой государственной си стемы делопроизводства;
структуру предприятия и его подразделений;
стандарты унифицированной системы организационно-раслорядительной документации;
по рядок контроля за прохождением служебных тов и материалов;
основы организации труда;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы зако нодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профес сиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образова ние и специальная подготовка по про грамме без предъявления требований к стажу работы.
Машинистка Должностные обязанности. Выполняет машинопис ные работы (включая подготовку матриц для получе ния копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем. Воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктов ку. Следит за состоянием пишущей машины, обеспечи вает сохранность и правильный уход за ней.
Должен знать: машинопись;
правила орфографии и пунктуации;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной по рядок расположения материала при печатании различ ных документов;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
правила эксплуатации пишущих диктофонов, магнитофонов;
основы организации труда;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Машинистка I кате гории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессио нальное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной програм ме, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.
Архивариус Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Органи зует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует по ступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участву в разработке номенклатур дел, проверяет правиль ность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и щает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные опи си единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государствен ное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по со зданию справочного аппарата по документам, обеспе чивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в рабо те по экспертизе научной и практической ценности ар хивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспе чения их сохранности. Контролирует соблюдение пра вил противопожарной защиты в помещении архива.
Выдает в соответствии с поступающими запросами ар хивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчет ности о работе архива. Принимает необходимые меры по в работе современных технических средств.
Должен знать: нормативные правовые акты, поло жения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприя тии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
Единую государственную систему порядок составления опи саний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформ ления дел и их подготовки к хранению и использова нию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру предприятия;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего тру дового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профес сиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образова ние и специальная подготовка по установленной про грамме без предъявления требований к стажу работы.
Приложение (справочное) Стандартизованные термины с определениями (извлечение из ГОСТ "Делопроизводство и архивное Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02,98 № 28) Общие понятия 1. Делопроизводство обеспе чение управления, ДОУ): Отрасль деятельности, печивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
2. Архивное дело: Отрасль деятельности, обеспе чивающая организацию хранения и использования хивных документов.
3. Документ (документированная информация):
Зафиксированная на материальном носителе информа ция с реквизитами, позволяющими ее идентифициро вать.
4. Внешние признаки документа: Признаки, отра жающие форму и размер документа, носитель инфор мации, способ записи, элементы оформления.
5. Носитель документированной информации:
Материальный объект, используемый для закрепле ния и хранения на нем речевой, звуковой или изоб разительной информации, в т. ч. в преобразованном виде.
6. Изобразительный документ: Документ, содер жащий информацию, выраженную посредством изоб ражения какого-либо объекта.
7. Графический документ: Изобразительный доку мент, в котором изображение объекта получено посред ством линий, штрихов, светотени.
8. Аудиовизуальный документ: Документ, содер жащий изобразительную и звуковую информацию.
9. Изобразительный или аудиови зуальный документ, созданный кинематографическим способом.
10. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
11. Иконографический документ: Документ, содер жащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотогра фии.
12. содержащий звуко вую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
13. Текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
14. Письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
15. Рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
16. Машинописный документ: Письменный доку мент, при создании которого знаки письма наносят ническими средствами.
17. Документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов за писи, обеспечивающих обработку его информации элек тронно-вычислительной машиной.
18. Видеограмма документа: Изображение та на экране электронно-лучевой трубки.
19. Беловой документ: Рукописный или машино писный текст которого переписан с черново го документа или написан без помарок и исправлений.
20. Черновой документ: Рукописный или машино писный документ, отражающий работу автора или ре дактора над его текстом.
Автор документа: Физическое или юридичес кое лицо, создавшее документ.
22. Документ личного происхождения: Документ, созданный лицом вне сферы его служебной сти или выполнения общественных обязанностей.
23. Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
24. Служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
25. Юридическая сила Свойство офи циального документа, сообщаемое ему законодательством, компетенцией издавшего его орга на и установленным порядком оформления.
26. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержа щиеся в самом документе или выявленные иным пу подтверждают достоверность его происхождения.
27. Подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа.
28. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
29. Копия документа: Документ, полностью вос производящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
30. Заверенная копия документа: Копия докумен та, на которой в соответствии с установленным поряд ком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
31. Дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.
2.2. Делопроизводство 32. Документирование: Запись информации на раз личных носителях по установленным правилам.
33. Правила документирования: Требования и мы, устанавливающие порядок документирования.
34. Система документации: Совокупность докумен тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требо ваний к их оформлению.
35. Унифицированная система документации (УСД): Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
36. Вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по при знакам содержания и целевого назначения.
37. Наименование документа: Обозначение вида письменного документа.
в Деловые документы 38. документ:
Вид письменного документа, в котором фиксируют ре шение административных и организационных вопро сов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
39. Реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа.
40. Постоянная часть реквизита документа: Неиз меняемая часть реквизита документа, в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
41. Переменная часть реквизита документа: Изме няемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
42. Формуляр документа: Набор реквизитов офи циального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
43. Формуляр-образец документа: Модель постро ения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
44. Бланк документа: набор реквизитов, иденти фицирующих автора официального письменного доку мента.
45. Унифицированная форма документа (УФД):
Совокупность реквизитов, установленных в соответ ствии с решаемыми в данной сфере деятельности зада чами и расположенных в определенном порядке на но сителе информации.
46. Служебное поле унифицированной формы до кумента: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
47. Зона унифицированной формы документа:
Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для запол нения определенными реквизитами.
48. Табель унифицированных форм документов:
Перечень разрешенных к применению унифицирован ных форм документов.
49. Оформление Проставление необхо димых установленных правилами докумен тирования.
50. Подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного долж ностного лица.
51. Гриф ограничения доступа к документу: Рек визит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
52. Гриф согласования: Реквизит документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его со держанием.
53. Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
54. Дата официального документа: Реквизит офи циального документа, содержащий указанное на доку менте время его создания и/или подписания, утверж дения, принятия, согласования, опубликования.
55. Заголовок официального документа: Реквизит кратко излагающий его содержание.
56. Виза официального документа: Реквизит доку мента, выражающий согласие или несогласие должност ного лица с содержанием документа.
57. Резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей им решение.
58. Текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой сис темой звукозаписи, заключающая в себе всю или ос новную часть речевой информации документа.
59. Организация работы с документами: Органи зация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
60. Документооборот: Движение документов в орга низации с момента их создания или получения до за вершения исполнения или отправления.
61. Объем документооборота: Количество докумен тов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
62. Входящий документ;
поступивший документ:
Документ, поступивший в учреждение.
63. Исходящий документ;
отправляемый документ:
Официальный документ, отправляемый из учреждения.
64. Внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его органи зации.
65. Регистрация документа: Запись учетных дан ных о документе по установленной форме, фиксирую щая факт его создания, отправления или 66. Регистрационный индекс документа;
регистра ционный номер документа: Цифровое или буквенно цифровое присваиваемое документу при его регистрации.
67. Контроль исполнения документов: Совокуп ность действий, обеспечивающих своевременное испол нение документов.
68. Срок исполнения документа: Срок, ный нормативно-правовым актом, организационно-рас порядительным документом или резолюцией.
69. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-пра вовым актом.
70. Индивидуальный срок исполнения документа:
Срок исполнения документа, установленный организа ционно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Дело: Совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельно сти, помещенных в отдельную обложку.
72. Формирование дела: Группирование исполнен ных документов в дело в соответствии с номенклату рой дел и систематизация документов внутри дела.
73. Оформление дела: Подготовка дела к хране нию в соответствии с установленными правилами.
74. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
75. Номенклатура дел: Систематизированный пе речень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в уста новленном порядке.
76. Индекс дела;
номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Архивное дело 77. Архив: Организация или ее структурное под разделение, осуществляющее прием и хранение архив ных документов с целью использования.
78. Архивохранилище: Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
79. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
80. Архивный Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для об щества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный фонд: Совокупность архивных до кументов, исторически и/или логически связанных между собой.
82. Архивный фонд Российской Федерации: Сово купность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культур ное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой ча стью историко-культурного наследия народов РФ.
83. Государственная часть Архивного фонда Рос сийской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или пальной собственностью.
84. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосудар ственных юридических лиц, собственностью физичес ких лиц и включенные в состав Архивного фонда РФ на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.
85. Объединенный архивный фонд: Архивный фонд, сформированный из документов двух или более имеющих между собой историчес ки обусловленные связи.
86. Архивный фонд личного происхождения: Ар хивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
87. Архивная коллекция: Совокупность докумен тов, образовавшихся в деятельности различных фон дообразователей и объединенных по одному или не скольким признакам.
88. Комплектование архива: Систематическое по полнение архива документами в соответствии с его про филем и действующим законодательством.
89. Источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
90. Документальный фонд: Совокупность тов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
91. Фондообразователь: Юридическое или ческое лицо, в деятельности которого образуется доку ментальный фонд.
92. Фондирование документов: Распределение ментов по архивным фондам и архивным коллекциям.
93. Ценность архивного Свойства ар хивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
94. Запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их на учной и практической ценности не подвергаются и унич тожению не подлежат.
95. Экспертиза ценности документов: Отбор доку ментов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
96. Перечень документов со сроками хранения:
Систематизированный список видов и категорий доку ментов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
97. прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных доку ментов ряда организаций из числа однородных.
98. Выделение документов к уничтожению: Выяв ление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
99. Обеспечение сохранности документов:
печение физико-химической сохранности документов и их учет.
100. Обеспечение физико-химической сохраннос ти документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хра нения, реставрации, биохимической за щиты и воспроизведения документов.
101. Режим хранения архивных документов: Со вокупность и санитарно гигиенических условий, создаваемых в архивохрани лищах для обеспечения сохранности документов, и кон троль за их выполнением.
102. Реставрация архивного документа: Восстанов ление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
103. Старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств докумен та под воздействием внешних и внутренних факторов.
104. Страховая копия (архивного документа):
пия особо ценного или уникального архивного доку мента, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
105. Страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных доку ментов.
106. Фонд пользования: Совокупность копий ар хивных документов, предназначенных для пользова ния вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.
107. Хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
108. Государственное хранение архивных докумен тов: Постоянное хранение архивных документов, ществляемое архивами, рукописными отделами библио тек и музеев.
Ведомственное хранение архивных докумен тов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муници пальными организациями в течение периода, установ ленного нормативными документами.
110. Депозитарное хранение документов: Хране ние в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых до говором между собственником документов и соответ архивом, музеем, библиотекой, с сохране нием за собственником права собственности на архив ные документы.
111. Постоянное хранение Бессроч ное хранение документов в архивном учреждении, го сударственном музее, библиотеке.
112. Документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
113. Документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении кото рого он подлежит уничтожению.
Ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда РФ, содер жащим охраняемую законом тайну.
Учет архивных документов: Установление ко личества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количе ству в учетных документах.
Централизованный государственный учет до кументов Архивного фонда Российской Федерации:
Система учета документов Архивного фонда РФ в мас штабе области, края, республики, государства в целом, на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архи вных фондов и количестве единиц хранения.
117. Единица хранения архивных документов: Учет ная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокуп ность документов, имеющая самостоятельное значение.
Единица учета архивных документов: Едини ца измерения количества документов в архиве.
119. Учетные документы архива: Комплекс доку ментов установленной формы, фиксирующих поступ ление, количество, состав и состояние архив ных документов в единицах учета.
120. Карточка (архивного) фонда: Учетный мент, название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хра предназначенный для централизованного госу дарственного учета архивных документов Архивного фонда РФ.
Список (архивных) фондов;
документ, содержащий перечень официальных наименований хра нящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
122. Лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о ко личестве, хронологических границах, составе докумен тов фонда и его научно-справочного аппарата в их ди намике.
123. Внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индек сов, названий, дат, номеров листов.
124. Проверка наличия (состояния) дел: Установ ление соответствия реального количества единиц нения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
125. деятельность архи ва: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных 126. Использование архивных документов: При менение информации архивных документов в культур ных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
127. Публикация архивных документов: Подготов ка документов к изданию в соответствии с установлен ными правилами.
128. Система научно-справочного аппарата к до архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной инфор мации в целях их эффективного использования.
129. Историческая справка к архивному фонду:
Документ, содержащий сведения по истории фондооб разователя и архивного фонда, краткую характеристи ку состава и содержания его документов и научно-спра вочного аппарата.
130. Архивный Справочник, предназ наченный для поиска информации об архивных фон дах и/или архивных документах.
131. Межархивный справочник: Архивный спра вочник, содержащий сведения о документах несколь ких архивов.
132. Архивная опись: Архивный справочник, держащий систематизированный перечень единиц нения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
133. Путеводитель по (архивным) фондам архива:
Архивный справочник, содержащий в систематизиро ванном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознаком ления с его составом и содержанием.
134. Обзор архивных документов: Архивный спра вочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в не обходимых случаях их источниковедческим анализом.
135. Архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах распо ложена в соответствии с выбранной схемой кации.
136. Указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наимено ваний предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их по исковых данных.
137. Доступ к архивным документам: Предусмот ренные нормативными документами условия использо вания архивных документов.
138. Архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поиско вых данных документов.
139. Архивная копия: Официальный документ ар хива, воспроизводящий текст или изображение архив ного документа с указанием его поисковых данных.
140. Архивная выписка: Копия части текста архивно го документа, оформленная в установленном порядке.
Приложение (справочное) Рекомендации по организации компьютеризированных рабочих мест для сотрудников предприятия, допущенных к обращению с управленческой документацией основе требования к видеодисплейным персональным электронно-вычислительным машинам и организации Утверждены постановлением России от 14.07.96 14) 1. Общие рекомендации Компьютеризированные рабочие места (далее Ч КРМ) по отношению к световым проемам (окнам) дол жны располагаться так, чтобы естественный свет падал на них сбоку, преимущественно слева. При нии КРМ следует учитывать расстояние между рабо чими столами с видеомониторами, которое должно со ставлять не менее 2,0 м, при этом расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов должно со ставлять не менее 1,2 м. Световые проемы (окна) в помещениях использования КРМ следует оборудовать внешними козырьками или регулируемы ми устройствами типа "жалюзи".
КРМ для выполнении творческой работы с доку ментами, требующей значительного умственного напря жения или высокой концентрации внимания, целесооб разно изолировать друг от друга перегородками высо той м.
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | ... | 6 | Книги, научные публикации