Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | Л. Зайверт ВАШЕ ВРЕМЯ В ВАШИХ РУКАХ СОВЕТЫ РУКОВОДИТЕЛЯМ, КАК ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Содержание Ключ к профессиональному самовыражению... 7 0. Введение: Управляйте сами своим ...
-- [ Страница 3 ] --ния (заработок участников за минуту плюс накладные Ниже следуют советы относительно того, как с ними расходы) и о своем намерении провести его рацио обходиться или как их нейтрализовать.
нально. Выражайте уверенность в успешном ходе за седания.
13. Согласуйте с участниками правила совместной 1. Спорщик.
работы, например об ограничении времени выступлений Сохранять невозмутимость и деловитость. Предо 30 или 60 секундами или о порядке принятия решений.
ставить группе опровергать его утверждения.
14. Поручите одному из участников ведение прото кола.
15. Держите под контролем перерывы и блокируйте 2. Позитивист.
такие лубийственные фразы, как Этого мы еще ни когда не делали! (см. рубрику Типы участников сове Предложить ему подведение итогов, сознательно щания).
втянуть в дискуссию.
после завершения заседания. Образец (формуляр) Вы 3. Всезнайка.
найдете ниже.
Призвать группу занять определенную позицию Самая большая ошибка после совещания Ч отсут по отношению к его утверждениям.
ствие протокола, следующая по рангу ошибка Ч плохой 4. Словоохотливый.
протокол.
23. Так называемый укороченный протокол с важ Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.
нейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фото 5. Застенчивый.
копии, в большинстве случаев пространный протокол Ставить несложные вопросы, укрепить его уверен становится тогда излишним. Пример соответствующего ность в своих силах.
формуляра следует после бланка итогового протокола.
24. Контролируйте, выполняются ли принятые реше 6. Негативист.
ния всеми, кого они касаются.
Признать, оценить его знания и опыт.
25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки 7. Не проявляющий интереса.
дня.
Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.
8. Крупная шишка.
Избегать прямой критики, применять технику да, но.
9. Расспрашивающий.
Адресовать его вопросы группе.
После совещания 21. Возвращайтесь Ч хотя бы время от времени Ч к ходу и результатам состоявшейся конференции, на пример путем опроса участников:
- Были ли достаточно ясными тема и цель совещания? 6.4. Рациональные собеседования - Получил ли каждый из участников своевременно (управление потоком посетителей] повестку дня и другие материалы?
- Началось ли заседание вовремя? Посетители для многих менеджеров представляют со бой в некотором смысле проблему. На прием посети - Соблюдались ли повестка дня и регламент?
телей затрачивается часто намного больше времени, - Была ли достигнута цель совещания?
чем на любую другую деятельность. Исследование, - Были ли распределены задачи и установлены соот проведенное в Швеции, показало, что на посетителей ветствующие сроки?
(в большинстве случаев это подчиненные) руководители - Сколько времени было использовано неэффективно?
тратят в среднем 3,5 часа в день.
22. Составьте четкий итоговый протокол Ч по воз- А каковы Ваши средние показатели? Неспособность можности через 24 Ч максимально через 48 часов предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важ 190 План обсуждения ное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам.
В социально-психологической области целый ряд проб Тема лем возникает в связи с потребностью контактов и орга ДатаВремяМесто проведения _ низацией социальных отношений. Наиболее существен документы для обсуждения_ ными пожирателями времени являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обы участники..
чно принимают немедленно из-за опасения что-то упустить, если их не выслушать.
Пункты повестки дня Решения, результаты, Мотивы могут быть следующими: Пометка о выполнении мероприятия - потребность в информации;
- потребность в помощи или консультации;
- информирование;
- ответ на Ваше приглашение или вызов (типа Если будете поблизости, заходите!);
Немедленно - поддержание общественных (официальных) или дру поручить:
жеских отношений.
Как раз последний повод может легко привести к совета, а прежде всего подтверждения и поддержки наибольшим временным потерям, поскольку многие своих планов.
посетители приходят как раз по этой причине, чтобы Стратегия управления потоком посетителей направ заглянуть;
они ничего не приносят с собой и стоят лена в первую очередь на то, чтобы отгородиться уйму времени! Большинство из них хотят даже не именно от ненужных и незаявленных посетителей. По следующие рекомендации касаются обращения с посе тителями;
приводятся 10 приемов завершения пере Подразделение, Итоговый протокол совещания Дата говоров.
отдел Стратегия управления потоком посетителей Тема: Место проведения:
Дата:
Продолжительность (от Ч до):
Ведущий обсуж- Ведущий протокол Приглашение/повестка дения:
(с указанием номера дня от:
телефона):
Участники совещания: Привлеченные участники:
Результат*: Указание/пору- Контроль*:
чение* (срок ис полнения):
* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницах. Страница:
192 Отгораживание от посетителей.
беседник уже сидит у Вас в кабинете, Вы оказываетесь в проигрыше в психологическом отношении, Прежде всего руководители должны иметь время 8. Старайтесь по возможности приходить на работу для обдумывания и работы без отвлечения на посто пораньше, вместо того чтобы задерживаться вечером.
ронние дела.
9. Запирайтесь в каком-нибудь помещении, напри Предохраняйте себя, по крайней мере на определен мер в комнате отсутствующего коллеги;
при этом лишь ное время дня, от перерывов в работе из-за посещений.
Ваш секретарь должен быть проинформирован о Ва Это относится также и к Вашим подчиненным.
шем местонахождении.
Стиль руководства с ориентацией на сотрудничество 10. Своими личными контактами занимайтесь в ка с подчиненными подчас ошибочно интерпретируется, ком-либо другом, а не на рабочем месте. Договаривай когда считают, что сотрудники могут или должны иметь тесь, например, пообедать с важными для Вас людь в любое время доступ к своему начальнику.
ми и т. п.
11. Свой письменный стол поставьте так, чтобы он не был виден в открытую дверь;
тем самым Вы Мы считаем непозволительной роскошью, если сможете избежать потенциальных посетителей.
любое лицо в любой день недели, а может быть, 12. И самое главное: покончите с мифом лоткрытой и в любое время дня может лично или по телефону двери!
претендовать на общение с менеджером!
Оставляйте открытой дверь в свой кабинет только Попробуйте хотя бы раз отгородить себя от посе тогда, когда Вы готовы для беседы;
закрывайте дверь, тителей, например с помощью нижеследующей про если хотите чтобы Вам не мешали!
граммы из 12 пунктов.
1. Поручите своему секретарю согласование и со блюдение сроков и дат;
пусть он согласовывает их Планирование и подготовка посещений.
заблаговременно.
2. Используйте письменный стол Вашего секретаря У каждого, кто к Вам приходит или хочет войти, как своего рода барьер, который никто не минует без есть повод для беседы, который ему кажется важным.
того, чтобы быть увиденным ею и спрошенным: Что 1. Спрашивайте себя, имея в виду конкретного по я могу для Вас сделать?, Не может ли он Вам позво сетителя, которого Вы хотите принять или пригласить, нить? и т. д.
какой цели Ваш разговор должен послужить.
3. Введите спокойный час, например в начале ра 2. Выясните в начале визита по возможности вместе бочего дня, когда никто не должен Вас беспокоить.
с собеседником вопрос: Какова цель этой беседы? 4. Установите общие приемные часы и поручите 3. Предварительно устанавливайте продолжитель секретарю спрашивать о причинах желаемого времени ность визита;
разговор, как правило, длится столько для посещения, чтобы Вы могли подготовиться.
времени, сколько его есть в распоряжении. Предпола 5. Введите определенные часы приема для отдельных гаемую длительность разговора фиксируйте на со своих сотрудников (например, Майер Ч с 14 до 15 ч).
ответствующих формулярах Вашего дневника времени.
6. Посещайте сами помещения, где сидят Ваши 4. Переносите предусмотренную тему или всю бе подчиненные, и предоставляйте себя в их распоряжение седу на другое время, если Вы не можете достичь для вопросов. Намного проще самому попрощаться и намеченной цели в имеющееся в Вашем распоряжении выйти из помещения, чем с помощью комплиментов время.
выпроваживать собеседника из своего кабинета.
5. Частную информацию излагайте в конце, когда 7. Принимайте посетителя стоя (например, в при покончите с основной темой.
емной) и определяйте во время приветствия приори 6. Поручите своему секретарю следить за временем тетность или необходимость посещения. Когда Ваш со визита;
договоритесь с ним о том, чтобы он Вам напо Обедайте вместе со своими сотрудниками время минал о нем или вмешался в разговор с помощью фразы от времени, чтобы удовлетворять потребность в личных типа: Через полчаса Вы должны ехать в город N и т. д.
контактах.
7. Подготовьтесь, хотя бы на скорую руку, к раз Побуждайте Ваших сотрудников использовать теле говору по его существу (подоплека проблемы, прежние фон или писать краткие записки, когда не требуется дискуссии на эту тему, принятые решения и шаги) и непосредственное общение.
держите наготове необходимые документы.
Обращение с незаселенными посетителями. Способы 8. Настройтесь на возможные аргументы и возраже обращения с незаявленными посетителями зависят от ния своего собеседника.
того:
9. В заключение проверьте, необходим ли этот разговор и нет ли ему альтернативы (например, звонок - располагаете ли Вы достаточным временем;
по телефону или деловая встреча за обеденным - оправдывают ли запросы посетителя время, на них столом).
приходящееся;
10. Готовьтесь к разговору, например с помощью - в каких отношениях Вы находитесь с посетителем;
следующего бланка-листка.
- какой опыт Вы приобрели от прошлых общений с ним.
Бланк-листок подготовки к беседе Прежде всего спросите его о причинах визита (вы Планирование: Срок ясните вопросы: что, для чего, кто, почему, как, чем, Тема когда?).
Лимит времени Подготовка по существу проблемы В зависимости от полученных ответов:
Материалы делегируйте разговор своему сотруднику, в другое подразделение или отдел;
Начало;
Короткое приветствие и сразу к сути дела если можно решить вопрос с небольшими затратами времени, продолжайте разговор Ч отвлечение, кото Ход беседы: Не уходить от темы рое уже началось, будет меньшим;
Быть активным слушателем - в противном случае согласуйте время встречи и Завершение: Конкретное разделение обязанностей лотпустите посетителя.
Соблюдение лимита времени Однако самое лучшее Ч приучить посетителей к Подведение кратких итогов Заканчивать словами, предназначенными твердо установленным часам приема и часам, закрытым лично собеседнику Для посещения.
Завершение разговора. Любая беседа независимо от ее продуктивности должна когда-то кончиться.
Собеседования с сотрудниками. Посещение своих Если Вы, принимая 5 посетителей в день, на каждом сотрудников легче контролировать и включать в собст потеряете только 5 минут, то в течение недели это венные временные планы, чем визиты коллег из дру составит уже свыше двух часов!
гих отделов.
Если сам посетитель не желает завершать собеседо Установите для сотрудников определенные часы вание, попробуйте использовать следующие более или приема, во время которых Вы сможете обсудить с ними менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы.
все, что накопилось за истекший период.
1. Выскажите обобщающее или завершающее заме Для этих целей заведите на каждого сотрудника чание.
отдельный листок для записей в своем дневнике вре 2. Закончите деловую часть разговора, перейдя к пу мени.
стой болтовне.
Проводите также регулярные краткие оперативные 3. Посмотрите на наручные часы или сделайте так, совещания, чтобы прояснить возникающие рабочие и чтобы прозвучал запрограммированный сигнал.
управленческие проблемы.
4. Покажите, что Вам скучно.
ботников справочных служб и т. д. Консультирование 5. Встаньте. предлагает свои специально созданные телефонные слу 6. Проведите своего посетителя к двери.
жбы. К тому же телефонные переговоры становятся 7. Начните читать свои бумаги в то время, когда по- все доступнее и удобнее с помощью различных дости сетитель продолжает говорить.
жений микроэлектроники. В то же время все более час 8. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы тое использование коммуникационного средства теле он прервал разговор и напомнил о следующем сроке.
фон ведет к тому, что учащаются ошибки, стоящие 9. Во время дискуссии говорите несколько энергич- относительно много времени.
нее и поспешнее.
10 телефонных грехов 10. Сообщите своему посетителю до разговора и пе ред его завершением о том, что Вас ждут другие посе 1. Неясная цель разговора.
тители и Ваше время ограниченно.
2. Импровизация в подготовке к разговору.
Или скажите просто, что Вы хотели бы теперь закон 3. Неблагоприятное время для звонка.
чить разговор!
4. Поиски номера абонента.
5. Звонок без предварительной подготовки докумен 6.5. Переговоры по телефону тов.
6. Предварительно не записаны ключевые слова.
7. Не объясняется цель разговора.
Телефон является наиболее часто используемым и наи 8. Монологи вместо выслушивания с постановкой во более утомляющим средством коммуникации и тем са просов.
мым наиболее частым источником помех в деловой 9. Не ведется последующая запись разговоров.
жизни.
10. Неконкретные договоренности.
Из десяти менеджеров девять проводят у телефона Многие звонят от растерянности, беспомощности, из по крайней мере один час в день, а четверо из десяти тщеславия, в поисках контакта, из желания произвести разговаривают по телефону более двух часов в день.
впечатление занятости, избавиться от чувства недоволь Жить можно как с телефоном, так и без него. Кто не ства, из склонности к болтовне, церемонности, от скуки знает всесилие звенящего, трещащего телефона? Сколь и т. д. А Вы?
ко руководителей уже на полпути из бюро возвраща ются обратно на рабочее место, заслышав звонок теле Телефонный звонок должен быть в первую очередь фона? Сколько домохозяек прерывают приготовление инструментом рациональной информации пищи или ужин только потому, что зазвонил телефон?
и коммуникации!
А как обстоит дело у Вас?
Телефонный разговор не только с точки зрения рабо чей методики и экономии времени является чем-то вро- Как средство рационализации телефон предоставля де непрошенного посетителя, который вторгается в сфе- ет разнообразные преимущества для экономии времени.
ру деятельности другого человека. В то время как мно- Однако он является наиболее часто встречающейся по гие не осмелились бы без предварительной договорен- мехой в деловой деятельности.
ности проникнуть в учреждение, они могут это сделать Телефон, будучи одним из самых эффективных сред в любое время с помощью телефона, поскольку защи- ств экономии времени, является одним из самых рас щены пространственной отдаленностью и опосредован- пространенных поглотителей времени вообще (пара ностью контакта. Раз уж связь установлена, то само по докс телефона).
себе это соблазняет на бесполезные, крадущие время Обладает ли для Вас телефон тем или иным свойст разговоры.
вом, зависит от того, насколько рационально Вы его Многие профессии стали явно телефонными, на используете и насколько успешно Вам удается избежать пример профессии биржевого маклера, посредника, ра злоупотреблений им!
198 Мы хотим предложить Вам несколько советов по ра- часто можно непосредственно на рабочем месте по циоиальному пользованию телефоном. В этой связи сле- лучить необходимую информацию, и для этого не потребуется откладывать какую-либо деятельность.
дует делать различия между пассивным входящим телефонным звонком и активным лисходящим теле- - Непосредственный обмен информацией (преимуще ство диалога). Благодаря прямой связи возникает фонным разговором.
возможность сразу выяснить соответствующие во просы и достичь договоренности.
(1) Телефон как средство рационализации - Персональная связь (преимущество контакта). В то Телефон предоставляет по крайней мере шесть преи- время как стиль письма зачастую бывает тяжело весным, по телефону Вы можете вести со своим муществ по сравнению с письменными средствами деловым партнером дружеский, личный и живой раз коммуникации (телеграмма, телекс, почтовая коррес говор. Если Вы хотите чего-то добиться от своего понденция):
партнера, разговаривая по телефону, Вы находитесь - Скорость передачи информации (выигрыш во време в лучшей позиции и скорее имеете возможность ос ни).
порить оговорки и возражения, чем когда Вы уже - Связь с абонентом устанавливается немедленноЧ получили отказ в письменном виде. Возможные раз при условии, что последний доступен для разговора;
ногласия могут быть урегулированы немедленно.
Таким образом возможность успеха сделки по теле фону намного выше, чем путем использования для этих целей обмена письмами.
- Сокращение бумагооборота (меньшие затраты тру да). Всякая связанная с перепиской деятельность (диктовка, переписка, перепечатка, считка, внесение исправлений, визирование, пересылка) становится со вершенно излишней.
- Экономия денег (снижение стоимостных издержек).
Если исходить из того, что деловое письмо, как пока зывают соответствующие расчеты, обходится в 20Ч марок (если не больше) в виде расходов на управле ние, то 3Ч5-минутный междугородный разговор стоит значительно дешевле! Экономятся затраты на служеб ные командировки для проведения персонального диа лога. Переговоры по селекторной связи могут сэконо мить средства, затрачиваемые на совещание.
Кроме того, с помощью телефона зачастую облегча ется или ускоряется решение сложных проблем. Преи мущества телефона становятся особенно наглядными при комплексном подходе к делу.
Следовательно:
Звонить вместо того, чтобы диктовать.
Использовать пассивные (входящие) телефонные раз говоры.
В интересах каждого менеджера воспрепятствовать тому, чтобы входящие телефонные звонки (так же как и Отгораживание с помощью секретаря другие источники помех) не нарушали концентрации на чрезвычайно важной деятельности (задачи категории Важнейшим помощником, ключом к эффективной А). деятельности менеджера является хороший секретарь, который может принимать входящие телефонные звонки, Предупреждайте перерывы в работе с помощью сортировать их и в соответствии с приоритетностью пе отгораживания реключать на Вас. Анализ показывает, что целый ряд те лефонных звонков попадает по неправильному адресу и нуждается в переадресовке;
другие сотрудники или слу (2) Отгораживание жбы на предприятии могут быстрее и лучше дать же лаемые сведения.
Каждый, кто Вам звонит, убежден в важности сво К этому еще одно конкретное указание:
его намерения. Поэтому Вы должны с каждым обраща Секретарь должен обязательно спрашивать о цели ться в соответствии с его стремлением;
однако более звонка, чтобы определить степень срочности и важности менее многочисленным телефонным разговорам Вы мо разговора. Каждый действительно деловой партнер это жете уделить лишь ограниченное время, если Вы хотите поймет, если будет вежливо спрошен.
завершить свою работу в течение 8Ч9-часового дня.
Вручите своему секретарю бланк с критериями, сог Однако отклонение уже состоявшегося телефонного ласно которым входящие разговоры должны быть отк звонка относится (наряду с отказом принять уже при лонены, перенесены (повторный звонок) или их следует шедших посетителей) к числу сложнейших проблем об пропустить к Вам.
щения вообще! И вряд ли можно предвидеть, к каким последствиям может привести Ваш отказ.
Телефонный бланк для секретаря Следовательно, будет лучше и эффективнее, если Вы заранее отгородитесь от ненужных звонков или отодви 1. По какому поводу звонит абонент?
нете их на другое, более удобное для Вас время:
2. Какие звонки должны быть переадресо ваны подчиненным или в другие под - Проинформируйте всех своих потенциальных абонен разделения?
тов, с которыми Вы постоянно имеете дело (подчи 3. Какие темы Ваш секретарь может выяс ненных, коллег, клиентов, друзей и т. д.), о том, ког нить непосредственно у абонента?
да Вам не следует звонить.
4. В какое время Вы не хотите, чтобы Вам мешали (лспокойные часы)?
- Обговорите также по возможности время для еже 5. С какими лицами Вас вообще не надо дневных активных (исходящих от Вас) телефонных соединять (может быть, использовать разговоров, тогда можно будет их сгруппировать и записки)?
6. С какими абонентами Вас следует сое соответственно обрабатывать.
динять только в определенные часы - Сообщите также своим абонентам время, когда Вам (часы приема, телефонные часы)?
лучше всего звонить.
7. С какими лицами Вас следует соединять в любое время?
- Избегайте в конце разговора таких фраз, как: Поз 8. Когда следует пропускать частные воните мне как-нибудь! Упоминайте об этом лишь разговоры? С какими лицами?
тогда, когда Вы этого действительно желаете.
9. В какое время Вам лучше всего позво нить повторно?
- Не заставляйте понапрасну ждать своего партнера, 10. Когда лучше всего позвонить тому или который рассчитывает получить от Вас известие, а иному абоненту?
звоните точно в назначенное (подходящее Вам) вре мя, прежде чем он позвонит Вам.
Никогда не поручайте секретарю использовать сле - Пусть все входящие телефонные звонки идут через дующие извинительные формулировки:
Вашего секретаря или используйте время от времени л... на важном совещании;
автоответчик.
л... не хочет, чтобы ему мешали;
Телефонный бланк Разговор без откладывания л... у него важный визит.
Такие и подобные им фразы вызывают неприятные Сначала взять телефонную книжку!
чувства у звонящего, который хочет, чтобы с ним обхо дились как с важным лицом, а ему вдруг дают понять 1. Кто именно Ваш абонент, из какой фир на социальном уровне или на уровне деловых отноше мы, какие функции выполняет и т. д.?
ний, что другой важнее, чем ты! (линаче бы шеф сое- 2. О чем идет речь (какое дело у або нента)?
динился с тобой сейчас же). Поэтому избегайте ситуа 3. Насколько срочно и важно дело Вашего ций, в которых Ваш партнер почувствовал бы себя оби партнера (сроки исполнения)?
женным или даже униженным. Выбирайте нейтраль 4. Когда Вы сможете перезвонить (после ные извинения, не говоря уже о том, что Вы вообще не того, как соберете материалы)?
5. По какому номеру Вы сможете дозво должны сообщать собеседнику, чем Вы в настоящую ми ниться до своего партнера (при первом нуту заняты.
контакте: адрес, номер телефона или Используйте такие необязывающие формулировки, телекса, точное написание фамилии)?
как: Господина X в настоящее время нет на месте (в пути, обедает), и мы ждем его к 14 часам. Не могли бы Вы позвонить позже? Если Ваш секретарь не уверена в том, хотите ли Вы соединиться с абонентом, она может Другая возможность решить вопрос незамедлительно передать принятие решения об относительной срочности состоит в том, что секретарь просит звонящего немно и важности разговора абоненту: В настоящее время он го подождать, говоря при этом: Я посмотрю, могу ли очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его я его прервать. Он получает у своего шефа краткий от прервать? Эта стратегия в большинстве случаев хорошо вет, которого часто бывает достаточно абоненту. При функционирует, поскольку абоненту станет ясно, что таком способе менеджер почти не отрывается от дел ему хотят пойти навстречу.
(не требуется слов приветствия и прощания, долгих раз говоров), и в то же время это соответствует важности и Отгораживание с помощью телефонного автоответ срочности звонка.
чика Если у Вас нет секретаря или автоответчика, Вы смо Если у Вас временно или длительное время нет сек жете защититься от ненужных звонков с помощью таких ретаря, целесообразно включить автоответчик. Не гово кратких и точных фраз, как: Я перезвоню Вам позже ря уже о том, что у многих людей есть эмоциональное или Пожалуйста, перезвоните мне в 16 часов. В других предубеждение против автоответчика, он является все случаях используйте вышеприведенный бланк.
же средством второго сорта, поскольку глушатся все телефонные звонки без разбора. Однако его прей (4) Обратный звонок мущества по сравнению с полным отключением телефо на состоят в том, что Вы после завершения всех дел Наряду с отгораживанием и незамедлительным ис можете прослушать сообщения абонентов и перезво- полнением в исключительных случаях обратный (ответ нить. ный) звонок является третьим методом эффективной и рациональной обработки телефонных переговоров.
Даже если абоненту не очень подходит время для (3) Разговор без откладывания обратного звонка, эта коллизия решается на основе са В исключительных случаях, когда прорываются важ- моменеджмента.
ные звонки, или в течение Ваших телефонных часов Почему причина звонка другого работника должна приема Вы должны сразу же в начале разговора выяс- автоматически считаться более важной, чем Ваша причи нить следующие пункты, которые облегчат Вам рацио- на, согласно которой Вы не можете оторваться от дела?
нальное ведение телефонных переговоров:
Известно высказывание одного менеджера о методе дящие звонки (поскольку Вы заблокируете свою линию).
обратных звонков: Никто не рассчитывает на то, что Если Вы заранее определите цель разговора, Вы сразу врач или хирург прервет прием или операцию и подой сможете начать обсуждение важных вещей. Вы не тратите дет к телефону. Никто не попросит к телефону адвока время на поспешный поиск во время разговора необхо та во время судебного разбирательства или профессора димых документов, поскольку все уже заранее приве во время лекции. Почему же можно ожидать от делово дено в порядок.
го человека, что он Двсегда готов", когда звонит теле Таким образом Вы сможете сэкономить много вре фон? мени.
Использование дневника времени Система обратных телефонных звонков, сведенных Для ускоренной подготовки одного или нескольких в телефонные блоки, существенно сокращает число телефонных разговоров Вы можете использовать план ежедневных перерывов в работе и предоставляет дня. Помечайте там вопросы, подлежащие выясне значительные возможности для рационализации нию по телефону, а также при необходимости их ре и экономии времени зультаты.
Метод обратного звонка, кроме того, дает Вашему секретарю возможность подготовить необходимые для Телефонный листок Дата переговоров материалы, в результате чего сокращается общее время телефонного разговора. Если абонент на Партнер Разговор Тема, Номер Приори- Контроль звал цель звонка, то Вы выигрываете время, обдумав в повод телефона тетность за исполне промежутке свой ответ. нием Исходящими звонками легче манипулировать, чем входящими. Самый рациональный метод Ч сводить ис ходящие звонки в так называемые телефонные блоки.
Другие возможности (5) Телефонные блоки Мелкие телефонные звонки, которые приходится делать в течение одного или нескольких рабочих дней, Выберите два временных промежутка, например бли должны производиться в блоке в непроизводительное же к полудню или к вечеру, когда Вы сможете лотрабо время (см. график работоспособности), когда они не мо тать свои телефонные разговоры все вместе или серия гут нарушать ход работы.
ми, предварительно подготовившись к ним.
Используйте холостые промежутки времени и дру Преимущества такого серийного производства пе гие паузы между отдельными делами или совещаниями, ред многочисленными разрозненными звонками состоят чтобы сделать нужные звонки.
в том, что Вам надо лишь один раз подготовиться и Пользуйтесь телефоном антициклично, т. е. не в ра Вы можете разом выполнить однородную работу. Ис бочие часы пик.
пробуйте этот метод и убедитесь в том, какие в нем Тогда Вы сможете быстрее дозвониться до своего скрываются возможности рационализации, но следите за партнера. Наиболее благоприятными для телефонных тем, чтобы Ваши телефонные блоки были не слишком звонков промежутками является время с 8.00 до 9.30;
продолжительными (примерно 30 минут), так как иначе с 13.30 до 14.00;
Ваш телефон будет постоянно занят и звонящие к Вам после 16.30.
потеряют терпение.
В другие часы приходится считаться с тем, что время Таким образом Вы будете вести не бессистемные решения вопросов по телефону почти удваивается и разговоры между прочим, а нацеленные, планомер Ваш партнер может с Вами немедленно говорить лишь ные и потому более эффективные. Ваша концентрация примерно в 50 % случаев.
будет существенно выше, и Вам не будут мешать вхо (6) Подготовка может Вам эффективнее использовать такой инстру мент общения, как телефон.
Перед каждым звонком проверьте три принципиаль - Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ных вопроса:
ведении разговора.
- Имеется ли однозначная потребность в личном кон такте?
Бланк Подготовка телефонного звонка - Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прий Сначала подготовиться Ч потом звонить ти к соглашению?
- Существует ли возможность последующей встречи с.
партнером (абонентом)? Цели 1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели разговора)?
Предварительные соображения, которые не приводят 2. Кому я хочу позвонить (фамилия, под к телефонному разговору, ценнее, разделение, функция, номер телефона)?
чем телефонный звонок без цели или результата 3. Когда я хочу позвонить (в утренние часы, в обеденное время, в конце дня, в сколь зящее время)?
4. Какие вопросы я хочу задать (записать Вы должны набирать номер только тогда, когда Вам основные пункты)?
будет ясна цель разговора:
- Хочу ли я просто поддержать общий контакт и обме Документация няться мнением с коллегой?
5. Какие документы мне потребуются (кар тотека клиентуры, корреспонденция, об - Хочу ли я пуститься в воспоминания или установить зор, отчет и т. п.)?
новую связь?
6. Какие документы потребуются моему - Хочу ли я получить информацию или передать ее? партнеру (корреспонденция, проспекты, акты)?
- Хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?
- Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и бли (7) Ведение телефонного разговора же ознакомить со своими проектами?
Обычно называемые в этой связи технические реко Позаботьтесь о выборе правильного момента для мендации типа того, что надо четко произносить слова, своего разговора:
не заслонять микрофон, повторно называть свое имя и - Выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не т. п., мы считаем достаточно хорошо известными. Стра отрывать партнера от дела. Установите это время в тегические соображения по поводу ведения разговора конце предыдущего телефонного разговора или при связаны с предыдущим формуляром, и особенно с руб личной встрече.
рикой ларгументы и возражения.
Далее следует несколько конкретных советов по ве - Предупреждайте о своем звонке заблаговременно дению телефонного разговора.
Многие из Ваших деловых партнеров будут за пись 1. Быть кратким: сводите фазу контакта до миниму менным столом ждать Вашего звонка, если Вы зара ма.
нее укажите (с помощью письма, телекса, секретаря) точное время. Вы сэкономите время и средства и ус корите решение соответствующего вопроса!
Начало разговора определяет его ход и его завершение!
- Готовьтесь к своим звонкам по-деловому и содержа тельно!
- Важной предпосылкой успешного телефонного разго Добрый день, господин X, как Ваши дела, Ч это вора является его подготовка. Следующий бланк по- не что иное, как приглашение к долгому разговору о 208 семье, отпуске, хобби и текущих событиях. Не обмени Я думаю, этого достаточно. Я надеюсь Вас в скором вайтесь сводкой погоды и сокращайте фазу первого времени увидеть! Ч такого рода фраза позволяет за контакта!
кончить разговор рационально и кратко, равно как веж Добрый день, господин X! Мне нужно быстро полу ливо и необезличенно.
чить некоторые сведения, если у Вас есть для меня ми Старайтесь приучить своих партнеров к своему стилю нута времени, Ч подобные фразы ни в коем случае не телефонных переговоров Ч краткости, но и вежливости.
являются невежливыми, но гарантируют Вам краткий те Обратите внимание: последнее впечатление должно лефонный разговор и облегчают Вашему партнеру раци быть наилучшим!
ональное ведение переговоров. Если первый контакт Нижеследующий телефонный бланк подытоживает имеет для цели разговора особое значение, Вы можете важнейшие пункты:
кратко напомнить о совместных делах;
незнакомцу уме стно кратко представиться для создания позитивного Бланк Ведение разговора фона взаимоотношений.
2. Сначала сообщите своему партнеру, ло чем идет Не растягивайте телефонный разговор!
речь, и только затем объясните причины и подробно сти.
1. Экономьте время на фазе первого контакта 3. Не прерывайте разговор по той причине, что по 2. Сначала сообщите, о чем идет речь другому аппарату поступает важный звонок. В случае не- 3. Не прерывайтесь из-за других звонков 4. Избегайте параллельных разговоров с третьими лицами обходимости спросите, можно ли Вам прерваться, и за 5. Используйте магнитофон, параллельную трубку только с согласия верьте в том, что Вы перезвоните через 10 минут.
своих собеседников 4. Избегайте параллельных разговоров с Вашими 6. Подытоживайте результаты 7. Позаботьтесь о письменном подтверждении сотрудниками.
8. Запишите важнейшие подробности 5. Изъясняйтесь четко и спрашивайте согласие своего 9. Следите за продолжительностью (ценой) разговора партнера, если Вы хотите записать разговор на пленку 10. Умело завершайте разговор или подключить параллельный аппарат.
6. В конце длительного разговора кратко подведите итоги и перечислите меры, которые надо принять (кто (8) Подведение итогов: запись телефонного разго именно, когда и что должен сделать)?
вора 7. При необходимости попросите или пообещайте краткое письменное подтверждение телефонных пере Последней фазой рационального ведения телефон говоров. Простейшим путем является копия записи раз ных переговоров является регистрация и подведение говора с подписью.
итогов состоявшихся входящих или исходящих звонков.
8. Во время разговора запишите такие важные под Телефон как наиболее часто используемое в деловом робности, как имена, цифры и основную информацию, мире средство коммуникации наиболее часто является с которой потом смогут ознакомиться и которую могут также и поводом для недоразумений.
понять Ваши подчиненные и коллеги.
9. Следите, особенно при междугородных разго Приучите себя к тому, чтобы составлять запись ворах, за продолжительностью разговора Ч стоимостью всех важных разговоров!
Вашего звонка (используйте для этих целей секундомер хронограф, песочные часы, электронный счетчик и т. п.) Таким образом Вы можете зафиксировать получен 10. Будьте кратки: завершайте разговор, как только ную информацию и будете иметь важный документ будет достигнута его цель!
(доказательного характера) для последующей работы.
Многие телефонные разговоры часто длятся очень Запись Вы можете делать непосредственно на доку долго из-за того, что оба партнера имеют трудности менте, используемом при разговоре, на прилагаемом с их завершением. Большое спасибо, господин X.
письме или на отдельном листе.
Рациональная обработка входящей почты Мы рекомендуем разработать для этих целей свои личные формуляры как средство рационализации. При 1. Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали водимый ниже формуляр пригоден как для подготовки, только входящую корреспонденцию, имеющую для Вас так и для записи и последующей обработки телефон значение, и откажитесь от всей рутинной почты.
ного разговора.
2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и рас Запись телефонного разговора кладку ее в специальные папки.
3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам Кто? Когда?
прикладывались необходимые разъяснительные мате Что?
риалы.
4. Все, что не представляет информационной цен Во время звонка После звонка До звонка ности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.
5. При чтении письма сразу же помечайте все важ ные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т. п. Пользуйтесь в этих целях имеющи мися формулярами.
7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назна чению.
8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу пос ле получения, т. е. во время просмотра почты.
9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.
Цель заключается в том, чтобы 6.6. Рациональное ведение Каждое письмо брать по возможности только корреспонденции один раз в сутки Потери времени руководителя в связи с неудовлетво- Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:
рительным ведением корреспонденции значительны.
- к немедленному исполнению;
Обязательный разбор почты занимает часто более од - к повторному рассмотрению;
ного часа в день. С обработкой входящей почты, состав - в архив.
лением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т. п. возникают потери Рациональная обработка корреспонденции (исходя времени, которых можно было бы в значительной части щей почты) избежать при рациональной постановке дела.
Собираетесь ли Вы составить стандартное послание Нижеследующие советы должны помочь Вам справ или написать частное письмо, Вы должны обязательно ляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими руководствоваться основным принципом:
затратами времени.
0 вам не нужно формулировать самим или поручать Пишите и диктуйте как можно меньше и только кому-либо составить письмо;
самое необходимое!
- адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.
И Ваши деловые партнеры будут Вам благодарны, ес 3. Рационализация корреспонденции с помощью пи ли будут получать от Вас краткие и рационально сос сем-маятников.
тавленные послания. Нижеследующие наставления помо Этот метод, называемый также блицответ, реко гут Вам сэкономить только минуты, которые в тече ние месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком мендуется для тех случаев, когда Ваше сообщение пред предприятии, подразделении или о служащем судят по полагает немедленный ответ, причем тексты обоих пи тому, насколько споро, неординарно и надежно состав- сем можно сделать весьма краткими.
ляются деловые бумаги.
1. Рационализация корреспонденции путем немед- Формуляр письма-маятника:
ленного ответа.
Напишите от руки на полученном Вами письме свой Получатель Наше сообщение ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал от Знак нашей фирмы правителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи Согласен.
Ваше письмо от Еще больше экономит время штемпель или наклейка Ваш звонок от с трафаретной надписью.
Наш разговор от Стандартный вариант Существо дела Знак фирмы ответа С дружеским приветом Место, дата, подпись Подпись Отправитель Ваш ответ Знак Вашей фирмы Преимущества немедленного ответа состоят в том, что Вы экономите время на диктовке или на подробном Наш звонок от написании, Ваш партнер получает ответ обратной почтой Наш разговор от и на 50 % сокращается бумагооборот.
2. Рационализация корреспонденции посредством Существо дела писем-копий.
Немедленно ответить Вы можете и в том случае, ес ли Вы на основе имеющегося в Вашем распоряжении Место, дата, подпись текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т. д.) хотите сделать запрос или заказ.
Наложите на оригинал соответствующего текста свою Составьте аналогичный формуляр и пошлите ориги визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо нал адресату (копию в дело). После получения ответа или что-либо подобное и скопируйте оба документа копию можно уничтожить.
Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, Преимущества этого принципа:
заявление, заказ), например: Прошу прислать 2 экзем пляра, и отошлите этот листок адресату.
- небольшая площадь, отведенная для сообщения и от Преимущества этого способа:
вета, принуждает к краткости;
- отправитель и получатель имеют одновременно пе- нам представительства или из-за нестандартности со ред глазами и предложение, и ответ;
держания Вам бывает необходимо написать индивиду альное письмо.
- оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;
- Собирайте отдельные письма для серийного про изводства, например используя папку Корреспон - отправителю ответа не требуется повторять атрибу денция.
тику делового письма.
- Подготавливайте процесс написания или диктовки, 4. Рационализация корреспонденции путем облегче подбирая необходимые материалы, записывая клю ния ответа (согласования с партнером).
чевые слова и т. п.
Поскольку Вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, Вы можете освободить своего партнера - Используйте краткие наброски с наглядной фикса от ненужной работы: посылайте ему письма в двух цией основных пунктов, чтобы затем полностью скон экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте:
центрироваться на формулировании.
Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для на - Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) писания от руки краткого ответа!.
или лучше делегируйте составление письма, задавая 5. Рационализация корреспонденции с использова секретарю только ключевые слова, носящие основ нием стандартных бланков для кратких писем.
ную смысловую нагрузку (см. Обработка входящей Используйте различные формуляры, бланки и стан почты).
дартные сопроводительные записки для кратких сооб щений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, - Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя циркуляров, заявок и т. п., если Вам надо сделать крат ли решить его по телефону.
кое стандартное сообщение или отослать в качестве 8. Рационализация корреспонденции с помощью приложения материалы, которые нуждаются только в профессиональной диктовки.
небольшом пояснении.
Мы исходим из того, что Вы знакомы с техническими Преимущества стандартных бланков: Вам не надо приемами рациональной диктовки и потому ограничимся много писать или диктовать, достаточно проставить клю лишь некоторыми методическими указаниями.
чевые слова и обозначения. Такого рода послания про - Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать изводят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но стенографистке. В последнем случае Вы блокируете не рациональные письма!
время двух лиц одновременно;
в то время как Вы 6. Рационализация корреспонденции за счет работы будете наговаривать второе письмо, первое может над текстом.
быть напечатано с магнитофонной пленки.
Настоящий бум вызвали в последнее время микро - Для диктовки кратких текстов используйте незапол компьютеры (называемые также персональными), кото ненные промежутки времени или время вынужден рые за 5000Ч10000 марок позволяют различным уч ных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете реждениям, отдельным подразделениям, мелким фир и т. д.).
мам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным - Краткие тексты, особенно если они не очень важ потребителям наряду с использованием прочих про ные, диктуйте блоками.
грамм работать над собственным текстом. Со снижени 9. Рационализация корреспонденции путем самоог ем цен и прогрессом микроэлектроники это средство раничения.
рационализации становится все более привлекательным.
Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь Преимущество: программирование писем экономит от привычки записывать или диктовать по любому мало много времени и позволяет сохранить форму лично Ва мальски значительному поводу.
ми составленного послания.
10. Рационализация корреспонденции за счет целе 7. Рациональное составление индивидуальных писем.
ориентированности в работе.
В конце концов в немалом числе случаев по причи 7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к ра Перед составлением каждого письма спрашивайте боте.
себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предвари 8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может тельно обдумывайте, что Вы хотите сообщить другому постоянно совершенствоваться.
лицу.
9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.
10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.
Применение:
- листки-памятки служат для управления информаци онными мыслительными процессами, а также про цессами формирования мнений и принятия решений;
- листки-памятки особенно рекомендуются для осу ществления анализа, наблюдений, контроля, прове дения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!
6.7. Использование листков-памяток Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей и формуляров профессиональной и личной сферах виды работ и соз дайте свои собственные листки-памятки, например для:
Выигрывайте время, используя для повторяющихся за - подготовки командировок;
дач и работ листки-памятки. Имеется в виду разграф - подготовки конференций (см. План обсуждений ленный лист, на котором в определенном порядке в 6.3);
перечисляется и задается то, что должно быть сделано, - профессиональной диктовки;
поручено, перепроверено или изменено. Листки-памят ки превратились в универсальный инструмент облегче - проблемного анализа;
ния труда для повторяющихся и стандартных процессов.
- контроля за реализацией проектов;
Они обладают следующими преимуществами:
- на случай автомобильной аварии и т. д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, ко Листки-памятки как средство самоменеджмента торые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:
1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концент рации на наиболее существенном.
2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.
3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные про Основную структуру листка-памятки Вы можете раз цессы (лизобретать велосипед).
работать следующим образом:
4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто;
листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.
5 ступеней составления листка-памятки 5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершен ствованию стиля работы.
1. Выбрать те виды деятельности или занятий:
6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозри которые повторяются;
мыми.
одинаково или аналогично исполняются.
218 2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:
Рациональная канцелярия что должно быть сделано?
Успех самоменеджмента зависит не только от при на что следует обратить особое внимание?
менения различных методов организации труда и пла что подлежит выяснению?
кого надо проинформировать? И т. д. нирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных 3. Составить логическую очередность:
средств. Это особенно относится к рациональной кан какие имеются взаимозависимости?
какие временные ограничения должны быть соблюдены? целярии: системе хранения документов, архивному что из чего вытекает в соответствии с логикой данной дея плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.
тельности?
Наилучшим вспомогательным средством является хо где потребуются промежуточные результаты?
рошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник 4. Произвести группировку:
времени (см. 2.5).
какая деятельность повторяется?
где имеются логические промежуточные связи?
где употребляются одинаковые вспомогательные средства?
6.8. Резюме 5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:
анализ ошибок;
- Коммуникация представляет собой обмен информа критические фазы;
цией. Переработка информации должна быть увязана возможности делегирования;
с личными профессиональными и жизненными це апробирование;
окончательная корректировка;
лями.
готовый листок-памятка.
- Рациональное чтение в первую очередь означает оп ределение приоритетности: целенаправленный отбор Попробуйте составить список повторяющихся видов и принятие решений относительно того, надо ли чи работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой тать вообще, и если надо, то сколько.
схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда - Путем специальной тренировки представляется воз и времени.
можным усовершенствовать методику чтения и повы Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если сить скорость чтения за счет:
заведете картотеку формуляров листков-памяток для избавления от вредных привычек и отвлекающих различных проектов и рабочих процессов.
факторов;
Используйте формуляры, приведенные в настоящей применения лучшей техники чтения.
книге (например, на этой странице) и разрабатывайте - Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) свои собственные! Перепроверяйте применяемые Вами и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую про формуляры с точки зрения их построения, смысла и за работку материала и облегчаете повторное чтение, вершенности!
причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.
Системная подготовка к беседам - В качестве универсальной техники чтения используй те метод SQ3R:
Моя целеустановка.
обзор;
Необходимая документация.
постановка вопросов;
Начало беседы.
чтение;
Что может быть лузким местом у клиента?
обобщение;
Мой вариант решения.
повторение.
Возможные возражения.
- Нижеследующий листок-памятка охватывает важней Мои контраргументы, сильные стороны.
шие указания и правила рационального проведения Заметки, анализ, оценка.
совещаний.
Немедленно поручить.
16. Следить за критическими пунктами в - По возможности отгородитесь от нежелательных ви дискуссии зитеров и покончите с мифом лоткрытой двери.
17. Контролировать движение к поставлен ным целям - Предусмотрите для себя спокойный час, а также 18. Повторно называть принятые решения часы приема для посетителей (в том числе для Ваших и намеченные меры сотрудников). По возможности предварительно пла 19. Подвести итоги 20. Завершить точно в назначенное время нируйте и подготавливайте беседы с запланирован (на позитивной ноте, с личным обраще ными посетителями.
нием) - Телефон является одновременно одним из самых эф После совещания фективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его поглотителей (па- 21. Перепроверить ход и результат совеща ния радокс телефона). Учитесь искусству владения теле 22. Составить протокол результатов фоном, вместо того чтобы допустить его власть над 23. Размножить и разослать краткий про собой.
токол 24. Контролировать выполнение решений - Предупреждайте отвлечение от дела путем отгора 25. Невыполненное перенести на следую живания (с помощью секретаря), обрабатывайте щее совещание входящие телефонные разговоры.
- Исходящие телефонные разговоры осуществляйте Организационные принципы рационального проведения совещаний по возможности телефонными блоками (до и пос ле обеда);
готовьте свои звонки, сообразуясь с инте ресами дела и содержанием разговора (телефонный До совещания листок-памятка).
1. Требуется ли вообще проводить засе - Будьте кратки во время телефонного разговора, дание?
2. Какие имеются альтернативы сове оформляйте запись всех важных переговоров по те щанию?
лефону (до Ч во время Ч после).
3. Должен ли я лично принимать в нем - Кончайте с документоманией, сокращайте или ра участие?
4. Свести свое участие до минимума ционализируйте свою корреспонденцию.
5. Сократить число участников до мини мума Входящая почта.
6. Выбрать наиболее подходящее время проведения 1. Не обрабатывать рутинную почту.
7. Обеспечить закрытое для посторонних 2. Сортировать, раскладывать по папкам.
помещение и позаботиться о средствах 3. Прикладывать разъяснительные материалы.
наглядной информации 4. Несущественное Ч в корзину.
8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня 5. Помечать важные места в тексте.
9. Составление повестки дня с указанием 6. Снабжать указаниями по обработке.
времени для отдельных тем 7. Переправлять по назначению.
10. Рассылка приглашений с указанием тем 8. Обрабатывать сразу после получения.
и целей совещания 9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.
Проведение совещания 10. Ящик для почты с тремя отделениями.
11. Начинать точно вовремя 12. Сообщить о стоимости минуты Исходящая почта.
13. Согласовать правила совместной работы 1. Немедленный ответ.
14. Назначить ответственного за соблюде ние регламента и ведение протокола 2. Письма-копии.
15. Исключить ненужные паузы и лубийст 3. Письма-маятники (блицответ).
венные фразы 4. Облегчение ответа.
5. Краткие письма.
6. Обработка текста.
7. Индивидуальные письма.
8. Профессиональная диктовка.
9. Самоограничение.
10. Целеориентированность в работе.
- Листки-памятки способствуют концентрации на су щественном, разгружают память и экономят время.
1. Выбрать вид деятельности.
2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.
3. Составить логическую схему.
4. Произвести группировку.
5. Переработать предварительный листок-памятку.
- Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.
Проработайте материал главы Информация и ком муникации применительно к своим нуждам. Что пока залось Вам особенно важным при проработке этой гла вы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основатель нее? Что бы Вы хотели применить на практике?
Использование главы Информация и коммуникации Страница Мысли, ассоциа- К какому времени про- Контроль ции, темы и т. п. работать, применить!
. Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут Ваше время Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация явля ется ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим поглотителем времени.
Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полег чают План мероприятий Самоменеджмент Персидская поговорка Что? Кто? С какого До какого Контроль времени? времени?
Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная про грамма и эти действительно благие намерения по улуч шению работы и изменению привычек с течением вре мени уходят, как вода в песок.
7.1. Ретроспективный взгляд Договор на использование в начале этой книги дол жен был дать понять, насколько важно для автора, и план мероприятий чтобы именно этот эффект после прочтения был бы ми нимальным или Ч в идеальном случае Ч вообще бы не После того как Вы в процессе чтения книги познако проявился.
мились с функциями и возможностями применения Нижеследующий договор на изменение должен за самоменеджмента, в настоящей главе Вам надлежит страховать Вас на некоторое время после прочтения оценить и приспособить к своим нуждам знания, приоб книги и послужить методическим инструментом пре ретенные при чтении, с тем чтобы последовательно творения в практику техники самоменеджмента.
применять их на практике.
Наверняка при чтении отдельных мест книги Вы по думали: Это бы я попробовал, например устанавли вать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести 7.2. Договор на изменение планы дня, по-иному использовать телефон и т.д., и, возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завер Договор на изменение представляет собой план дейст шающих соответствующие главы?!
вий в целях корректировки представлений, поведения и В данной главе речь идет о том, чтобы свести во ощущений. Договор на изменение заключается с самим едино отдельные запланированные шаги в общую стра собой.
тегическую концепцию и последовательно претворять Вы можете решиться на меры, касающиеся:
ее в повседневной работе.
- Вас самого;
Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и - Ваших сотрудников;
внесите все те предложения, которые Вы хотите претво - Вашего начальника;
рить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.
- Вашей личной жизни.
Обратите внимание при этом на следующие вопросы:
Найдите время и попытайтесь ответить на следующие 1. Что именно Вы собираетесь сделать?
вопросы. Учитывайте при этом и различные стороны 2. Кто будет затронут соответствующими мерами прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и (Вы сами, сотрудники, секретарь и т. д.)?
мнимыми преимуществами, не будь которых, Вы бы сра 3. Когда Вы собираетесь начать?
зу изменили свой образ действий. В чем, собственно, 4. Имеете ли Вы в виду определенные сроки испол заключается Ваша выгода, если Вы можете сказать, что у нения?
Вас никогда не бывает времени, Вы всегда заняты, чрез Насколько обширным получился Ваш план мероприя вычайно загружены, перерабатываете и т. д.? На что Вы тий? Реально ли все это и не слишком ли много хоро рассчитываете? На восхищение? На принятие Вашей заня шего?
тости во внимание?
бежку в 6 часов утра. Однако у любителя поспать Договор на изменение Дата эта мера имеет слабые шансы на успех.
5. Каждую новую деятельность начинайте как можно интенсивнее. Поначалу старайтесь избегать слишком 1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно длительных перерывов и контролируйте себя с по конкретнее)?
2. Чего я не хочу делать в будущем?
мощью небольшого листка-памятки каждый день или 3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые каждую неделю. От этого будет еще один небольшой установки, привычки в работе, мое поведение?
полезный эффект: Вы будете регулярно ощущать успех!
4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе дейст 6. Для первого плана мероприятий выберите себе вий и мыслей?
5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких только одно крупное и несколько относительно некруп ситуациях я могу применить новые приемы?
ных мероприятий и сначала воплотите их в жизнь, преж 6. Как заметят окружающие, что я изменился?
де чем приступить к следующим видам активности.
7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя, 7. Решите для себя, хотите ли Вы открыто заявить чтобы не выполнить договор?
8. Каких трудностей следует ожидать? о своих планах по изменению работы и жизни и, может Чем я могу на них ответить?
быть, приобщить к ним других лиц, чтобы повысить 9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение вероятность успеха, или попытаться в одиночку, понача (срок: 2Ч4 недели).
лу незаметно для окружающих, справиться с опреде 10. Насколько хорошо я выполнил свой договор?
Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина ленными проблемами.
этого?
8. Спокойно воспринимайте внешнее воздействие.
Например, подключите сразу же своего секретаря, пусть он напоминает Вам о том или ином методе и конт ролирует Вас.
7.3. Указания по претворению 9. Обсудите свои намерения со своими подчинен ными и попытайтесь сразу же их подключить.
в практику 10. Не берите на себя слишком много. Ставьте ре альные сроки и разбивайте ту или иную задачу на от Проблема самоменеджмента состоит не столько в недо дельные обозримые шаги.
статке знаний о его методах, сколько в недостаточном 11. Периодически контролируйте себя. Проверяйте или неудовлетворительном применении инструментария.
также полезную отдачу от нового метода самоменедж 1. Каждый из предложенных методов, например мента.
подумай, прежде чем что-либо сделать, каким бы ба В конце концов, важно не то, что Вы начали делать, нальным он ни казался, проверьте, руководствуясь прин а то, что Вам удалось успешно осуществить.
ципом: что говорит против того, чтобы его не попробо 12. Не запаздывайте с контролем и перепроверкой вать?
текущих мероприятий, чтобы можно было своевременно 2. Начните с проблемы, которая для Вас действитель внести коррективы.
но является важной и срочной. При претворении в прак Во всей деятельности Вам поможет хороший инстру тику методов самоменеджмента действуйте по прин мент планирования времени Ч дневник времени, кото ципу установки приоритетов. Поставьте в центр Вашего рый является компактным средством, с помощью кото плана мероприятий какую-либо важную проблему, на рого Вы сможете перенести в повседневность то, что пример составление планов дня по методу Альпы, решили взять из этой книги, если захотите проявить и направьте на это большую часть своей энергии.
достаточно самодисциплины.
3. Не пытайтесь все сразу сделать совершенным.
Предпринимайте только реальные шаги.
4. Не начинайте с мер, которые хотя и кажутся очевидными, но наталкиваются на внутреннее сопротив ление. Например, весьма целесообразно делать про 7.4. Стратегия бегства - немотивированное отрицательное отношение к тех нике планирования времени;
и п р е п я т с т в и я | - неумение увлечь за собой коллег и подчиненных, чтобы те соблюдали правила игры;
Только Вы сами способны изменить свое поведение.
- небрежное выполнение плана;
Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом - неумение извлекать уроки из ошибок при планирова (либо удерживать Вас от этого).
нии.
В то же время Вы можете сами встать у себя на пути.
По этой причине мы хотим предложить Вам упражнение, Стратегия бегства и внутреннее сопротивление.
которое хорошо зарекомендовало себя на наших семи нарах.
В суете рабочих будней Вы, возможно, будете пы таться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно и систематически, например в том случае, если высший Упражнение по претворению в жизнь.
приоритет имеет неприятная для Вас работа, - Не приступаете ли Вы в таких случаях сначала к чте Как я сам могу воспрепятствовать успешному исполь нию газет?
зованию техники самоменеджмента.
- Не ведете ли Вы отвлекающий разговор с окружа Назовите по меньшей мере 10 причин. Ниже следует ющими?
набор возможных ответов:
- Не начинаете ли Вы делать другое, менее важное или более простое дело?
- несоставление планов;
- Не затеваете ли Вы уборку на своем письменном - слишком большие затраты на планирование вре столе или в кабинете?
мени;
- Не делаете ли Вы быстро один или несколько теле - стремление планировать все и вся;
фонных звонков?
- недостаточно полное отражение в плане конкретной деятельности;
(Ваша версия.) - нереалистичные временные рамки для отдельных видов деятельности;
Или Вы сопротивляетесь самоменеджменту как ме игнорирование запланированного;
тоду?
неточное определение задач;
- Этого я еще никогда не делал.
отсутствие контроля за выполнением;
- Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда невключение в новый план невыполненных пунк лет.
тов;
- Для моей практической работы в качестве игнорирование приоритетов;
это не подойдет.
установка неверных приоритетов;
- Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня.
неразборчивость в активности (неумение сказать - Повседневная спешка, рабочие нагрузки, поджима нет);
ющие сроки и т. п. не оставляют мне для этого вре - отсутствие предварительной договоренности по мени.
срокам;
- Это функционирует только в теории.
- отсутствие самоконтроля и самодисциплины;
- Это все азбучные истины.
- подверженность отвлекающему влиянию посторон - Если бы это было так просто, то это бы делал них факторов;
каждый.
Может быть, Вы все же попробуете однажды тот или иной инструмент самоменеджмента! Постарайтесь определить, какой метод и какой стиль подходят Вам лично, чтобы постоянно их совершенствовать.
Всегда найдется более простой путь достижения цели!
Успехов Вам на этом пути!
Зайверт Л.
3Ч17 Ваше время Ч в Ваших руках: (Советы руко водителям, как эффективно использовать рабо чее время): Пер. с нем./Авт. предисл. В. М. Ше пель. Ч М.: Экономика, 1990. Ч 232 с.Ч ISBN 5Ч282Ч00625Ч1.
Время Ч самый ценный капитал руководителя. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить при оритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно орга низовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность?
По этим и многим другим вопросам Вы найдете практические советы и ре комендации в книге, которую держите в руках.
Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.
Pages: | 1 | 2 | 3 | Книги, научные публикации