Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ... | 7 | -- [ Страница 1 ] --
Ирина Харитонова САМОУЧИТЕЛЬ OFFICE ACCESS 2003 Прочитав эту книгу, вы научитесь:
4- разрабатывать собственные базы данных;
+ эффективно работать с запросами, формами и отчетами;
+ создавать веб-интерфейс к базе данных Access.
Ирина Харитонова OFFICE ACCESS 2003 Москва Х Санкт-Петербург Х Нижний Новгород Х Воронеж Новосибирск Х Ростов-на-Дону Х Екатеринбург Х Самара Киев - Харьков Х Минск 2004 Харитонова Ирина Александровна Самоучитель Office Access 2003 Главный редактор Е. Строганова Заведующий редакцией И. Корнеев Руководитель проекта В. Рынков Литературный редактор В. Рынков Художник Л. Адуевская Корректоры Д. Стукали, А. Моносов Верстка Л. Харитонов ББК 32.973.233-018Я УДК 681.324.016(075) Харитонова И. А.
Х20 Самоучитель: Office Access 2003. Ч СПб.: Питер, 2004. Ч 464 с.: ил.
ISBN 5-94723-854- Самоучитель знакомит читателя с основными функциями популярной настольной СУБД Microsoft Office Access 2003. Основное содержание самоучителя составляют упражнения и Хзадания, которые необходимо проделать, чтобы освоить эти функции. В процессе работы с книгой читатель сможет создать целостное приложение, включающее как таблицы данных, так и все необ ходимые формы пользовательского интерфейса, в том числе современный веб-интерфейс в виде страниц доступа к данным, в максимальной степени используя средства Access. К книге ирилага ется демонстрационный пример, вспомогательные файлы и приложение в виде файла базы данных Access и страниц доступа к данным, которые должны получиться после выполнения всех пред лагаемых упражнений.
й ЗАО Издательский дом Питер, Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.
Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не мо жет гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственность за воз можные ошибки, связанные с использованием книги.
ISBN 5-94723-854- ООО Питер Принт, 196105, Сани-Петербург, ул. Благодатная, д. 67в.
Лицензия ИД № 05784 от 07.09.01.
Налоговая льгота Ч общероиси некий классификатор продукции ОК 005-93, том 2;
95 3005 Ч литература учебная.
Подписано к печати 20.04.04. Формат 70x100/16. Усл. п. л. 37,41. Тираж 4000. Заказ Отпечатано с готовых диапозитивов в ОАО Техническая книга 190005, Санкт-Петербург. Измайловский пр., Краткое содержание Предисловие Часть I. Знакомство с Microsoft Office Access Занятие 1. Установка и первые шаги Занятие 2. Создание базы данных.. Часть II. Работа с таблицами Занятие 3. Создание таблиц Занятие 4. Ввод и редактирование данных 9. Занятие 5. Поиск и сортировка данных Часть III. Запросы Занятие 6. Создание и выполнение запросов на выборку Занятие 7. Анализ и изменение данных с помошью запросов.... Часть IV. Формы Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления Занятие 9. Составные и связанные формы Занятие 10. Оформление формы и ввод данных через форму.... Часть V. Отчеты и страницы Занятие 11. Создание и печать отчетов Занятие 12. Страницы доступа к данным Часть VI. Настройка приложений Занятие 13. Макросы Занятие 14. Сборка приложения Глоссарий Алфавитный указатель Содержание Предисловие О чем эта книга Для кого эта книга Как построена эта книга Обозначения, использованные в книге Содержание демонстрационного примера От издательства '. Часть I. Знакомство с Microsoft Office Access Занятие 1. Установка и первые шаги Установка Запуск Access и открытие учебной базы данных Рабочая среда Access 2003 Меню и панели инструментов Окно базы данных Справочная система '.... Завершение работы Подведение итогов Занятие 2. Создание базы данных Базы данных Ч основные понятия Реляционная модель данных Различия между базами данных Access и таблицами Excel Создание базы данных с использованием шаблона Создание базы данных без применения шаблона Создание проектов Access 2003 Подведение итогов Часть II. Работа с таблицами Занятие 3. Создание таблиц Создание таблиц путем ввода данных Создание таблиц с помощью мастера Создание таблиц в режиме конструктора Содержание > Определение нолей таблицы 7, Ключевые поля и индексы Редактирование структуры таблицы и режиме конструктора Добавление полей таблицы Создание столбца подстановок Контроль вводимых данных Связывание таблиц Обеспечение целостности данных Подведение итогов Х. Занятие 4. Ввод и редактирование данных Ввод данных в режиме таблицы Добавление записи Редактирование записи Удаление записи 9!) Ввод данных с помощью копирования Импорт данных 10- Импорт данных из таблицы Excel Импорт таблицы Access Присоединение внешних таблиц Установка условия на значения записи Отображение подчиненных таблиц Настройка внешнего вида таблиц Подведение итогов Занятие 5. Поиск и сортировка данных Сортировка данных в таблицах Поиск записи в таблицах Использование фильтров для поиска группы записей Печать, экспорт и рассылка таблиц Подведение итогов Часть III. Запросы Занятие 6. Создание и выполнение запросов на выборку Запросы и фильтры Создание простого запроса с помощью мастера Использование конструктора для создания запроса ( Выполнение запроса О Содержание Редактирование запроса Добавление таблицы в запрос Добавление полей в бланк запроса Перемещение столбцов в бланке запроса Отбор записей по нескольким условиям Окно SQL Исключение столбцов из запроса Использование выражений в запросах Способы объединения таблиц в запросах Использование вычисляемых полей Создание запросов с параметрами Подведение итогов Занятие 7. Анализ и изменение данных с помошью запросов... Расчет итоговых значений Анализ данных с помощью сводной таблицы Создание сводной таблицы Сортировка и фильтрация данных в сводной таблице Изменение структуры сводной таблицы Изменение уровня детализации данных Сводные диаграммы Создание сводной диаграммы Изменение вида диаграммы Изменение данных с помощью запросов Изменение данных в результирующем множестве запроса Запрос обновления данных Запрос создания новой таблицы Запрос удаления записей Запрос добавления записей Подведение итогов Часть IV. Формы Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления... Формы как средство ввода, просмотра и изменения данных Режимы работы с формами Режим конструктора форм Структура формы Панели инструментов, Содержание Элементы управления формы Создание первой формы Перемещение и изменение размеров элементов управления 2;
> Сохранение формы Печать формы Подведение итогов 2( Занятие 9. Составные и связанные формы Создание подчиненной формы Создание запроса для подчиненной формы Создание формы с помощью мастера Изменение свойств формы Вкладка Данные Вкладка Макет Вкладка Другие Вкладка События Установка свойств подчиненной формы Создание связанных форм Изменение цвета раздела формы Блокирование элементов управления Изменение макета формы ленточного типа Изменение надписей в заголовке формы Настройка свойств формы Формуляры Синхронизация связанных форм Добавление кнопки, открывающей форму Подведение итогов Занятие 10. Оформление формы и ввод данных через форму... Создание формы Издания Создание элементов управления из списка полей таблицы Форматирование элементов управления Выравнивание элементов управления Изменение последовательности перехода между элементами управления Создание подчиненной формы Х Оформление формы Изменение фонового рисунка формы Стили оформления формы 'ЮО Параметры, влияющие на оформление формы Работа с данными с помощью формы Перемещение по записям 10 Содержание Изменение данных в текущей записи Добавление новой записи Удаленно записи Кнопки панели инструментов Подведение итогов Часть V. Отчеты и странииы Занятие 11. Создание и печать отчетов Отчеты как средство создания документов Режимы работы с отчетами Создание отчета с помощью мастера Изменение свойств отчета и его элементов в конструкторе отчетов Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами Создание базового запроса Создание макета отчета Настройка отчета Суммы покупок Вычисляемые поля в отчете Сортировка и группировка данных Внедрение рисунка Отображение в отчете значений параметров Использование подчиненных отчетов Просмотр и печать отчета Публикация отчетов ', Подведение итогов Занятие 12, Странииы доступа к данным Что такое страницы доступа к данным Подключение существующей странииы к базе данных Использование страниц доступа к данным Создание автостраницы 36] Создание страницы с помощью мастера Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме конструктора. Создание элементов управления Раскрывающийся список Изменение свойств элементов управления Изменение страницы Тематический каталог Создание обособленной страницы доступа к данным Подведение итогов.. Содержание Часть VI. Настройка приложений Занятие 13. Макросы зэо Что такое макросы Создание макроса, открывающего форму Обновление данных с помощью макроса Отладка макросов и поиск ошибок Использование макросов в форме ВзятьКнигу Создание поля со списком Создание элемента управления Поле Копирование элементов управления Как спрятать элементы управления Создание базового запроса для формы Не выданные Книги Размещение кнопок на формах Создание макроса ВыбратьКнигу Создание макроса ВзятьКнигу Как превратить форму ВзятьКнигу в форму СдатьКнигу, а форму НевыданныеКниги в форму ВыданныеКниги Создание новых запросов Создание группы макросов Создание макроса, открывающего форму СдатьКнигу Подведение итогов Занятие 14. Сборка приложения Какие существуют возможности Создание панелей команд 'i Создание меню _ Создание контекстных меню Связывание меню, контекстных меню и панелей инструментов с формами и отчетами ^ Создание и изменение панелей инструментов Управление отображением панелей команд Создание главной кнопочной формы Настройка параметров запуска Подведение итогов Глоссарий Алфавитный указатель Предисловие Предлагаемая вниманию читателя книга называется самоучителем, так как ее цель Ч последовательно, шаг за шагом научить вас пользоваться богатейшими возможностями системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Office Access 2003. Вы начнете процесс обучения с проектирования структуры базы данных Ч самой важной части любого приложения, связанного с обработкой данных. Выполняя предложенные упражнения и задания для самостоятельной работы, вы в конце цикла занятий создадите вполне законченное приложение.
работающее с базой данных Access.
Чтение этой книги Ч непростое занятие. Оно потребует от вас внимания, терпе ния и времени. Разбирая примеры, при неденные в книге, вы получите опыт, не обходимый для самостоятельного решения стоящих перед вами задач.
О чем эта книга На сегодняшний день Microsoft Office Access 2003 Ч один из компонентов семей ства офисных приложений Microsoft Office 2003 Ч является одной из самых попу лярных настольных (desktop) СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access пре доставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и пред ставления данных. Эти средства не только удобны, но и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально сис тема управления базами данных Access обладала рядом уникальных возможно стей:
Х объединение информации из самых разных источников (электронных таб лиц, текстовых файлов, других баз данных);
Х представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм, отчетов;
Х интеграция с другими компонентами Microsoft Office.
Эти возможности совершенствуются от версии к версии, и сейчас СУБД Access стала инструментом, который может удовлетворить самые разные категории пользователей: от новичка, которому правится дружественный интерфейс, по зволяющий ему справиться с его задачами, до профессионального разработчика, Как построена эта книга имеющего весь необходимый инструментарий для уникального решения кон кретной задачи.
Однако эта книга не является полным руководством по СУБД Access 2003, по этому в ней показаны только самые основные и важные функции и операции.
Мы совсем не будем касаться вопросов программирования на языке Visual Basic для приложений (VBA), но зато достаточно полно рассмотрим возможно сти различных вспомогательных средств разработки Ч мастеров (wizards) и по строителей (builders), которые помогают новичку быстро освоить работу в но вой для него среде, а опытному пользователю Ч не тратить время на рутинные действия. Книга должна показать базовые технологии разработки приложений в среде Access.
Для кого эта книга Эта книга предназначена для того, кто впервые начинает работать с этой СУБД и хочет узнать, что и как он может сделать с ее помощью. Именно для него приготовлены все упражнения и задания. Пользователю, который уже знакам с предыдущими версиями Access, видимо, будет интересно узнать, что нового есть в данной версии. В таком случае ему нужно ориентироваться на предмет ный указатель и выполнять только те упражнения, которые касаются новых возможностей системы, используя в качестве основы файлы демонстрационно го примера.
Предполагается, что пользователь, даже будучи новичком в Access, имеет опыт работы в среде Microsoft Windows, умеет пользоваться мышью и клавиатурой, кнопками панелей инструментов и контекстными меню. Поэтому здесь не опи сываются подробно простейшие операции типа перемещения окна или перетас кивания объекта с помощью мыши.
Как построена эта книга Книга структурирована так, чтобы постепенно познакомить читателя со всеми основными возможностями Access, начиная с того, как установить эту СУБД на свой компьютер, и кончая тем, как связать все компоненты, созданные пользо вателем, в единое приложение со стандартным интерфейсом и удобным досту пом к каждому из компонентов.
Книга состоит из шести частей, части состоят из занятий, нумерация занятий сквозная.
Часть I Знакомство с Microsoft Office Access 2003 состоит из двух занятий, Занятие 1 посвящено начальным этапам работы с Access 2003: установке, от крытию файла базы данных, описанию рабочей среды Access. На нем вы позна комитесь с основными объектами Access и операциями над ними. При этом по стоянно делаются ссылки на последующие занятия, в которых будет осущест 14 Предисловие вляться детальное знакомство с данными объектами. Наконец, вы узнаете, как пользоваться справочной системой Microsoft Access.
На Занятии 2 вы познакомитесь с основными понятиями баз данных, в том числе реляционных, узнаете, как их проектировать и как создать файл базы данных Access 2003, пользуясь готовыми шаблонами. На этом занятии вы соз дадите пустой файл базы данных, который будет затем наполняться по мере выполнения упражнений следующих занятий, Остальные части построены так, чтобы подробнее познакомить вас со всеми объектами Access. Каждая часть посвящена одному или двум объектам.
Часть II Работа с таблицами состоит из трех занятий.
Занятие 3 посвящено созданию таблиц базы данных и связей между этими таб лицами. На этом занятии вы создадите все таблицы приложения Библиотека, ко торое мы должны разработать к концу курса.
На Занятии 4 вы узнаете о различных способах ввода данных в таблицы базы данных. Вы познакомитесь с основным режимом работы с таблицами, научи тесь копировать данные через буфер обмена, к том числе из разных приложений Access и даже Excel. Вы выполните импорт данных в базу данных из готовых таблиц демонстрационного примера. Вы познакомитесь с таким специфиче ским объектом базы данных, как связанные таблицы.
На Занятии 5 вы научитесь сортировать данные в таблицах, выполнять поиск нужной записи и устанавливать разные виды фильтров для отбора нужных за писей.
Часть III Запросы посвящена сердцу любой СУБД Ч запросам, и состоит из двух занятий.
На Занятии 6 вы будете создавать много разных запросов на выборку данных из базы данных, Вы узнаете, как задаются условия отбора записей и какие сред ства предоставляет Access для упрощения процесса создания выражений в ус ловиях отбора.
На Занятии 7 вы научитесь создавать запросы, позволяющие изменять данные в таблицах, использовать статистические функции для анализа результатов за проса, создавать запросы с параметрами, которые позволяют динамически из менять условия отбора записей. Вы узнаете, когда в результирующем множе стве запроса можно выполнять изменение данных.
Часть IV Формы посвящена основному объекту, обеспечивающему взаи модействие пользователя с данными, и состоит из трех занятий.
Занятие 8 знакомит вас с основными понятиями, связанными с формами. Вы познакомитесь со структурой формы, узнаете, что такое элементы управления и какие элементы управления могут быть помещены в форме. Вы создадите пер вую форму приложения Библиотека, используя Мастер форм.
На Занятии.9 вы создадите формы, имеющие более сложную структуру. Это со ставные формы, которые включают в себя подчиненную форму. Кроме того, вы узнаете, как можно обеспечить синхронное функционирование двух разных форм, какие свойства имеет форма и как, изменяя значения этих свойств, изме нить способ работы и внешний вид формы.
Как построена эта книга На Занятии 10 вы, уже получив навыки работы с элементами управления фор мы, ближе познакомитесь с основным средстном создания форм Ч конструкто ром, а также узнаете нюансы взаимодействия с данными в таблицах с использо ванием форм.
Часть V -Отчеты и страницы знакомит вас сразу с двумя объектами Access и состоит из двух занятий.
Занятие 11 полностью посвящено отчетам. Бы создадите несколько отчетов для приложения Библиотека, как простых, так и сложных, включающих подчинен ные отчеты. Вы научитесь красиво оформлять отчеты и выводить их па печать.
Вы познакомитесь со специальным средством публикации отчетов Ч снимками (snapshots). Снимки могут рассылаться по электронной почте и просматривать ся на компьютерах, на которых не установлен Access 2003.
Занятие 12 знакомит вас со страницами доступа к данным, обеспечивающими веб-интерфейс к данным. Страницы, как и снимки, можно просматривать па компьютере, на котором не установлена СУБД Access, для этого нужна только программа просмотра веб-страниц Ч Microsoft Internet Explorer. В отличие от ста тических снимков, отображающих только определенный временной срез данных, страницы могут показывать текущие данные таблиц и позволяют изменять эти данные. Вы узнаете о возможностях этих страниц, об их подключении к базе дан ных и сами создадите несколько страниц для доступа к базе данных Библиотека.
Часть VI Настройка приложений состоит из двух занятий.
Занятие 13 посвящено созданию и использованию макросов Ч языка макроко манд, который используется, чтобы усовершенствовать приложение. Вы узнае те о событиях и обработке событий, с помощью макросов сделаете более удоб ной работу с некоторыми формами, созданными ранее. Наконец, вы создадите очень гибкую форму, и внешний вид, и назначение которой могут динамически изменяться с помощью макросов.
Занятие 14 показывает, как из множества созданных вами разнообразных объ ектов собрать единое приложение, как обеспечить удобный доступ к этим объ ектам и как настроить параметры, определяющие внешний вид приложения при запуске. Вы создадите собственное меню и панель инструментов, контекст ное меню и кнопочную форму. Вы узнаете, как защитить созданное вами при ложение от случайных (или неслучайных) некорректных действий со стороны пользователя.
Каждое занятие, помимо знакомства с основными понятиями и другими необ ходимыми сведениями, содержит несколько упражнений. Все упражнения разби ты на последовательности шагов и сопровождаются большим количеством ри сунков, которые помогут контролировать результаты выполнения этих шагов.
Часть действий, которые нужно сделать для создания приложения, вам предло жено выполнить самостоятельно. Эти действия сформулированы в виде зада ний и встречаются в разной форме в тексте книги.
В1 начале каждого занятия в краткой форме дается обзор тех знаний и навыков, которые вам предстоит приобрести. В конце занятия в разделе Подведение итогов перечислено то, чему вы научились в процессе выполнения упражне ний этого занятия.
16 Предисловие В конце книги Ч глоссарий и алфавитный указатель.
Дополнением к книге является демонстрационный пример, который вы можете найти на сайте издательства www.pi4er.com на странице, посвященной этой кни ге. Вы будете работать с этими файлами в процессе выполнения упражнений в соответствии с указаниями книги. Кроме того, вы всегда можете открыть гото вый файл с приложением, которое должны создать, и проверить, как реализова ны те или иные его функции.
Обозначения, использованные в книге Некоторые слова и фразы в тексте выделяются специальным шрифтом. По скольку книга написана по локализованной версии Microsoft Office Access 2003, экранные (интерфейсные) термины русскоязычные;
они приводятся в тексте в точности так, как видны на экране, и определенным образом выделяются. К эк ранным терминам относятся названия команд, диалоговых окон, элементов диалогов (полей ввода, флажков, кнопок, списков, переключателей и т. д.), па нелей инструментов и кнопок, значения раскрывающихся списков. Для удоб ства пользователей англоязычной версии Access 2003 рядом в скобках приво дится английский вариант термина. Исключение из этого правила Ч Заня тие 12, где при описании свойств элементов управления страницы доступа к данным основным является англоязычный термин. Рядом дается авторский пе ревод термина или объяснение его назначения. Это вызвано тем, что названия свойств этих'объектов Access 2003 не локализованы.
Новые понятия выделяются курсивом. Иногда мы применяем курсив и для выделения слов или выражений, на которые хотим обратить внимание чита теля.
Специальным стилем выделяются и названия функций, макрокоманд, инструкций языка SQL (языка структурированных запросов).
Кроме шрифтовых выделений, используется четыре специальных типа пред ставления информации.
Прежде чем выполнять эту операцию, мы рекомендуем вам сделать резерв ную копию файла Библиотека.mdb.
Советы содержат рекомендацию, как выполнить действие или функцию быст рее или удобнее.
При описании пошаговых процедур мы обычно описывали самый быстрый способ выполнения операции, в большинстве случаев этого же результата можно достичь, используя соответствующую команду меню, Примечания содержат дополнительную информацию, которая может быть по лезна или интересна читателю.
Содержание демонстрационного примера '^ Для выполнения этого упражнения у вас на компьютере должна быть уста новлена программа просмотра Internet Explorer.
Абзац NB (Внимание) обращает внимание читателя на важный момент в про цессе выполнения упражнения или на обязательное выполнение какого-либо условия.
ЗАДАНИЕ Выполните запрос, который позволит отобрать все книги, выданные читате лям за последнюю неделю.
Задания позволят проверить, насколько хорошо вы усвоили материал, пред ставленный в предыдущих упражнениях.
Содержание демонстрационного примера Для иллюстрации излагаемого материала используется один сквозной при мер Ч база данных домашней библиотеки. Файлы этой базы данных и пред ставлены в демонстрационном примере на сайте.
Файл Библиотека2003.тс1Ь представляет собой законченное приложение, то са мое, которое вы должны получить после выполнения упражнений последнего занятия. Вы всегда можете воспользоваться этим файлом для справки, если что-то в предложенных упражнениях и заданиях вызовет у вас затруднение.
Папка DataAccessPages содержит файлы страниц доступа к данным. Часть этих страниц вы будете использовать только для знакомства с этим объектом Access, а часть создадите сами на Занятии 12.
Файл БиблиотекаДанные-mdb содержит только таблицы базы данных. Вы будете использовать этот файл для выполнения упражнений Занятий 6 и 7, когда нуж но будет строить запросы и фильтры, так как созданная вами база данных еще не будет иметь для этого достаточно данных.
Несколько файлов формата Excel (расширение.xls) вы будете использовать для импорта данных в созданные вами таблицы.
Чтобы работать с файлами демонстрационного примера, создайте на вашем жест ком диске отдельную папку и скопируйте туда архивный файл Library.exe с сай та издательства www.piter.com. Чтобы распаковать этот файл, дважды щелкните на нем.
При запуске файла Библиотека2003.тс1Ь появляется главная кнопочная форма.
Для доступа к объектам приложения нажмите клавишу F11.
Итак, успехов вам в изучении СУБД Access 2003. Автору хотелось сде лать книгу полезной и и н т е р е с н о й. Насколько это у д а л о с ь, с у д и т ь вам. Буду рада получить ваши вопросы и замечания по электронной поч те kia@spbmegapolis.ru.
1о Предисловие От издательства Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство Питер*,'компьютерная редакция).
Мы будем рады узнать ваше мнение!
Все исходные тексты, приведенные в книге, вы можете найти по адресу piter.com/download.
На веб-сайте издательства вы найдете подробную инфор мацию о наших книгах.
Часть I Знакомство с Microsoft Office Access ЗАНЯТИЕ Установка и первые шаги ТЕМА ЗАНЯТИЯ В процессе этого занятия вы узнаете:
Х как установить Microsoft Office Access 2003;
Х как начать работу и открыть существующую базу данных;
Х какие средства предоставляет Access пользователю для рабо ты с базами данных;
Х из чего состоит база данных Access;
Х как быстро получить необходимую справку по работе с Access;
Х как правильно завершить работу с Access.
Установка Для выполнения упражнений данного занятия вам потребуются:
Х компакт-диск Microsoft Office System 2003, содержащий Access;
Х компьютер с операционной системой Windows 2000 SP 3, Windows XP или Windows Server 2003.
Перед началом занятия скопируйте файл демонстрационного примера на ваш жесткий диск и распакуйте его, как описано в Предисловии1.
Установка Если программа Microsoft Office Access 2003 уже установлена на вашем ком пьютере, можете пропустить этот раздел. Если же нет, вставьте компакт-диск в дисковод и начните установку приложения. На диске должна присутствовать программа автозагрузки, которая запустит сначала специальную программу Windows Installer, а затем мастер, который поможет выполнить установку. Сна чала мастер предложит несколько видов установки (рис. 1.1). Если на компью тере уже установлена какая-то версия Microsoft Office, рекомендуется выпол нить обновление этой версии на основе уже имеющихся конфигураций. При Microsoft Office - профессиональный выпуск версии Вид установки Рекомендуемый вид установки: Описание Установка Microsoft Office на основ : " Х"Х '. " i-ll-b.*'.^!**] нфигурации Office и Другие виды установки:
" компыотеоа, Полная установка Минимальная установка Г Примечание: д требуется fScrosoft Interne^ версии/бф ли бодав поздней, Дня ppfiyHBHHfl дотогиитепьных сведений Йажэфтге кнопку "Справка". Х;
'Х " :
Рис. 1.1. Выбор вида установки Microsoft Office к книге вы можете найти на сайте издательства www.piter.com на странице, по священной этой книге.
22 Занятие 1. Установка и первые шаги этом предыдущая версия будет удалена. Если Microsoft Office на компьютере отсутствует, можно выбрать один из четырех других вариантов установки. Если вы выберете один из первых трех видов (полная, минимальная и обычная уста новки) мастер сам установит необходимые компоненты в выбранной конфигу рации. Если вы хотите посмотреть, какие компоненты будут установлены, и по влиять на этот процесс, проведите выборочную установку. По умолчанию мас тер предлагает поместить все компоненты Office в папку C:\Program Files\ Micro soft Office, однако можно выбрать и другое расположение (см. рис. 1.1).
Выбрав желаемый вид установки и папку, в которую будут установлены прило жения Office, нажмите кнопку Далее (Next).
На следующем шаге мастер предлагает указать, какие из приложений Microsoft Office 2003 нужно установить (рис. 1.2). Обратите внимание на флажок Расши р е н н а я настройка п р и л о ж е н и й (Extended Application Setup). Только когда этот фла жок установлен, можно будет выбирать устанавливаемые компоненты для каж дого из приложений. Установите флажок и нажмите кнопку Далее (Next).
Ill Щ) Установка Microsoft Все 2803:
Microsoft Office - профессиональный выпуск версии Выборочная установка Выберите устанавливаемые приложения Microsoft Office 2003:
\W\ Х' HI R 1*0*1. H I? Access ' [ | V? EowerPoini:
й [/j] № JnfoF'ath : ".' g;
;
F outlook Дяя работы InfoPath требуется Merosoft Internet Explorer версии 6,& или более Поздней.
:
!" Доступно на днсле С: 25 ГЁ Рис. 1.2. Выбор приложений Microsoft Office В следующем диалоговом окне вы увидите иерархическую структуру приложе ний и средств Microsoft Access и их компонентов (рис. 1.З.). Это окно позволя ет сделать выборочную установку компонентов приложений на локальный 1 тт При желании плавно перейти от одной версии к другой можно сохранить оос рядом* (в одной и той же панке!). Ч Примеч. ред.
Установка компьютер пользователя или сетевой диск. Кроме того, можно задать установ ку компонента при первом обращении к нему из приложения, то есть но тре бованию.
Dn Microsoft Office - профессиональный выпуск версии |~jtaj] Расширенная настройка Выберите параметры установки приложений и средств.
Microsoft Office Access ф -fe Microsoft Office Excel Microsoft Office Outlook Microsoft Office PowerPoint $Х..Х.т. Microsoft Office Publisher Microsoft Office Word Microsoft Office Inf oPath Общие средства Office '-^ Описание Программы Office, дсшлнительн1зе" содержимое и средства.
Требуется на диске С: 3QS МБ Доступно на диске С: 25 Г : Цазад : Отмена.
Рис. 1.3. Приложения и средства Microsoft Office Щелкните на плюсике слева от строки Microsoft Office Access Ч раскроется спи сок компонентов Access 2003. Если на жестком диске вашего компьютера доста точно места, рекомендую установить все компоненты на свой компьютер. Для этого щелкните на стрелке в строке Microsoft Office Access и в раскрывшемся спи ске (рис. 1.4) выберите второй вариант Ч Запускать все с моего компьютера ( R u n AIL from My Computer).
Запускать с моего компьютера. -.^3% Запускать все с моего компьютера 0_Э Устанавливать при первой вьшйе "X Компонент недоступен Рис. 1.4. Контекстное меню программы установки Microsoft Office 24 Занятие 1. Установка и первые шаги Если же места на жестком диске недостаточно, укажите те компоненты, кото рые должны быть установлены обязательно, чтобы в процессе выполнения за нятий не приходилось снова вставлять в дисковод компакт-диск с дистрибути вом для установки недостающего компонента. Если вы не хотите устанавливать какой-то компонент, который мастер предлагает по умолчанию установить, рас кройте список, щелкнув на стрелке в строке данного компонента, и выберите пункт Компонент недоступен (Not Available) или Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use).
Итак, обязательно следует установить компоненты:
Х Справка (Help);
Х Обязательные мастера (Typical Wizards);
Х Дополнительные мастера (Additional Wizards);
Х Примеры баз данных/База данных Борей (Sample Database/Northwind Database);
Х Средство просмотра снимков (MicrosoftOffice Access Snapshort Viewer).
Кроме этого, раскройте список Общие средства Office (Office Shared Features) и най дите в нем элемент Помощник (Office Assistant). Щелкните на стрелке и выберите Запускать все с моего компьютера ( R u n All from My Computer).
Выбрав все необходимые компоненты, нажмите кнопку Далее (Next) и следуйте указаниям мастера, пока не получите сообщение о том, что установка успешно завершена.
Запуск Access и открытие учебной базы данных Для запуска Access будем использовать стандартный способ Ч с помощью глав ного меню, вызываемого нажатием кнопки Пуск (Start) на Панели задач.
Существуют и другие способы запуска программы;
некоторыми из них мы воспользуемся позже.
Итак, чтобы запустить Access, необходимо:
1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.
2. Щелкнуть в главном меню на пункте Все программы (Programs) или (в старых операционных системах) Программы (Programs).
3. Выбрать программу Microsoft Office 2003/Microsoft Office Access 2003.
После этого появляется главное окно Access 2003 (рис. 1.5), Область задач в правой части окна используется для часто выполняемых дей ствий, при запуске программы это область Приступая к работе (Getting Started). Она Запуск Access и открытие учебной базы данных ставка Сервис Окно Справка '' Х ? Х> *.. л.'!
Щ " Приступай к работе Office в Интернете - - = * По дкпючи т ься к веб -узлу Micr osof t Office Online * Последние сведения об использовании Access * Автоматически обновлять этот список из Вебэ Пример: Печать нескогъких копим" Отрыть - 1 ?t t J Открыть.,, Л Создатьфайл...
Рис. 1.5. Окно Microsoft Office Access содержит задачи, которые обычно используются сразу после запуска Access:
открыть файл, создать новый файл, найти файл. Всего различных областей за дач Ч семь. Их легко просмотреть, если вы пощелкаете кноп ками со стрелками, которые находятся в верхней части облас ти задач.
Если область задач не появляется, значит, этот режим отключен. Чтобы его включить, выполните команду Вид > Область задач (View * Task Pane). Кро ме того, можно настроить программу Access таким образом, что она по умол чанию при запуске будет либо всегда показывать эту область, либо, наобо рот, не показывать. Для этого выполните команду Сервис Параметры (Tools >Х Options) и в диалоговом окне Параметры (Options) на вкладке Вид (View) установите или сбросьте флажок Отображать область задач при запусне (Startup Task Pane).
Нажмите на строчке Открыть (Open). Появится стандартное диалоговое окно Windows для открытия файла (рис. 1.6).
В этом окне для поиска нужного файла можно использовать ярлыки, находя щиеся на панели адресов (слева), а также раскрывающийся список Папки (Look in), в котором можно выбрать нужную папку. В списке Тип файлов (Files of type) 26 Занятие 1. Установка и первые шаги в нижней части окна выбирается тип файла. По умолчанию в этом поле выбран тип Файлы базы данных Access (Microsoft Office Access) с перечнем возможных рас ширений этих файлов. Обычно файлы базы данных Access имеют расширение.mdb. Когда нужный файл.mdb появится в поле окна, выделите этот файл и на жмите кнопку Открыть (Open).
Открытие файла базы данных 1 ll* Р Йжи rdeiErrtni1.mdb.:, : gap Х I "... -Х,<...,!.. С. ".I ТШфаййов: JMicrosoFt Office Access (^mdb^adp;
*.rndaj*,rnde;
*,ade) Рис. 1.6. Диалоговое окно открытия файла базы данных При выборе на панели адресов папки Журнал (My Recent Documents) пока зывается список ярлыков папок и файлов, которые недавно использова лись. Ярлык Мое сетевое окружение (My Network Places) обеспечивает доступ к файлам, которые располагаются на всех доступных сетевых ре сурсах.
Найдите файл Борей.mdb (Northwind.mdb), учебную базу данных, которая по ставляется вместе с Office Access. Эта база данных содержит сведения о дея тельности торговой компании Northwind (Борей), занимающейся распростра нением продуктов по всему миру. При стандартной установке Access этот файл устанавливается в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples. Если же вы устанавливали Access в другое место, то файл учебной базы данных уста навливается во вложенную папку Office\Samples папки, выбранной при установ ке. Найдя этот файл, нажмите кнопку Открыть (Open) или просто дважды щелкни те на нем.
Прежде чем откроется окно базы данных, вы можете получить сообщение сис темы безопасности Microsoft Office о том, что небезопасные выражения в при ложении Access не будут заблокированы. Это сообщение появляется к том слу чае, если на компьютере не стоит пакет обновления Microsoft Jet 4.0 Service Запуск Access и открытие учебной базы данных 2/ Праеье Бчд Вставка О.КЛЗ Sir Борей : база данных (Фирма! Access 2000} " -;
:i :Х,- Объекты Сознание таблицы в режиме конструкто Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных Доставка Заказано Заказы Клиенты Поставщики Сотруцники Рис. 1.7. Окно базы данных Access Pack 8 или более поздней версии 1. Если в данный момент вы не будете скачи вать из интернета требуемый пакет обновлений, нажмите кнопку Да. Система безопасности еще раз предупредит вас о возможных небезопасных действиях приложения, и только если вы подтвердите, что все равно хотите посмотреть выбранный файл, наконец, появится заставка приложения. Нажмите кнопку ОК. В следующем окне, которое называется главной кнопочной формой и слу жит для доступа к основным функциям приложения, нажмите кнопку Окно базы д а н н ы х (Display Database Window). Теперь вы видите на экране главное окно Microsoft Office Access 2003 и окно Борей: база данных (Northwind: Database) (рис. 1.7).
В заголовке второго окна указывается, что база дашшх имеет формат Ac cess 2000. Несмотря на то, что уже в Access 2002 был новый формат файла, учебная база данных до сих пор имеет формат Access 2000, и при создании новой базы данных по умолчанию тоже создается база данных в формате Надо сказать, что на дистрибутивном диске нужный пакет обновлений не поставля ется. Поэтому, если вы захотите избавиться в дальнейшем от этого сообщения, а за одно и от тех возможных неполадок в работе приложения Access, список которых можно увидеть в отображаемом диалоговом окне, вам придется скачать этот пакет обновлений с неб-сайта Microsoft Update, ссылка на который тут же услужливо пока зывается.
2!i Занятие 1. Установка и первые шаги Access 2000. Правда, Access 2003, так же как и Access 2002, нормально работает с этим форматом и не требует его преобразования в более новый формат1.
Если вы любопытны и, прежде чем нажать кнопку Открыть (Open), нажали стрелку справа от нее, вы обнаружите список, который говорит о том, что от крыть базу данных можно в нескольких режимах.
Х Открыть (Open) Ч этот режим обеспечивает коллективный доступ к выбран ной базе данных нескольких пользователей, причем каждый из них сможет не только просматривать данные, но и изменять их.
Х Открыть для чтения (Open Read-Only) Ч это тоже режим коллективного доступа, но обеспечивающий только просмотр объектов базы данных.
Х Монопольно (Open Exclusive) Ч в этом режиме вы будете единственным поль зователем базы данных, одновременно с вами никакой другой пользователь не сможет ее открыть.
Х Монопольно для чтения {Open Exclusive Read-Only) Ч вы открываете базу данных только для просмотра и одновременно запрещаете всем другим пользовате лям открывать этот файл.
По умолчанию база данных открывается в режиме коллективного доступа и мо жет быть одновременно открыта с нескольких компьютеров.
Рабочая среда Access Вид главного окна Access аналогичен окнам других приложений Microsoft Office System 2003. В верхней части окна размещаются его заголовок, строка меню и панель инструментов База данных (Database), в нижней части Ч строка состоя ния. Но самым важным элементом интерфейса в среде Office Access является окно базы данных. Оно является контейнером, содержащим все объекты базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Доступ к этим объектам осуществляется через окно базы данных 2.
Меню и панели инструментов В Access 2003, как и в других приложениях Microsoft Office System 2003, ис пользуются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные. Примером рас крывающегося меню является системное меню окна приложения, которое Для тех, кто не работал с предыдущими версиями Access, поясняю, что в версиях до Access 2000 включительно полноценно можно было работать только с родным форма том, а базу данных более раннего формата можно было открывать и просматривать, но нельзя было изменять. Поэтому в данном случае обращаю внимание на формат файла базы данных.
-, Существует также программный способ доступа к объектам базы данных, но чтобы по знакомиться с ним, нужно обратиться к книгам, ориентированным па опытного пользо вателя и программиста.
Рабочая среда Access 2003 появляется при щелчке на значке приложения в левом углу заголовка окна приложения или при нажатии комбинации клавиш Alt+Пробел, Контекстное меню появляется на экране при щелчке на выбранном объекте правой кнопкой мыши. Оно содержит перечень возможных действий с данным объектом в данном контексте.
Строка меню под заголовком окна приложения содержит главное меню прило жения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид строки меню Access 2003 зависит от режима, в котором находится приложение.
На рис. 1.7 строка меню приложения соответствует режиму база данных, ко гда активным окном является окно базы данных.
Ниже строки меню по умолчанию расположена панель инструментов с кнопка ми. Многие кнопки имеют тот же вид и назначение, что и в других приложени ях Microsoft Office System, но, конечно, большинство кнопок предназначено для выполнения специфических функций Access. Кнопки панели инструмента дублируют часто используемые команды меню. Подведите к любой из кнопок указатель мыши и немного подождите. Появится всплывающая подсказка, ко торая объясняет ее назначение. В Access 2003 двадцать семь встроенных пане лей инструментов, появляющихся на экране при различных режимах работы приложения. Кроме того, пользователь может создавать собственные панели инструментов.
Если всплывающая подсказка не появляется, значит, этот режим отключен.
Чтобы его включить, выполните команду Вид > Панели инструментов Настройка (View ^Toolbars > Customize) и в диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) установите флажок Отобра жать подсказки для кнопок (ShowScreentips on Toolbars).
Меню и панели инструментов обычно отображают только часто используемые команды и кнопки. В этом случае у нижнего края раскрытого меню вы увидите двойную стрелку. Щелкните на ней или просто подведите к ней указатель, и меню раскроется полностью Ч или просто дважды щелкните на команде меню, оно тоже сразу раскроется полностью. Если выбрать команду меню, ко торая по умолчанию не отображалась, например Крупные значки (Large Icons) в меню Вид (View), то в дальнейшем она будет показываться в сокращенном спис ке. Если такое меню для вас неудобно, в том же диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) можно установить флажок всегда по казывать полные меню (Always show full menus).
Когда в одной строке помещается несколько панелей инструментов, на каждой из них обычно присутствуют отнюдь не все кнопки. Двойная стрелка появляет ся у правого края панели, и если щелкнуть на ней, недостающие кнопки пока жутся.
Меню и панели инструментов являются настраиваемыми, то есть можно ме нять состав кнопок, отображать дополнительные панели, но этому мы научимся на Занятии 14.
Занятие 1. Установка и первые шаги Окно базы данных Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. Панель объектов находится в левой части окна. Она содержит ярлыки для каждого из объектов Access Ч Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros) и Модули (Modules) (см. рис. 1.7).
Щелкнув па ярлыке, вы получите в правой части окна список соответствующих объектов. По умолчанию он действительно выглядит как список: для каждого объ екта видно его имя и значок слева (см. рис. 1.5). Однако если вы выберете команду Вид > Крупные значки (View > Large Icons), список будет выглядеть как на рис. 1.8.
аанныи (Форма* Accest ZQOOj Доставка Заказано Создание Создание таблицы.. таблицы гут..
Клиекты| Поставщики Сотрудники Типы Рис. 1.8. Окно базы данных в режиме крупных значков Для изменения представления объектов можно также воспользоваться кнопка ми (четыре правых) панели инструментов в верхней части окна базы данных.
Щелкните, например, на кнопке Мелкие з н а ч к и КО.
Вы увидите представление списка в виде мелких значков (рис. 1.9). Объекты, представленные в виде значков (крупных или мелких), можно перетаскивать мышью и свободно располагать внутри окна базы данных. Если вы хотите, что бы они располагались аккуратно друг под другом, как па рис. 1.8:
1. Щелкните правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.
2. Выберите в контекстном меню команду Выстроить з н а ч к и (Line Up Icons).
Существует еще одно представление списка объектов Ч и виде таблицы. Оно позволяет увидеть не только имя объекта, но и его описание Ч столбец Описа ние (Description), дату и время последнего изменения Ч столбец Дата и з м е н е н и я (Modified), дату и время создания Ч столбец Дата создания (Created), а также Рабочая среда Access 2003 I Борей: база данных (формат Лесе 2000} iM] Ж! [Создание таблицы Б режиме конструктора: Создг Ш -Заказы j Товары Поставщики Клиенты Ссгтрданнки ' Доставка 1 l.ljlir!'.
Рис. 1.9. Окно базы данных в режиме мелких значков : т,г.... i Огадсзние '5i '- 'Х л 'Х"Х Из >... BJ |\ Х;
[ =.3 Таблицы ffl Создание табл...
.., Х Х -- ;
j ^jjj Создание табл..
: :
- - :.... ) ^ Создание табл...
100Э.1ЭЭ5.. Таблица 23 G7 30Q3.
Названия и телефоны компаний, обеспеч...
Н f6*^" ] ' Ш J Д'ст^а Х - *У" Отчеты- ;
;
.;
^3 Заказано Товарь!. количество и цены для каждого 23.07.2003... 10.0Э.1ЭЭ5.. Таблица Название клиента, дата заказа и стоимо 23.07.2003... Таблица 1 303.1 ЭЭ5..
|:;
ТиПЫ i Марки товаров, поставщики, иены и запа.. 23.07.2003.. 19.091935.. Таблица Това Ры - jj- 1*5бв^нве^; | ^ JLL > i Рис. 1.10. Окно базы данных в режиме Таблииа тип объекта Ч столбец Тип (Туре). Чтобы перейти к этому представлению, на жмите последнюю кнопку на панели инструментов окна базы данных (рис. 1.10) [Ж]. f 41 IfDfil В н и ж н е й части окна вы увидите полосу прокрутки. Переместите движок впра во, чтобы увидеть все столбцы таблицы. При этом можно легко менять ширину столбцов, перемещая их границы мышью (как в таблицах Excel). Если вы не видите в таблице столбца Дата создания (Created), подведите указатель мыши к границе между столбцами Дата изменения (Modified) и Тип (Туре) в заголовке столбцов так, чтобы он принял форму двои ной дву направленной стрелки, и перемещайте мышь вправо. 32 Занятие 1. Установка и первые шаги Представление в виде таблицы удобно, когда нужно найти в списке объекты с определенными характеристиками, например, последние измененные. Независимо от представления, список объектов в окне базы данных можно упо рядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого нужно: 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. 2. В контекстном меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons). 3. В раскрывшемся меню выбрать способ упорядочения: по и м е н и (By Name), no типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified). Проще всего, однако, щелкнуть на заголовке соответствующего столбца. При первом щелчке на кнопке сортировка выполняется в одном направлении, при втором Ч в обратном. ЗАДАНИЕ Попробуйте упорядочить список таблицы (по умолчанию должен быть открыт именно этот список) по одному из указанных критериев, например, по имени. Для списка, представленного в виде значков, можно включить автоматиче ский режим упорядочения. Для этого в контекстном меню Упорядочить значки (Arrange Icons), о котором уже шла речь, нужно выбрать команду лавтоматически (Auto Arrange). Объекты Access разных типов можно группировать и помещать в папки, кото рые отображаются в разделе Группы (Groups) панели объектов окна базы дан ных. По умолчанию там расположена пустая папка Избранное (Favorites). В эту папку можно поместить те объекты, которые используются чаще всего1. С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения, он несколько отличается для разных объектов. Х Для таблиц, запросов, форм и страниц этот режим означает открытие объек та и называется соответственно режимом таблицы (для таблиц и запросов), режимом формы, режимом страницы. Х Для отчета Ч это режим предварительного просмотра. Х Для макроса Ч это режим выполнения. Х Для модуля этот режим отключен. Второй режим Ч режим Конструктора. Этот режим применим ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов. Выбрать нужный режим можно с помощью команд меню Вид (View) или с помо щью первых трех кнопок панели инструментов окна базы данных. В папки помещаются не сами объекты, а их ярлыки Ч объекты остаются доступными в соответствующих списках. Ярлыки в папку Избранные (Favorites) не помещаются авто матически. Их нужно добавлять туда вручную. Рабочая среда Access 2003 Название первой кнопки меняется в зависимости от того, какой тип объекта выбран. Если выбрана таблица, запрос, форма или страница, то кнопка назы вается Открыть (Open). Если выбран отчет -- название кнопки Просмотр (Preview), если макрос Ч Запуск ( R u n ). При этом значок рядом с кнопкой так же меняется, наглядно отображая ее назначение. Вторая кнопка, Конструктор (Design), не зависит от типа объекта и предназна чена для его изменения. Третья кнопка, Создать (New), позволяет создавать новые объекты; название се не меняется, но меняется значок слева, отображая выбранный тип объекта. Для создания новых объектов можно использовать также специальные яр лыки, которые включены в список объектов каждого типа и помещаются в верхней части списка. ЗАДАНИЕ Выбирайте разные типы объектов на панели объектов и следите, как меняют ся названия и значки кнопок на панели инструментов. Закончите, выбрав тип Таблииы (Tables). Объекты можно открыть, чтобы увидеть их содержимое, или выполнить, на пример, макрос. Открыть объекты можно разными способами, но обычно это делается просто двойным щелчком на имени объекта1. 1. Дважды щелкните на таблице Клиенты (Customers). Таблица откроется в режиме таблицы. На следующих занятиях мы подробно познакомимся с тем, как работать с таблицей в этом режиме, а пока можете, просто перемещая движки на полосах прокрутки справа и внизу, увидеть со держимое этой таблицы. 2. Щелкните на плюсе с левой стороны в любой строчке таблицы. Таблица, ока зывается, не простая. Теперь вы видите не только данные о клиенте в выбран ной строчке таблицы, но и все заказы, которые сделал этот клиент (рис. 1.11). 3. Закройте окно таблицы, щелкнув на кнопке с плюсиком в правом верх нем углу окна. Таблица Клиенты (Customers) осталась выделенной в списке таблиц. 4. Щелкните на кнопке Конструктор (Design), и вы увидите структуру этой таб лицы, то есть ее описание и свойства всех столбцов (рис. 1.12). Этот режим используется для изменения структуры или для создания новой таблицы. Подробно с этим режимом мы познакомимся на Занятии 3. Ана логично в режиме конструктора можно открывать и другие типы объек тов. 5. Закройте окно Конструктора таблиц (так же, как и окно таблицы). Можно открывать объекты и просто одним щелчком мыт, как на веб-страницах. Для этого нужно изменить параметры приложения, но с настройками Access мы познако мимся позже. 2 Зак. 34 Занятие 1. Установка и первые шаги л^нрсть К.'.Ajfreds Futterkiste L^^.Anders............ ANATR : An a Truj i 11 о E mp a r e 1a d p s jAna TVujillo : Совладелец Avdaii 10308 Кралев, Петр. 18:09:199б; 24-09-1996^ Почта. 16-10- : 1 Q :| T0625 Бабкина, Ольга 1Ш)ЕИ997; ''- 8- 997"PocTpaH', 12-12-1997 Иное "" 26-12- ]рЖШбкина'.'Ольга^' 1ЖШЩ 1Ш-1998 иное...... 10926; Воронова. Дарья р4:ОЭ:1956; ANTON ; Совладелец ; Mats огеп ас и епа г1 г 0 0 : Antonio М 1. 1. ^ 9.' l^ ^. ? .Aroundthe Horn iThomas Hardy ; Представитель ; BERGs Х Berglunds snabbkop : Chrislina Berglund : Координатор Виге BLAUS : Blauer See Delikatessen Нэппа Moos i Представитель Frj's ^з.бный менеджер ; BLONP" Blondel pere et fils : Frederique Cneaux MF С/А iСовладелец 1 on r r n er. BOLID ; Boltdo Comicfaspreparadas M?^.!! ^.... I2,i 'Х Совлад елец n E?P^A^ l^9. ?PP' '^М^.ПР^ !r?l!!.h?n. 23 Т: BOTTM ; Bottom-Doliar Markets : Eliiabeth Lincoln ; Бухгалтер l.BSBEV ; B's Beverages iyictoria Ashworth Faur Представитель ; Продавец Cerri us 35 а га е а| s n CACTU : Q?f-!. Р^ГР'.^... Р.. !! У ! Х P?'.r.'l-'9 ^!^R. 9 : ; CENTC i Centre comercial Moctezuma. Francisco Chanq ХГлавный менеджер, Sierr >Г Рис. 1.11. Табдииа, открытая в режиме таблииы ! ' ".-|-':.|.1-:.1I-Jл! : 11Щ j. Х Х. - Х ' - -ШШШ -: | - - |. 1- КодКпиента овый |Текс...Уникальный пятисимБольный код, образуемый ю названия.организации... овый Название !Текс овыи ОбращатьсяК ; Текс Должность ХТекс овыи Адрес [Текс овьй Улица илип/я. Город |Текс ОВВ1Й Область !Текс оасй Область или республика. №|Декс ]Текс овьй :,,-,.<, осыи Ttf L [Хbn-,iisOJi --I.! ! : -'; ?д клиента^.Подрие* Зио'-*:--н1к- гл >--л:Х ячянш)..,. Да (Со&пвдения не допускаются) йекь1роеаивт Нет контроля ri- Х Рис, 1.12. Таблица, открытая в режиме конструктора 6. Раскройте список экранных форм приложения, щелкнув на ярлыке Ф о р м ы (Forms). 7. Выделите в этом списке форму Клиенты (Customers) и щелкните на кнопке От к р ы т ь (Open). Рабочая среда Access 2003 Появится экранная форма, с помощью которой можно вводить данные в таб лицу Клиенты (Customers) или изменять отдельные записи этой таблицы (рис. 1.13). Вы научитесь создавать такие формы на Занятиях 8, 9 и 10. Клиенты *зав а н н е Г||:[Д Ki sd ? FшеTkjt>e Обращаться к| - Maria Andeis Е^Д**?'*^" !**.!.!:! Представите ль :| г Т Адрес |1!оЬ^ё'55Гз7".. i- i Рис. 1.13. Форма Клиенты 8. Щелкните на ярлыке Запросы (Queries) на панели объектов и попробуйте от крыть любой объект из списка запросов (форму Клиенты (Customers) можно при этом не закрывать). Вы видите таблицу, которая по форме не отличается от тех таблиц, которые мы открывали из списка Таблицы (Tables). Действительно, запросы в Access в некотором смысле очень близки к таблицам и могут использоваться в созда ваемом приложении точно так же, как и таблицы. Поэтому и отображаются они как таблицы. На самом деле вы видите в табличном виде результат вы полнения запроса к базе данных Access (рис. 1.14), и обычно это некоторое подмножество строк из одной или нескольких таблиц Access, отобранных определенным образом. Подробнее о том, как создавать и выполнять различ ные типы запросов вы узнаете на Занятиях 6 и 7. Одновременно может быть открыто несколько объектов (несколько окон'), в том числе и разных типов. Однако только одно окно будет активным. Заго ловок активного окна выделяется цветом, выбранным при установке пара метров рабочего стола Windows (по умолчанию это синий цвет). 9. Попробуйте, не закрывая формы Клиенты (Customers), вернуться в окно базы данных и открыть другую форму, например, Сотрудники (Employees). 10. Все окна открытых объектов размещаются в пределах главного окна Access. На рис. 1.15 открыто несколько объектов, причем некоторые из них в режиме В терминологии Windows эти окна являются окнами документов. Исключением явля ются программные модули, для представления которых используется специальная среда программирования. 36 Занятие 1. Установка и первые шаги тverte ; i Ц~ Марка г. :.:Х: I" "йен* ipftjjjffi Chartreuse Chartreuse verte Зб.ЗОр.'^ 10248 NuNuCa Nuss-Nougat-Creme NuNuCa Nuss-Nougat-Creme : 140,00р.".." 348,00р. * 10248; Mishi Kobe Niku Mishi Kobe Niku : 10248 Jack's New England Clam Chowder Jack's New England Clam Chowder 98,QQp.:.; 10248: Camembert Pierrot Camembert Pierrot 345,00p 1Q249; Valkoinen suklaa Valkoinen suklaa 424,00р. '] 10249; Sir Rodney's Marmalade Sir Rodney's Marmalade 185,00р. 10250; Chang Chang 168,00р. 10250 Boston Crab Meat Boston Crab Meat 77.00р. 10250 Uncle Bob's Organic Dried Pears Uncle Bob's Organic Dried Pears 135.00р.. \ 10251 :Gnocchi di nonna Alice Gnocchi dl nonna Alice "i56,00p. 10251; Chang Chang 168,00р.? :Х 10251. Scottish Longbreads Scottish Loncjbreads 168,00р. 10252. Mascarpone Fabioli Mascarpone Fabioli 20.00р.: 10252. Louisiana Hot Spiced Okra Louisiana Hot Spiced Okra Б48,00р. 10252 Raclette Courdavault Raclette Cqurdavault_ 272,00р. "legjdop. '10253 Chocolate. Chocolade iog oop м 10253 Original Frankfurter grime Sosse Original Frankfurter grune Sosse : Д. !, ; Х S. 'S*j..; Рис. 1.14. Запрос, открытый в режиме таблицы 10248 Chartte. J024S NuNuC; Номер, однозначно опредепя'ош.и ; 01. - :, ' -, Х-., ' | I -<'<ХХ>ХХ,.; j (095)972- 1 Ространс i ? Длинное.целое 2-Почта 1(095) 124- НПрьга }иач5ни.ч 1 Последовательны r " (095)2l"l Код поставщика.Х >ов гсде 1 Да (Совпадения не допускаются) Рис. 1.15. Многодокументное главное окно Access Рабочая среда Access 2003 конструктора, а некоторые Ч в режиме выполнения. Переключение между окнами может выполняться с помощью меню Окно (Windows), которое содер жит список всех открытых объектов с указанием не только их названия, но и типа 1. Активное окно в списке помечено установленным флажком. Удобно разместить на экране несколько окон можно, воспользовавшись ко мандами меню Окно (Windows): Сверху вниз (Tile Vertically), Слева направо (Tile Horizontally), Каскадом (Cascade). На рис. 1.16 представлены окно базы дан ных и окна открытых объектов с режиме слева направо. Такой режим ино гда бывает очень удобен, так как объекты Access легко перетаскиваются мы шью из окна в окно. А перетащив объект из окна базы данных на свободное место в поле главного окна Access, вы открываете его Ч это еще один способ открытия объекта. Ц2 Microюft Access -f -.fi QKWS.Справке : '.Х.ХХ:. '.. ] 10246; Chartreuse verte. дефекты Х Создание rafij ia248jNuNuCf Nuss-Noug Создание тай 10246:Mishi Kobe Niku 1Q2.i8 Jack's New England." Создание тай' 10248 Carnembert Pierrot ip249:yaikoinensuk|3a Заказано | 10249 Sir Rodney's Marma Заказы Хi.- :,-Х 10250 Chang ^ Клиенты 10250I.Boston Crab Мва Поставщики 10250.Uncle Bob's Organic Сотрудники ТСгЖГСпоссЫ di погпа Al Типы Jp251jChang >... Товары 10251'Scottish Longbreac; 1025ZMascarpDre Fabiol> 10252; Louisiana Hot Spice 10252-Raclette Courdavaut 10253^Cnoco|ade i0253rpriginal Frankfurter i 10253!Cote de Blaye 10264, Outback Lager 10254 Queso Cabrales Запись, H Рис. 1.16. Окна открытых объектов в режиме слева направо ЗАДАНИЕ Попробуйте открыть список отчетов и перетащить таким образом какой-ни будь отчет, например, Список товаров (Product List). Вы увидите в режиме просмотра страницу документа, отформатированного заранее определенным образом и содержащего алфавитный список товаров, Названия у них, как вы уже, наверное, заметили, могут совпадать. 38 Занятие 1. Установка и первые шаги продаваемых фирмой Борей. Кнопки со стрелками в нижней части окна (рис. 1.17) позволяют пролистать остальные страницы документа. оMicifisoli Access - [Список товаров : отчет! -_№х Списоктоваров по алфавиту E дш!лм тмервння: Марка: 12 Вутыпокпо 550 глп Ah seed Syrup Припув вы Марка: Bcelon Crab Meal Едипча и)мл1>н1я: 1Ллргл: 15 упаковок по 300 г С em em taert Pierrot Молочные продукты Camarwn Tigers P ьбопродукты 10 коровок по 20 л т. Cha. Напитвл 24 Бу1ъгп1мпс1 355 мл Напитки ^iIjp"1'Miy JLJ Рис. 1.17. Отчет, открытый в режиме просмотра Если окно, а котором отображаются страницы документа, очень маленькое, потяните мышью за один из углов окна1, чтобы увеличить его размер, или от кройте его на весь экран, щелкнув на кнопке Развернуть в правом верхнем углу заголовка окна. Еще одним видом объектов Access являются страницы доступа к данным Data Access Pages. Страницы доступа к данным Ч это веб-страницы, обес печивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, изменение и отображение данных. 11. Откройте список страниц базы данных Борей. mdb и затем откройте тем спо собом, который показался наиболее удобным (вы уже познакомились с тре мя), одну из страниц, скажем, А н а л и з продаж (Analyze Sales). В окне, аналогичном представленному на рис. 1.18, показана сводная таблица заказов каждого сотрудника фирмы Борей. В верхней части окна содержится Можно также перемещать нижнюю или правую границу, изменяя только вертикальный или горизонтальный размеры окна. Рабочая среда Access 2003 Сервис.Дкно 1! Анализ продаж В сводном списке нажмите индикатор развертывания (+) около имени НаэваниеПопучателя, чтобы просмотреть заказы для данного клиента. Нажмите индикатор развертывания около имени сотрудника, чтобы просмотреть заказы данного сотрудника. Чтобы вьввать справу по изменению макета и прочим способам анализа данных в списке, нажмите кнопку "Справка" на панели инструментов сводного списка, " 3 200,00р I 10759: "... v 4032,Шр: 1 0365} З"755.0бр! 10682! 10356; "5'бШ,оЬр.! " л] Рис. 1.18. Странииа доступа к данным i -,. Х 'Х ХХ', Х.. Х г; .... Окно Справка Ана/1ИЭ продаж В сводном СПИСКЕ нажмите индикатор развертывания (+) около имени НазванивПолучсгеля, чтобы просмотоеть заказы для данного клиента. Нажмите индикатор развертывания около имени сотруднииэ, чтобы просмотреть заказы данного сотрудника. Чтобы вызвать справку по изменению макета и прочим способам анализа данны* в списке, нажмите кнопку "Справка" на панели инструментов сводного списка. ^ -" 'ЦрЩ: ЫI !ffl!HHMHI э,тнП<шЧ>Зггеля 3300 ЛОр s'i'^ffifl 5"U4,DOp 9 40В',50.р 19408.SDp бЭЗО^Шр 16410Дрр i Рис. 1.19. Странииа доступа к данным с установленным фильтром 40 Занятие 1. Установка и первые шаги справка по работе с этой таблицей. Щелкните на кнопке со стрелкой справа от слова Фамилия (LastName) и в раскрывшемся списке сначала снимите флажок у элемента Показать все (ALL), а потом установкой флажка пометьте две любые фамилии. После этого нажмите кнопку ОК. Результатом будет таблица, в кото рой содержатся данные только для выбранных сотрудников (рис. 1.19). В отличие от других объектов, страницы доступа к данным хранятся вне фай ла базы данных и могут, например, посылаться по электронной почте или публиковаться на веб-сервере. Более подробное знакомство со страницами доступа к данным произойдет на Занятии 12. 12. Закройте страницу А н а л и з продаж (AnaLyze SaLes). Еще два типа объектов Ч макросы и модули Ч открывать сейчас мы не предла гаем. Оба они представляют собой программы, которые позволяют существен но расширить функциональные возможности приложений, разрабатываемых в Microsoft Office Access. С макросами вы познакомитесь на Занятии 13, а моду ли, для создания которых требуются знания в области языков программирова н и я, в рамках данного самоучителя рассматривать мы не будем. Объекты Access можно не только создавать или изменять. Их можно также уда лять, переименовывать, копировать. В этом смысле с ними можно обращаться как с отдельными файлами. Не нужно сейчас удалять или переименовывать объекты в базе данных Борей, но познакомимся с тем, как это можно делать. На панели инструментов окна базы данных есть кнопка Удалить (Delete). Если щелкнуть на этой кнопке, то от вас потребуют подтверждения операции, и по сле этого выделенный в списке объект будет удален. Но для удаления объекта можно воспользоваться и стандартным способом, используя клавишу DeLete на клавиатуре. Чтобы переименовать объект, удобнее воспользоваться контекстным меню. Щелк ните на том объекте, который нужно переименовать, правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename) ('рис. 1.20). Если вы любите работать с клавиатурой и готовы запомнить нужные комби нации клавиш, выделите объект и нажмите клавишу F2. После этого название объекта выделяется, и его можно изменить. Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандарт ными командами копирования и вставки. Например, копировать таблицу в бу фер обмена можно одним из многочисленных способов: Х выделить эту таблицу в списке и нажать кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов База д а н н ы х (Database) (под строкой меню); Х щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и в контекстном меню выбрать команду К о п и р о в а т ь (Сору); Х выделить таблицу и нажать одну из комбинаций клавиш Ч CtrL+Ins или Ctrl+C; Х выделить таблицу и выполнить команду Правка > Копировать (Edit > Copy). Рабочая среда Access 2003 Борей : база данных (формат Лесе Создание табпицы в режиме конструкте Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных '.. т.--Х L-. Печать 'I 'ХХг.-.ч. ; ,ы П редвар иге льнь и п ро смотр i Нак^осы Дырезать Копировать :; Сохранить как... s Экспорт... .-. Отправить Добавить в группу I Создзтьярлык... X"; Удалить - '| Пере(1мемовать ^Х1 Свойства I Зависимости ой^ектов Рис. 1.20. Контекстное меню объектов базы данных Способы вставить таблицу из буфера обмена: Х нажмите кнопку Вставить (Insert) на панели инструментов База данных (Data base); Х щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле окна базы данных и в кон текстном меню выберите команду Вставить (Insert); Х нажмите одну из комбинаций клавиш Ч Shift+Ins или Ctrl+V; Х выполните команду Правка * Вставить (Edit > Insert). При вставке таблицы из буфера появится диалоговое окно Вставка таблицы (Paste Table As). В поле Имя таблицы (Table N a m e ) нужно ввести имя новой табли цы и в группе Параметры вставки (Paste Options) выбрать вариант вставки: только структура (Structure Only), структура и данные (Structure and Data), добавление дан ных в таблицу (Append Data to Existing Table) (рис. 1.21). Режим только структура (Structure Only) используется, сели нужно скопировать только структуру таблицы, сами данные при этом не копируются. В режиме структура и данные (Structure and Data) таблица копируется целиком, а в режиме добавление д а н н ы х в таблицу (Append Data to Existing Table) в качестве имени таб лицы нужно указать имя уже существующей таблицы, после чего в нее будут добавлены данные из таблицы, которая находится в буфере обмена. Но при этом структуры обеих таблиц должны совпадать. 42 Занятие 1. Установка и первые шаги ii.il : '*' ОТУКТУРЙ Н Д.!Г"1ЬН г Рис. 1,21. Диалоговое окно вставки таблииы ЗАДАНИЕ Создайте таблицу Новые товары, которая будет и меть такую же структуру, как и таблица Товары, но не копируйте в нее содержимое таблицы Товары. Откройте новую таблицу и убедитесь, что она пуста. Затем создайте полную копию таблицы Поставщики. Назовите ее Поставщики_копия, раскройте и убедитесь, что в ней присутствуют все стро ки и столбцы таблицы Поставщики. Удалите созданные копии таблиц. При копировании других объектов альтернатив нет Ч объекты копируются це ликом со всеми их свойствами и содержимым. К сожалению, нет возможности выполнять операции копирования и удале ния сразу над группой объектов. Главными объектами базы данных Access являются таблицы. Все остальные объекты строятся на базе таблиц или их производных Ч запросов. Поэтому объекты Access связаны между собой зависимостями. В Access 2003 появилась возможность просмотреть связи между объектами Access. 1. Выделите в списке таблиц таблицу Клиенты (Customers). 2. Выберите в контекстном меню команду Зависимости объектов (Object Dependences). В правой части главного окна Access появится область задач Зависимости объек тов (Object Dependences). В ней по умолчанию показываются все объекты (сгруп пированные по типам), которые зависят от выбранного объекта, то есть от таб лицы Клиенты (Customers). Как видите, от нее зависит много объектов Ч и за просы, и отчеты, и формы (рис. 1.22). Наименования всех объектов выделены синим цветом. Подведите указатель к любому из них. Указатель изменит фор му, и наименование объекта будет подчеркнуто. Такой объект в любом доку менте Microsoft Office называется гиперссылкой. Если щелкнуть на такой гипер ссылке, объект в режиме конструктора откроется в левой части окна Access. Последнее, что нам осталось рассмотреть Ч добавление объектов в группу и создание новых групп. Проще всего добавить объект в группу, раскрыв список объектов требуемого типа, выделив в нем объект и перетащив его мышью в соответствующую папку на панели объектов. Щелкнув на папке, в правой части окна базы данных мож но увидеть список объектов, входящих в группу. Справочная система 4.J J -.,.] " Издать I iy | Сознание таблицы в режиме конструкторе Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода папньк jh:! Запросы Х3 Доставка Звпр!К Заказы [3 Заказано обороты ^j Заказы 'Х-. Формы 3 Поставщики Заказы 3 Сотривмлии Закагы клиентов.3 Типы Клиенти 3 Товары Наклейки для клиентов Телефоны клиентов Рис. 1.22. Просмотр зависимостей между объектами Access Попробуйте перетащить в папку Избранное (Favorites) разные объекты: таб ЗАДАНИЕ лицы, запросы, формы, отчеты. Убедитесь, что в группу включаются только ярлыки обь ектов, сами же объекты видны в своих списках. Чтобы создать новую группу (папку): 1. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в области Группы (Groups) на панели объектов и выберите в контекстном меню команду Новая г р у п п а (New Group); 2. В диалоговом окне Новая г р у п п а (New Group) введите имя создаваемой группы и нажмите кнопку ОК. Папки и ярлыки в этих папках, так же как и объекты базы данных, могут копи роваться, удаляться и переименовываться. Справочная система При работе с Microsoft Office Access 2003 вы наверняка будете пользоваться справочной системой, которая является очень насыщенной и содержит огром ное количество информации о том, как работать с Access. Однако для этого нужно научиться находить ответы на свои вопросы. 44 Занятие 1. Установка и первые шаги 1. Если вы не отключили помощника, щелкните на нем дважды. Появится диа логовое окно с полем для ввода вопроса. 2. Попробуйте ввести в это поле Помощник (Assistant) (ключевое слово по интересующей теме). Нажмите кнопку Найти (Search). Появится новая об ласть задач Поиск (Search Results) (рис. 1.23). В этой области отображается список тем из 11 элементов, в которых присутствует ключевое слово По мощник. Дано пните льмое н обновленное ; Х содержимое можно найти на реб-узпе Х Х Microsoft Office Online. ф Дол о пни тельные сведения Результат (К).| $> Скрыть или отобразить | помощника го Office Х; *-Х г. л>' Разрешение зопросов, связанных ; -'. J со справкой :-; %! Выбор другого помощника по Office Вкл>очение и откпкэчение звукового сопровождения помощника по Office О совета.; и сообщениях помощника по Of fee Отобр; Поиск ; Автономная справка [Помощник *,#'Х Не удавтсз найти? Рис. 1.23. Область задач с результатами поиска 3. Выберите одну из тем, щелкнув на строке. Если вы найдете в списке что-то подходящее, выберите эту тему. Например, Включение и отключение звукового сопровождения помощника по Office (Turn the Office Assistant sound on or off). Бу дет выведено окно Справка Microsoft Office Access (Microsoft Office Access Help), в котором отображается соответствующий раздел справки (рис. 1.24). 4. Если помощник отключен, выполните команду Справка > Справка: Microsoft Office Access (Help > Microsoft Office Access Help). Появится область задач Справ ка Access (Microsoft Office Access Help) (рис. 1.25). В этой области есть поле Ис кать (Search). Сюда можно вводить слова по интересующей теме, так же, как вы это делали в диалоговом окне помощника. 5. Введите в это поле слова создать таблицу и нажмите кнопку со стрелкой спра ва от поля. Снова появится область задач Поиск (Search Results) со списком тем, в которых объясняется, как создавать таблицы в Access. Изменить кри Справочная система йСправно Microsoft Office Acces* Включение и отключение звукового сопровождения помощника по Office Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельные языкам. Для прослушивания звукового сопровождения помощника по Office на компьютере должна быть установлена звуковая плата. 1. Щелкните изображение помощника. Если помощник по Office не отображается, выберите команду Показать помощника Б МЕНЮ С правка. 2. Б выноске помощника no Office нажмите кнопку Параметры, Если выноска помощника no Office не отображается, щелкните изображение помощника. 3. На вкладке Параметры установите или снимите флажок Звуковое сопровождение. I Рис. 1.24. Окно справки Microsoft Office Access терии поиска можно в этой же области задач. Для этого в ее нижней части есть еще одно поле поиска (см. рис. 1.23). 6. Введите в поле поиска слово связь и нажмите стрелку справа. Появится но вый список тем. 7. Чтобы вернуться в область Справка Access (Microsoft Office Access Help), щелк ните на стрелке в заголовке области и выберите в раскрывающемся списке слово Справка (Help) Ч в списке показываются наименования всех задач, ко торые могут отображаться в области задач. 8. Выберите гиперссылку Table of Content (Оглавление), которая находится пря мо под полем Искать (Search). В этой же области появится оглавление справ ки (рис. 1.26). Это оглавление представляет собой иерархическую систему разделов и тем справки. Оглавление может содержать разделы справки, ко торые находятся на сайте Microsoft в Интернете, но если такой связи у ваше го компьютера нет, отобразятся разделы справки локального компьютера 9. Чтобы открыть интересующую тему, щелкните на соответствующей строке (гиперссылке). На нижнем уровне иерархии размещаются разделы справки, которые помечаются значком с вопросительным знаком (все остальные уров ни помечаются значком книги). 10. Щелкните на заголовке раздела, в отдельном окне появится текст этого раз дела (см. рис. 1.24). Слова или фразы, выделенные в этом тексте синим цве том, также представляют собой гиперссылку. Эта ссылка либо отправляет вас к другим разделам справки, либо просто вставляет скрытый за ней текст прямо в исходный текст. Если щелкнуть на такой гиперссылкс еще раз, текст вновь будет скрыт. 11. Текст любого раздела можно легко напечатать, если нажать кнопку Печать (Pri nt) на панели инструментов окна справки [Д. 46 Занятие 1. Установка и первые шаги ; Справка До се Помощь Искать: j Оглавление Office в Интернете ; * Подключиться к веб-узлу Microsoft Of fee ON in e 'л Последние сведения об использовании Access * Д втамат иче ски об нов л ят ь STOT список из Веба i всгва STf Загрузка См, также * Новые возможности * Свяжитесь с нами * Справка по специальным возможностям * Параметры содержимого в Рис. 1.25. Область задач справки Microsoft Office Access Перемещаться по уже просмотренным разделам справки удобно с помощью кнопок со стрелками на панели инструментов. Кнопка Назад (Back) позво ляет вернуться в предыдущий раздел справки, а кнопка Вперед (Forward) Ч перейти в следующий. 12. Вернитесь в область задач Справка Access. Бы видите, что в ней размещаются еще несколько групп задач, которые позволяют получить различные виды по мощи в Интернете. По умолчанию в области выводятся именно эти задачи, а при вызове оглавления справки поиск автоматически ведется сначала тоже в Интернете. Если выхода в Интернет нет, это действие можно отключить. 13. Для этого щелкните на ссылке Параметры содержимого в сети (Online Content Settings). В появившемся диалоговом окне Параметры служб (Service options) снимите флажок Показать содержимое и ссылки с веб-узла Microsoft Office Online (Show content and links from Microsoft Office Online). Если вы любите работать с помощником, например, привыкли к нему, работая в других приложениях Microsoft Office, воспользуйтесь им Ч помощник работа ет одинаково во всех приложениях Office. В отличие от разделов справки, кото рые вы открываете сами по мере необходимости, помощник ведет себя активно, Справочная система. Справка Access Просмотрите интерактивное оглавление. ; $ Дополнительные сведения |! Оглавление <'Х$Х Запуа и параметры Х:ч^ Печать файлов -^-Создание баз данных иобъектов и работа с ними ?.м? Работа с данными с выражениями с проектами Microsoft Access ция 6as данных Li -|^ Обеспечение безопасностииконфиденииальноети :. --^Использование Microsoft Access при работе в Интернете,-.'^ Программная поддержка ^Средства работы с конкретными языками ХХ^Microsoft"Access Visual Basic Reference Х Microsoft ActiveX Data Objects (AOQ). ф V^ Microsoft DAQ3.№ -Я?'Справочник Microsoft Jet'SQL. '.,. - i'^Jetandftepiication Objects ' :-. ^Microsoft Wsual Basic Docufnefitatiort ' %'Wcrosoft Office Visual Easic Reference Рис. 1.26. Оглавление справочной системы Access Параметры слчжб | Параметры отзьвое польэсватег параметры содержимого в сети Пл^ Веб-узеп Microsoft Office Online содержит тысячи шаблонов, разделов ~w справки и клипов мультимедиа, которые вы можете исгюль5овать при работе над своими проектами. Показать содержимое и ссылки с вебтузлд Microsoft Office Online jR Двтоиатический поиск в сетевом содержимом при наличии подключения (Х?.Х Автоматически отображать справку по шаблону (при ее наличии) F? [Показывать ссылки на материэл=1 вей-узла Microscft: Office Online! Рис. 1.27. Настройка отображения ссылок на ресурсы Microsoft Office в Интернете иногда даже навязчиво Ч дает советы, напоминания. Чтобы просмотреть сонет помощника, нужно щелкнуть на значке горящей лампочки рядом с помощником. Однако режим его работы, в том числе и степень активности, настраивается. Активизируйте помощника, если он у вас спрятан или отключен. Для этого достаточно, например, выполнить команду Справка Показать п о м о щ н и к а (Help > Show the Office Assistant), и помощник появится на экране. Если он уже актини 48 Занятие 1. Установка и первые шаги зирован, щелкните на нем правой кнопкой и выберите в контекстном меню ко манду Параметры (Options). Появится диалоговое окно П о м о щ н и к (Office Assis tant). На вкладке Коллекция (Gallery) с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) можно выбрать тот персонаж, который вам более всего симпатичен, а на вкладке Параметры (Options) присутствует довольно большое количество флаж ков (рис. 1.28). Можно несколько утихомирить помощника, установив флажок отображать только важные советы (Only Show High Priority Tips), а можно, наоборот, включить еще и звуковое сопровождение (Make Sounds). Можно назначить ему вполне определенные функции, например, отображать информацию о комбина циях клавиш для используемых средств, установив флажок о сочетаниях клавиш (Keyboard Shortcuts), а можно вообще отключить. ..... !'... 1:.. ': . Х. ".'':,.>"Л:-Ми; Х Х'.'.; .. В,. ! ХХ.| '- " Х'' ХХ i 'rf" khi ' : ' Х ' Х г :Х; .,. Рис. 1.28. Диалоговое; окно параметров помощника Последнее, что необходимо сделать, прежде чем мы закончим наше первое за нятие, это обратить внимание на текстовое поле в правой части строки меню. Вы и сами, наверное, обратили на него внимание, тем более что по умолчанию текст в этом поле Ч Введите вопрос (Type a question for help). В это.поле тоже можно ввести слово или словосочетание и нажать клавишу Enter. И опять вы получите в области задач список разделов справки, касающихся этого слова. Впоследствии в раскрывающемся списке этого поля будут показаны все слова, которые вы вводили. Завершение работы Если вы хотите закончить работу и закрыть базу данных, нужно сначала акку ратно закрыть все открытые окна объектов, а затем выполнить команду Файл * Закрыть (File > Close) или просто закрыть окно базы данных, щелкнув на кнопке закрытия в правом верхнем углу. Подведение итогов Если вы хотите вообще завершить работу с Access, закройте аналогичным обра зом главное окно Microsoft Office Access или выполните команду Файл > Выход (File > Exit). Подведение итогов Итак, на данном занятии вы научились: Х устанавливать Microsoft Office Access 2003 с компакт-диска; Х запускать Access и открывать и нем уже существующую базу данных; Х открывать и просматривать основные объекты базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным; Х выполнять основные операции с этими объектами и группами объектов: соз давать 1, удалять, переименовывать и копировать; Х пользоваться меню и панелями инструментов, как общими, которые нахо дятся в главном окне Microsoft Office Access, так и локальными, располо женными в других окнах, в данном случае Ч в окне базы данных; Х вызывать окно справки Microsoft Office Access и справляться с помощником; Х закрывать базу данных и завершать работу в Access. По крайней мере, знаете, как начать создавать. Создавать т>ти объекты мы будем учиться позже. ЗАНЯТИЕ Создание базы данных ТЕМА ЗАНЯТИЯ В процессе этого занятия вы узнаете: Х что такое база данных и чем таблицы Access отличаются от таблиц Excel; Х как быстро создать новую базу данных с помощью мастера; Х как создать новую базу данных, не пользуясь мастером (база данных пока будет пустой Ч наполнять ее, то есть создавать объекты этой базы данных, мы будем на следующих занятиях); Х немного о проектах Access. Базы данных Ч основные понятия 5I Для выполнения большинства упражнений данного занятия не потребуется ни чего, кроме установленной версии Microsoft, Office Access 2003. Но если вы хо тите выполнить упражнения последнего раздела и создать проект Access, пона добится Microsoft SQL Server 2000. Базы данных Ч основные понятия Чтобы начать создавать собственные базы данных, нужно иметь представление о них несколько большее, чем просто как о наборе таблиц. Поэтому в начале этого занятия мы познакомимся с основными понятиями баз данных, которые понадобятся, чтобы грамотно с самого начала создавать свои приложения. Реляционная модель данных Microsoft Access относится к реляционным системам управления базами дан ных, СУБД Ч от английского relation (отношение). Действительно, реляционная база данных (relational database) представляет со бой совокупность таблиц, связанных между собой определенными отношения ми и предназначенных для хранения данных. Отношения между таблицами яв ляются существенной частью этой модели данных. Однако когда говорят об Access, под базой данных подразумевают более широкое понятие Ч приложе ние, которое основано на реляционной базе данных и имеет интерфейс, позво ляющий работать с хранящимися в ней данными. Основу реляционной модели данных составляют таблицы, которые содержат данные об однотипных объектах. В этом предложении очень важно слово лод нотипных. Таблица реляционной базы данных состоит из множества строк и столбцов. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте и называ ется записью (record). Все записи имеют одинаковую структуру Ч они состоят из полей (field), в которых хранятся атрибуты (свойства) объекта. Каждое поле записи содержит некоторое свойство представляемого объекта. Все записи име ют одни и те же поля, поэтому каждый столбец таблицы содержит значения од ного и того же свойства объектов, представляемых таблицей. А это значит, что данные в ячейках одного столбца должны быть одного типа, и в этом коренное отличие таблиц реляционной базы данных от таблиц Excel. Допустим, таблица хранит данные о людях Ч сотрудниках предприятия, сту дентах или пациентах поликлиники. Один из столбцов таблицы может содер жать дату рождения каждого человека. В этом случае столбец будет иметь тип данных дата. Это означает, что в нем не может быть никакой другой инфор мации, кроме дат. Другой столбец, содержащий, например, вес человека, будет иметь числовой тип данных и не может хранить ничего, кроме чисел. Можно сказать, что в таблице реляционной базы данных количество полей в каждой строке одинаковое, в каждом столбце хранится однотипная информация, в каж дой строке хранится информация только об одном объекте, причем в других строках сведений об этом объекте быть не может. 52 Занятие 2. Создание базы данных Каждая таблица должна иметь один или несколько столбцов (атрибутов), кото рые однозначно идентифицируют каждый объект в таблице, то есть позволяют четко отличить один объект от другого. Такие столбцы образуют первичный ключ (primary key), и если столбцов несколько, то говорят, что первичный ключ является составным (compound key). Поле, представляющее первичный ключ или являющееся частью первичного ключа, называется ключевым полем (key field}, Например, на рис. 2.1 приведена таблица Товары (Products). Первый столбец этой таблицы Код товара (Product ID) является ключевым, так как код товара уникален для каждого товара, то есть для каждой записи. Это означает, что в таблице Товары не может содержаться двух записей с одним кодом товара. P; Genen Shouyu iMayumi's 2; 24 бутылки по 250 мл ; Pavlova. Ltd. 2 Pavlova 3|32 коробки по 500 г 3:Alice Mutton ! Pavlova, Ltd. 6120 банок по 1 кг 8:1 Б кг упаковка [Pavioya, Ltd. 4 Carnarvon Tigers ок по 12 шт. SlTeatime Chocojrte.Biscyits I Specialty Biscuits, Ltd....?J.??..!?.9PPA9!?. 6; Sir Rodney's Marmalade : Specialty Biscuits, Ltd. 3j24 упаковки по 4 шт. 7; Sir Rodney's Scones IPB Knackebrod AB 5J24упакоеки по 500 г BiGustafs Knackebrad 9; Tunnbrqtl ; PB Knackebrod AB 5И2 упаковок no 250 г 10 Guarana Fantastica IRefrescos Americanas LTI 1M2 банок по 355 мл 3; 20 банок по 450 г 11 ; NuNuCa Nuss-Nougat-Creme ^AO Германия-Россия 12; Gumbar Gumrnibarchen АО Германия-Россия 3j100 пакетов по 250 г 13iSchogqi Schokolade АО Германия-Росс и я ЭМОО штук по "ОС г Л: !,' и; ; Рис. 2.1. Табдииа товаров Б реляционной базе данных очень важным является понятие связи между таб лицами. Связь (relationship) Ч это логическое отношение между объектами, представленными таблицами. Связь между записями двух таблиц основана обычно на совпадении значений атрибутов, по которым эта связь устанавлива ется. Чтобы было понятно, о чем идет речь, рассмотрим еще одну таблицу Ч Ти пы (Categories) (рис. 2.2). Ш Типы : таблица Спп-сания J Напитки Алкогольные и безалкогольные напитки, кофе, чай, пиво и пр. 2 Приправы Сладкие и острые соусы, пряности, пасты и другие приправы 3 Кондитерские изделия Десерты, конфеты, джемы, муссы, сладкая выпечка 4^Молочные продукты Сыры, творог, сметана и пр. 5 Хлебобулочные изделия Хлеб, крекеры, оопья и пр. 6 Мясо/птица.Мясные полуфабрикаты и готовые изделия 7 Фрукты Сушеные и свежие фрукты 8 Рыбопродукты^ Водоросли, крабы, устрицы, рыбы (Счетчик); Рис. 2.2. Таблииа категории Базы данных Ч основные понятия Эта таблица также имеет ключевое поле Ч Код т и п а (Category ID). А теперь срав ните таблицы Продукты и Типы. Несомненно, эти объекты связаны между собоа. В таблице Продукты есть столбец Тип (Category). Товар с кодом 1 имеет тип 2 Приправы. Товар с кодом 3 имеет тип 6 Ч Мясо/птица. Итак, первая запись табли цы Товары связана со второй записью таблицы Типы, третья запись таблицы То вары связана с шестой записью таблицы Типы и т. д. Столбец Тип может содер жать только такие значения, которые совпадают со значениями кодов типов таблицы Типы, и никакие другие. Таким образом, связь между таблицами уста навливается по полям Тип и Код типа. Обратите внимание, что значение 2 содержится в столбце Тип несколько раз, то есть несколько товаров имеют категорию 3 (относятся к кондитерским издели ям), несколько раз встречается значение 5 Ч хлебобулочные изделия, и т. д. Значит, одной записи в таблице Типы соответствует несколько записей в табли це Товары. Такая связь называется лодип-ко-миошм>>. На стороне лодин нахо дится таблица Типы, а на стороне многие Ч таблица Товары. При этом таблицу Типы принято называть главной, а таблицу Товары Ч подчиненной. Отношение лодин-ко-многим Ч только один из видов отношений между таб лицами. Рассмотрим, как связаны таблицы Товары и Заказы (Orders), если пред положить, что таблица Заказы содержит записи о товарах, заказанных клиента ми. Очевидно, один и тот же товар может содержаться в разных заказах, и в то же время один заказ может содержать много товаров. Такой тип отношения ме жду таблицами называется многие-ко-многим-. Если каждой записи в одной таблице соответствует только одна запись в другой таблице, то это отношение <одии-к-одному. Такой тип отношений встречается реже. Это может быть, на пример, когда объект содержит большое число атрибутов и оказывается удой нее разнести их по разным таблицам, которые оказываются связанными отно шением лодин-к-одному, или нужно определить дополнительные атрибут >i для некоторых записей в основной таблице. Тогда эти дополнительные атрибуты помещают в другую таблицу и связывают с периом отношением лодин-к-одному. Любая СУБД позволяет выполнить следующие операции с данными: Х добавление записей в таблицу; Х удаление записей из таблицы; Х изменение значений некоторых полей в записях; Х поиск записей, удовлетворяющих заданному условию. Для выполнения этих операций создаются запросы. Результатом выполнения запроса может быть либо извлечение некоторого множества записей, которое часто называют результирующим набором, либо изменение данных в таблицах. Для формулирования запросов к базе данных был создан специальный язык, название которого Ч язык структурированных запросов (Structured Query Langu age, SQL). Важной функцией СУБД является управление данными, под которым понимч ют защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользо вательского режима работы с данными, обеспечение целостности и согласован ности данных. 54 Занятие 2. Создание базы данных Защита от несанкционированного доступа состоит в том, что каждому пользо вателю разрешается видеть и изменять только те данные, которые определены его правами. Средства многопользовательского доступа обеспечивают одновре менную работу с таблицами множества пользователей, и при этом они не позво ляют нескольким пользователям одновременно изменить одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных предотвращают их некорректные изменения, то есть такие изменения, которые могут привести к нарушению целостности, например, добавление записи, у которой не опреде лено значение ключевого поля, или удаление записи в главной таблице, если эта запись имеет связанные записи в подчиненной таблице. Различия между базами данных Access и таблицами Excel На первый взгляд, таблицы Access очень похожи на таблицы Excel. Однако ме жду ними существуют принципиальные различия. Одно из них мы уже отмеча ли Ч для каждого столбца таблицы Access определен тип данных, тогда как в столбец таблицы Excel можно вводить разнородные данные. Другие различия не менее важны. Х Access позволяет не просто вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность этих данных. Для этого устанавливаются правила проверки на уровне таблиц. При этом, как бы вы ни вводили данные Ч прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Ч Access не позволит сохранить н записи данные, нарушающие эти правила. Х В таблицах Excel часто приходится держать повторяющиеся данные. Струк туру таблиц базы данных разрабатывают таким образом, чтобы избежать дублирования информации. Это позволяет не только экономить память, но и увеличить скорость и точность обработки данных. Х Access имеет очень развитую систему защиты от несанкционированного доступа, позволяя разным пользователям или группам пользователей назна чать разные права доступа как к данным, так и к элементам интерфейса: фор мам, командам меню, отчетам. Х В то же время Excel обладает прекрасными возможностями выполнения рас четов и анализа данных. Причем данные могут извлекаться не только из книг Excel, но и из баз данных Access. Создание базы данных с использованием шаблона Теперь, когда вы познакомились с основными понятиями реляционных баз данных, можно приступить к созданию собственной базы данных, Чтобы мак симально облегчить этот процесс неопытному пользователю, разработчики Access, кроме учебной базы данных Борей, создали несколько шаблонов для общеупотребительных задач. Новички могут воспользоваться этими шаблона ми и затем адаптировать их к своим потребностям. Главное Ч это изучить, как Создание базы данных с использованием шаблона правильно разрабатывать структуру таблиц и устанавливать связи между ними, так как грамотно спроектированная база данных Ч залог успеха всей ра боты. Познакомимся с одним из таких шаблонов. Запустите Microsoft Office Access, как делали это на первом занятии, но в об ласти задач Приступал к работе (Getting Started) выберите строку Создать файл (Create a new file). Появится новая область Ч Создание файла (New File). В верхней части этой области несколько задач позволяют создать чистую базу данных, а в нижней части находятся задачи, которые позволяют создать базу данных на основе существующего шаблона. Этот шаблон можно поискать в Интернете, а можно в папках своего компьютера. Выберите строку На моем компьютере (On my computer). Появится диалоговое окно Шаблоны (Templates) с двумя вкладка ми: Общие (General) и Базы д а н н ы х (Databases). 1. Раскройте вкладку Базы д а н н ы х (Databases), и вы увидите ярлыки с названия ми имеющихся шаблонов (рис. 2.3). Обо1ие Ба*ы дачных Просмотр Главная Заказы на Контакты Мероприятия работы [Основные ( Прием Проекты Расходы I фонды ! заказов Ресурсы Склад Отг-ена Рис. 2.3. Диалоговое окно выбора шаблона Дважды щелкните на ярлыке Заказы на работы (Order Entry). Появится диало говое окно Файл новой базы д а н н ы х (File new database) с содержимым папки Л и ч н а я (Personal) или Мои документы (My Documents) (рис. 2.4). В этом окне можно выбрать папку, в которой будет сохранен файл базы данных, и задать имя этого файла. Можете оставить все предлагаемые по умолчанию значения и нажать кноп ку Создать (Create). Запускается мастер создания базы данных, и появляется первое диалоговое окно, в котором приводятся краткие сведения о содержи мом базы. 56 Занятие 2. Создание базы данных Фаил новой базы данных Папка: Pj] My Documents !"|; ^Заказы на работыl.mdt Сод-'' ; окружение - ГИЯ фай т$: База данных Microsoft Office Access (*.mdb) Х МП>>Ч.., Рис. 2.4. Диалоговое окно создания базы данных 3. Ознакомившись с этой информацией, нажмите кнопку Далее (Next). Появля ется второе диалоговое окно (рис. 2.5). В нем слева вы видите список таб лиц, которые включены в шаблон базы данных. В правой части диалогового окна показывается список полей для выделенной в списке таблицы. Когда выделена первая таблица Ч Сведения о клиентах (Customer Information), справа видны поля этой таблицы. Сознание баз данный ttl и l.^ilHW. Х Сведения о клиентах Ш' (Х/Код клиента Сведения о работах (7 Название Сведения о ресурсах 17 Имя Сведения о нужном оборудовании )7 фамилия Сведения об оборудовании Р Адрес счета Сведения об оплате 17 Город - Сведения о сотрудниках 17регмон Методы оплаты Сведения об организации (7 Индекс |7:Странафегион | т < Назад jj-аягв > : Гот№,/ -Х :,,.,:. ; . * Ч * Ч Ч Ч 1 : ' - ' ? Х - '- -; Ч ^. Д; ДДм Рис. 2.5. Выбор таблиц и их полей Создание базы данных с использованием шаблона 4. Прокрутите список полей, и вы увидите, что почти все поля помечены уста новленными флажками. Эти поля будут включены в таблицы вашей базы данных. Можно установить флажки и остальных полей Ч в данной таблице это поле Заметки (Notes), Ч они тоже включаются в таблицу. Нажмите кноп ку Далее (Next). Появится следующее диалоговое окно (рис. 2.6). Диффузный 1ШШ39НМ Международный Наждачная бумага Официальным Про № пиленный Рисовая бумага Рисунок Суми Стандартный Чертеж Рис. 2.6. Выбор стиля оформления экранных форм 5. В этом окне можно выбрать вид оформления экранных форм. По умолчанию предлагается стиль Стандартный (Standard). Выделяя разные стили, наблюдайте в левом поле, как будут выглядеть формы. Выберите любой понравившийся стиль и нажмите кнопку Next (Далее). Создание баз данным Выберите вид оформления отчета на печати. Обычный Полужирный Сжатый Спокойный Строгий Подпись данных %М Элемент денных.&алее> -< Назад' Рис. 2.7. Выбор стиля отчетов Access 58 Занятие 2. Создание базы данных 6. Б следующем диалоговом окне (рис, 2.7) точно так же выберите стиль отче тов и снова нажмите кнопку Далее (Next). 7. Появляется еще одно диалоговое окно (рис. 2.8), в котором можно задать название базы данных и файл логотипа, вставляемый в отчеты. Оставьте в этом окне предлагаемый вариант установки значений и нажмите кнопку Да лее (Next). Сознание баз данных j; (Заказы на работы! I: (р Рис. 2.8. Определение имени файла базы данных Теперь все сведения собраны, и в последнем диалоговом окне предлагается либо сразу открыть созданную базу данных, либо отказаться от открытия (рис. 2.9). Нажмите кнопку Готово (Finish). Рис. 2.9. Последнее диалоговое окно мастера создания баз данных После этого нужно немного подождать, так как на создание базы данных тре буется время. В течение этого времени на экране будет отображаться инфор Создание базы данных с использованием шаблона мационное окно Создание баз д а н н ы х (Database Wizard), демонстрирующее ход выполнения процесса (рис. 2.10). Рис. 2.10. Индикатор прсшесса мастера баз данных 9. В конце процесса мастер потребует ввести сведения о вашей организации, для чего будет выведена специальная форма (рис. 2.11). Заполните эту фор му произвольным образом и закройте ее. Ш Сведения об органкэаиим Рис. 2.11. Диалоговое окно информации об организации Появится окно Главная кнопочная форма (Main Switchboard) (рис. 2.12). Это ок:ю является одной из форм созданной базы данных. Такая форма используется в приложениях Access для выполнения различных функций. В нижней части главного окна Access должно быть видно окно базы данных ЗАДАНИЕ в свернутом виде. Разверните его. Изучите списки объектов. Вы убедитесь, что имеете полноценное приложение, в котором присутствуют все основные объекты: таблицы, за просы, формы, отчеты. Если вы не видите окна базы данных, нажмите на панели инструментов кнопку Окно базы данных (Database) Icgl Теперь при открытом окне базы данных выполните команду Сервис Схема дан н ы х (Tools t Relationship). Появится окно Relationship (Схема данных), в котором в графическом виде представлены все таблицы базы данных и связи между ними. Эта схема показана на рис. 2.13: чтобы сделать ее нагляднее, мы перемес 60 Занятие 2. Создание базы данных flr-мо 3>afoi Правка - -; . Х Х |, \.'V.'.' : ХХХ:. -Х-'-Х Х i Х. Рис. 2.12. Главная кнопочная форма базы данных.ЛИЯ,, Bjfflf if КодОплаты КодЭаказа КодЗаказа. СумнаОплаты КодС отру дичка КодСотрудника ДэтаОпяаты ОппачивэеныеЧдсы НомерЗгказа Ставка НомерКарточки ДатаПопученио Прииечание КодЮиагта jJ ИмяВладельцеКартомкн ДатаНа5начения Срок Деист вияКарточки Изготов>иель№1одель КодМетодаОгпаты СернчныйНомер ОпнсашеНеисправности ДатаЗйвесшения Выдано ~Л КодМЕТодаОппаты f. | дМетодаСппаты ^. КалоговаоСтавка ^|Мет о дОппаты Х$Х]&% т ! Хртсчка Иия Должность КодНеобжожипгвОборуддвдия Рабочий Телефон КодЗаказа Ставка Ссоот лования Количество Мi Рис. 2.13. Схема данных задачи тили таблицы в поле окна. Вы можете сделать то же самое. Таблицы легко пере мещаются мышью, если схватывать их за заголовок. Вес таблицы связаны меж ду собой отношением лодин-ко-многим. Связь со стороны лодин помечена значком 1, а со стороны многие Ч значком QD (бесконечность). Создание базы данных без применения шаблона Разберитесь в структуре этой базы данных для закрепления сведений первой ЗАДАНИЕ части занятия. По умолчанию новая база данных имеет формат Access 2000. Это означает, Х то новая версия Access продолжает работать с файлами.mdb формата Accss 2000. Более новый формат, который появился в Access 2002, позволяет некото рые операции выполнять более эффективно, поэтому вы можете создавать базы данных в формате Access 2002. Командой Сервис > Параметры (Tools * Options) откройте диалоговое окно Параметры (Options), перейдите на вкладку Другие (Advanced) и выберите в списке Формат файла по умолчанию (Default File Format) другой тип формата Ч Access 2002-2003 (рис. 2.14). Еид вви^тра ] : №*ии таблицы | \ Формы и отчеты j1 ^ Другие обеджа ошибок С?)фйг^зфи^ j: *-j; '-.'дм^Ф'Файдап^уадалчани'о | Access 2002 - Pi-*>lf1 (Л rrii iTH.I ПО -,И,-'Л Рис. 2.14. Диалоговое окно параметров Создание базы данных без применения шаблона Начнем создавать свое собственное приложение, что называется, с нуля. Дня этого нужно создать пустой файл базы данных. Наше приложение предназначе но для хранения данных о книгах в домашней или другой небольшой библиоте ке. Назовем этот файл (и приложение) Библиотека. В Access 2003 формат файла базы данных не изменился Ч впервые за всю историю раз вития этой СУБД. 62 Занятие 2. Создание базы данных 1. Сначала закройте файл базы данных Заказы на работы, с которым работали до этого. 2. Выполните команду Файл > Создать (File * New) или нажмите кнопку Создать (New) панели инструментов Access База д а н н ы х (Database). Появится уже зна комая вам область задач Создание файла (New File). 3. Выберите в ней строку Новая база данных (Blank Database). Появляется диало говое окно Файл новой базы д а н н ы х (File New Database) с содержимым папки Л и ч н а я или Мои документы (см. рис. 2.4). 4. В раскрывающемся списке Папка (Save in) выберите ланку, в которой будет храниться создаваемая база данных. Можете сделать это прямо в папке Мои документы. 5. В поле ввода Имя файла (File name) введите имя Библиотека и нажмите кнопку Создать (Create) 1 Появится окно Библиотека: Database. 6. По умолчанию в окне базы данных открыт список таблиц, который содер жит только три ярлыка, позволяющие тремя разными способами создавать таблицы (на следующем занятии). Можно создать новую базу данных из уже существующего файла. Такая база данных будет представлять собой копию уже существующей. Для этого в об ласти задач Создание файла (New File) нужно выбрать строку Из имеющего ся файла (From Existing File), а затем в диалоговом окне Создание из име ющегося файла (New from Existing File) выбрать файл, копию которого вы хотите создать. Создание проектов Access При создании новой базы данных вы могли обратить внимание, что в области задач Создание файла (New File) существуют и другие строки. Одна из них ис пользуется для создания страниц доступа к данным Ч Пустая страница доступа к данным (Blank Data Access Page), а две оставшихся Ч для проектов Access 2003. Проект Access 2003 Ч это тип файла Access (расширение.adp), представляю щий собой клиентскую часть для доступа к серверу базы данных. И хотя разра ботка таких приложений выходит за рамки данной книги, кратко познакомимся с этим типом файлов. Основное отличие файла проекта от файла базы данных в том, что файл проекта не содержит таблиц. Таблицы должны быть размещены на сервере базы данных, и, как правило, это Microsoft SQL Server. В файле про екта находятся объекты, которые обеспечивают доступ к этим таблицам и обра зуют интерфейс приложения. Закройте базу данных Библиотека и попробуйте создать проект Access. Для этого; По умолчанию Access присваивает новой баае данных имя dbl, а если такой фай; | уже существует, то db2 и т. л. Создание проектов Access 2003 1. Выполните команду Файл > Создать (File > New); 2. В области задач Создание файла (New File) выберите строчку Проект с н о в ы м и д а н н ы м и (Project using new data). В диалоговом окне Файл новой базы д а н н ы х (File New Database) введите имя файла проекта Тест. Этот файл получает расширение.adp. Нажмите кнопку Создать (Create). Через некоторое время появляется диалоговое окно Мастер базы данных Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Database Wizard). В этом окне требуется ввести параметры, которые обеспечили бы соединение с сер вером базы данных. 3. Закройте это окно кнопкой Отмена (Cancel): параметры соединения с сервером можно задать и позже. Появляется окно проекта Access 2003 (рис. 2.15). Рис. 2.15. Окно проекта Access Окно проекта Access аналогично окну базы данных, но на панели объектов поя вился один новый объект Ч Схемы базы данных (Database Diagrams) Ч аналог схем баз данных Access, только в проекте, который может содержать очень большое количество таблиц, можно создать несколько таких схем. Этот объект, так же как и Таблицы (Tables) и Запросы (Queries), размещается не в файле проекта, а на сервере базы данных. Присоединить базу данных на сервере к существующему проекту Access 2003 можно с помощью команды Файл ^ Под ключение (File f Connection), В диалоговом окне Data Links Properties (Свойства свя зи с д а н н ы м и ) (рис. 2.16) нужно установить параметры соединения с сервером: имя сервера, идентификатор и пароль пользователя и имя базы данных. 64 Занятие 2. Создание базы данных Cowiecfior Advaft=ed I Spectfy the IcJtawing <Х:Х 1. Select oterta a -SM 2. Enlec ireomiatffln to log on ID ihe setven. ; -. *"' Уье ^ndcws N Hntegta'sd secwly ' 5 * jjse sspeciScusefnanBaidpasswo "". i" :V л Цдег.name: | ; V.; - -IЩ BlarJs paEvлd ":Г~ АВслч jawing passwotd АНа^з э database fJe as a database name; nnection Caned Рис. 2.16. Диалоговое окно мастера баз данных Microsoft SQL Server Если в вашей организации есть сервер базы данных Microsoft SQL Server, по ЗАДАНИЕ пробуйте из проекта Access подключиться к одной из баз данных этого сервера. Для это го нужно получить у администратора соответствующие права и, возможно, воспользо ваться его помощью при установке на сервер учебной базы данных. В качестве примера можно взять демонстрационную базу данных Pubs, которая создается на SQL Server при установке и содержит данные о книгах, их'авторахи издателях, ил и учеб ную базу данных NorthwindCS, входящую в комплект демонстрационных приложений Access 2003. При установке Access 2003 в папке Samples размещается сценарий установки этой базы данных на Microsoft SQL Server Ч файл NorthwindCS.sqL Он содержит набор предложений SQL, которые создают на сервере необходимые таблицы, представления, хранимые процедуры и загружают данные. Этот сценарий можно выполнить на сервере с помощью утилиты SQL Enterprise Manager, включенной в состав Microsoft SQL Server 2000. Подведение итогов Итак, на этом занятии вы научились; Х создавать новые файлы баз данных Access 2003; Х с помощью мастера баз данных создавать базы данных по шаблону. При этом вы еще познакомились с основными понятиями реляционных баз данных и проектами Access 2003. Часть II Работа с таблицами 3 Зак. ЗАНЯТИЕ Создание таблиц ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии мы создадим таблицы, необходимые для разра ботки приложения Библиотека. При этом вы узнаете: Х как создавать таблицы различными способами; Х как описать поля таблицы, определить их свойства, а также задать свойства самих таблиц; Х зачем создаются ключевые поля и индексы; Х каким образом можно задать условия проверки вводимых в таблицу данных; Х что такое поля подстановок и как их использовать; Х как определить связи между таблицами базы данных. Создание таблии путем ввода данных 6/ Для выполнения упражнений данного занятия вам потребуется файл Библиоте ка.mdb, созданный на прошлом занятии. Вы можете предварительно познакомиться с теми таблицами, которые предстоит создать, открыв файл примера Библиотека2003.то!Ь. Теперь запустите Access и откройте файл Библиотека.mdb. Создание таблиц путем ввода данных Если таблица несложная, ее можно быстро создать путем ввода данных. Мы создадим таким способом таблицу Города. Эта таблица будет состоять из двух полой: одно из них будет содержать код города, а другое Ч его наименование. Такие таблицы обычно называются справочниками и используются, чтобы исключить многократны и ввод и хранение в базе данных одних и тех же зна чений. Например, в базе данных Библиотека будет таблица Издания, храня щая данные о книгах. В одном из полей нужно хранить название городи, в котором издана книга. Чтобы не вводить в каждой строке название городя, и создается справочник. В любой базе данных обычно присутствует не сколько справочников, иногда много. Рекомендуется создавать справочник для тех полей таблицы, которые могут иметь ограниченный набор значений, например, Виды изданий или Категории товаров. Если в процессе работы могут понадобиться новые значения такого поля, значит, нужно создавать дополняемый справочник. В противном случае нужно запретить пользова телю ввод в справочник новых записей. Рекомендуется применять справочники для тех полей в таблицах, по кото рым может выполняться группировка данных при их обработке. Например, если нужно сгруппировать все книги по разделам и подсчитать, сколько книг присутствует в библиотеке по каждому разделу, стоит использовать справочник разделов. Применение справочников позволяет избежать слу чаев, когда пользователь вводит в поле неправильное значение, что может повлиять на результаты обработки данных. Начнем создавать таблицу. 1. Раскройте список таблиц, щелкнув на ярлыке Таблицы (Tables). 2. Щелкните в списке таблиц на ярлыке Создание таблицы путем ввода д а н н ы х (Create Table by Entering Data). Появится пустая таблица со стандартными Примеры вы можете найти па сайте издательства www.piter.com на странице, посвящен ной этой книге. 68 Занятие 3. Создание таблиц названиями столбцов: Поле! (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. (рис. 3.1). Первона чально создается таблица с 10 полями 1. Будем вводить данные в поля этой таблицы. 1.Москва Jcnej'.. Рис. 3,1. Создание справочника путем ввода данных 3. В первой строке введите данные в Поле! (Fi'eldl) и Поле2 (Field2): 1 и Москва соответственно2. Во второй строке Ч 2 и СПб. 4. Аналогично можно ввести еще несколько строк с кодами и наименованиями городов. Важно, чтобы значения кодов в Поле! были разными для каждого города, так как код однозначно идентифицирует город, и это поле будет ис пользоваться для связи с другими таблицами. Теперь переименуем заголовки столбцов. 5. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке первого столбца и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца выделяется, и вы можете вводить новое. Введите строку КодГорода. На рис. 3.1 видно только 7 из 10 полей, по, используя полосу прокрутки, можно увидеть все поля. Переход от поля к полю можно выполнять клавишами Enter или Tab, от строки к стро ке Ч клавишами со стрелками. Создание таблиц путем ввода данных Наименования полей таблицы могут содержать пробелы, что, однако, не ре комендуется. Дело в том, что в этом случае во всех выражениях, вклю чающих названия полей и использующихся при создании запросов, форм и отчетов, а также в программах на языке Visual Basic для приложений назва ния полей с пробелами придется заключать в квадратные скобки. Чтобы избежать этого, принято наименования столбцов писать без пробела, и если оно состоит из нескольких слов, то каждое слово начинать с за главной буквы. 6. Аналогично переименуйте второй столбец Ч Поле2, введя.строку Город. 7. Остальные столбцы нам не нужны, поэтому закройте таблицу, нажав кнопку закрытия окна в правом верхнем углу. 8. В ответ на вопрос Сохранить и з м е н е н и я макета или структуры таблицы <имя габ лицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имятаблицы>?) нажми те кнопку Да (Yes). Появится диалоговое окно Сохранение (Save As), в кото ром нужно ввести имя таблицы Ч Города (по умолчанию предлагается имя TabLel) (рис. 3.2). Затем нажмите кнопку ОК. Города! Рис. 3.2. Диалоговое окно сохранения таблицы Появилось сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined), совет и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). 9. Нажмите кнопку Нет (No), так как в противном случае Access создаст допол нительное поле, которое будет сделано ключевым. В таблице Города ключе вым должно быть поле КодГорода, для чего позже мы специальным образом определим это поле (см. раздел Ключевые поля и индексы), 10. А пока просто выделите в списке таблицу Города (она должна быть един ственной в списке) и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструмен тов окна базы данных. Откроется таблица, которая должна выглядеть анало гично таблице, представленной на рис. 3.3. Создайте путем ввода данных два справочника: Издательства с двумя поля ЗАДАНИЕ ми Ч КодИздательства и Издательство, и Разделы, также с двумя полями Ч КодРазцела и Раздел. Справочник Издательства должен содержать список издательств, а Разделы Ч список разделов, по которым вы хотите группировать книги в библиотеке, например, история, психология, детективы, романы и т. д. Несколько сложнее структура еще од ного справочника Ч МестаХранения. 8 нем нужно определить четыре поля Ч КодМе ста (ключевое поле), Комната, Шкаф и Полка. 70 Занятие 3. Создание таблии К Города : таблица ц М осква 2! СПб...... 5 Нижний Новгород 6 Рязань У Уф'а"" 8: Казань 9^ Владимир 10|Углич 11= Ярославль : 12 Лондон 13: Брюссель 14: Амстердам 15 Житомир 16^ Ленинград 17 Калуга (Счетчик) Рис. 3.3. Таблииа в режиме таблицы Создание таблиц с помощью мастера Следующую таблицу, Авторы, мы создадим с помощью мастера. 1. Дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard). Появится диалоговое окно Создание таблиц (Table Wizard). Уста новите в нем переключатель Личные (Personal), а в списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите таблицу Авторы (Authors) (рис. 3.4). .ta^iit дни применя" при аден или мет, л-.-ч-ш до6.яв"Ть эг.з nc,i!(= n T.^i.nin.; '. | го МЕ; ..^жно иуде-, удалит Имя Фамилия -ХJ Национальность Журнал диеты ДатаРождения Список вин Месторождения Сведения о пленках ?f*f Образование Фотографии Влияние ДатаСмерти Книги 1ИПТЛГГ1Я1+ШО -.- Рис. 3.4. Диалоговое окно мастера таблии Создание таблии с помощью мастера / В верхней части диалогового окна мастера находится подсказка, из которой понятно, что делать дальше. В списке Образцы полей (Sample Fields) выберите все необходимые поля и пе реместите их в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Делается это с помощью кнопок со стрелками между этими списками. При желании вклю чить в свою таблицу все поля образца, щелкните на кнопке i'l-lj. Кнопка [PJ позволяет перемещать поля по очереди в выбранном вами порядке, Напри мер, выделите поле КодАвтора (AuthorlD) и нажмите кнопку . Название поля переместится в правый список, Теперь выделите поле Фамилия (LastName) и опять нажмите кнопку . Продолжайте в том же духе, пока не перемести те все необходимые поля (мы выбрали все поля, кроме полей Национальность (Nationality) и В л и я н и е (Majorlnfluences). Если вы переместили какое-то поле, а потом передумали, можно отказать ся отсвоего выбора, воспользовавшись кнопками собратныни стрелками: О и [F^j. В этом случае перемещение происходит из списка Поля новой таблицы (Fields in my new table) в список Образцы полей (Sample Fields). Если вы хотите изменить название какого-то поля, его нужно выделить в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переимн новать поле (Rename Field). Появится диалоговое окно П е р е и м е н о в а н и е поля (Rename Field), в которое нужно ввести имя поля. 3. Когда выбраны все нужные поля, нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее диалоговое окно, в котором нужно указать имя таблицы и способ определения ключа (рис. 3,5). 4. Назовите таблицу Авторы и снова нажмите кнопку Далее (Next). Авторы еаяе т каждую \ 014! и, Рис. 3.5. Определение имени таблииы и ключевого поля 5. На следующем шаге мастер предлагает установить связи с другими таблица ми. Поскольку у нас пока нет таблиц, с которыми связана таблица Авторы, пропустите этот шаг, нажав кнопку Далее (Next). 72 Занятие 3. Создание таблии 6. На последнем шаге мастер предлагает определить действия после создания таблицы. И хотя мы не будем сейчас менять структуру таблицы, установите переключатель Изменить структуру таблицы (Modify the Table Design) и нажмите кнопку Готово (Finish). Таблица А в т о р ы откроется в режиме конструктора, и вы увидите ее структуру, то есть перечень полей и свойства каждого поля (рис. 3.6). Создайте с помощью мастера таблицу Издания, взяв в качестве образца таб ЗАДАНИЕ лицу Книги (Books). Список необходимых полей: КодКниги (переименуйте его в КодИз дания), КодРаздела (TopicID), Название (Title), ГодИздания (CopyrightYear), Издатель ство (PublisherName) (переименуйте его в КодИздательства), МестоПубликации (Place OfPublication) (переименуйте его в КодГорода), Издание (EditionNumber), ЦенаПокуп ки (РигсЬа5еРпсе),ТипОбложки (CoverType) ДатаПокупки (DatePurchased), ЧислоСтра ниц (Pages), Заметки (Notes). Связи с другими таблицами пока не устанавливайте. Мы сделаем это позже в режиме Схема данных. Х": -1 -::'Тш данных 1.:: ? ; Х "Сйисанае: -' -' Х ' ? Х ' - 1 Х.... Х -" l*.i -' 1 Счетчик j КодДвтора -Текстовый Имя 1 ^ Текстовый Фамилия - Дата/вреия ДатаРождения Месторождения Текстовый 'Х * ! Текстовый i -- Дата/в рейв ДатэСмерти Попе объекта' Х... Фотография Попе MEMO. V; Заметки S !ХХ; /..,... id| I ХХ>ХХ Paawep-п^пя". - 1 о " ' д-иимое.целое _ _ НовЬв.ЗьфнЙ*"?'-; "Х ": :'Последовательные Фоонат попа Н | Подпий; .j:; ..-, ; ...'. Код автора г i (Ссвпа де м няне допускаются) i. и Рис. 3.6. Структура таблицы Авторы Создание таблиц в режиме конструктора Теперь мы должны освоить режим конструктора. Это самый сложный способ создания таблиц, зато он позволяет точно определить все свойства таблицы и ее полей. С помощью конструктора мы создадим таблицу Читатели и отредактиру ем таблицу Издания, самостоятельно созданную вами. Кроме изменения имени, нужно еще изменить тип данных для этого поля, но это вы сде лаете позже, когда познакомитесь с режимом конструктора таблиц. Создание таблиц в режиме конструктора Итак, дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create Table in Design View). Откроется пустое окно конструктора таблиц (рис. 3.7), в котором нужно определить структуру таблицы Читатели. В этой таб лице будут содержаться сведения о читателях нашей библиотеки: фамилия, имя, отчество, год рождения, адрес и телефон. Рис. 3.7. Создание новой таблицы в режиме конструктора В верхней части окна конструктора находится таблица, состоящая из трех столбцов: в столбце Имя поля (Field Name) вводятся имена полей создаваемо] i таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) нужно задать тип данных для каждого поля, в столбце О п и с а н и е (Description) можно ввести описания полей. В нижней части окна задаются свойства полей таблицы. Определение полей таблицы Начнем определять поля таблицы Читатели. Сначала нужно позаботиться о том, чтобы в таблице было поле (или несколько полей), значения которых одно значно определяли бы каждого читателя в таблице. Поскольку ни одно из уже перечисленных полей таковым быть не может, введем специальное поле КодЧи тателя и будем присваивать каждому читателю уникальный код. 1. Установите курсор в первую строку столбца И м я поля (Field N a m e ) и введите КодЧитателя. Теперь нужно определить тип этого поля. 2. Переместите курсор в столбец Тип д а н н ы х (Data Type), и вы увидите, что гю умолчанию ему присваивается тип Текстовый (Text). 74 Занятие 3. Создание таблиц 3. Щелкните на кнопке со стрелкой в правой части столбца Ч появится список типов данных, которые могут быть использованы в таблицах Access. Выбе рите в списке значение Счетчик (AutoNumber). В этом случае Access будет автоматически присваивать каждому читателю уникальный код, значение которого на 1 больше предыдущего значения. Об ратите внимание на нижнюю часть окна. В ней в данный момент показаны присвоенные по умолчанию значения свойств поля К о д Ч и т а т е л я (рис. 3.8). Когда курсор устанавливается в ячейку со значением свойства, справа выво дится справка, объясняющая это свойство: D свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое (Long Integer). Такое значение позволяет в этом поле хранить целые числа в диапазоне от -2147483648 до 2147483647. Еще одно значение этого поля Ч Код репликации Ч используется, как пра вило, в тех случаях, когда создается приложение, в котором данные хранят ся в нескольких файлах.mdb, и нужно синхронизировать эти базы данных. Такой процесс называется репликацией, отсюда и название значения поля. В этом случае при добавлении новой записи в таблицу Access генерирует значение счетчика, равное GUID Ч глобальному уникальному идентифика тору. Это длинное число, которое никогда не может повториться, что обес печивает уникальность записей в таблице даже в разных базах данных. Только в этом случае потом можно отличить данные, вводимые в одной базе, от данных, вводимых в другой базе. D свойство Новые значения (New Values) определяет способ генерации значе ний этого поля для новых записей в таблице. Именно последовательный способ обеспечивает увеличение счетчика на 1 при вводе каждой новой записи. Однако есть возможность генерировать в качестве значения счет чика случайное число. Оба эти значения оставьте такими, как они установлены по умолчанию. П свойство Формат поля (Format) указывает, в каком формате будут выводить ся данные при просмотре таблицы. В данном случае его можно не указы вать. П свойство Подпись (Caption) позволяет определить заголовок поля, который будет выводиться в различных режимах, при просмотре таблицы, при пе чати отчетов и т. п. В данном случае введите в эту ячейку значение Код1. D свойство И н д е к с и р о в а н н о е поле (Indexed) позволяет указать необходи мость создания индекса по данному полю. Раскройте список возможных значений для данного поля и выберите в нем No Duplicate (Совпадения не допускаются), так как нам нужно, чтобы значения в этом поле были уни кальными. Не очень красиво, если везде будет вы политься имя поля Ч КодЧитателя. Вы помните, почему мы его так назвали? Создание таблии в режиме конструктора D свойство Смарт-теги (Smart tags): смарт-теги Ч это специальные элементы интерфейса, которые могут быть присоединены к полю таблицы. Их функции заключаются в автоматическом распознавании заранее заданно го текста в процессе его ввода и выполнении некоторого заранее опреде ленного действия. Например, при вводе текста в поле, с которым связан смарт-тег, этот смарт-тег автоматически активизируется и выводит по верх того, что есть на экране, какие-то дополнительные важные сведения об объекте. В процессе работы с Access вы познакомитесь с этими элемен тами, так как они определены для некоторых действий, выполняемых разработчиком в среде Access. Точно так же, как это сделано в Access, вы можете определить свои собственные смарт-теги, которые будут действо вать в создаваемом вами приложении. Смартмеги Рис. 3.8. Свойства поля типа Счетчик Свойства полей не одинаковы для полей с разными типами данных, и вы убедитесь в этом, начав вводить определение для следующего поля. 4. Установите курсор в столбец Имя поля (Field Name) на вторую строку и введи те название следующего поля: Фамилия. Тип данных оставьте Текстовый (Text). Список свойств для типа поля Текстовый (Text) другой (рис. 3.9). 5. Свойство Размер поля (Field Size) определяет максимальное количество сим волов, которые можно внести в это поле (по умолчанию 50). Вы можете вве сти меньшее значение, если хотите сэкономить память и считаете, что у вас не будет читателей с такими длинными фамилиями. Например, введите чис ло 251. 6. Следующие несколько свойств можно не заполнять, в том числе и свойство Подпись (Caption) (везде в заголовках поля будет выводиться имя поля). А вот значение свойства Обязательное поле (Required) нужно изменить, сделав это поле обязательным. Тогда при вводе данных в таблицу Access будет все гда требовать ввести в это поле значение, и у вас не будет безымянных Вы можете увеличить это значение и позже, если это потребуется, даже когда в таблице будет уже много записей. 76 Занятие 3. Создание таблии читателей. Значения остальных полей можно оставить теми, что предлага ются по умолчанию. 7. Введите аналогичным образом поля Имя, Отчество, ГодРождения, Адрес и Теле фон. Рис. 3.9. Свойства текстового поля При определении поля ГодРождения нужно выбрать тип данных Числовой (Number), а в свойствах поля изменить значение свойства Размер поля (Field Size): заменить Длинное целое (Long Integer) (по умолчанию) на Це лое (Integer). Короткие целые Ч это числовые значения в диапазоне от -32768 до 32767, и этого вполне достаточно, чтобы хранить четыре цифры года. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) нужно очистить (предлагаемое значение 0),так как в противном случае, если вы не введете значение в поле ГодРождения при вводе данных о читателе, ему автомати чески присвоится значение 0. Для свойства Подпись (Caption) введите зна чение Год рожд. Поле Адрес следует сделать подлиннее (100 символов), так как устанавливаемое по умолчанию значение, равное 50 символам, может оказаться недостаточным. Поле Телефон тоже текстовое и определяется так же, как Фамилия, Имя и т. д. Однако это поле обязательным не делайте, то есть не меняйте значение свойства Обязательное поле, установленное по умолчанию. Ключевые поля и индексы Прежде чем сохранить таблицу, необходимо определить в ней ключевое поле. Как мы договорились, ключевым полем в таблице Читатели будет поле КодЧи тателя. 1. Чтобы сделать это поле ключевым, выделите его, установив курсор в любом месте строки описания поля, затем найдите на панели инструментов кноп ку с изображением ключика Щи щелкните на ней. Поле КодЧитателя поме чается специальным значком Ч ключ в поле выделения в левой части окна (рис. 3.10). Создание таблиц в режиме конструктора Рис. 3.10. Создание ключевого поля Если нужно определить ключевое поле в уже существующей таблице, най дите в ней поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Нужно сначала устранить повторы путем изменения значений. Если устранить невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, л ибо опре делить составной ключ. С целью ускорения поиска данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством быстрого доступа к данным таблицы на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упо рядоченный список значений полей, а также ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем быстро отбирает соответствующие за писи по ссылкам. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Про стые индексы содержат значения только одного столбца. Составной индекс строится по нескольким столбцам. В него можно включить до 10 полей. При мером составного индекса может быть индекс, построенный по полям Фами лия и Имя. Книги, научные публикации