Книги, научные публикации
Pages: | 1 | 2 | 3 | МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ На правах рукописи Гревцов Дмитрий Евгеньевич Повышение эффективности корпоративного управления промышленными предприятиями ...
-- [ Страница 2 ] --В управленческом учете формируется внутренняя информация предприятия об издержках производства. Издержки производства при этом учитываются по видам, статьям затрат, местам их возникновения (подразделениям внутри центра ответственности), в разрезе ЦО (структурных подразделений). Информация управленческого учета является ноу-хау фирмы и не подлежит распространению во внешней среде деятельности корпорации.
Предлагаемая реструктуризация бухгалтерского учета предполагает организацию информационного учета о составе и величинах накопленных издержек в разрезе ЦО и мест возникновения затрат. Место возникновения затрат (МВЗ) представляет собой территориально обособленное подразделение организации, где осуществляются расходы. Оно не всегда связано с персональной ответственностью за величину, целесообразность и экономическую обоснованность издержек, но всегда входит в состав ЦО. В свою очередь ЦО может содержать в своем составе несколько МВЗ.
Объективная необходимость использования системы учета затрат (и результатов) в разрезе ЦО - обеспечение возможности детального планирования, организации, контроля и анализа деятельности ЦО с целью организации принципа управления по отклонениям и обеспечения мотивации персонала.
Для представления развернутой информации о накопленных затратах в разрезе каждого ЦО мы предлагаем ввести аналитический учет по элементам затрат на тех же регистрах бухгалтерского учета на которых осуществляется учет информации по ЦО. По нашему мнению, такой подход к ведению аналитического учета позволит в дальнейшем для каждого вида расходов, за которые несет ответственность конкретный менеджер, определять нормативную или максимально допустимую величину затрат. Их фактическую величину можно будет учитывать на основе первичной информации накапливаемой на регистрах бухгалтерского учета в абсолютной сумме или путем выявления и алгебраического суммирования отклонений от норм.
Организация в единой системе бухгалтерского учета раздельного ведения финансового и управленческого учета со развернутой аналитикой последнего требуют внесения соответствующих корректив в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Мы предлагаем принять за основу структуру плана счетов, состоящую из 10 классов (разделов) счетов. Из них 7 классов выделены для счетов финансового учета:
Х класс 1 - счета собственного капитала;
Х класс 2 - счета заемного капитала;
Х класс 3 - счета основных средств и капитальных вложений;
Х класс 4 - счета запасов и незавершенного производства;
Х класс 5 - счета взаиморасчетов с третьими лицами;
Х класс 6 - счета денежных средств;
Х класс 7 - счета прибылей и убытков В каждом классе счета жестко регламентированы (в соответствии с нормативно-правовой базой), упорядочена их корреспонденция. Два класса счетов (восьмой и девятый) выделяются для управленческого учета. Здесь нет жесткой регламентации счетов, каждое предприятие решает эти вопросы самостоятельно. Обычно к восьмому классу относят счета издержек производства с аналитикой в разрезе ЦО. К девятому - вспомогательные счета для учета различных показателей, например, для накопления и перераспределения отклонений по объектам калькулирования и т.п. Один класс счетов (нулевой) выделен для счетов забалансового учета.
Действующий в России план счетов можно достаточно просто приспособить для раздельного ведения финансового и управленческого учета. Для этого из существующих в настоящее время 9 разделов отечественного плана счетов два можно выделить для счетов управленческого учета: один раздел - для учета затрат на производство по объектам учета и элементам затрат (существующие сч.сч. с 20 по 29) и другой раздел (седьмой или восьмой) - для счетов, с которыми в управленческом учете будут корреспондировать счета по учету затрат по объектам калькулирования и МВЗ. В финансовом учете потребуется ввести дополнительный раздел по учету затрат в разрезе экономических элементов, но уже в целом по предприятию (например, сч.сч. с 30 по 39, где как известно, в настоящее время имеется достаточное количество свободных шифров счетов). Все остальные счета и разделы в действующем плане счетов можно сохранить с некоторым укрупнением счетов по учету расчетов для высвобождения дополнительного раздела для счетов управленческой бухгалтерии. Для простоты учета управленческой аналитики на синтетических счетах мы предлагаем принять шестизначную форму записи шифров счетов: первые две цифры - синтетический счет, вторые две - субсчет (код ЦО), третьи - аналитические коды экономических элементов.
При этом группировку затрат по элементам предлагается осуществлять по следующей системе элементов:
Х основное сырье и материалы;
Х вспомогательные материалы;
Х покупные полуфабрикаты;
Х услуги;
Х топливо;
Х электроэнергия;
Х основная заработная плата;
Х дополнительная заработная плата;
Х отчисления из заработной платы;
Х амортизация;
Х прочие затраты.
В данном случае нет жесткой регламентации в определении перечня экономических элементов, в разрезе которых будет организован аналитический учет издержек накапливаемых ЦО. В качестве аналитики компания может принять любую приемлемую для организации управленческого учета систему элементов либо статей затрат.
Для организации учета целевого распределения затрат мы предлагаем ввести дополнительную аналитику в виде центров аналитического учета в разрезе тех же регистров на которых учитываются, распределяются и перераспределяются затраты по соответствующим ЦО и МВЗ. На наш взгляд наиболее достаточной является система трех центров аналитического учета:
центров МВЗ, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), проекта (ПРК). Для более удобного обозначения определим их как Ц.мвз, Ц.тмц, Ц.прк соответственно.
Таким образом, запись по счету бухгалтерского учета с расширенной управленческой аналитикой по выше предложенной системе будет выглядеть следующим образом.
Код Код Код Код Код Код субсчета экономического Сумма счета Ц.мвз Ц.тмц Ц.прк - ЦО элемента 20 01 01 10000.00 01-01-23 153401 Введение расширенной аналитики управленческого учета позволяет организовать учет затрат таким образом, чтобы менеджеры ответственные за принятие управленческих решений могли анализировать в результате чего (приобретение услуг сторонних МВЗ, потребление ТМ - либо исполнение проекта) и в разрезе каких экономических элементов ЦО либо МВЗ понесло издержки и на какие объекты (МВЗ, ТМЦ, ПРК) было осуществлено распределение издержек данного ЦО либо МВЗ.
Мы рекомендуем вести аналитику по центрам аналитического учета по всем счетам бухгалтерского учета. Так, введение аналитики по счетам, например, материалов позволит накапливать и анализировать информацию по отпуску конкретных групп материалов в производство и в разрезе конкретных МВЗ и ЦО, на счетах по учету готовой продукции - в разрезе вида готовой продукции, МВЗ и ЦО и т.п.
Особую проблему представляет исчисление и списание себестоимости взаимооказываемых услуг и взаимопередаваемой продукции между МВЗ и ЦО (дальнейшее рассмотрение проблемы производится в контексте взаимооказываемых услуг, поскольку себестоимость взаимопередаваемой продукции имеет аналогичный принцип распределения). Такие ситуации могут возникать, например, когда ЦО - "Заводская котельная" отапливает МВЗ - "Гараж грузовых а.м", входящее в состав ЦО - "Транспортный цех", а МВЗ - "Гараж грузовых а.м" в свою очередь оказывает услуги ЦО "Заводская котельная" по доставке твердого топлива. В таком случае затраты оценивают либо все по заранее заданной (плановой или нормативной) себестоимости, либо наиболее массовые услуги (электроснабжение, теплоснабжение, водоснабжение и т.п.) оценивают по твердым ценам (плановой себестоимости, государственному тарифу и т.п.), а остальные - по фактической себестоимости. Наиболее точные результаты расчета себестоимости взаимооказываемых услуг обеспечивает их итеративное распределение между МВЗ либо ЦО относительно базы распределения. В качестве базы распределения принимается доля стоимости услуг оказанных одним МВЗ другому в общей себестоимости услуг первого МВЗ. Таким образом, итеративное распределение взаимооказываемых услуг можно осуществить тремя способами (таблица 2.1).
Полная себестоимость реализованных услуг МВЗ складывается из сумм первичных и вторичных затрат накопленных данным МВЗ. В качестве первичных затрат принимаются прямые затраты накопленные МВЗ. Под вторичными понимаются косвенные затраты, распределенные (перераспределенные) с других МВЗ.
В первом случае распределяется в каждой итерации полная сумма добавленных затрат по всем МВЗ. При этом предыдущее распределение аннулируется.
Во втором случае за одну итерацию распределяется оставшаяся сумма к распределению по отдельному МВЗ. Сумма добавленных затрат накапливается.
В третьем случае за одну итерацию распределяется оставшаяся сумма к распределению по всем МВЗ. Сумма добавленных затрат здесь также накапливается.
Таблица 2. Итеративное распределение стоимости взаимооказываемых услуг между местами возникновения затрат Способ 1 Способ 2 Способ МВЗ 1 МВЗ 2 МВЗ 1 МВЗ 2 МВЗ 1 МВЗ База распределения 10 % 20 % 10 % 20 % 10 % 20 % Первичные затраты 1500 2000 150 400 Итерация 1 400 150 430 30 Итерация 2 430 190 43 8 Итерация 3 438 193 9 1 Итерация 4 439 194 1 0 Итерация 5 439 194 0 0 Итерация Е Итерация n 439 194 0 0 0 Вторичные затраты 439 194 439 194 439 Себестоимость 1939 2194 1939 2194 1939 Расчет осуществляется до тех пор, пока разница между двумя последними итерациями не достигнет приемлемой погрешности. В результате должно быть определено сколько вторичных затрат приходит с одного объекта калькулирования на другой.
Метод итеративного распределения затрат можно также использовать для расчета затрат по другим объектам калькулирования таким как готовая продукция и полуфабрикаты собственного производства. По нашим оценкам с математической точки зрения подобная методика распределения затрат является наиболее точной среди прочих методов.
Нет сомнения в том, что реструктуризация бухгалтерского учета по приведенной методике позволяет предприятию к концу отчетного периода получать сводную информацию в разрезе каждого конкретного ЦО необходимую для план-факт анализа деятельности СП и расчета показателей распределения (перераспределения) части прибыли, предназначенной для покрытия издержек и выплаты премий персоналу.
Реструктуризация бухгалтерского учета по приведенной методике имеет свои преимущества также в отношении финансового учета. Так выделение счетов управленческого учета позволяет максимально очистить финансовую информацию и сделать ее более прозрачной. В данном направлении руководству предприятие можно рекомендовать пойти по пути выделения расширенной аналитики на счетах финансового учета, адаптировав для этих целей, приводимую в настоящей главе методику. Это позволит повысить инвестиционную содержательность финансовой информации и ее читабельность для внешних пользователей.
2.5. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРИФИРМЕННОЙ ОТЧЕТНОСТИ На практике высшее руководство корпорации не имеет достаточно времени для углубления в тонкости бухгалтерского учета с целью выявления проблемных областей (отклонений) деятельности компании на основании учетных данных и вынесения правильных управленческих решений. Более того, по нашему мнению, работа высшего руководства компании будет более эффективной, если в его распоряжение поступает сводная и всеобъемлющая информация о деятельности фирмы в разрезе ЦО и основных показателей их деятельности.
Введение механизмов информационного учета по ЦО и принципов управления по отклонениям предъявляет собственные требования к формированию и представлению внутрифирменной отчетности по организационным единицам предприятия.
На основании принципов организации аналитического управленческого учета в разрезе ЦО сформулируем основные функции данного учета в общей системе управления предприятием:
Х удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления;
Х оперативный контроль затрат и результатов на различных производственных уровнях предприятия (на уровне предприятия в целом, на уровне ТЦ, на уровне ЦО, на уровне МВЗ);
Х оценка деятельности менеджеров СП по результатам первичного анализа;
Х выполнение роли сигнальной схемы на основе индикаторов план-факт анализа деятельности СП;
Х обеспечение своего рода информационного противовеса той свободе действий, которая предоставлена менеджерам ЦО в целях обеспечения баланса управленческих интересов на предприятии в целом.
Таким образом, система учета в разрезе ЦО должна быть организована с учетом следующих основных принципов:
Х определение контролируемых статей затрат и поступлений при условии, что менеджер должен отвечать только за те затраты и поступления, которые он может контролировать и на величину которых может оказывать воздействие;
Х персонализация учетных документов, т.е. введение в состав реквизитов документа фамилии менеджера или работника, отвечающего за конкретные статьи затрат и поступлений;
Х ответственность менеджера ЦО составлять сметы (бюджеты) на определенный период и представлять отчетность по фактическим затратам и результатам в разрезе смет (бюджетов).
Исходя из вышеизложенного, можно заключить, что для организации управленческого учета с эффективностью достаточной для принятия своевременных и безошибочных управленческих решений менеджер ЦО должен своевременно с определенной периодичностью и в определенном объеме составлять отчетность о деятельности вверенного ему ЦО.
Таким образом, внутренняя отчетность должна:
Х быть настолько оперативной, чтобы позволять оказывать воздействие на динамику результатов деятельности ЦО;
Х содержать информацию об отклонениях и предоставлять возможность прямого доступа к этой информации для анализа отклонений;
Х по содержанию соответствовать персональной ответственности менеджера за принятие решений в конкретной области.
Конкретное содержание отчетности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учета и отчетности, зависят от того, каково функциональное назначение данного ЦО. В связи с этим, мы предлагаем структурировать внутрифирменную отчетность по видам ЦО: центрам затрат, сервис-центрам, профит-центрам.
В качестве основного инструмента управленческого учета, позволяющего контролировать деятельность центра затрат, мы предлагаем использовать смету. Смета - это формализованный письменный регистр, содержащий плановые стоимостные показатели. Таким образом, смета является финансовым планом деятельности конкретного центра затрат.
Смета для центра затрат содержит информацию об ожидаемых затратах, основанную на планах управления и концепции контролируемых затрат. Определение контролируемых статей - ключевая задача при внедрении на предприятии системы учета в разрезе ЦО. В идеале все затраты должны быть закреплены за определенными подразделениями и конкретными подотчетными лицами. На практике это по большей части невозможно, вследствие чего при определении перечня контролируемых статей затрат мы предлагаем исходить из того, что менеджер может контролировать большую часть факторов, воздействующих на данную статью сметы.
В процессе организации управленческого учета менеджер на основании фактических показателей деятельности ЦО составляет отчет об исполнении сметы в части подконтрольных ему статей затрат. Отчет каждого уровня управления (приложение 2, таблица 3) включает графы с указанием:
статей контролируемых затрат, затрат по смете, фактических затрат, отклонений от сметы. Последнее может быть положительным и означать перерасход, либо отрицательным и означать экономию затрат.
По нашему мнению при разработке отчета об исполнении сметы необходимо соблюдение двух коренных принципов. Во-первых, как это указывалось ранее, отчетность должна содержать только те показатели, которые подконтрольны менеджеру данного ЦО и на динамику которых он может оказывать влияние. Во-вторых, отчетность должна содержать информацию об отклонениях, наличие которой позволяет реализовать принцип управления по отклонениям.
В целях предоставления удобства руководителям высших уровней в процессе анализа и выявления проблемных областей в деятельности ЦО и предприятия в целом мы предлагаем в отчетах об исполнении смет указывать статьи, по которым отмечены особо плохие либо особо хорошие результаты по сравнению с нормальным отклонением (равным, например, 2%). Для фиксации наиболее критичных, требующих немедленного анализа деятельности ЦО, отклонений статьи затрат от плановых показателей показатели отклонений могут маркироваться (например, знаком "!"). Таким образом, отчетность по центрам затрат играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией о ходе производственного процесса и динамике затрат.
Другой формой внутрифирменной отчетности является отчет о прибыли профит-центров и сервис-центров. Поскольку профит-центры и сервис-центры имеют идентичное функциональное назначение (различие лишь в их ориентации относительно рынка (внешний, внутренний) реализуемой продукции и оказываемых услуг) далее по тексту мы будем рассматривать отчетность только для профит-центра.
Отчет о прибыли отражает затраты и поступления подразделений вплоть до формирования валовой прибыли от реализации или операционной прибыли (прибыли от операций или от основной деятельности). По нашему мнению эти стандартные показатели публикуемой отчетности предприятий могут быть применены и к отдельным подразделениям (профит-центрам).
В простейшем случае стандартный отчет о прибыли (приложение 2, таблица 4) заканчивается для профит-центров на показателе валовой прибыли, которая и является критерием оценки деятельности центра.
Остальные показатели отчета о прибыли определяются и рассчитываются только на уровне предприятия в целом. При этом валовая прибыль профит центра определяется как разница между чистой выручкой от продаж и производственной себестоимостью реализованной продукции.
Мы предлагаем расширить отчетность профит-центров до показателя операционной прибыли, представляющего собой валовую прибыль данного центра, уменьшенную на величину относимых к нему операционных расходов. Операционные расходы - это часть затрат отчетного периода, включающая расходы на реализацию (коммерческие), общие и административные (общехозяйственные) расходы, не входящие в производственную себестоимость и не включающие выплачиваемые проценты за кредит и налог на прибыль. Если такие расходы осуществляет само предприятие, то в его отчете о прибыли отражается их величина, относимая к данному периоду. При этом на каждый профит-центр относится часть операционных расходов предприятия в целом, понесенных для организации его деятельности. Для определения доли относимых на конкретный профит-центр операционных расходов предприятия мы предлагаем использовать в качестве базы распределения следующую примерную структуру показателей (табл. 2.2).
На практике далеко не всегда некоторые операционные расходы (например такие как: расходы на оплату юридических и аудиторских услуг, отчисления в государственные органы и другие организации, комплексные виды страхования) можно проследить до конкретных профит-центров.
Таблица 2. Распределение операционных расходов предприятия по профит-центрам Статьи операционных расходов База распределения Расходы на рекламу Пропорционально затратам профит центра на рекламу либо пропорци онально объему продаж Расходы по содержанию Пропорционально фонду заработной центрального офиса и его платы профит-центра сотрудников Рентные платежи за землю, расходы Пропорционально занимаемой на отопление и электроэнергию площади Налог на имущество и расходы по Пропорционально стоимости страхованию соответствующих активов и запасов Затраты по безнадежным долгам, В пропорции к объему продаж разные коммерческие и общие каждого подразделения расходы В связи с этим для оценки деятельности профит центров мы предлагаем использовать так называемый контрибуционный подход при разработке отчетов о прибыли. При таком подходе подчеркивается вклад каждого профит-центра в чистую прибыль всего предприятия и покрытие совокупных операционных расходов. Суть в том, что операционные расходы, относимые на профит-центр, подразделяют на прямые (которые могут быть непосредственно и точно отнесены на данный центр) и косвенные (которые не могут быть непосредственно увязаны с центром). В этом случае в отчет о прибыли профит-центра можно ввести новый промежуточный показатель (на котором заканчивается отчетность профит-центра) - остаточный доход профит-центра, рассчитываемый как разница между его валовой прибылью и его прямыми операционными расходами (приложение 2, таблица 5). Этот показатель, по нашему мнению, дает более надежную и более увязанную с объектом учета информацию, чем операционная прибыль.
В рамках разрабатываемой концепции совершенствования системы корпоративного управления и выбора критериев оценки деятельности ЦО мы предлагаем к использованию альтернативный вариант отчета о прибыли - форму, в которой вместо валовой прибыли отражается показатель маржинального дохода, что подчеркивает роль переменных затрат в формировании результативного показателя. Более детально такая форма отчета может содержать следующие показатели (табл. 2.3).
Таблица 2. Таблица маржинального дохода профит-центра Показатель Профит- Профит- Профит центр №1 центр №2 центр № 1. Чистая выручка 2. Прямые переменные расходы 3. Маржинальный доход (1 - 2) 4. Прямые постоянные расходы 5. Остаточный доход до косвенных расходов (3 - 4) 6. Косвенные постоянные расходы 7. Операционная прибыль (5 - 6) 8. Расходы на выплату процентов 9. Прибыль до налогообложения (7 - 8) 10. Налог на прибыль 11. Чистая прибыль (9 - 10) Примечание: - показатели деятельности профит-центра, на которые менеджер данного ЦО оказывает непосредственное влияние.
Показатель остаточного дохода до косвенных расходов позволяет более достоверно оценить вклад подразделения (профит-центра, сервис центра), чем показатель остаточного дохода, т.к. он снимает влияние произвольности распределения косвенных расходов, отнесенных на производственную себестоимость продукции (например, в производственную себестоимость могут входить распределенные на основе нормативов или другим образом затраты вспомогательных сервис-центров).
Отчеты об условных доходах и затратах сервис-центров могут быть сформированы по тем же принципам что и отчеты профит-центров с некоторой корректировкой статей и показателей базы распределения операционных расходов.
Формирование внутрифирменной управленческой отчетности в разрезе ЦО позволит руководству предприятия иметь оперативную сводную информацию относительно ключевых индикаторов деятельности компании с четким определением ответственных за формирование подобных индикаторов. Таким образом, с разработкой внутрифирменной отчетности по ЦО руководство компании получает эффективный механизм оперативного анализа и выявления проблемных областей деятельности предприятия, что в свою очередь способствует более быстрой выработке управленческих решений в той или иной сфере деятельности фирмы.
2.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ Переход к горизонтальной системе управления, как указывалось, влечет сокращение промежуточных звеньев в системе управления, обеспечивающих сбор, обработку и подготовку информации необходимой для принятия управленческих решений на верхних уровнях управления.
Между тем, несмотря на значительное сокращение вертикальных потоков оперативной управленческой информации, на верхних уровнях управления возникает информационная нагрузка, вызванная необходимостью обработки аналитической информации. В связи с этим встает проблема разработки системы информационного обеспечения руководителей верхних уровней управления с целью минимизации информационной нагрузки.
Информационное обеспечение как система играет особую роль в поддержке длительного функционирования корпорации. Сердцевиной системы является сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на плане развития и бюджетировании предприятия. По мере развития системы управления на предприятии контроль и управление уступают место самоконтролю и самоуправлению в конкретной организационной единице. При этом роль информационного обеспечения возрастает.
С точки зрения управления стержнем системы информационного обеспечения является система поддержки принятия решений (СППР) - своеобразная надстройка над оперативными информационными системами, используемыми на предприятии. Основной задачей СППР является информационная поддержка оперативных возможностей и комфортных условий для высшего руководства и ведущих специалистов при принятии обоснованных решений, соответствующих миссии предприятия, а также его стратегическим и тактическим целям.
Основой такой системы являются:
Х предоставление данных и информации аналитического и сводного характера как из внутренних, так и из внешних источников для проведения экономических и финансовых оценок, сопоставления планов, разработки моделей и составления прогнозов в бизнесе;
Х формирование во взаимодействии системы с руководством информационных, финансовых, математических моделей экономических и управленческих процессов.
Концептуальное решение поставленной проблемы базируется на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечение:
Х доступа к данным внутренних и внешних источников информации;
Х управления данными и информацией, что позволяет обеспечить предоставление только нужной информации по запросу руководителя;
Х хранения данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели "что..., если...";
Х анализа и синтеза финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;
Х представления информации в виде диаграмм, графиков и географических карт в форме, интуитивно понятной и удобной руководству для выработки решений.
Таким образом, целью создания системы является обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе фактографического и статистического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это подразумевает использование на постоянной основе методов прогнозирования, мониторинга, анализа и контроля деятельности СП и предприятия в целом, а также сведений о состоянии рынков и условиях конкуренции.
Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько громадный объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации.
Реализация поставленных задач немыслима без широкого использования автоматизированных информационных систем (АИС), в противном случае пришлось бы создавать дополнительные информационные службы - промежуточные звенья, что не соответствует концепции горизонтальной системы управления. Информационное, программное и техническое обеспечение АИС должно обеспечить оперативный доступ и систематизацию как внутренних, так и внешних источников информации, формировать единое информационное пространство.
Под единым информационным пространством понимается совокупность методических, организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оперативный доступ к любым информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа специалистов.
Для построения единого информационного пространства необходимо рассматривать предприятие как информационную систему, в которой сходятся два типа ИП: внешние и внутренние.
Внешняя деловая среда (или макросфера) - совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием (рис. 2.7). Отношения определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Согласно оценкам экспертов, наибольшие возможности предприятию обеспечивают квалификация персонала и технологическая база, а наибольшая опасность заключается в неожиданных изменениях внешней среды.
ПОТОКИ международные экономические Предприятие политические конкурентные Внешняя среда технологические рыночные социальные Рис. 2.3. Внешние ИП предприятия Внутренняя деловая среда - это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.
Согласно современным оценкам, менеджер в своей деятельности играет три информационные роли:
Х приемника информации;
Х распространителя информации;
Х профессионального представителя во внешнем мире.
От того, как менеджер сыграют свои информационные роли, организовав профессиональные ИП, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия определяется не только количеством информации, но и ее качеством.
Для обеспечения надлежащего качества управленческой информации АИС должна обеспечить возможность комплексного использования всей гаммы информационных и нерегламентированных аналитических задач. Для этого СППР должна базироваться на концепции единого информационного пространства.
Ключевым направлением в создании информационной системы, отражающей указанную концепцию, являются внедрение электронного документооборота и возможности работы с электронными образами бумажных документов, а также создание информационного хранилища (Data Warehouse).
Таким образом, СППР должна выступать в роли накопителя, хранителя и обработчика аналитической информации, необходимой для планирования, организации, анализа и контроля деятельности СП и прогнозирования состояния предприятия в целом. В этой связи логично построить СППР на базе систем автоматизации ИП на нижних уровнях управления, таким образом, чтобы исходящая информация системы более низкого уровня была входящей для СППР.
ВЫВОДЫ КО ВТОРОЙ ГЛАВЕ Во второй главе разработаны концептуальные подходы к повышению эффективности функционирования системы корпоративного управления на российских предприятиях.
Любое предприятие, желающее повысить эффективность управления за счет внедрения управленческих ИТ, должно стремиться оптимизировать ИП в системе управления, сокращая плотность и интенсивность вертикальных ИП с одновременным усилением горизонтальны. Наиболее эффективным решением данной задачи является оптимизация системы взаимоотношений между менеджерами различных уровней управления по принципу горизонтальной корпорации. Подобная оптимизация достигается за счет конкретного определения сфер деятельности предприятия, состава и структуры СП и закрепления четко обозначенных сфер компетенции и областей ответственности за конкретным менеджером.
Таким образом, СП могут выделяться в различные Т - по сферам деятельности предприятия. Выделение СП в единую Т - позволяет оптимизировать структуру доходов и расходов по каждому конкретному производству, а так же более гибко контролировать деятельность ТЦ.
Для обеспечения управляемости и повышения горизонтальной интеграции менеджеров по уровням управления СП могут классифицироваться в качестве квазипредприятий, выполняющих определенные функции, такие как производство, обслуживание, реализация.
С этой целью предлагается система трех квазипредприятий: центры затрат, сервис-центры и профит-центры. Подобная классификация позволяет более точно устанавливать критерии оценки эффективности деятельности каждого конкретного СП, определять долю затрат в общей себестоимости выпускаемой продукции и устанавливать коэффициенты распределения прибыли. Что в свою очередь ведет к повышению мотивации принимаемых управленческих решений, мотивации персонала и, как следствие, росту общей эффективности производства.
В качестве основного инструмента расчета и оценки эффективности деятельности профит-центров и сервис-центров предлагается использовать методику расчета маржинальной прибыли (МП) по четырем уровням: МП-1, МП-2, МП-3, МП-4. Данный метод позволяет оценить эффективность функционирования конкретного СП предприятия в различных сферах его деятельности. Для оценки эффективности центров затрат наиболее приемлема система расчета коэффициентов удельной прибыли (себестоимости) от реализации произведенной данным центром продукции.
Для оценки эффективности деятельности СП Т - и выявления узких мест в деятельности корпорации в целом руководство компании должно уделять значительное внимание таким процессам как планирование и учет.
Построение системы планирования и бюджетирования направлено на совершенствование механизмов анализа и регулирования деятельности как отдельно взятого СП так и корпоративного объединения в целом. При этом организуется трехуровневая система планирования на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях управления. Подобная система позволяет увязать реализацию стратегических целей компании с оперативными.
Процесс планирования необходимо осуществлять по принципу "сверху вниз" по уровням управления от стратегических целей к оперативным задачам. При этом разрабатывается предварительный вариант бюджетных планов по уровням управления. Далее процесс меняет направление и строится по принципу "снизу вверх" в результате которого производится согласование бюджетных планов по уровням управления с целью разработки достижимых бюджетов. При этом корректировка конечных плановых показателей более высокого уровня может осуществляются по мере исполнения планов и бюджетов на нижних уровнях управления, что позволяет в текущем порядке оценивать конечные результаты деятельности компании и ее состояние в конце планового периода.
Для предоставления руководству компании раскрытой и всеобъемлющей информации о текущем состоянии предприятия, в том числе и информации необходимой для планирования, требуется учетная система, обеспечивающая накопление информации о деятельности предприятия в разрезе ЦО.
Как показывает проведенный анализ, существующая на большинстве предприятий система бухгалтерского учета функционирует для обеспечения информацией о состоянии компании внешних и внутренних пользователей подобной информации и, как правило, качество и достоверность такой информации имеют значительное смещение в сторону внешних пользователей. Таким образом, руководство компании находится в определенном информационном вакууме относительно текущего состояния организации и не имеет актуальной картины о большинстве объектов и бизнес-процессов. В этой связи встает необходимость одновременного параллельного ведения как финансового, так и управленческого учета, причем, в виду реорганизации корпоративного объединения по принципу, приведенному в настоящей диссертационной работе, возникает необходимость повышения аналитичности учетной информации и представляемой отчетности.
В целях обеспечения подобного учета требуется реструктуризация российского плана счетов. Реструктуризация предполагает выделение десяти групп счетов, восемь из которых отведены для финансового учета и две - непосредственно для управленческого учета. При этом запись шифра бухгалтерского счета осуществляется в шестизначном формате. Первые две цифры отводятся для обозначения синтетического счета, вторые две - для субсчета (аналитического счета) по кодам ЦО, третьи - для кодирования дополнительной аналитики по экономическим элементам.
В целях повышения аналитичности учетной информации возможно использование системы центров аналитического учета на бухгалтерских счетах. Данная система позволит организовать аналитический учет в разрезе видов и типов выпускаемой продукции (услуг), мест возникновения затрат и реализуемых проектов.
Повышение аналитичности и высокая детализация учетных данных позволяют вести управленческий информационный учет в разрезе всех сфер деятельности предприятия относительно каждого объекта и бизнес-процесса.
В целях предоставления сводной информации накопленной на регистрах управленческого учета необходима система оперативного представления подобной информации в удобном для ее анализа и вынесения соответствующих управленческих решений виде. Таким образом, системы внутрифирменной отчетности должна быть организована по ЦО (центрам затрат, сервис-центрам, профит-центрам).
Поскольку центры затрат функционируют в рамках бюджета, то основной формой отчетности для отражения деятельности конкретного центра затрат является отчет об исполнении сметы (бюджета). Отчет об исполнении сметы представляет собой структурированный по уровням управления перечень статей затрат. В состав отчета об исполнении сметы по конкретному центру входят только те статьи затрат на значение которых менеджер данного центра может оказывать непосредственное влияние либо контролировать большинство факторов, вызывающих изменение в значениях данных статей. Подобный подход к построению отчетности по центрам затрат позволяет четко определять ответственных за возникшие отклонения фактических показателей от плановых величин.
Отчетность по центрам затрат играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией о ходе производственного процесса и динамике затрат.
В отчетах о прибыли в качестве индикаторов деятельности профит центра используются стандартные показатели публикуемой отчетности предприятия, такие как валовая прибыль и операционный доход.
В качестве альтернативного варианта отчета о прибыли профит-центра можно использовать таблицу маржинального дохода, построенную по тем же принципам, что и традиционная отчетность о прибыли профит-центра. Ее отличием от традиционной отчетности является использование маржинальной прибыли в качестве основного доходного показателя деятельности профит-центра и показателя остаточного дохода до косвенных расходов, что позволяет более достоверно оценить вклад конкретного профит-центра в формирование доходной части бюджета предприятия в целом.
Методы и подходы к реорганизации системы управления корпорацией, изложенные во второй главе настоящей диссертации, предполагают, в качестве заключительного этапа процесса совершенствования корпоративного управления, построение автоматизированной информационной системы корпоративного объединения. Такое требование логичным образом вытекает из следующих основных факторов:
1. Построение системы управления по принципу горизонтальной корпорации предполагает исключение промежуточных звеньев в системе управления, что, в свою очередь, позволяет выпрямить ИП в горизонтальной плоскости. В результате вертикальные ИП качественно меняются и усложняются по содержанию, что может вызывать информационные перегрузки руководителей верхних уровней управления.
2. Обеспечение эффективности функционирования системы планирования и бюджетирования требует разработки нескольких моделей бюджетов с целью выбора и утверждения наиболее актуальной и адекватной целям корпорации модели. В тоже время, процесс разработки и согласования различных бюджетов может носить цикличный характер. Таким образом, в виду возможного изменения входных параметров моделирования и исполнения бюджета требуется процесс многократного расчета и пересчета идентичных показателей по всем моделям бюджетов, что является достаточно емким во временном и трудовом отношении при ручном способе подобных расчетов.
3. Применение принципов раздельного ведения счетов финансового и управленческого учета и повышение аналитичности последнего, предполагает рост информационной номенклатуры, что может вести к недопустимому сокращению оперативности накопления и обобщения управленческой информации, поскольку оперативность принятия управленческих решений находится в прямой зависимости от оперативности управленческого учета.
4. Разработка внутрифирменной отчетности о деятельности компании в разрезе ЦО в структурированном по основным показателям деятельности центров виде с определением критичных отклонений фактических показателей от плановых величин требует ее оперативного представления. Более того, подобная отчетность может формироваться в процессе функционирования СППР, которая в свою очередь предлагает построение АИС.
Вышеприведенные факторы отражают актуальность проблемы построения ИСУП на предприятии. Методы и принципы построения ИСУП рассмотрены в третьей главе настоящей диссертации.
ГЛАВА 3. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ (ИСУП) Концепция повышения эффективности корпоративного управления, изложенная во второй главе настоящей диссертации, в качестве заключительного этапа реорганизации системы управления на предприятии предполагает внедрение СППР как основополагающего фактора обеспечения оперативности и качества принимаемых управленческих решений.
Внедрение СППР, как было указано ранее, требует обязательного наличия на предприятии комплекса многофункциональных АИС, функционирующих в единой информационной среде. По отношению к данным АИС сама СППР является функциональной надстройкой, обеспечивающей агрегацию информационных показателей всего комплекса АИС необходимых для принятия управленческих решений.
Проведенный анализ показывает, что, несмотря на активное развитие ИТ и практически повсеместное их внедрение в управленческой деятельности, большинство предприятий, стремясь тем или иным образом автоматизировать управленческую деятельность, получают в конечном итоге совокупность разрозненных, хотя и достаточно мощных, АИС. Подобный подход к автоматизации системы управления не решает проблем автоматизации непосредственно управленческих функций, не исключает многократного параллельного учета идентичной информации в разрозненных АИС и не приводит к желаемому снижению уровня внутреннего бумажного документооборота между СП, что не позволяет предприятию достичь потенциальных результатов от автоматизации.
Таким образом, для обеспечения функционирования СППР недостаточно иметь комплекс функционирующих в единой информационной среде АИС. Поскольку подобные АИС различаются по функциональности и области их применения, они работают с различными массивами данных, которые, в свою очередь, могут иметь идентичное информационное содержание, а совокупные данные нескольких систем могут составлять базу для расчета показателей используемых при принятии управленческих решений. Более того, в силу функциональных и целевых различий, системы комплекса АИС, используемые в настоящее время на предприятиях, имеют различную информационную структуру данных. Несмотря на то, что основным требованием, предъявляемым АИС, является их информационная совместимость, различия в структуре данных зачастую не позволяют осуществлять сквозной импорт - экспорт данных из одной системы в другую.
В результате функции по сортировке и вводу массива информации необходимой для функционирования каждой конкретной АИС, в том числе и СППР, перекладываются на конкретных исполнителей - операторов комплекса АИС. Цикл принятия управленческих решений в результате растягивается во времени, а эффективность функционирования всего комплекса АИС, сводится к эффективности от автоматизации расчетных механизмов, имеющих место в конкретных бизнес-процессах.
Для реализации концепции совершенствования системы корпоративного управления, основанной на ИТ, необходима модель построения ИСУП, удовлетворяющая требованиям ведения бизнеса и покрывающей потребности в информационном учете и автоматизации бизнес-процессов и функций управления всех СП корпоративного объединения.
Предлагаемая нами модель ИСУП представляет собой комплексную автоматизацию управленческих функций и бизнес-процессов в системе управления. Наиболее существенной чертой подобной модели является расширение контура автоматизации (от обычной автоматизации документооборота до автоматизации функций управления) для получения замкнутой, саморегулирующейся интегрированной системы, способной предоставить возможность гибкой и оперативной перестройки принципов ее функционирования.
3.1. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ ИСУП.
Функциональность ИСУП определяется в первую очередь ее назначением и целью создания системы подобного уровня на предприятии.
Целью разрабатываемой модели ИСУП является не автоматизация как таковая, а автоматизированное управление, направленное на повышение оперативности принятия управленческих решений с одновременным ростом их качества. Уход от исключительно технической автоматизации существующих бизнес-процессов, осуществляемой до настоящего времени в повсеместной практике управления, и переход к предлагаемой системе автоматизации, ориентированной непосредственно на управление бизнес процессами, позволяет автоматизировать не только сами бизнес-процессы, но и функции управления ими. Подобный подход к автоматизации позволяет охватить и интегрировать ИП на всех уровнях управления, обеспечивая их сквозное прохождение с нижних уровней на верхние, позволяя контролировать выполнение бизнес-процессов.
На основании проведенного анализа по выявлению основных информационных потребностей для обеспечения принятия управленческих решений на уровне различных подразделений и компании в целом, построение ИСУП схематически может быть представлено в виде совокупности функциональных модулей, позволяющих обеспечить автоматизированную обработку и управление информацией на различных уровнях управления (рис. 3.1).
Выработка стратегического Уровни управления решения Система Приказы, аналитические Руководители поддержки отчеты на уровне высшего звена принятия предприятия Стратегический решения (СППР) Информационно- Планы, бюджеты, отчеты об их Информационное аналитические и планово- исполнении на уровне хранилище данных (ИХ) Тактический экономические службы подразделений и предприятия Системы управления Оперативные Руководители деловыми распоряжения, отчеты на среднего звена процессами (СУДП) уровне подразделения Оперативный Интегрированные системы Первичные документы, Службы финансового и оперативного учета (СОУ), книги регистрации и учета, управленческого учета работающие в реальном времени отчеты о движении средств (бухгалтерия) Поток работ (бизнес-процессы) Пользователи Документальное ИСУП отражение выполняемых Ресурсы (финансовые, материальные, кадровые, функций информационные) Примечание:
Ч потоки данных Рис. 3.1.Функциональная схема построения ИСУП.
Каждый из функциональных модулей, приведенных на схеме, выполняет определенные функции обработки управленческой информации (табл. 3.1).
Таблица 3.1.
Модуль Основные функции, реализуемые модулем ИСУП сбор и накопление первичных оперативных данных о бизнес объекте, бизнес-процессе;
формирование единой оперативной базы данных с высокой частотой обновления;
СОУ детализация и сортировка данных по видам и группам бизнес объектов и бизнес-процессов для последующего их представления в системе;
предоставление пользовательской информации по учету бизнес процессов и регистрации бизнес-объектов контроль возможности выполнения бизнес-процесса;
контроль необходимости выполнения бизнес-процесса;
распределение и перераспределение данных по видам и группам СУДП бизнес-объектов и бизнес-процессов в результате выполнения последних;
предоставление пользовательской информации о состоянии бизнес объектов и завершенности бизнес-процессов сбор и агрегация данных о бизнес-объекте и бизнес-процессе в согласованной, единой и удобной для использования в управленческом анализе форме;
согласованное (интегрированное) хранение данных в едином корпоративном хранилище (архивная база данных с низкой частотой обновления);
ИХ периодическое архивирование данных, доступность архивных данных только на чтение;
поддержание хронологии и соответствующей структуры данных за длительный период;
предоставление сводной пользовательской информации о бизнес объектах и бизнес-процессах в детальном и агрегированном виде сравнение и сопоставление по заданным критериям оперативных и архивных массивов данных за различные периоды времени с информационными моделями состояний, процессов и условий;
СППР расчет и сравнение фактических с прогнозируемыми (плановыми) показателями хозяйственной деятельности;
предоставление сводной пользовательской информации в форме удобной для анализа результатов функционирования корпорации Таким образом, построение ИСУП по принципу, приведенному на схеме, позволяет автоматизировать в рамках системы решение задач цикла корпоративного управления (табл. 3.2).
Таблица 3. Этап цикла корпоративного Функции управления Модуль ИСУП управления Планирование Планирование Бюджетирование ИХ Прогнозирование Организация бизнес Организация СУДП процессов Управленческий учет Учет Финансовый учет СОУ Статистический учет Контроль за выполнением Контроль СУДП бизнес-процессов Анализ исполнения бюджета.
Анализ отклонения плана от Анализ СППР факта. Анализ реалистичности прогноза Выработка мероприятий по Регулирование СППР воздействию на бизнес-объект Как видно из таблицы, предлагаемая модель ИСУП позволяет решать конкретные задачи на каждом из этапов цикла корпоративного управления с применением конкретных функциональных модулей.
Естественно, функциональность ИСУП не ограничивается перечнем основных функциональных возможностей рассмотренных модулей. Каждый из модулей системы представляет собой совокупность функциональных средств накопления, обработки и представления информации, выполненных в виде отдельных программных продуктов либо комплекса программных средств, определяющих функциональную полноту всей системы.
Для обеспечения функциональной полноты ИСУП необходима реализация на структурном уровне ряда требований предъявляемых ее функциональности. Учитывая существующие методы ведения бизнеса и рассмотренные во второй главе настоящей диссертации концептуальные методы совершенствования системы корпоративного управления, можно сформулировать ряд требований, которые в дальнейшем будут определять структуру разрабатываемой модели ИСУП и состав входящих в нее АИС.
Так же необходимо учитывать ряд следующих факторов:
Х ИСУП, как и любая другая комплексная система, нуждается в управлении с целью обеспечения упорядоченного учета, хранения и обработки данных, а также их защиты от несанкционированного доступа, поскольку от актуальности данных, которыми оперирует ИСУП, зависит функционирование всего предприятия в целом.
Х Поскольку главной целью ИСУП является автоматизированное управление, а, следовательно, предоставление в распоряжение конечного пользователя механизмов автоматизации управленческих функций, то средства ИСУП должны обеспечивать удобство работы конечного пользователя с системой.
Таким образом, с учетом вышеперечисленных факторов, в качестве основных требований, предъявляемых функциональности ИСУП, можно выделить:
1. Соответствие основным принципам бизнеса:
Х регламентированный автоматизированный документооборот;
Х единство содержательного и формального учета;
Х единство синтетического и аналитического учета;
Х раздельное ведение управленческого и финансового учета;
Х поддержка многовалютности;
Х ведение учета по российским и международным стандартам (MRP II, ERP, CSRP);
Х возможность формирования произвольной отчетности, в том числе по стандартам IAS и GAAP;
Х привязка и настройка типовых бухгалтерских операций (проводок) к конкретному бизнес-процессу;
Х ведение журналов операций и документооборота.
2. Обеспечение единого информационного пространства:
Х топографическая распределенность пользователей;
Х расширенные глобальные телекоммуникационные возможности;
Х внутрисистемная информационная связанность;
Х множественность интерфейсов, виртуальность и однородность их технической реализации.
3. Настраиваемость на конкретных пользователей:
Х описание структуры, состава, функций и полномочий пользователей;
Х настройка пользовательского интерфейса (формы, отчеты, меню);
Х описание регламента выполнения бизнес-процессов конкретным пользователем.
4. Обеспечение управляемости бизнеса:
Х управление стратегией и тактикой развития - одновременная реализация расчета и сопоставления аналитических показателей по нескольким различным моделям планов и бюджетов;
Х консолидация данных на уровне структурных единиц и предприятия;
Х консолидация данных на уровне отдельных задач;
Х консолидация данных на уровне временных периодов;
Х формирование консолидированной отчетности по уровням управления.
5. Администрирование систем, входящих в состав ИСУП:
Х информационное и техническое резервирование, включая создание резервного информационного центра;
Х множественность уровней защиты от сбоев и несанкционированного доступа;
Х авторизация и контроль доступа в систему на уровне групп пользователей.
6. Многоуровневая и многоаспектная система анализа и подготовки принятия решения с гибким и развитым графическим пользовательским интерфейсом.
3.2. СТРУКТУРА ИСУП.
Для определения структуры, отвечающей вышеперечисленным требованиям, рассмотрим работу ИСУП на предприятии в контексте построения электронного офиса ориентированного на концепцию "Workflow".
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.
Термин "workflow" (поток работ) принятый в зарубежной практике для определения цепочек и моделей бизнес-процессов функционирования предприятия есть не что иное, как логические последовательности бизнес процессов. Совокупное объединение этих последовательностей порождает мега-процессы, бизнес-результат выполнения которых полностью характеризует эффективность функционирования предприятия.
Как видно из рисунка 3.1, поток работ (workflow) является фундаментом для реализации автоматизации управления на предприятии.
Таким образом, концепция построения электронного офиса, ориентированная на применение workflow-систем, охватывает не только отдельно взятые бизнес-процессы, но и мега-процессы, что позволяет контролировать, а, самое главное, планировать достижение желаемых результатов.
Для обеспечения развития и последующей поддержки концепции повышения эффективности управления, изложенной во второй главе настоящей диссертации, разрабатываемая модель ИСУП, с учетом всех вышеизложенных требований к ее функциональности, ориентированна на комплексную автоматизацию управления потоком работ по четырем основным направлениям деятельности предприятия: финансы, коммерция (маркетинг и логистика), производство, кадры.
Автоматизация управления потоком работ на каждом конкретном направлении обеспечивается функциональностью конкретной подсистемы ИСУП. Функциональность каждой отдельно взятой подсистемы соответствует функциональности всего комплекса ИСУП в целом и реализуется посредством включения в состав каждой подсистемы основных модулей: СОУ, СУДП, ИХ, СППР.
Таким образом, можно выделить четыре основные подсистемы ИСУП, обеспечивающие автоматизацию мега-процессов по каждому направлению (табл. 3.3).
Таблица 3. Направление Подсистема Мега-процесс ИСУП Планирование Управление Финансы Бухучет и отчетность финансами Анализ Маркетинг (клиенты, рынки) Маркетинг и Сбыт Коммерция логистика Снабжение Движение ТМ - по складу Учет затрат и калькуляция Управление Производство Прогнозирование затрат производством Анализ Кадровый учет персонала Управление Кадры Табельный учет рабочего времени персоналом Расчет заработной платы Такой подход к построению ИСУП позволяет каждой отдельной подсистеме комплекса работать как в автономном, так и в интегрированном с другими подсистемами режимах, что обеспечивает универсальность системы и позволяет организовать оперативную поддержку принятия решения на каждом из вышеперечисленных направлений.
Для реализации функциональной полноты и работоспособности ИСУП при ее построении в комплекс с приведенными в таблице подсистемами включаются следующие подсистемы:
Х Делопроизводство - система электронного документооборота, обеспечивающая поддержку автоматизированного организационно распорядительного документооборота внутри конкретного СП и организации в целом.
Х Администратор - система организации работы пользователей с ИСУП, обеспечивающая разграничение прав доступа к хранимой в системе информации, защиту данных и их архивирование.
Х Консолидация - система консолидации учетных данных дочерних предприятий организации, обеспечивающая предоставление сводной информации о деятельности организации в целом.
Предлагаемая структура ИСУП способна полностью поддерживать классическую модель управления предприятием, что на макроуровне характеризуется обеспечением следующих факторов бизнес-логики управления:
Х Финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием до поддержки календарного планирования.
Х Четкая фиксация всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия.
Х План-факт анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих их причину.
Х Контроль и управление показателями эффективности деятельности предприятия.
Интеграция основных подсистем ИСУП (финансы, коммерция, производство, кадры) достигается благодаря концепции модульного построения систем входящих в состав ИСУП, которая ориентирует построение подсистем ИСУП на едином модульном ядре: СОУ, СУДП, ИХ, СППР. Построенная подобным образом подсистема способна обрабатывать встречные потоки данных любой другой подсистемы ИСУП, что позволяет обеспечить многоаспектное планирование, управление, учет и анализ данных (рис 3.2).
Ядро системы Управление Учет Финансы Коммерция Производство Планирование Кадры Анализ Примечание:
- межсистемные потоки данных;
- информационные потоки ИСУП Рис. 3.2. Организация ИП при интеграции основных подсистем ИСУП.
Для решения тех или иных задач и предоставления наибольшего удобства при использовании ИСУП, каждая подсистема разбивается на ряд функциональным модулей следующим образом.
Подсистема "Финансы":
Х Главная книга;
Х Журналы проводок;
Х Основные средства;
Х Банк;
Х Касса;
Х Взаиморасчеты;
Х Бюджеты;
Х Анализ.
Подсистема "Коммерция":
Х Закупки;
Х Продажи;
Х Склад;
Х Схемы движения ТМЦ.
Подсистема "Производство":
Х Производственные документы;
Х Объекты калькулирования;
Х Статьи затрат;
Х Базы распределения затрат;
Х Модели расчета;
Х Расчет затрат.
Подсистема "Кадры":
Х Кадровые документы (приказы);
Х Перемещение;
Х Штатное расписание;
Х Зарплата;
Х Календари.
Таким образом, структура ИСУП по своему функциональному составу может быть представлена в виде схемы приведенной на рисунке 3.3.
Подсистема Подсистема Подсистема Подсистема Подсистема "Коммерция" "Финансы" "Производство" "Кадры" "Делопроизводство" Главная книга Закупки Акты Внешние Документы документы Журналы Продажи Объекты Перемещение Внутренние Основные Склад Статьи Штатное документы средства расписание Распределение Схемы Архив Банк движения ТМ - Зарплата Модели Касса Календари Расчеты Взаиморасчеты Бюджеты Анализ ЯДРО ИСУП Подсистема Подсистема "Администратор" "Консолидация" Пользователи Консолидация Объекты учетных данных филиалов Права Рис. 3.3. Структура ИСУП.
Важнейшим параметром ИСУП при подобной структуре является ее быстродействие при одновременной работе значительного количества пользователей (от 100 человек), а также надежность, масштабируемость и безопасность. Реализация подобных параметров напрямую зависит от технической реализации структуры ИСУП на архитектурном уровне.
3.3. АРХИТЕКТУРА ИСУП.
Как показывает опыт предприятий, использующих передовые управленческие ИТ, выбор системы автоматизации управления с перспективной базовой технологией (прежде всего - с перспективной архитектурой управления базами данных) в значительной степени определяет устойчивость функционирования и возможности расширения бизнеса.
Исходя из соображения быстродействия обработки информации надежности и безопасности ИСУП, и принимая во внимание тот факт, что пользователи ИСУП работают в распределенных сетях, наиболее перспективной при построении ИСУП является архитектура "клиент-сервер".
Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы.
Под клиентскими частями системы на физическом уровне принято понимать рабочие станции пользователей, под серверной - терминал, организующий работу пользователей в локально-вычислительной сети (ЛВС). На программном уровне клиентскими частями являются приложения ввода-вывода данных, работающие с единой корпоративной базой данных.
Серверной частью (сервером баз данных) является приложение, организующее работу основных модулей ИСУП: СОУ, СУДП, ИХ, СППР.
Серверная часть, как правило, это реляционная система управления базами данных (СУБД) промышленного уровня, устанавливается на сервер-терминал и организует интегрированную работу клиентских частей системы. Далее по тексту под сервером баз данных и серверером-терминалом будем понимать промышленную реляционную СУБД в составе ИСУП и электронно вычислительную машину (ЭВМ) высокой производительности соответственно.
Применение при построении ИСУП современных серверов баз данных, например, семейства Sybase, Oracle либо Microsoft, позволяет организовать работу ИСУП таким образом, чтобы большая часть бизнес-логики клиентских приложений хранилась и обрабатывалась непосредственно на сервере. Таким образом, клиентское приложение не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер баз данных, где они принимаются и последовательно отрабатываются.
Перенос бизнес-логики клиентских приложений на серверную часть позволяет перенести большую часть нагрузки по обработке ИП в ИСУП с маломощных рабочих станций непосредственно на сервер-терминал, как правило, самый мощный многопроцессорный компьютер. В результате время необходимое для обработки информации в системе резко сокращается, а на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что также радикально сокращает плотность ИП непосредственно в ЛВС.
Для разработки архитектуры ИСУП с размещением бизнес-логики работы приложений на серверной части системы наиболее логично воспользоваться принципом двухзвенной модели сервера баз данных (рис.
3.4). Основу двухзвенной модели сервера баз данных составляет механизм хранимых процедур - ядро реляционной SQL (Structured Query Language) ориентированной СУБД, являющийся средством программирования SQL сервера. Эти процедуры хранятся в словаре базы данных и выполняются на том же компьютере, где функционирует SQL-сервер. Язык, на котором разрабатываются хранимые процедуры, представляет собой процедурное расширение языка запросов SQL, что позволяет более гибко обрабатывать массивы данных.
Вызов хранимых процедур по ЛВС SQL запросы Процедурная Хранение и Ввод и реализация управление отображение алгоритмов информационными информации предметной ресурсами области (бизнес процессов) Рабочая станция Терминал - сервер Прием данных минимального объема по ЛВС Рис. 3.4. Двухзвенная модель сервера базы данных.
Как видно из рисунка компонент представления, реализующий функции ввода и отображения информации выполняется на рабочей станции, в то время как прикладной компонент, отвечающий за реализацию алгоритмов предметной области, оформлен как набор хранимых процедур и функционирует на сервере базы данных. Там же выполняется компонент доступа к данным, то есть ядро СУБД, реализующее хранение и управление информационными ресурсами.
Достоинства двухзвенной "клиент-серверной" модели в отличие от моделей прямого доступа к данным, хранимым на сервере, очевидны:
1. Снижение трафика (от прикладного компонента к компоненту представления поступает только нужная информация), что является ключевым моментом для построения перспективной единой многопользовательской базы данных и масштабируемой системы.
2. Возможность централизованного администрирования прикладных функций и, как следствие, повышение надежности работы информационной системы.
3. Возможность разделения процедуры между несколькими приложениями и экономия ресурсов компьютера за счет использования единожды созданного плана выполнения процедуры.
4. Сравнительно невысокие технические требования к рабочим станциям.
Таким образом, архитектуру ИСУП построенную по принципу двухзвенной модели можно представать в виде схемы приведенной на рисунке 3.5.
Рабочая станция - клиент Приложения офисного Клиентские приложения:
OLE и DDE электронного Финансы обмен документооборота и Коммерция данными анализа данных (MS Производство Word, MS Excel) Кадры ODBC API IP - сеть Сервер баз данных Логика Описание Описание типов Записи типов приложения - паролей и и структуры данных по бизнес-правила пользователей данных описанной обработки системы структуре данных Терминал-сервер Рис. 3.5. Архитектура ИСУП.
Интеграция клиентского приложения с сервером баз данных структуре таблиц БД запросы к серверу, данные Имя пользователя, пароль, SQL Импорт - экспорт данных по запросов, процедур, функций Данные, результаты выполнения осуществляется посредством функций программного интерфейса (API - Application Programming Interface), независящих на уровне прикладной программы от используемой в качестве платформы СУБД. API выполняет все операции низкого уровня, которые приходится осуществлять при разработке полнофункциональных приложений баз данных.
При внедрении ИСУП на предприятии целесообразно включить в ее состав стандартные средства офисного электронного документооборота, такие как: Word, Excel, Outlook, разработанные фирмой Microsoft. Включение данных приложений в состав ИСУП позволяет быстро и эффективно организовать документооборот на предприятии. Благодаря интеграции на уровне данных с клиентскими и серверным приложениями системы, приложения офисного электронного документооборота могут составить основу подсистемы "Делопроизводство".
Интеграция подобных приложений с клиентскими подсистемами ИСУП осуществляется посредством универсальных механизмов динамического обмена данных - DDE (Dynamic Data Exchange) - и механизмов связывания и встраивания объектов - OLE (Object Linking and Embedding). При помощи подобных механизмов возможно осуществлять привязку офисного электронного документа к конкретному электронному документу клиентского приложения, а также включать текстовые и графические выходные данные клиентского приложения в состав офисного электронного докмуентоборота.
Интеграцию приложений офисного электронного документооборота с сервеной частью ИСУП возможно осуществить напрямую посредством универсального механизма объектной связаности баз данных - ODBC (Open Database Connectivity), минуя непосредственно клиентскую подсистему. API данного механизма основан на SQL-спецификциях, что позволяет приложениям офисного электронного документооборота посылать SQL запросы на импорт данных из корпоративной СУБД. СУБД в свою очередь обрабатывает подобные запросы и импортирует данные непосредственно в приложение вызвавшее запрос.
Подобный подход к интеграции приложений внутри ИСУП значительно повышает ее универсальность, масштабируемость, а также адаптируемость для работы с внешними по отношению к ИСУП приложениями.
На наш взгляд, построение структурно-функциогнальной модели ИСУП с архитектурой "клиент-сервер" целесообразно осуществлять с применением послойного принципа (рис. 3.6.).
Входящие данные ЯДРО Клиентские приложения Приложения электронного Реляционная СУБД документооборота Подсистема "Финансы" Хранение и накопление Текстовые данных (таблицы БД) редакторы Подсистема Реализация бизнес-правил "Коммерция" (хранимые процедуры и Электронные функции, триггеры) таблицы Подсистема Администрирование прав "Производство" доступа (пользователи БД) Графические редакторы Обработка транзакций Подсистема (SQL-запросы) "Кадры" Системы Импорт - экспорт планирования и данных организации электронного документооборота Исходящие данные Приложения Приложения передачи Библиотека архивного администрирования данных в сети хранения Модули подключения Средства e-mail Системы ввода - и доступа к сети вывода со сменных носителей большой Модули подключения Internet/Intranet емкости и доступа к БД технологии Рис. 3.6. Структурно-функциональная модель ИСУП.
Таким образом, в отдельные слои выделяются прикладные клиентские приложения, приложения разработки и управления документами, приложения администрирования сети и БД, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное обеспечение для связи с внешним миром и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства (e-mail, Internet/intranet).
Преимущества такого подхода состоят в следующем:
Х Внесение изменений в отдельные программные компоненты, расположенные в одном слое, не вызывают необходимость коренных переделок на других слоях, Х Послойный принцип позволяет обеспечить формальную спецификацию межслойных интерфейсов, поддерживающих независимое развитие ИТ и реализующих их программных средств.
Х Применение открытых стандартов (API, ODBC, DDE, OLE) позволяет безболезненно осуществлять переход с программных модулей одного производителя на программы другого.
Помимо вышеперечисленных преимуществ послойный подход позволяет повысить надежность и устойчивость к сбоям системы в целом.
Выход из строя какого-либо компонента либо слоя в целом не выводит из строя другие слои и сохраняет их функциональность, что позволяет без нарушения функциональности системы оперативно заменять, обновлять и добавлять различные компоненты и программные слои.
ВЫВОДЫ К ТРЕТЬЕЙ ГЛАВЕ Как было определено в третьей главе настоящей диссертации для реализации автоматизированной СППР необходимо построение комплексной автоматизированной системы управления предприятием, позволяющей осуществлять автоматизацию как самих бизнес-процессов так и функций управления ими. При этом необходим уход от разрозненных АИС, автоматизирующих частные задачи, и переход на единую глобальную систему, функционирующую в единой информационной среде предприятия.
В третьей главе разрабатывается функциональная модель ИСУП, позволяющая осуществлять автоматизацию функций и процессов на каждом из этапов цикла корпоративного управления по всем уровням управления.
Функциональная модель предполагает наличие четырех систем модулей: СОУ (система оперативного учета), СУДП (система управления деловыми процессами), ИХ (информационное хранилище) и собственно СППР (система поддержки принятия решения). Посредством реализации определенных функций соответствующих модулей достигается быстрое и качественное решение конкретных задач, стоящих перед руководителями предприятия на всех уровнях управления.
Функциональная реализация модулей ИСУП и разнообразие задач, решаемых той или иной службой корпорации, определяет основные требования к ее функциональности, которые реализуются посредством выбора оптимальной структуры. К основным требованиям, предъявляемым функциональности системы относятся:
Х соответствие основным принципам бизнеса;
Х обеспечение единого информационного пространства;
Х настраиваемость на конкретных пользователей;
Х обеспечение управляемости бизнеса;
Х администрирование систем, входящих в состав ИСУП;
Х многоуровневая и многоаспектная система анализа и подготовки принятия решения с гибким и развитым графическим пользовательским интерфейсом.
На структурном уровне вышеуказанные требования реализуются путем разработки соответствующих существующим на предприятии мега процессам подсистем: "Финансы", "Коммерция", "Производство", "Кадры", "Делопроизводство", "Администратор", "Консолидация". Для удобства работы и отражения реальной картины течения стандартных бизнес процессов внутри корпоративного объединения, каждая подсистема в свою очередь разбивается на ряд функциональных модулей по типу и составу выполняемых бизнес-процессов.
Все подсистемы реализуются на едином модульном ядре: СОУ, СУДП, ИХ, СППР, благодаря чему достигается их интегрированность.
Таким образом, разрабатываемая функционально-структурная модель ИСУП способна полностью поддерживать классическую модель управления предприятием, что на макроуровне характеризуется обеспечением базовых процессов бизнес-логики управления.
Как правило, комплексные и высокоинтегрированные автоматизированные системы обрабатывают в режиме реального времени большой объем информации по нескольким, как минимум десяткам, запросов. В этой связи очень критично встает вопрос обеспечения быстродействия подобной системы при одновременной работе нескольких сотен пользователей.
Быстродействие системы обеспечивается посредством выбора оптимальной архитектуры ИСУП. На сегодняшний день наиболее эффективной технологией при построении ИСУП является архитектура "клиент - сервер" построенная по принципу двухзвенной модели сервера баз данных. Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы.
Применение при построении ИСУП современных серверов баз данных позволяет сократить нагрузку на клиентских рабочих станциях. Таким образом, технические требования, предъявляемые к рабочим станциям могут быть весьма ограниченными, что позволяет значительно экономить средства необходимые для капитальных вложений в аппаратный комплекс ИСУП.
Для достижения функциональной наращиваемости ИСУП логично использовать при ее построении послойный принцип с выделением различных клиентских приложений, что позволяет добавлять и исключать различные программные слои без нарушения общей функциональности системы. Применение послойного принципа при построении ИСУП в значительной степени позволяет повысить надежность системы и ее устойчивость к сбоям в работе отдельных модулей.
Разработанные во второй и третьей главах методы совершенствования системы корпоративного управления на промышленных предприятиях России требуют их практической реализации с отражением основных технико-экономических показателей при внедрении ИСУП.
Возможности практической реализации концепции совершенствования системы корпоративного управления на базе ИТ описывается в четвертой главе настоящей диссертации.
ГЛАВА 4. ВОЗМОЖНОСТИ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСУП 4.1. ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ИСУП Рассмотрим возможности организации ИТ-управления на примере отечественной ИСУП "Магнат - Предприятие". Построенная по принципам, приведенным в третьей главе настоящей диссертации, ИСУП "Магнат - Предприятие" является системой комплексной автоматизации управленческой деятельности производственных корпоративных объединений.
Отличительной особенностью ИСУП "Магнат" по сравнению с зарубежными системами подобного уровня, такими как SUN, BAAN, AXAPTA, является ее ориентация в первую очередь на российские принципы управления предприятием с учетом российской нормативно-правовой базы и степени изменения внешней среды, что позволяет достаточно быстро адаптировать систему для решения конкретных управленческих задач и сократить расходы на ее внедрение.
От российских аналогов, таких как ИСУП "Парус", "Галактика", "М-1", система "Магнат" отличается тем, что на протяжении уже нескольких лет реально и успешно работает на десятках российских предприятий, она свободна от избыточности, присущей продуктам подобного ранга, что снижает стоимость владения ею и позволяет динамично развивать систему.
Благодаря рациональному построению система обеспечивает удобство и надежность работы всех отделов предприятия. Удобство и надежность достигаются за счет развитой структуры системы (рис.4.1), построение которой основано на модели оптимального течения бизнес-процессов на предприятии.
Подсистема Подсистема Подсистема "Магнат - "Магнат - "Магнат - Финансы" Коммерция" Производство" ИСУП Внешнее Внешнее "Магнат - приложение приложение Предприятие" Подсистема Подсистема Подсистема "Магнат - "Магнат - "Магнат - Холдинг" Торговый зал" Администратор" Рис. 4.1. Структура ИСУП "Магнат - Предприятие".
В основу построения ИСУП "Магнат - Предприятие" заложен ряд базовых принципов, обеспечивающих повышение и поддержание на высоком уровне эффективности управления предприятием.
Архитектура "клиент-сервер" Как отмечалось раннее, важнейшим параметром крупной информационной системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает архитектура "клиент-сервер" в которой построена ИСУП "Магнат - Предприятие". При этом распределение нагрузки между сервером и клиентскими приложениями настолько оптимально, что в качестве рабочей станции можно использовать дешевый маломощный компьютер с процессором Pentium I - 166 Mhz и 32Mb оперативной памяти.
Благодаря тому, что информационное ядро системы устанавливается на терминал-сервер, становится возможным применение систем двойного или даже тройного дублирования с подключением библиотек резервного копирования оперативной базы данных. В особо ответственных случаях можно подключить вместе несколько серверов так, что при выходе из строя одного из них в работу автоматически включится "дублер". Таким образом, при концентрации обработки данных на сервере надежность системы в целом ограничивается только техническим оснащением работы сервера.
Масштабируемость ИСУП "Магнат - Предприятие" достаточно хорошо адаптирована к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуациям.
Благодаря возможности масштабироваться, т.е. обладать способностью наращивать число рабочих мест в системе без снижения эффективности ее работы, ИСУП "Магнат - Предприятие" позволяет поддерживать работу в реальном времени нескольких сотен пользователей.
Помимо поддержания работы большого количества пользователей в реальном времени масштабируемость ИСУП "Магнат - Предприятие" базируется на многоплатформенности технологий применяемых при разработке. Подобная многоплатформенность предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает, наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД, сопрягаемых с информационным ядром системы.
Модульность По своей структуре (рис.4.1) ИСУП "Магнат - Предприятие" является модульной системой. Разработка системы осуществляется с применением послойного принципа архитектуры "клиент-сервер", благодаря чему все подсистемы ИСУП можно использовать как совместно, так и независимо от других. Это совпадает с тем, как могут работать различные отделы предприятия: например, сбытовое подразделение может быть выделено из предприятия, и использовать подсистему "Магнат - Коммерция", а бухгалтерия - пользоваться привычным пакетом программ.
Интеграция с программными продуктами других разработчиков В качестве сервера баз данных ИСУП "Магнат - Предприятие" использует Sybase Adaptive Server Enterprise. Это одна из наиболее популярных реляционных SQL-ориентированных СУБД промышленного уровня. Sybase специализируется на разработке промышленных СУБД, способных обеспечивать высокую производительность и организацию бизнес-логики приложений автоматизации управленческой деятельности предприятий.
Открытая модульная архитектура в совокупности с SQL ориентированной СУБД, поддерживающая стандарты API, ODBC, DDE и OLE, позволяет легко интегрировать внешние по отношению к ИСУП "Магнат - Предприятие" приложения других разработчиков в единую комплексную систему. Так, например, автоматизация офисного (организационно-распорядительного и коммерческого) документооборота осуществляется с применением стандартных средств пакета Microsoft Office, являющимся "де-факто" стандартом автоматизации документооборота на предприятии. Любой документ, например, договор, заказ либо спецификация, оформленный с применением средств пакета Microsoft Office, при помощи стандартных интерфейсных механизмов может быть привязан к конкретному электронному документу системы, что позволяет организовать полноценный информационный учет осуществляемых хозяйственных операций. В качестве системы управления персоналом могут быть использованы приложения отечественных разработчиков, специализирующихся в данной области, например продукты фирмы "АиТ - Софт", использующие в качестве информационного ядра СУБД Sybase.
Практика интеграции системы со "стандартными" тиражируемыми системами эффективна по следующим причинам:
Х Многофункциональность (которую практически невозможно повторить в собственной разработке) и постоянное развитие подобных программных продуктов значительно расширяют возможности системы.
Х Сотрудники предприятия, где внедряется система, часто уже имеют навыки работы со "стандартными" программами. Если это не так, то обучиться работе с ними достаточно легко, т.к. они изначально ориентированы на массовое применение.
Х Отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в электронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).
Посредством интерфейса ODBC ИСУП "Магнат - Предприятие" тесно интегрирована с инструментальным средством разработки шаблонов отчетов любого вида - генератором Seagate Crystal Reports - лидером в своем классе.
Этот программный продукт отличают:
Х Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) - специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме.
Простая организация среды разработки, интуитивный интерфейс пользователя.
Х Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.
Х Развитые средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации).
Возможность включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации, получения отчетов презентационного качества.
Х Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте;
экспорт в HTML для публикации на Web-сервере;
экспорт в популярные форматы данных: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ASCII.
Документооборот Любой бизнес-процесс выполняемый в системе регистрируется в виде электронного документа, подробно описывающего суть и содержание выполняемого бизнес-процесса с указанием всех необходимых атрибутов.
Документооборот в системе основан на следующих принципах:
Х По отношению к зарегистрированному в системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть, например, модификация данных самого документа, регистрация других документов и объектов учета системы создаваемых в результате выполнения действий с текущим документом.
Х Выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.
Х Возможность выполнения и отмены каждого этапа ставится в зависимость от состояния других этапов (выполнен либо нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.
Х Каждый документ относится к конкретному модулю системы.
Действия над документом могут выполняться только из того модуля, к которому он относится. Исключением может являться выполнение этапа оплаты документа, который может осуществляться из различных модулей системы.
Х Для каждого модуля система ведет реестр документов, в котором отражается история создания документов, а также осуществляется добавление, удаление и редактирование текущих документов.
Механизм типовой операции ИСУП "Магнат - Предприятие" обладает мощным средством описания типовых операций формирования бухгалтерских проводок, генерируемых в процессе выполнения конкретного бизнес-процесса.
Механизм типовой операции обеспечивает:
Х создание неограниченного множества типовых операций для конкретного модуля системы и конкретного бизнес-процесса;
Х привязку конкретной типовой операции к конкретному документу системы;
Х контроль исполнения типовой операции в зависимости от содержания документа и наличия необходимых данных в соответствующих учетных регистрах, из которых они извлекаются в процессе отработки типовой операции;
Х вывод пользовательских информационных сообщений, позволяющих понять, в результате как факторов процесс отработки типовой операции невозможен.
Типовая операция описывается на внутреннем языке программирования типовой операции. Данный язык программирования предоставляет широкий набор всевозможных предметно-ориентированных и объектно-ориентированных функций доступа к данным, хранимым в системе, а также ряд стандартных перемененных и констант. Описание типовой операции при помощи данного языка позволяет пользователю максимально оптимизировать процесс выполнения цепочек бизнес-процессов с соответствующим отражением результатов выполнения каждого бизнес процесса в виде бухгалтерских проводок.
Открытость Открытость системы "Магнат" обеспечивается следующими факторами:
Х "Магнат" имеет описание структур баз данных, что позволяет формировать самые разнообразные отчеты на базе шаблонов, разрабатываемых пользователями системы при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports.
Х Возможность использования открытых API-интерфейсов позволяет интегрировать систему с программами, созданными силами специалистов предприятия, на котором осуществляется внедрение, использующими в качестве информационного ядра SQL-ориентированные СУБД, например, такие как Informix, Interbase, FoxPro, dBase, Btrieve, Access.
Х Структура записи (в частности, записи о документе), регистрируемой в системе, может быть дополнена произвольным количеством характеристик, тип и назначение которых определяется самим пользователем. Благодаря этому система имеет возможность проводить отбор и обобщение информации на основании характеристик, учитывающих специфические требования пользователя.
Возможность глубокого анализа данных Основой СППР является возможность предоставления всесторонней аналитической информации о деятельности всего предприятия в целом и каждого из его СП в отдельности.
Вся информация, накопленная в базе данных системы, может быть выдана в любой момент в полном объеме и форме, удобной для анализа.
Система "Магнат" располагает большим количеством средств подготовки данных для экономического и финансового анализа. Так, каждому бухгалтерскому счету ставится в соответствие неограниченное количество аналитических счетов. Информационный учет по счетам бухгалтерского учета может осуществляться в разрезе центров аналитического учета.
Каждый из этих центров либо их совокупность может привязываться к конкретному материальному либо финансовому ресурсу, а также к объектам и статьям калькулирования себестоимости, что позволяет детально отслеживать движение того или иного ресурса и затраты понесенные конкретным объектом либо накопленные на конкретной статье калькулирования.
Для агрегирования данных возможно использование произвольных периодов, планирование финансовой деятельности возможно с точностью до дня.
Защита данных В такой ответственной сфере, как финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность, как злоупотреблений, так и неумышленной порчи данных. И эта опасность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной базой данных одновременно работают люди различной компетенции.
В системе "Магнат" большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа, как к разделам информации, так и к функциям системы.
Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не сможет получить доступ к обобщенной информации о деятельности фирмы;
сотрудники одного подразделения будут работать только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений, и т.д. И только администратор системы может делать все, в том числе распределять права между пользователями и отслеживать действия, произведенные ими.
4.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО УЧЕТА В ИСУП Информационный учет в ИСУП "Магнат - Предприятие" ориентирован на ряд базовых принципов концепции совершенствования системы корпоративного управления, изложенной во второй главе настоящей диссертации, и в полной мере способствует их реализации на уровне ИСУП.
Концепция построения ИСУП "Магнат - Предприятие" ориентирована на организацию интегрированного управленческого учета, позволяющего поддерживать форму управления предприятием на основе анализа и прогнозов, которая, как было указано ранее, является наиболее прогрессивной по сравнению с другими формами управления (например, реактивной формой).
Подобная ориентация позволяет обеспечить поддержку оптимальной структуры управления предприятием вплоть до структуры построенной по принципу горизонтальной корпорации. Поддержка оптимальной структуры достигается за счет наиболее полного и детального выделения всех СП в структуре единой Т - (совокупности ТЦ) и тотального информационного учета материальных, финансовых, производственных и т.п. потоков как внутри конкретного, так и между СП (приложение 4, рис.1). Подобный информационный учет обеспечивается развитой в системе логической структурой начисления, распределения и перераспределения затрат по МВЗ и объектам калькулирования себестоимости. В совокупности со средствами планирования и прогнозирования анализ данных, образуемых в процессе подобного учета, позволяет получать ответы на такие вопросы как "Какова доля затрат транспортного подразделения в себестоимости конкретного вида продукции (услуги), ТЦ, совокупности ТЦ?", "Будет ли выгодна продажа дополнительного объема продукции по цене ниже полной себестоимости?".
Организация информационного учета деятельности СП с высокой степенью их детализации в общем технологическом процессе, предоставляемая системой, позволяет обеспечить соблюдение принципа единообразия расчетов эффективности по центрам бизнеса предприятия.
Для обеспечения целостности картины деятельности всего предприятия с возможностью ее детализации, информационный учет в системе построен по ряду общих для всех подсистем ИСУП "Магнат - Предприятие" принципов.
Одновременная работа в различных стандартах учета В системе "Магнат" реализован принцип многострочной записи бухгалтерской проводки. Данный принцип состоит в том, что проводка записывается не в привычном для российского бухгалтера однострочном виде (дебет счета - кредит счета), а как совокупность строк с положительными и отрицательными суммами по соответствующим счетам.
При этом положительная сумма считается дебетовой, отрицательная - кредитовой. Таким образом, суммы, складывающиеся на счетах бухгалтерского учета в результате выполнения хозяйственных операций, представляют собой совокупность отрицательных и положительных величин и в таком виде хранятся в системе. Записанные подобным образом суммы на счетах легко поддаются внутрисистемной аналитической обработке, что позволяет вести учет и получать отчетность по принятым в мировой практике стандартам, таким как GAAP и IAS, без привлечения внешних аудиторов (в том числе и зарубежных). Более того, принцип многострочной записи проводки (принцип записи в GAAP) наиболее близок зарубежным бухгалтерам, что позволяет внутренним иностранным аудиторам (в случае, если российское предприятие является филиалом иностранной корпорации) быстрее разобраться в допущенных ошибках и недочетах. В системе также предусмотрен механизм одновременного ввода проводки, как в многострочном виде, так и в однострочном (дебет - кредит), что предоставляет удобства в работе с системой отечественным бухгалтерам.
Мультивалютность Законодательство Российской Федерации требует вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в национальной валюте РФ - рублях. Однако, учет в национальной валюте не всегда удобен и, в некоторых случаях, не всегда отражает реальное состояние дел, не позволяет формировать полноценную управленческую отчетность необходимую для анализа.
Система "Магнат" позволяет вести одновременный учет и планирование в нескольких типах валют: "системной валюте", "валюте документа", "дополнительной валюте". Системная валюта является установленной для системы в целом национальной валютой (в которой законодательно требуется вести учет), по отношению к которой производится перерасчет сумм в валюте документа и дополнительной валюте. Количество валют, участвующих в расчетах не ограничено, также как не ограничено и количество видов курсов валют (например, курс ЦБ, ММВБ, внутренний и т.п.). Количество валют и их курсов определяется пользователем системы при помощи заполнения соответствующих справочников.
Многовалютность позволяет одновременно получать идентичную отчетность для различного круга пользователей подобной отчетности (налоговые службы РФ, отечественные и зарубежные инвесторы), что значительно повышает качество и оперативность предоставляемой отчетности.
Аналитический учет В системе отражается организационная и финансовая структура предприятия. Система поддерживает развернутый план счетов. К каждому бухгалтерскому счету может быть привязано практически неограниченное количество субсчетов, что позволяет структурировать план счетов с выделением необходимых для анализа деятельности и состояния предприятия субсчетов управленческого и финансового учета. Помимо плана счетов в системе определяется система аналитических измерений по центрам затрат, центрам продукта, центрам проекта, партнерам и документам.
Практика функционирования ИСУП "Магнат - Предприятие" в российских компаниях показывает, что подобная система центров (затрат, продукта и проекта) аналитического учета емко и объективно охватывает любые потребности в информационном аналитическом учете. Учет всех операций в системе ведется в разрезе плана счетов и аналитических центров учета.
Мощный механизм Главной книги позволяет получать срезы деятельности предприятия в разных аналитических измерениях, включая даты операций, счета, номера документов, партнеров, аналитические центры учета. Таким образом, предприятие всегда обладает текущей информацией о том, какие (по видам затрат), где (МВЗ) и с какой целью (для производства какого продукта, осуществления проекта) были понесены издержки.
Интегрированный управленческий учет Как указывалось выше ИСУП "Магнат - Предприятие" ориентированна на интегрированный управленческий учет.
В рамках концепции совершенствования системы корпоративного управления в России, изложенной во второй главе настоящей диссертации, ИСУП "Магнат - Предприятие" для удобства пользователей предоставляет программное разделение финансового и управленческого (производственного) учета в общей системе бухгалтерского учет на предприятии. Так финансовый учет реализован в подсистеме "Магнат - Финансы", управленческий - "Магнат - Производство". Помимо явного разделения бухгалтерского учета на финансовый и управленческий ИСУП "Магнат - Предприятие" предоставляет ряд механизмов, позволяющих структурировать и организовать интегрированный управленческий учет. К подобным механизмам относятся:
Х Настраиваемый план счетов, позволяющий выделять счета в различные, определенные пользователем, классы. Таким образом план счетов в системе может быть классифицирован по принципу приведенному в концепции совершенствования системы корпоративного управления в России.
Х Система объектов калькулирования и МВЗ.
Х Система статей затрат по объектам калькулирования и МВЗ.
Х Система определения норм расхода ТМ - на производство продукции.
Х Система распределения и перераспределения затрат между объектами калькулирования и МВЗ.
Х Система расчета себестоимости на различных этапах и стадиях (технологических переделах) технологического процесса производства готовой продукции в разрезе объектов калькулирования и статей затрат.
Х Система формирования аналитической управленческой отчетности в разрезе счетов управленческого учета, объектов калькулирования и прочих аналитических измерений.
Подобные механизмы предоставляют руководству предприятия полную информацию о состоянии производственного процесса на предприятии в разрезе различных подразделений, технологических процессов, цепочек, видов готовой продукции и т.п.
Консолидация учетных данных и отчетности Для информационной поддержки сложной структуры управления корпоративными объединениями с развитой сетью филиалов, представительств и дочерних компаний система "Магнат" предоставляет механизмы консолидации учетных данных и, соответственно, составления консолидированной отчетности. Подобные механизмы позволяют обобщать информацию о деятельности предприятий и СП в составе объединения с целью предоставления сводной информации о деятельности всего объединения в целом, необходимой для предоставления внешним пользователям подобной информации.
Консолидированные данные собираются и обобщаются в системе установленной в головной компании по каждому хозяйствующему объекту в составе корпоративного объединения. Такой подход к обобщению информации в разрезе хозяйствующих объектов позволяет аналитикам головной компании получать всю необходимую информацию по каждому предприятию и СП корпорации в любой период времени, что позволяет оперативно определять эффективность каждого из предприятий и СП в общей ТЦ, выявлять узкие места.
Принципы информационного учета, заложенные в систему "Магнат", позволяют в значительной степени снизить информационную нагрузку с управленческого персонала, осуществляющего подобный учет и предоставляющего аналитическую информацию руководству корпорации.
Таким образом, руководство может полномасштабно оптимизировать бизнес-процессы и структуру управления, исключая из них промежуточные вспомогательные звенья и службы, без опасения возрастающего объема работ и информационной нагрузки на других участках и сотрудниках, задействованных в комплексных мега-процессах. Подобная нагрузка будет гаситься за счет автоматизации ИП в системе. Более того, ряд лишних ИП будет исключаться вместе с исключением соответствующих не нужных бизнес-процессов.
4.3. УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ Исходя из принципов формирования системы планирования и бюджетирования, описанных в концепции совершенствования системы корпоративного управления в России (гл.2 настоящей диссертации), ИСУП "Магнат - Предприятие" предоставляет совершенные механизмы финансового менеджмента, позволяющие осуществлять планирование и контроль план-факта отклонений в реальном времени. Для реализации подобных механизмов в подсистеме "Магнат - Финансы" предусмотрена система бюджетов - модуль "Бюджетирование", позволяющий задавать плановые значения финансовых потоков и детально отслеживать отклонения фактических показателей от плановых.
Таким образом, подсистема "Магнат - Финансы" автоматизирует:
Х текущее финансовое планирование (бюджетирование), обычно на месяц или квартал: планирование доходов и расходов, движения денежных средств;
составление прогнозного баланса;
долгосрочное (стратегическое) финансовое планирование (например, на год или более);
Х контроль исполнения финансовых планов (проверку соблюдения контрольных цифр доходов и лимитов расходов);
план-факт-анализ выполнения финансовых планов;
Х планирование и управление кредиторской/дебиторской задолженностью предприятия: установление лимитов возникновения и погашения задолженности;
контроль на соответствие этим лимитам договоров, счетов, платежных документов;
мониторинг текущего и ожидаемого состояния задолженности;
Х оперативное планирование и управление платежами;
управление оплатой текущих счетов и заявок;
оперативный учет поступлений и платежей;
Х финансовый анализ: расчет плановых и фактических показателей для анализа их взаимных отклонений.
Автоматизация производится в стоимостных показателях для самых разнообразных периодов в разрезе аналитических центров учета (затрат, продукта, проекта), контрагентов и др.
Модуль "Бюджетирование" подсистемы "Магнат - Финансы" предоставляет возможность планирования финансовых показателей по трем уровням планирования: стратегическому, тактическому, оперативному (рис.
4.2).
Виды планов модуля "Бюджетирование" Текущий (оперативный Мастер-бюджет Стратегический план на предстоящий (тактический план с (долгосрочный план с период с детализацией агрегацией показателей по высокой агрегацией данных по движению направлениям показателей по активам и денежных средств, запасам деятельности, МВЗ, пассивам, прогнозный и внеоборотным активам, калькуляционным статьям, годовой баланс) доходам и расходам, контрагентами т.п.) продажам, закупкам и т.п.) Плановые показатели Внешние средства анализа Специализированные План-факт анализ, АРМ контроль отклонений Таблицы Microsoft Excel Фактические показатели Модули бухгалтерского учета подсистемы "Магнат - Финансы" Журнал Касса Основные Расчеты с Банк проводок средства контрагентами Рис. 4.2. Организация финансового планирования в подсистеме "Магнат - Финансы" Данная возможность реализуется посредством разработки пользователем системы нескольких видов планов с различным содержанием, временным интервалом, детализацией и агрегацией показателей в разрезе различных аналитических измерений.
В процессе учета финансовых данных в системе, формируются фактические финансовые показатели, подлежащие сравнению с плановыми по каждому виду плана в отдельности, что позволяет контролировать отклонения и корректировать долгосрочные планы. Система предоставляет возможность одновременного ведения неограниченного количества планов по различным моделям, имеющих плановые показатели различного характера (например, "оптимистический" и "пессимистический" планы), что позволяет получать результаты план-факт-анализа в различных срезах и с различной детализацией.
Таким образом, в части планирования ИСУП "Магнат - Предприятие" обеспечивает:
Х согласование показателей различных планов и их оптимизация путем корректировки финансовых показателей и переформирования плановых форм;
Х консолидацию финансовых планов дочерних организаций и филиалов с исключением внутреннего оборота;
Х контроль календарного регламента текущего планирования - установление плановых сроков подготовки конкретных планов и контроль их фактического состояния.
В части анализа и контроля исполнения финансового плана ИСУП "Магнат - Предприятие" обеспечивает:
Х использование плановых показателей утвержденного финансового плана в качестве лимитов расходов и контрольных цифр доходов;
Х использование данных оперативного учета движения дебиторской и кредиторской задолженности в качестве фактических доходов и расходов;
Х использование информации оперативного учета платежей и поступлений в качестве фактического движения денежных средств;
Х слежение за соблюдением лимитов и контрольных цифр при помощи их сопоставления с фактическими данными;
Х контроль соответствия лимитам вновь поступающих договоров, счетов, заявок на платежи и прочих финансовых документов при их визировании.
План-факт-анализ, автоматизируемый системой, позволяет получать различные отчеты с сопоставлением плановых и фактических показателей и отражением отклонений, что позволяет руководству предприятия оперативно реагировать на возникновение отклонений.
Помимо финансового планирования подсистема "Магнат - Финансы" предоставляет возможность организовать финансовый учет в национальной и иностранной валютах:
Х входящего сальдо по счетам бухгалтерского учета;
Х основных средств и нематериальных активов;
Х малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
Х расчетов с дебиторами и кредиторами;
Х денежных средств в кассе и на расчетных счетах.
А также предоставляет возможность:
Х детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета, а также по ряду аналитических измерений, Х детализировать учет по материально-ответственным лицам и СП предприятия;
Х рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;
Х проводить переоценку валютных активов и пассивов;
Х периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных ведомостей;
Х создавать платежные документы;
Х проводить реформацию баланса;
Х готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.
Подсистема "Магнат - Финансы", как и любая другая подсистема ИСУП "Магнат - Предприятие", может работать как автономно, так и в интегрированном режиме, в полной мере покрывая потребности в автоматизации работы бухгалтерии и плановых служб предприятия. ИП и внешние информационные связи подсистемы отражены на рисунке приложения 4.
4.4. УПРАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫМИ ПОТОКАМИ ИСУП "Магнат - Предприятие" построена таким образом, чтобы учитывать, реальные хозяйственные процессы, протекающие на предприятии. Это позволяет без труда перекладывать на систему различные варианты деятельности предприятия в сфере логистики. Посредством подсистемы "Магнат - Коммерция" автоматизируются основные мега процессы логистики: закупка, хранение и реализация ТМЦ.
Структура подсистемы (рис. 4.3) построена таким образом, чтобы максимально удобно учитывать все бизнес-процессы в составе вышеперечисленных мега-процессов, и соответствует принятым на практике принципам учета подобных бизнес-процессов.
Для обеспечения интегрированного управленческого учета подсистема "Магнат - Коммерция" осуществляет учет бизнес-процессов логистики по общепринятым в системе принципам информационного учета в разрезе единых аналитических измерений, что позволяет определять и планировать совокупность финансовых и материальных потоков относительно любого СП предприятия, производимой продукции (услуги), осуществляемого инвестиционного проекта и т.п.
Подсистема "Магнат - Коммерция" Модуль "Закупки" Модуль "Склад" Модуль "Продажи" Схемы и справочники Договоры Склады Договоры Схемы хранения Заказы Методы учета Заказы Приходно-расходные схемы Счета Картотека Счета Затратные схемы Счета-фактуры Инвентаризация Счета-фактуры Номенклатура Корректировки Переоценка Корректировки Группы ТМ - Расценки Внутренне перемещение ТТН Единицы измерения Книга поrупок Накладные Прайс-листы Контрагенты Отчеты Корректировки Шкалы скидок/наценок Торговые агенты Дефектовки Книга продаж Виды и ставки налогов Резервирование Отчеты Типовые операции Отчеты Прочие справочники Рис. 4.3. Структура подсистемы "МагнатЦКоммерция" Как видно из рисунка 4.3 подсистема "Магнат - Коммерция" позволяет автоматизировать все мега-процессы логистики с оформлением всех необходимых документов и выполнением соответствующих операций.
Бизнес-логика функционирования основных модулей подсистемы обеспечивает:
Модуль "Закупки" Х Формирование коммерческих документов на поставку ТМ - и услуг от контрагентов.
Х Оперативное отслеживание выполнения договоров с контрагентами.
Х Пакетное формирование приходных накладных на основании коммерческих документов.
Х Сборку счетов-фактур на закупку из приходных накладных.
Х Организацию финансовых и материальных операций по расчету с поставщиками в разрезе коммерческих документов.
Х Проведение расценки накладных расходов (транспортные, командировочные и пр.) по каждой единице товара, закупка которого сопровождалась соответствующими дополнительными расходами.
Х Корректировку (сторнирование) ранее утвержденных документов.
Х Формирование Книги покупок.
Х Формирование отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками - сводных или в разрезах по ТМЦ, группам ТМЦ, контрагентам, коммерческим документам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период, баланс расчетов с контрагентами, о планах закупок, их утверждении и выполнении (в разрезах направлений финансирования, подразделений, ТМ - и т.п.).
Модуль "Склад" Х Определение перечня складов, материально ответственных лиц, методов учета ТМ - по каждому складу.
Х Организацию всех учетных операции по приходу и отпуску товаров по различным методам учета ТМ - на складе (FIFO, LIFO, средняя цена, плановая цена, партионный учет, штучный учет).
Х Ведение единых карточек складского учета.
Х Проведение инвентаризации и переоценки ТМ - с формированием соответствующих документов.
Х Формирование дефектовок.
Х Резервирование товара, на который получен заказ для конкретного контрагента на определенное время.
Х Учет приходных и расходных накладных.
Х Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами).
Х Формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров.
Х Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, ТМЦ, группам ТМЦ, партиям, модификациям и т.п.).
Модуль "Продажи" Х Ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг. Цена реализации зависит от многих факторов, например: метода складского учета, прайс-листа и шкалы скидок/наценок определенных для конкретного контрагента.
Х Перерасчета цен в прайс-листах.
Х Выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наценок и налогов и контроль их оплаты.
Х Контроля количества свободного товара при выписке счета с учетом ранее выписанных счетов и накладных.
Х Пакетное формирование накладных на отпуск товара на основании коммерческих документов.
Х Сборку счетов-фактур на продажу из расходных накладных.
Х Формирование товарно-транспортных накладных.
Х Ведения учета расчетов с покупателями в разрезе различных аналитических измерений.
Х Формирование Книги продаж Х Формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией, в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.;
о реализации ТМ - и услуг, потребителям или СП;
о возврате товаров и другие.
В подсистеме "Магнат - Коммерция" предусмотрена система схем организации потоков ТМЦ, позволяющих правильно и быстро организовать учет потоков ТМ - в зависимости от вида бизнес-процесса и движения ТМЦ.
Так схемы хранения описывают порядок хранения групп ТМ - на каждом конкретном складе, что позволяет контролировать возникновение ошибок при поступлении на конкретный склад ТМЦ, которое не может храниться на этом складе (например, на склад ГСМ приходуются кондитерские изделия, закупленные для производственной столовой). Приходно-расходные схемы позволяют поставить в соответствие каждому конкретному партнеру различные группы ТМ - и счет бухгалтерского учета. При отработке типовой операции, обращающейся к данной схеме, возможно определение рынка сбыта либо закупки ТМ - (внешний, внутренний) по типу партнера и осуществление генерации соответствующей проводки в необходимой валюте. Затратные схемы позволяют определять на нужды какого СП отпускаются те или иные ТМЦ, и на какой конкретно счет бухгалтерского учета следует относить результат подобной операции при отработке типовой операции.
Подобные механизмы в значительной степени помогают оптимизировать бизнес-процессы и сократить возможность допущения ошибок в учете движения ТМЦ.
При интеграции механизмов подсистемы "Магнат - Коммерция" с механизмами подсистем "Магнат - Финансы" и "Магнат - Производство" организуется полный цикл корпоративного управления в сфере управления материальными потоками. В соответствии со специализацией подобной интеграцией можно выделить четыре структурных блока (рис. 4.4), построение которых позволяет создать оптимальную подсистему управления материальными потоками в общей системе корпоративного управления на предприятии.
Управление потоком ТМ - Планирование Организация и Контроль и Регулирование учет анализ Составление планов Организация Контроль Регулирование движения и исполнения планов отклонений плана от движения потока использования движения и факта. План-факт- ТМ - в процессе потока ТМ - в использования анализ уровня снабжения разрезе всех потока ТМЦ. Учет обеспеченности производства и подразделений бизнес-процессов ТМЦ, сбыта производственно- логистики. эффективности их сбытовой системы. использования, затрат, связанных с их движением в разрезе всех подразделений.
Разработка целей и Выработка Выработка Выработка формирование мероприятий для мероприятий по регулирующего критериев оценки их обеспечения повышению воздействия по достижения. своевременного эффективности устранению план выполнения планов управления потоком факт отклонений.
ТМ - Корректировка планов.
Рис. 4.4. Структурная модель системы управления потоком ТМ - организуемая с применением средств ИСУП "Магнат - Предприятие" Функции управления по каждому из структурных блоков реализуются с применением средств конкретной подсистемы. Так планирование, контроль и анализ выполняются с применением средств "Магнат - Финансы".
Функции организации, учета и регулирования реализуются непосредственно в сфере снабжения, хранения и сбыта средствами "Магнат - Коммерция", в производственной сфере - "Магнат - Производство". ИП и внешние информационные связи подсистемы отражены на рисунке 3 приложения 4.
Подсистема "Магнат - Коммерция" способна работать в автономном режиме. Работая в автономном режиме, подсистема реализует функции всех модулей функциональной модели ИСУП (СОУ, СУДП, ИХ, СППР), что позволяет создать на ее базе мощную систему управления потоками ТМ - на предприятии.
4.5. УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВОМ Одной из главнейших задач управленческого учета является предоставление руководству организации полной детальной информации, анализ которой позволяет достигать минимально возможных издержек производства при максимально возможном выпуске продукции и поддерживать на необходимом уровне основные показатели эффективности деятельности организации. В целях решения подобной задачи на предприятии во второй главе настоящей диссертации был определен ряд принципов структуризации управленческого учета.
Помимо гибко настраиваемого аналитического плана счетов ИСУП "Магнат - Предприятие" имеет ряд механизмов, применение которых обеспечивает необходимый уровень структуризации управленческого учета на предприятии. Подобные механизмы реализованы в подсистеме "Магнат - Производство".
Подсистема "Магнат - Производство" построена с учетом реальной отечественной и зарубежной практики организации производственного процесса на предприятии и позволяет отразить полную организационную и производственную структуру предприятия. В ней задаются:
Х хозяйственная структура предприятия;
Х структура выпускаемой продукции;
Х структура затрат предприятия;
Х система взаимосвязей между всеми вышеперечисленными структурами.
На функциональном уровне подсистема организует автоматизированный учет производственной бухгалтерии и обеспечивает:
Х Учет актов выработки о производстве продукции отдельными подразделениями (цехами, участками, бригадами) за определенный период.
Х Ручной ввод в акт выработки данных о выпуске продукции или их автоматизированное формирование на основе учета готовой продукции в подсистеме "Магнат - Коммерция".
Х Учет норм расхода ресурсов по периодам действия. Нормативный расход ТМ - на производство готовой продукции организуется посредством механизма рецептуры. Расход прочих ресурсов и их распределение (перераспределение) организуется посредством базы распределения стоимости ресурсов по объектам калькулирования и МВЗ, по установленным пользователем вручную либо по автоматически формульно рассчитываемым нормативным коэффициентам.
Х Ручной либо автоматизированный ввод сырьевых отчетов расхода материальных ресурсов в производство на основании расходных накладных подсистемы "Магнат - Коммерция".
Х Ручной либо автоматизированный ввод финансовых документов расхода финансовых ресурсов в производство на основании данных подсистемы "Магнат - Финансы".
Х Автоматизированное формирование по соответствующим документам (финансовые либо сырьевые отчеты) расхода ресурсов по нормам. Ручной ввод целевого (ненормативного) расхода ресурсов.
Х Учет отклонений по материалам.
Х Формирование распределительных, закрывающих проводок и проводок по незавершенному производству.
Подсистема осуществляет расчет и распределение затрат для различных типов производства. В зависимости от метода планирования затрат на производство, они могут подразделяться в подсистеме на первичные и вторичные, прямые и накладные, переменные и постоянные. В зависимости от типа производства подсистема позволяет по-разному учитывать подобные затраты. Для поточного типа производства распределение затрат происходит по изделиям. В случае позаказного производства или осуществления инвестиционного проекта используется распределение затрат по производственным заказам. Подсистема позволяет также параллельно учитывать и распределять затраты при одновременном ведении различных типов производства.
Подобная функциональность реализуется посредством механизма калькуляции себестоимости, который обеспечивает:
Х Формирование калькуляций себестоимости производства в различных разрезах: по периоду и накопительно с начала года/квартала, процессам (переделам), видам продукции, производственному проекту/заказу, подразделениям и сводной калькуляции (свода затрат) по предприятию;
сравнительно с предыдущими периодами.
Х Группировку затрат в калькуляциях по калькуляционным статьям и по экономическим элементам.
Х Расчет себестоимости единицы вида продукции.
Х Формирование произвольного числа задаваемых пользователем видов себестоимости: сырьевой, обработки, по переменным затратам, цеховой (производственной), полной и т.п.
Х Итеративное формирование калькуляций на продукцию в цикле производства одной продукции из другой.
Х Итеративное распределение и перераспределение затрат между МВЗ и объектами калькулирования.
Итеративное формирование калькуляций и распределение (перераспределение) затрат между МВЗ позволяет максимально полно учесть все затраты понесенные и накопленные тем или иным МВЗ либо объектом калькулирования с точностью расчета до миллионных долей, а также отражение подобных затрат в различных разрезах по структуре управленческого учета определяемой в системе пользователем (рис 4.5).
КОТЕЛЬНАЯ МИНИ ЭЛЕКТРО СТАНЦИЯ Отопление Электроэнергия ЦЕХ №1 ЦЕХ № Продукция и услуги Продукция и услуги ГОТОВАЯ ПОЛУФАБРИКАТЫ ПРОДУКЦИЯ Рис. 4.5. Структура распределения (перераспределения) затрат между объектами калькулирования и МВЗ Так, например, котельная может отапливать помещение мини электростанции, которая, в свою очередь освещает котельную и цеха. Для того чтобы ответить на вопрос "Какова доля затрат котельной в себестоимости определенного вида продукции? И не являются ли внутренние трансфертные тарифы на отопление слишком высокими либо низкими?" необходимо учитывать все взаимосвязи между службами предприятия для корректного распределения (перераспределения) затрат.
В подсистеме затраты распределяются от одних объектов к другим согласно заданным правилам. Для каждого объекта (отдела, службы, изделия, заказа) пользователю необходимо выбрать такое правило распределения, которое наиболее точно и полно отражает сущность возникновения затрат на этом объекте. Например затраты в цехе, где преобладает ручной труд, следует распределять пропорционально заработной плате основных производственных рабочих, а в цехе с автоматизированной обработкой - пропорционально машино-часам. Это позволяет получать реальную, фактическую картину распределения затрат предприятия.
В подсистеме организуется учет и распределение затрат по ряду типов объектов калькулирования: годные изделия, некондиционные изделия, бракованные изделия, незавершенное производство, в разрезе соответствующих калькуляционных статей. Таким образом, совокупность данных о выпуске различных типов изделий в разрезе калькуляционных статей затрат, определяющих долю затрат конкретных МВЗ в себестоимости конечного объекта калькулирования, предоставляет руководству предприятия полную информацию необходимую для отслеживания направления использования средств предприятия и определения "слабого звена" в производственном процессе.
Применение механизмов моделирования расчета себестоимости позволяет реализовать в системе любую методику распределения затрат. Это дает возможность использовать методику, наиболее экономически обоснованную для предприятия. Таким образом, система подходит и для компаний с западными инвестициями и для чисто российских предприятий.
В системе параллельно может использоваться множество моделей расчета себестоимости для одной и той же номенклатуры. Например, одна из моделей будет давать бухгалтерскую себестоимость, другая - реальное распределение материальных и финансовых затрат для управленческого учета, а третья - себестоимость, которая будет показывать затраты "живых" денег на продукцию.
Таким образом, организовать структурированный управленческий учет на предприятии с использованием подсистемы "Магнат - Производство" достаточно просто. При этом, интеграция подсистемы с другими подсистемами ИСУП сокращает процесс ввода необходимой информации, так как все финансовые и материальные данные поступают непосредственно из соответствующих подсистем. ИП и внешние информационные связи подсистемы отражены на рисунке 4 приложения 4.
Подсистема "Магнат - Производство" способна осуществлять автономную работу, реализуя все необходимые для качественного управленческого учета и анализа механизмы.
4.6. КОНСОЛИДАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ В ИСУП Для поддержки управления сложной распределенной организационной структурой корпоративного объединения руководству компании необходимо иметь информацию не только о конкретном филиале, но и совокупную информацию о деятельности корпорации в целом. Подобная информация складывается посредством консолидации учетных данных различных филиалов компании. При этом консолидируются различные ИП как финансовые, так и товарно-сырьевые, и производственные, и трудовые и т.п.
ИСУП "Магнат - Предприятие" позволяет осуществлять накопление и анализа данных о хозяйственной деятельности СП предприятия, которые могут являться юридическими лицами или входить в предприятие на правах филиалов. Подобная консолидация осуществляется посредством механизмов репликации баз данных СП в головном предприятии корпорации.
Механизмы репликации реализуются в подсистеме "Магнат - Холдинг" и позволяют пользователю задавать выборку необходимых ИП и их параметров, подлежащих репликации. Таким образом, в подсистеме "Магнат - Холдинг" в полной мере могут учитываться все совокупные ИП корпорации, обрабатываемые в системе: финансовые, материальные и производственные (рис. 4.6).
Головное предприятие Финансы Коммерция Производство Консолидация Финансы Коммерция Производство Предприятие № Предприятие № Е Предприятие № N Рис. 4.6. Консолидация учетных данных дочерних предприятий в головном предприятии корпорации Учет консолидированных данных дочерних предприятий в головном предприятии корпорации ведется в разрезе каждого филиала, что позволяет анализировать эффективность функционирования каждого конкретного филиала в общей ТЦ.
Определение перечня ИП, подлежащих консолидации, их параметров и необходимой детализации учетных данных позволяет собирать в головной компании корпорации всю необходимую обобщенную информацию относительно финансовых и материальных запасов корпорации, выпуска и реализации конкретного вида продукции с отражением ее себестоимости и рыночной цены реализации. Оперативное получение подобной информации позволяет не только в рекордно короткие сроки формировать сложную консолидированную корпоративную отчетность, но и эффективно разрабатывать стратегический план развития корпорации в целом и каждого из ее СП в отдельности.
Учетные данные филиалов корпорации консолидируются в единой базе данных головной компании. Доступ к таким данным осуществляется посредством стандартных механизмов подсистем ИСУП "Магнат - Предприятие", что предоставляет пользователю возможность оперировать этими данными как единым целым через стандартный привычный пользовательский интерфейс. Механизмы аналитического сопровождения информационных данных позволяют четко выделять, какому конкретно СП принадлежать те или иные консолидированные данные. Таким образом, консолидация в ИСУП "Магнат - Предприятие" обеспечивает:
Х Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской и кредиторской задолженности.
Х Переоценку валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.
Х Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, центрам аналитического учета.
Х Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.
Х Формирование консолидированных данных по основным мега процессам логистики: закупке, реализации и складскому движению ТМ - в разрезе конкретных номенклатурных единиц, контрагентов, рынков сбыта и т.п.
Х Формирование консолидированных сырьевых отчетов и актов выработки в разрезе ТМ - и объектов калькулирования.
Х Формирование сводных калькуляционных статей затрат на выпуск готовой продукции.
Х Подготовку самых разнообразных консолидированных отчетных документов.
Консолидация учетных данных в ИСУП "Магнат - Предприятие" обеспечивает также: взаимоисключение расчетов между филиалами компании;
сверку данных на основании консолидированной Главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.
Современная система консолидации бухгалтерского учета должна обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных организаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще говоря, могут попарно отличаться друг от друга. ИСУП "Магнат - Предприятие" в полной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласованность при помощи механизма консолидации плана счетов, устанавливающего, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета номер соответствующего счета для каждой организации.
Формирование плана счетов только в головной организации с последующей автоматизированной рассылкой такого плана по всем филиалам (например, при помощи электронной почты) полностью снимает проблему согласования при ведении консолидированного учета. В общем случае подобная организация работы (на основе консолидации планов счетов) совсем необязательна, поскольку система оперирует всеми необходимыми данными низкого уровня для реализации правильного консолидированного бухгалтерского учета корпорации.
Pages: | 1 | 2 | 3 | Книги, научные публикации