1. Трудовая книжка
2. Заполнение трудовой книжки
3. Вкладыш в трудовую книжку
4. Учёт трудовых книжек
5. Выдача трудовой книжки
6. Перевод трудовой книжки
7. Правила ведения и хранения трудовых книжек
8. Совместительство в трудовой книжке
9. Прочие вопросы
В настоящее время существуют трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973 и 2003 годов. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 года. Все три вида трудовых книжек действительны и не требуют замены.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить трудовую книжку работодателю, наряду с паспортом и другими необходимыми документами (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства).
А что делать, если у Вашего работника нет трудовой книжки?
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (Статья 65 Трудового Кодекса Российской Федерации).
Так же в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
При оформлении трудовой книжки работнику, имеющему стаж, в нее вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в трудовую книжку вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
Работа с трудовыми книжками начинается с момента оформления сотрудника.
Ошибки в титульном листе
Одной из таких ситуаций является обнаружение в предъявленной работником трудовой книжке ошибочных записей в титульном листе, касающихся его фамилии, имени, отчества или даты рождения.
При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем, как самим работникам, так и кадровикам.
Каков порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?
Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция).
Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Это позволяет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».
Следует также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.
Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем.
И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. За неимением установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично тому, как полагается действовать в ситуации, когда требуется внести изменение в запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.
Применение печатей
Удостоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления от 01.03.08 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225» (далее - Постановление от 01.03.08 № 132).
До внесения изменений и в Правилах (п. 35 - при увольнении работника), и в Инструкции (пп. 2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона от 30.06.06 №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять книжки работникам, принимаемым на работу впервые).
В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением от 01.03.08 №132 словосочетание «печать организации» в п. 35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя», охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями. Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров», что означает прекращение с 22 марта 2008 г. (дата вступления в силу Постановления от 01.03.08 №132) использования при увольнении работника печатей кадровых служб для удостоверения всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя.
Очевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т.е. печати организации. Заметим также, что применение печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.
Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п. 35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп. 2.2 и 2.3 Инструкции. Если из п. 35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п. 2.2 - «печать организации (печать кадровой службы)», в п. 2.3 - «печатью организации (или печатью кадровой службы)». По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.
Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления от 01.03.08 №132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы. Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписках из них; на копиях других документов, с которыми работают кадровики (например, на копиях документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т.д.
Внесение сведений о работе
Немало разночтений связано и с внесением записей в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Выделим некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков, нередко постигающих порядок заполнения документов путем изучения записей, сделанных их предшественниками.
Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы «Стажа до поступления на работу не имел». Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения в трудовую книжку такой информации, т.е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.
В пункте 10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): в трудовую книжку дословно вписывается содержание приказа, в т.ч. информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т.п. Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции, где четко сказано, что «в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования... наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации».
Названная ошибка, видимо, происходит оттого, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа о конкретном месте работы, на которое принят работник (подразделение, должность, профессия). Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое - не переносятся в трудовую книжку работника.
Запись о приеме на работу обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п. 3.1 Инструкции): «Принят в цех №5 фрезеровщиком 4-горазряда», «Принят в финансовый отдел на должность специалиста I категории».
Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника пере водят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п. 3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п. 6.1, где указывается, что запись о приеме на работу должна быть дополнена словами о приеме работника «в порядке перевода». Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации, из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: «Принята в отдел рекламы на должность менеджера в порядке перевода».
Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 октября 2006 г., является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.
Запись о работе по совместительству
В нормативных актах недостаточно подробно раскрыт вопрос о порядке внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству. В Инструкции сказано, что они производятся по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1). Если работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.
Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничениях для внесения таких записей, поэтому отказывать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.
Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?
Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя (а не дата внесения записи о работе по совместительству); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службу с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее, при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.
Оформляем правильно
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ¬Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ¬работе» – 9 ¬разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ¬листа ¬трудовой книжки.
Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ¬страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ¬трудовой книжке.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - скачать;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – скачать.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Во-первых, как вы сами понимаете, все записи в трудовой книжке сделаны от руки, поэтому, доверив перевод трудовой книжки неопытному переводчику, вы рискуете получить совсем не то, что ожидали. Он может или просто не разобрать некоторые слова, или неправильно понять что-то, что повлечет за собой ошибки в переводе или пропуски, из-за которых абсолютно теряется смысл.
Во-вторых, для трудовых книжек характерно использование различных аббревиатур и сокращений, которые так же довольно часто становятся «головной болью» переводчика. И если аббревиатуры при переводе трудовой книжки еще можно попытаться найти в Интернете, то сокращения, которые зачастую самостоятельно «изобретает» работник отдела кадров, при отсутствии опыта способны поставить в тупик не одного переводчика.
Не стоит также забывать о необходимости соблюдения хотя бы элементарного форматирования, которое ошибочно кажется для неспециалиста потерей времени.
Кроме того, как правило, недостаточно просто перевести трудовую книжку, ее нужно еще и нотариально заверить, и тут уже без помощи дипломированного переводчика и услуг нотариальной конторы вы обойтись не сможете. Поэтому мы предлагаем доверить перевод трудовой книжки нашему бюро переводов, чтобы быть уверенными, что вы получите качественный результат, и что данный перевод можно будет подать в любое иностранное учреждение, не волнуясь ни о качестве перевода, ни о том, правильно ли он оформлен. Наши специалисты постоянно сталкиваются с подобного рода заказами, поэтому без труда справятся с этой задачей.
(с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
II. Ведение трудовых книжек
8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а. фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б. образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.
13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации. (См. Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69)
14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а. о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б. о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а. о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
в. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а. сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б. сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
V. Вкладыш в трудовую книжку
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
VI. Учет и хранение трудовых книжек
40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей
46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.
48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Однако сам порядок внесения такой записи в законодательстве прописан очень скупо (последний абзац п. 3.1 Инструкции, утв. Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 № 69). А дальнейшая судьба данной записи при увольнении сотрудника с основной работы вообще покрыта туманом. Поэтому мы рекомендуем вносить в трудовую книжку запись о совместительстве только в случае, если сотрудник очень настаивает на этом. И предварительно работнику надо объяснить, что у него могут быть проблемы с трудоустройством на другую работу, поскольку при увольнении от основного работодателя запись о работе по совместительству «закрыта» не будет.
На практике значение трудовой книжки сложно переоценить, поскольку ее наличие и правильное оформление зачастую затрагивает интересы не только работника (ее владельца), но и работодателя. Причем обязанность по ведению (оформлению) трудовых книжек распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей независимо от того, какой режим налогообложения они применяют - общий или в виде ЕНВД.
Рассмотрим наиболее важные моменты оформления и ведения трудовой книжки, с которыми могут столкнуться бухгалтер или сотрудник кадровой службы.
Законодательные нормы
Обязанность по ведению трудовых книжек наступает у работодателя только в отношении тех сотрудников, которые проработали у него свыше 5 дней, и работа у данного работодателя для них является основной (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).
Действующая форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ N 225. Причем формы бланков трудовых книжек, вкладыши и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, принятым Постановлением Правительства РФ N 171 (Письмо Минфина от 23.08.2007 N 03-01-15/9-286).
При оформлении, ведении, хранении трудовых книжек работодателю помимо ТК РФ следует руководствоваться:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее - Правила);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция).
Так, в соответствии с п. 1.1 Инструкции ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Трудовая книжка с чистого листа
Если сотрудник трудоустраивается на работу впервые (трудовой стаж и трудовая книжка отсутствуют), то в течение недели после приема на работу работодатель в присутствии работника должен оформить ему трудовую книжку, в обязательном порядке потребовав от сотрудника заявление об ее оформлении, по причине первого трудоустройства, например. Данная обязанность вытекает из ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) обязан оформить ему новую трудовую книжку.
Чей бланк использовать?
При оформлении трудовой книжки новому сотруднику работодатель должен использовать свой бланк даже в том случае, если первый предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить. Дело в том, что работодатель вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку), к тому же согласно п. 44 Правил он обязан иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
В роли распространителей бланков могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "Гознак" Минфина России.
Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении бланка трудовой книжки сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ.
Также следует учитывать, что предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.
Заполняем титульный лист
Оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, в котором указывают:
- фамилию, имя, отчество и дату рождения работника;
- образование. Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п.;
- профессию, специальность работника. Данная графа заполняется на основании документов о квалификации или наличии специальных знаний.
Данные, внесенные в титульный лист трудовой книжки, работник после проверки заверяет своей подписью (п. 2.2 Инструкции). В свою очередь, ответственный за ведение трудовых книжек также заверяет титульный лист своей подписью и проставляет печать организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка.
Сотрудник кадровой службы может спросить: в каких случаях наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787 порядке? По нашему мнению, при оформлении трудовой книжки следует придерживаться наименований должностей, указанных в справочнике, однако в обязательном порядке руководствоваться им нужно, когда выполнение работы связано с предоставлением компенсаций или льгот (ст. 57 ТК РФ).
Изменяем сведения в титульном листе
Если персональные данные сотрудника (Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) изменились (например, вступление в брак, развод, смена фамилии, присвоение новой квалификации и т.д.), внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы (п. 26 Правил) на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других со ссылкой на их номер и дату).
Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке сотрудника путем внесения в ее титульный лист новых сведений. При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (работник отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Если изменения персональных данных касаются получения нового образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи. Зачеркивания в этом случае не допускаются. Если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке по каким-либо причинам отсутствуют, то работник кадровой службы заполняет пустые строки.
Многие эксперты, работники кадровых служб считают, что в случае дополнения ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке надо делать ссылку на соответствующий документ и аналогично с записью об изменении фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника разместить ее на внутренней стороне обложки. Однако Правилами и Инструкцией данное требование не предусмотрено, а из-за небольших размеров трудовой книжки сделать это довольно проблематично, а порой и невозможно.
Нужно ли вносить сведения об учебе и службе в армии?
Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании вуза, то вносить в трудовую книжку сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, в частности Правилами, это не установлено.
Вместе с тем если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп. "б" п. 21 Правил). После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза России N 13 и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем, как считает автор, сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа, подтверждающего повышение квалификации.
Также если перед трудоустройством сотрудник исполнял воинскую обязанность - проходил военную службу в Вооруженных Силах в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ, то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на сотрудников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
Требуем трудовую книжку
При трудоустройстве сотрудника с опытом работы помимо документов, необходимых для оформления трудового договора, нужна трудовая книжка, подтверждающая его стаж (опыт) работы. В случае отказа в ее представлении работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (см. предыдущий раздел), чаще всего - утрата. В данном случае заявление может быть следующее: "В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку". При этом записи в трудовой книжке о предыдущей работе сотрудник кадровой службы по новому месту работы делать не вправе.
Вместе с тем оформлять новые трудовые книжки не всегда выгодно. Так, уволенный с предыдущего места работы за пьянство или прогулы (пп. "б", "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ) с внесением соответствующих записей в трудовую книжку сотрудник сознательно скрыл ее наличие, сославшись на ее утрату, написал заявление работодателю с просьбой завести новую книжку, который во исполнение требований действующего законодательства обязан оформить ее. Что делать, если есть подозрения на "нечистое" прошлое сотрудника? Согласно ст. 64 ТК РФ отказать в приеме на работу можно по деловым качествам. Упор в этом случае необходимо сделать именно на отсутствие трудовой книжки и, как следствие, стажа (опыта) работы - объяснить "хулигану", что по деловым качествам он уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме.
Поэтому, если работник заинтересован в новом месте работы, он может восстановить трудовую книжку, обратившись с заявлением по последнему месту работы, где ему должны выдать ее дубликат не позднее 15 дней со дня получения заявления (п. 31 Правил).
Трудовая книжка представлена
Если сотрудник представил книжку для подтверждения трудового стажа, то ее оформление новый работодатель начнет с раздела "Сведения о работе". В графе 3 данного раздела в качестве заголовка нужно указать полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации (п. 3.1 Инструкции). В связи с этим наименование организации в трудовой книжке должно быть указано в соответствии с учредительными документами. При этом сокращенное наименование указывается при условии, если оно предусмотрено нормативно-правовыми актами и закреплено в учредительных документах организации.
Так, в силу п. 1 ст. 4 Федерального закона N 14-ФЗ общество с ограниченной ответственностью должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. При этом в первом случае указывается полное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью". Во втором - полное или сокращенное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью" или "ООО". Указывать в трудовой книжке только сокращенное наименование организации неправомерно.
Если работодателем является индивидуальный предприниматель, то в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование индивидуального предпринимателя с указанием фамилии, имени и отчества, а также сокращенное наименование (при его наличии). Для ориентира сотрудники Федеральной службы по труду и занятости в Письме от 31.10.2007 N 4414-6 советуют использовать для этих целей записи, имеющиеся в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью.
Далее работник кадровой службы под заголовком в графе 1 проставляет порядковый номер вносимой записи и в графе 2 указывает дату приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Если книжка старого образца...
Нередко новый сотрудник при трудоустройстве предъявляет книжку, подтверждающую трудовой стаж, старого образца - 1973 г. В связи с этим могут возникнуть следующие вопросы: действительна ли данная книжка? что следует предпринять кадровику, если в ней не осталось места для записей?
Трудовые книжки 1973 г., утвержденные Постановлением СМ СССР, ВЦСПС N 656, действительны при условии, если сотрудник впервые был принят на работу в период с 01.01.1975 (даты вступления в силу вышеуказанного Постановления) до 01.01.2004 (начала действия трудовых книжек образца 2004 г. - п. 2 Постановления Правительства РФ N 225). Следовательно, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан принять трудовую книжку образца 1973 г., если соблюдено названное условие. Причем при ее оформлении он должен руководствоваться Правилами и Инструкцией.
Если в трудовой книжке старого образца не осталось свободного места для записей, то сотрудник кадровой службы должен оформить вкладыш в трудовую книжку на новом бланке - 2004 г., в который и будут вноситься записи о приеме работника на работу, его переводе, увольнении. При выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указать его серию и номер (п. 39 Правил).
Обратите внимание: вкладыш должен быть вшит и оформлен работодателем только в том случае, если в трудовой книжке, независимо от того, какого она года - 1973 или 2004, заполнены все страницы одного из разделов. Иначе действия работников отдела кадров (например, вшивание вкладыша нового образца в не заполненную до конца трудовую книжку образца 1973 г.) могут быть расценены как нарушение вышеупомянутых нормативных актов, а именно п. 2 Постановления Правительства РФ N 225 и п. 38 Правил.
Если представлено несколько книжек...
Напомним, в соответствии с действующим законодательством при утрате трудовой книжки по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). В итоге у работника, в случае обнаружения пропажи, может оказаться несколько трудовых книжек. В какую из них следует вносить сведения о приеме на работу, а на основании какой работодателю определить страховой стаж работника?
Начнем с того, что для внесения записей (оформления) при трудоустройстве сотрудника можно использовать одну из представленных книжек, на выбор работодателя. А вот для определения страхового стажа в целях оплаты листков нетрудоспособности следует принимать записи всех предъявленных работником трудовых книжек. При этом в соответствии со ст. 16 Федерального закона N 255-ФЗ, п. 22 Приказа Минздравсоцразвития России N 91, в случае если трудовой стаж будет повторяться в нескольких книжках, в целях исчисления страхового стажа работодателю необходимо учесть только один период.
Оформляем увольнение сотрудника
В данном случае следует руководствоваться разд. 5 Инструкции. Так, в соответствии с п. 5.1 данного документа в графе 1 раздела "Сведения о работе" необходимо проставить порядковый номер записи, в графе 2 - дату увольнения, причину увольнения указать в графе 3, а в графе 4 - наименование, дату, номер документа, на основании которого внесена запись об увольнении сотрудника (приказ, распоряжение и т.п.).
Вообще при прекращении трудового договора с работником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, следует заверить подписью работодателя (сотрудника кадровой службы), печатью организации (отдела кадров) и подписью работника (п. 35 Правил). В случае если при увольнении по каким-либо причинам работник отказывается получить трудовую книжку, соответственно и от подписи, работодателю следует направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте по указанному им адресу. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
При увольнении сотрудника может возникнуть вопрос: какую запись следует внести в графу 3 в соответствии с действующим законодательством? Дело в том, что согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовой книжке об основании и причине увольнения сотрудника должна производиться со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса. В то же время в разд. 5 Инструкции приведены примеры записей в трудовой книжке о расторжении трудового договора без указания частей статьи. Чем должен руководствоваться работодатель?
Безусловно, в этом случае бухгалтеру (кадровику) следует отдать приоритет нормативному акту большей юридической силы - ТК РФ, то есть запись в трудовой книжке должна содержать ссылку на пункт и часть ст. ст. 71, 77, 81 или 83 ТК РФ - в зависимости от основания увольнения. Так, при увольнении сотрудника по собственному желанию в трудовой книжке следует сделать следующую запись: "Уволен по собственному желанию в связи со сменой места жительства, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Когда основанием прекращения трудовых отношений является расторжение трудового договора по инициативе работодателя, запись будет такой: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
Напомним, в трудовой книжке не допускаются различные сокращения (например, "пр." вместо "приказ") и наименование работодателя также следует указывать полностью (например, "Общество с ограниченной ответственностью "Парус").
Иногда при увольнении сотрудника работодатель не выдает трудовую книжку, так как первый не заполнил так называемый обходной лист. Вместе с тем такое требование работодателя незаконно, поскольку ни само понятие "обходной лист", ни обязанность работника по его заполнению трудовым законодательством не предусмотрены. К тому же в случае задержки трудовой книжки работодатель обязан возместить сотруднику средний заработок (ст. 234 ТК РФ). В соответствии с п. 35 Правил днем увольнения сотрудника в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном разд. 3 Правил.
Внесение исправлений в трудовую книжку
Начнем с того, что ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, допустившим их, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил). В случае если "невнимательный" работодатель реорганизован, то исправления в трудовой книжке делает его правопреемник, если ликвидирован - новый работодатель на основании соответствующих документов, коими могут быть: копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, книга регистрации приказов и т.д.).
Исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил).
Следует также отметить, что по общим правилам вносить исправительные записи в трудовую книжку на основании свидетельских показаний нельзя, однако в исключительных случаях возможно. Таковыми являются записи, в отношении которых имеется судебное решение, или случаи массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи. При этом согласно п. 30 Правил в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи указывают следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 записывают: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 следует сделать ссылку на приказ или распоряжение работодателя, запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно (см. также Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6).
Получается, что если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает. Лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делает в ней соответствующие исправления, потом, после внесения сведений об увольнении (переводах), закрывает все записи, тем самым подтверждая изменения своей подписью и печатью работодателя.
Если неправильная запись обнаружена после того, как оформлено увольнение, то внести исправления затруднительно. Дело в том, что весь блок записей работодателя закрыт печатью и подписью, поэтому исправление без указания наименования работодателя вызовет спорный момент в связи с невозможностью идентификации автора записи. Следовательно, вносить исправления в трудовую книжку начинают с создания нового блока с указанием в виде заголовка наименования организации. Затем необходимо поставить порядковый номер записи по хронологии (следующая после записи об увольнении), дату и внести соответствующие изменения. Закрываем блок в общем порядке - печать организации, подпись сотрудника отдела кадров (руководителя организации) и подпись работника об ознакомлении с записью.
Аналогичного поведения следует придерживаться в случае, если обратился бывший работник с просьбой об исправлении записи в трудовой книжке за период, когда он работал в данной организации.
То же самое относится и к процедуре внесения исправлений записей об увольнении работника или переводе на другую постоянную работу (в случае если такое увольнение (перевод) признано незаконным), за исключением того, что после формулировки "Запись N _ недействительна" следует указать "Восстановлен на прежней работе". При этом сотрудник может попросить работодателя, подав соответствующее заявление (в письменном виде), выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 Инструкции). Отказать работодатель не вправе. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а в титульном листе прежней трудовой книжки пишут: "Взамен выдан дубликат", указав его серию и номер.
Если ошибочная запись в трудовой книжке обнаружена по истечении длительного периода, когда после нее сделаны другие записи, то исправления вносятся в порядке, прописанном в разд. 1 Инструкции, то есть после последней записи проставляется номер, следующий по хронологии, например 10, дата внесения исправлений. Затем указывают на недействительность записи под номером, предположим, 6 и воспроизводят правильную запись. В графе 4 не забудьте сделать ссылку на приказ (распоряжение).
Обратите внимание: новую запись следует заверить печатью организации (отдела кадров) и подписью руководителя (сотрудника отдела кадров), в противном случае она может быть расценена как необоснованная.
Учет трудовых книжек
Исполняя обязанности по охране труда, работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, а также Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии с п. 41 Правил обе Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Работодатель при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, определяемую исходя из расходов на их приобретение (п. 47 Правил), тем самым компенсируя свои затраты. Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно при (п. п. 34, 48 Правил):
- массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
- неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша;
- порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы).
Хранение бланков
Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). По окончании месяца кадровик представляет в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, которые были получены за их оформление, с приложением приходного кассового ордера. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности.
Учитывая особую значимость трудовых книжек, по мнению автора, для их хранения кадровую службу предприятия следует обеспечить сейфом или несгораемым шкафом. При этом в нем следует хранить также и Книгу учета движения трудовых книжек, и личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки.
В соответствии с п. 43 Правил трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо, в случае смерти работника, его ближайшими родственниками, должны храниться в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Что грозит "хулиганам"
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию учета, хранения, выдачи трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Принимая во внимание ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров, невыполнение им обязанности по ведению трудовых книжек следует рассматривать как нарушение трудового законодательства. За нарушение трудового законодательства ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. Для организации он может составить от 30 000 до 50 000 руб. (см., например, Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность организации (индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.
Обратите внимание: в соответствии с действующим законодательством (гл. 14 ТК РФ), работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работника, в противном случае первый может быть привлечен не только к административной, но и к уголовной ответственности. Так, согласно ст. 13.11 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 1000 руб., организацию - от 5000 до 10 000 руб. Уголовная ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 137 УК РФ, в соответствии с которой виновного могут арестовать на срок до шести месяцев. Однако на практике данная норма применяется очень редко.
2. Заполнение трудовой книжки
3. Вкладыш в трудовую книжку
4. Учёт трудовых книжек
5. Выдача трудовой книжки
6. Перевод трудовой книжки
7. Правила ведения и хранения трудовых книжек
8. Совместительство в трудовой книжке
9. Прочие вопросы
Трудовая книжка
В настоящее время существуют трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973 и 2003 годов. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 года. Все три вида трудовых книжек действительны и не требуют замены.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить трудовую книжку работодателю, наряду с паспортом и другими необходимыми документами (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства).
А что делать, если у Вашего работника нет трудовой книжки?
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (Статья 65 Трудового Кодекса Российской Федерации).
Так же в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
При оформлении трудовой книжки работнику, имеющему стаж, в нее вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в трудовую книжку вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
Работа с трудовыми книжками начинается с момента оформления сотрудника.
Заполнение трудовой книжки
Ошибки в титульном листе
Одной из таких ситуаций является обнаружение в предъявленной работником трудовой книжке ошибочных записей в титульном листе, касающихся его фамилии, имени, отчества или даты рождения.
При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем, как самим работникам, так и кадровикам.
Каков порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?
Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция).
Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Это позволяет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».
Следует также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.
Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем.
И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. За неимением установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично тому, как полагается действовать в ситуации, когда требуется внести изменение в запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.
Применение печатей
Удостоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления от 01.03.08 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225» (далее - Постановление от 01.03.08 № 132).
До внесения изменений и в Правилах (п. 35 - при увольнении работника), и в Инструкции (пп. 2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона от 30.06.06 №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять книжки работникам, принимаемым на работу впервые).
В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением от 01.03.08 №132 словосочетание «печать организации» в п. 35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя», охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями. Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров», что означает прекращение с 22 марта 2008 г. (дата вступления в силу Постановления от 01.03.08 №132) использования при увольнении работника печатей кадровых служб для удостоверения всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя.
Очевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т.е. печати организации. Заметим также, что применение печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.
Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п. 35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп. 2.2 и 2.3 Инструкции. Если из п. 35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п. 2.2 - «печать организации (печать кадровой службы)», в п. 2.3 - «печатью организации (или печатью кадровой службы)». По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.
Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления от 01.03.08 №132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы. Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписках из них; на копиях других документов, с которыми работают кадровики (например, на копиях документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т.д.
Внесение сведений о работе
Немало разночтений связано и с внесением записей в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Выделим некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков, нередко постигающих порядок заполнения документов путем изучения записей, сделанных их предшественниками.
Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы «Стажа до поступления на работу не имел». Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения в трудовую книжку такой информации, т.е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.
В пункте 10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): в трудовую книжку дословно вписывается содержание приказа, в т.ч. информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т.п. Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции, где четко сказано, что «в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования... наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации».
Названная ошибка, видимо, происходит оттого, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа о конкретном месте работы, на которое принят работник (подразделение, должность, профессия). Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое - не переносятся в трудовую книжку работника.
Запись о приеме на работу обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п. 3.1 Инструкции): «Принят в цех №5 фрезеровщиком 4-горазряда», «Принят в финансовый отдел на должность специалиста I категории».
Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника пере водят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п. 3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п. 6.1, где указывается, что запись о приеме на работу должна быть дополнена словами о приеме работника «в порядке перевода». Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации, из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: «Принята в отдел рекламы на должность менеджера в порядке перевода».
Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 октября 2006 г., является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.
Запись о работе по совместительству
В нормативных актах недостаточно подробно раскрыт вопрос о порядке внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству. В Инструкции сказано, что они производятся по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1). Если работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.
Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничениях для внесения таких записей, поэтому отказывать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.
Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?
Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя (а не дата внесения записи о работе по совместительству); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службу с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее, при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.
Оформляем правильно
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ¬Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ¬работе» – 9 ¬разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ¬листа ¬трудовой книжки.
Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ¬страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ¬трудовой книжке.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
Учёт трудовых книжек
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - скачать;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – скачать.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.
Выдача трудовой книжки
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Перевод трудовой книжки
Во-первых, как вы сами понимаете, все записи в трудовой книжке сделаны от руки, поэтому, доверив перевод трудовой книжки неопытному переводчику, вы рискуете получить совсем не то, что ожидали. Он может или просто не разобрать некоторые слова, или неправильно понять что-то, что повлечет за собой ошибки в переводе или пропуски, из-за которых абсолютно теряется смысл.
Во-вторых, для трудовых книжек характерно использование различных аббревиатур и сокращений, которые так же довольно часто становятся «головной болью» переводчика. И если аббревиатуры при переводе трудовой книжки еще можно попытаться найти в Интернете, то сокращения, которые зачастую самостоятельно «изобретает» работник отдела кадров, при отсутствии опыта способны поставить в тупик не одного переводчика.
Не стоит также забывать о необходимости соблюдения хотя бы элементарного форматирования, которое ошибочно кажется для неспециалиста потерей времени.
Кроме того, как правило, недостаточно просто перевести трудовую книжку, ее нужно еще и нотариально заверить, и тут уже без помощи дипломированного переводчика и услуг нотариальной конторы вы обойтись не сможете. Поэтому мы предлагаем доверить перевод трудовой книжки нашему бюро переводов, чтобы быть уверенными, что вы получите качественный результат, и что данный перевод можно будет подать в любое иностранное учреждение, не волнуясь ни о качестве перевода, ни о том, правильно ли он оформлен. Наши специалисты постоянно сталкиваются с подобного рода заказами, поэтому без труда справятся с этой задачей.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
(с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
II. Ведение трудовых книжек
8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а. фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б. образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.
13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации. (См. Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69)
14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а. о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б. о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а. о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
в. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а. сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б. сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
V. Вкладыш в трудовую книжку
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
VI. Учет и хранение трудовых книжек
40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей
46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.
48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Совместительство в трудовой книжке
Однако сам порядок внесения такой записи в законодательстве прописан очень скупо (последний абзац п. 3.1 Инструкции, утв. Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 № 69). А дальнейшая судьба данной записи при увольнении сотрудника с основной работы вообще покрыта туманом. Поэтому мы рекомендуем вносить в трудовую книжку запись о совместительстве только в случае, если сотрудник очень настаивает на этом. И предварительно работнику надо объяснить, что у него могут быть проблемы с трудоустройством на другую работу, поскольку при увольнении от основного работодателя запись о работе по совместительству «закрыта» не будет.
Прочие вопросы
На практике значение трудовой книжки сложно переоценить, поскольку ее наличие и правильное оформление зачастую затрагивает интересы не только работника (ее владельца), но и работодателя. Причем обязанность по ведению (оформлению) трудовых книжек распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей независимо от того, какой режим налогообложения они применяют - общий или в виде ЕНВД.
Рассмотрим наиболее важные моменты оформления и ведения трудовой книжки, с которыми могут столкнуться бухгалтер или сотрудник кадровой службы.
Законодательные нормы
Обязанность по ведению трудовых книжек наступает у работодателя только в отношении тех сотрудников, которые проработали у него свыше 5 дней, и работа у данного работодателя для них является основной (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).
Действующая форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ N 225. Причем формы бланков трудовых книжек, вкладыши и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, принятым Постановлением Правительства РФ N 171 (Письмо Минфина от 23.08.2007 N 03-01-15/9-286).
При оформлении, ведении, хранении трудовых книжек работодателю помимо ТК РФ следует руководствоваться:
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее - Правила);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция).
Так, в соответствии с п. 1.1 Инструкции ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Трудовая книжка с чистого листа
Если сотрудник трудоустраивается на работу впервые (трудовой стаж и трудовая книжка отсутствуют), то в течение недели после приема на работу работодатель в присутствии работника должен оформить ему трудовую книжку, в обязательном порядке потребовав от сотрудника заявление об ее оформлении, по причине первого трудоустройства, например. Данная обязанность вытекает из ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) обязан оформить ему новую трудовую книжку.
Чей бланк использовать?
При оформлении трудовой книжки новому сотруднику работодатель должен использовать свой бланк даже в том случае, если первый предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить. Дело в том, что работодатель вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку), к тому же согласно п. 44 Правил он обязан иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
В роли распространителей бланков могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "Гознак" Минфина России.
Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении бланка трудовой книжки сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ.
Также следует учитывать, что предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.
Заполняем титульный лист
Оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, в котором указывают:
- фамилию, имя, отчество и дату рождения работника;
- образование. Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п.;
- профессию, специальность работника. Данная графа заполняется на основании документов о квалификации или наличии специальных знаний.
Данные, внесенные в титульный лист трудовой книжки, работник после проверки заверяет своей подписью (п. 2.2 Инструкции). В свою очередь, ответственный за ведение трудовых книжек также заверяет титульный лист своей подписью и проставляет печать организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка.
Сотрудник кадровой службы может спросить: в каких случаях наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787 порядке? По нашему мнению, при оформлении трудовой книжки следует придерживаться наименований должностей, указанных в справочнике, однако в обязательном порядке руководствоваться им нужно, когда выполнение работы связано с предоставлением компенсаций или льгот (ст. 57 ТК РФ).
Изменяем сведения в титульном листе
Если персональные данные сотрудника (Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) изменились (например, вступление в брак, развод, смена фамилии, присвоение новой квалификации и т.д.), внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы (п. 26 Правил) на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других со ссылкой на их номер и дату).
Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке сотрудника путем внесения в ее титульный лист новых сведений. При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (работник отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Если изменения персональных данных касаются получения нового образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи. Зачеркивания в этом случае не допускаются. Если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке по каким-либо причинам отсутствуют, то работник кадровой службы заполняет пустые строки.
Многие эксперты, работники кадровых служб считают, что в случае дополнения ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке надо делать ссылку на соответствующий документ и аналогично с записью об изменении фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника разместить ее на внутренней стороне обложки. Однако Правилами и Инструкцией данное требование не предусмотрено, а из-за небольших размеров трудовой книжки сделать это довольно проблематично, а порой и невозможно.
Нужно ли вносить сведения об учебе и службе в армии?
Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании вуза, то вносить в трудовую книжку сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, в частности Правилами, это не установлено.
Вместе с тем если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп. "б" п. 21 Правил). После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза России N 13 и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем, как считает автор, сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа, подтверждающего повышение квалификации.
Также если перед трудоустройством сотрудник исполнял воинскую обязанность - проходил военную службу в Вооруженных Силах в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ, то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на сотрудников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
Требуем трудовую книжку
При трудоустройстве сотрудника с опытом работы помимо документов, необходимых для оформления трудового договора, нужна трудовая книжка, подтверждающая его стаж (опыт) работы. В случае отказа в ее представлении работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (см. предыдущий раздел), чаще всего - утрата. В данном случае заявление может быть следующее: "В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку". При этом записи в трудовой книжке о предыдущей работе сотрудник кадровой службы по новому месту работы делать не вправе.
Вместе с тем оформлять новые трудовые книжки не всегда выгодно. Так, уволенный с предыдущего места работы за пьянство или прогулы (пп. "б", "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ) с внесением соответствующих записей в трудовую книжку сотрудник сознательно скрыл ее наличие, сославшись на ее утрату, написал заявление работодателю с просьбой завести новую книжку, который во исполнение требований действующего законодательства обязан оформить ее. Что делать, если есть подозрения на "нечистое" прошлое сотрудника? Согласно ст. 64 ТК РФ отказать в приеме на работу можно по деловым качествам. Упор в этом случае необходимо сделать именно на отсутствие трудовой книжки и, как следствие, стажа (опыта) работы - объяснить "хулигану", что по деловым качествам он уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме.
Поэтому, если работник заинтересован в новом месте работы, он может восстановить трудовую книжку, обратившись с заявлением по последнему месту работы, где ему должны выдать ее дубликат не позднее 15 дней со дня получения заявления (п. 31 Правил).
Трудовая книжка представлена
Если сотрудник представил книжку для подтверждения трудового стажа, то ее оформление новый работодатель начнет с раздела "Сведения о работе". В графе 3 данного раздела в качестве заголовка нужно указать полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации (п. 3.1 Инструкции). В связи с этим наименование организации в трудовой книжке должно быть указано в соответствии с учредительными документами. При этом сокращенное наименование указывается при условии, если оно предусмотрено нормативно-правовыми актами и закреплено в учредительных документах организации.
Так, в силу п. 1 ст. 4 Федерального закона N 14-ФЗ общество с ограниченной ответственностью должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. При этом в первом случае указывается полное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью". Во втором - полное или сокращенное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью" или "ООО". Указывать в трудовой книжке только сокращенное наименование организации неправомерно.
Если работодателем является индивидуальный предприниматель, то в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование индивидуального предпринимателя с указанием фамилии, имени и отчества, а также сокращенное наименование (при его наличии). Для ориентира сотрудники Федеральной службы по труду и занятости в Письме от 31.10.2007 N 4414-6 советуют использовать для этих целей записи, имеющиеся в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью.
Далее работник кадровой службы под заголовком в графе 1 проставляет порядковый номер вносимой записи и в графе 2 указывает дату приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Если книжка старого образца...
Нередко новый сотрудник при трудоустройстве предъявляет книжку, подтверждающую трудовой стаж, старого образца - 1973 г. В связи с этим могут возникнуть следующие вопросы: действительна ли данная книжка? что следует предпринять кадровику, если в ней не осталось места для записей?
Трудовые книжки 1973 г., утвержденные Постановлением СМ СССР, ВЦСПС N 656, действительны при условии, если сотрудник впервые был принят на работу в период с 01.01.1975 (даты вступления в силу вышеуказанного Постановления) до 01.01.2004 (начала действия трудовых книжек образца 2004 г. - п. 2 Постановления Правительства РФ N 225). Следовательно, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан принять трудовую книжку образца 1973 г., если соблюдено названное условие. Причем при ее оформлении он должен руководствоваться Правилами и Инструкцией.
Если в трудовой книжке старого образца не осталось свободного места для записей, то сотрудник кадровой службы должен оформить вкладыш в трудовую книжку на новом бланке - 2004 г., в который и будут вноситься записи о приеме работника на работу, его переводе, увольнении. При выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указать его серию и номер (п. 39 Правил).
Обратите внимание: вкладыш должен быть вшит и оформлен работодателем только в том случае, если в трудовой книжке, независимо от того, какого она года - 1973 или 2004, заполнены все страницы одного из разделов. Иначе действия работников отдела кадров (например, вшивание вкладыша нового образца в не заполненную до конца трудовую книжку образца 1973 г.) могут быть расценены как нарушение вышеупомянутых нормативных актов, а именно п. 2 Постановления Правительства РФ N 225 и п. 38 Правил.
Если представлено несколько книжек...
Напомним, в соответствии с действующим законодательством при утрате трудовой книжки по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). В итоге у работника, в случае обнаружения пропажи, может оказаться несколько трудовых книжек. В какую из них следует вносить сведения о приеме на работу, а на основании какой работодателю определить страховой стаж работника?
Начнем с того, что для внесения записей (оформления) при трудоустройстве сотрудника можно использовать одну из представленных книжек, на выбор работодателя. А вот для определения страхового стажа в целях оплаты листков нетрудоспособности следует принимать записи всех предъявленных работником трудовых книжек. При этом в соответствии со ст. 16 Федерального закона N 255-ФЗ, п. 22 Приказа Минздравсоцразвития России N 91, в случае если трудовой стаж будет повторяться в нескольких книжках, в целях исчисления страхового стажа работодателю необходимо учесть только один период.
Оформляем увольнение сотрудника
В данном случае следует руководствоваться разд. 5 Инструкции. Так, в соответствии с п. 5.1 данного документа в графе 1 раздела "Сведения о работе" необходимо проставить порядковый номер записи, в графе 2 - дату увольнения, причину увольнения указать в графе 3, а в графе 4 - наименование, дату, номер документа, на основании которого внесена запись об увольнении сотрудника (приказ, распоряжение и т.п.).
Вообще при прекращении трудового договора с работником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, следует заверить подписью работодателя (сотрудника кадровой службы), печатью организации (отдела кадров) и подписью работника (п. 35 Правил). В случае если при увольнении по каким-либо причинам работник отказывается получить трудовую книжку, соответственно и от подписи, работодателю следует направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте по указанному им адресу. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
При увольнении сотрудника может возникнуть вопрос: какую запись следует внести в графу 3 в соответствии с действующим законодательством? Дело в том, что согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовой книжке об основании и причине увольнения сотрудника должна производиться со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса. В то же время в разд. 5 Инструкции приведены примеры записей в трудовой книжке о расторжении трудового договора без указания частей статьи. Чем должен руководствоваться работодатель?
Безусловно, в этом случае бухгалтеру (кадровику) следует отдать приоритет нормативному акту большей юридической силы - ТК РФ, то есть запись в трудовой книжке должна содержать ссылку на пункт и часть ст. ст. 71, 77, 81 или 83 ТК РФ - в зависимости от основания увольнения. Так, при увольнении сотрудника по собственному желанию в трудовой книжке следует сделать следующую запись: "Уволен по собственному желанию в связи со сменой места жительства, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Когда основанием прекращения трудовых отношений является расторжение трудового договора по инициативе работодателя, запись будет такой: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
Напомним, в трудовой книжке не допускаются различные сокращения (например, "пр." вместо "приказ") и наименование работодателя также следует указывать полностью (например, "Общество с ограниченной ответственностью "Парус").
Иногда при увольнении сотрудника работодатель не выдает трудовую книжку, так как первый не заполнил так называемый обходной лист. Вместе с тем такое требование работодателя незаконно, поскольку ни само понятие "обходной лист", ни обязанность работника по его заполнению трудовым законодательством не предусмотрены. К тому же в случае задержки трудовой книжки работодатель обязан возместить сотруднику средний заработок (ст. 234 ТК РФ). В соответствии с п. 35 Правил днем увольнения сотрудника в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном разд. 3 Правил.
Внесение исправлений в трудовую книжку
Начнем с того, что ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, допустившим их, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил). В случае если "невнимательный" работодатель реорганизован, то исправления в трудовой книжке делает его правопреемник, если ликвидирован - новый работодатель на основании соответствующих документов, коими могут быть: копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, книга регистрации приказов и т.д.).
Исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил).
Следует также отметить, что по общим правилам вносить исправительные записи в трудовую книжку на основании свидетельских показаний нельзя, однако в исключительных случаях возможно. Таковыми являются записи, в отношении которых имеется судебное решение, или случаи массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи. При этом согласно п. 30 Правил в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи указывают следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 записывают: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 следует сделать ссылку на приказ или распоряжение работодателя, запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно (см. также Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6).
Получается, что если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает. Лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делает в ней соответствующие исправления, потом, после внесения сведений об увольнении (переводах), закрывает все записи, тем самым подтверждая изменения своей подписью и печатью работодателя.
Если неправильная запись обнаружена после того, как оформлено увольнение, то внести исправления затруднительно. Дело в том, что весь блок записей работодателя закрыт печатью и подписью, поэтому исправление без указания наименования работодателя вызовет спорный момент в связи с невозможностью идентификации автора записи. Следовательно, вносить исправления в трудовую книжку начинают с создания нового блока с указанием в виде заголовка наименования организации. Затем необходимо поставить порядковый номер записи по хронологии (следующая после записи об увольнении), дату и внести соответствующие изменения. Закрываем блок в общем порядке - печать организации, подпись сотрудника отдела кадров (руководителя организации) и подпись работника об ознакомлении с записью.
Аналогичного поведения следует придерживаться в случае, если обратился бывший работник с просьбой об исправлении записи в трудовой книжке за период, когда он работал в данной организации.
То же самое относится и к процедуре внесения исправлений записей об увольнении работника или переводе на другую постоянную работу (в случае если такое увольнение (перевод) признано незаконным), за исключением того, что после формулировки "Запись N _ недействительна" следует указать "Восстановлен на прежней работе". При этом сотрудник может попросить работодателя, подав соответствующее заявление (в письменном виде), выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 Инструкции). Отказать работодатель не вправе. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат", а в титульном листе прежней трудовой книжки пишут: "Взамен выдан дубликат", указав его серию и номер.
Если ошибочная запись в трудовой книжке обнаружена по истечении длительного периода, когда после нее сделаны другие записи, то исправления вносятся в порядке, прописанном в разд. 1 Инструкции, то есть после последней записи проставляется номер, следующий по хронологии, например 10, дата внесения исправлений. Затем указывают на недействительность записи под номером, предположим, 6 и воспроизводят правильную запись. В графе 4 не забудьте сделать ссылку на приказ (распоряжение).
Обратите внимание: новую запись следует заверить печатью организации (отдела кадров) и подписью руководителя (сотрудника отдела кадров), в противном случае она может быть расценена как необоснованная.
Учет трудовых книжек
Исполняя обязанности по охране труда, работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, а также Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии с п. 41 Правил обе Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Работодатель при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, определяемую исходя из расходов на их приобретение (п. 47 Правил), тем самым компенсируя свои затраты. Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно при (п. п. 34, 48 Правил):
- массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
- неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша;
- порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы).
Хранение бланков
Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). По окончании месяца кадровик представляет в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, которые были получены за их оформление, с приложением приходного кассового ордера. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности.
Учитывая особую значимость трудовых книжек, по мнению автора, для их хранения кадровую службу предприятия следует обеспечить сейфом или несгораемым шкафом. При этом в нем следует хранить также и Книгу учета движения трудовых книжек, и личные карточки работников, в которых дублируются все записи, вносимые в трудовые книжки.
В соответствии с п. 43 Правил трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо, в случае смерти работника, его ближайшими родственниками, должны храниться в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Что грозит "хулиганам"
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию учета, хранения, выдачи трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Принимая во внимание ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров, невыполнение им обязанности по ведению трудовых книжек следует рассматривать как нарушение трудового законодательства. За нарушение трудового законодательства ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. Для организации он может составить от 30 000 до 50 000 руб. (см., например, Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность организации (индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.
Обратите внимание: в соответствии с действующим законодательством (гл. 14 ТК РФ), работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работника, в противном случае первый может быть привлечен не только к административной, но и к уголовной ответственности. Так, согласно ст. 13.11 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 1000 руб., организацию - от 5000 до 10 000 руб. Уголовная ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 137 УК РФ, в соответствии с которой виновного могут арестовать на срок до шести месяцев. Однако на практике данная норма применяется очень редко.