ѕосле решени€ всех организационных вопросов, св€занных с ведением трудовых книжек, следует обратить внимание на особенности оформлени€ и заполнени€ этого документа. –ассмотрим некоторые наиболее актуальные дл€ практиков ситуации, св€занные с заполнением трудовых книжек и исправлением неправильных или неточных записей.

ќшибки в титульном листе

ќдной из таких ситуаций €вл€етс€ обнаружение в предъ€вленной работником трудовой книжке ошибочных записей в титульном листе, касающихс€ его фамилии, имени, отчества или даты рождени€.

ѕри оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамили€, им€, отчество и дата рождени€ лица, поступающего на работу. »менно эти сведени€ важны дл€ трудовой книжки как дл€ документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. »менно по этим сведени€м при сравнении их с паспортными данными работника будет определ€тьс€ принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Ќередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем, как самим работникам, так и кадровикам.

 аков пор€док исправлени€ неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?

ќфициального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Ётот вопрос не рассмотрен ни в ѕравилах ведени€ и хранени€ трудовых книжек, изготовлени€ бланков трудовых книжек и обеспечени€ ими работодателей, утв. постановлением ѕравительства –‘ от 16.04.03 є 225 (далее - ѕравила), ни в »нструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением ћинтруда –оссии от 10.10.03 є 69 (далее - »нструкци€).

“ак, ѕравила (п. 27) говор€т об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодател€, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведени€х о работе и о награждени€х. јналогично в »нструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки Ђ—ведени€ о работеї и Ђ—ведени€ о награжденииї.

Ёто позвол€ет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. «начит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Ётот вывод подтверждаетс€ и п. 48 ѕравил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее Ђв случае неправильного первичного заполнени€ї.

—ледует также отметить, что и в п. 26 ѕравил, и в п. 2.3 »нструкции говоритс€ об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождени€ на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.  роме того, п. 42 ѕравил содержит пр€мое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

—ледовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправл€ть запись, а уничтожить испорченный бланк. ¬ ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. ¬ насто€щее врем€ форма такого акта официально не предусмотрена и определ€етс€ самим работодателем.

» все же в реальной жизни нередки случаи предъ€влени€ работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. «а неимением установленного пор€дка исправлени€ такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично тому, как полагаетс€ действовать в ситуации, когда требуетс€ внести изменение в запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождени€ работника: одной чертой зачеркиваетс€ прежн€€ фамили€ (или им€, отчество, дата рождени€) и записываютс€ новые данные. —сылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаютс€ на внутренней стороне обложки трудовой книжки и завер€ютс€ подписью работодател€ или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

ѕрименение печатей

”достоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждени€. ќпределенные сложности в этом вопросе возникли в св€зи с прин€тием ѕравительством –‘ постановлени€ от 01.03.08 є 132 Ђќ внесении изменений в постановление ѕравительства –оссийской ‘едерации от 16 апрел€ 2003 г. є225ї (далее - ѕостановление от 01.03.08 є 132).

ƒо внесени€ изменений и в ѕравилах (п. 35 - при увольнении работника), и в »нструкции (пп. 2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Ёта норма потребовала определенного изменени€ после вступлени€ в силу ‘едерального закона от 30.06.06 є90-‘« Ђќ внесении изменений в “рудовой кодекс –оссийской ‘едерации, признании не действующими на территории –оссийской ‘едерации некоторых нормативных правовых актов ———– и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) –оссийской ‘едерацииї. –аботодателей - физических лиц, €вл€ющихс€ индивидуальными предпринимател€ми, по данному закону об€зали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформл€ть книжки работникам, принимаемым на работу впервые).

¬ соответствии с этим ‘едеральным законом ѕостановлением от 01.03.08 є132 словосочетание Ђпечать организацииї в п. 35 ѕравил заменено словосочетанием Ђпечать работодател€ї, охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, €вл€ющихс€ индивидуальными предпринимател€ми. ќднако при этом из ѕравил исчезло словосочетание Ђпечать отдела кадровї, что означает прекращение с 22 марта 2008 г. (дата вступлени€ в силу ѕостановлени€ от 01.03.08 є132) использовани€ при увольнении работника печатей кадровых служб дл€ удостоверени€ всех записей, внесенных в его трудовую книжку за врем€ работы у данного работодател€.

ќчевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. ¬место использовани€ Ђсвоейї печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращатьс€ к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодател€, т.е. печати организации. «аметим также, что применение печатей всегда было тесно св€зано с полномочи€ми должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) Ђна должностьї р€дового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.

Ќеобходимо отметить и то, что прин€тые изменени€ привели к некоторым противоречи€м, возникающим при сравнении норм об использовании печатей дл€ удостоверени€ записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п. 35 ѕравил, и норм, содержащихс€ в оставшихс€ в прежнем виде текстах пп. 2.2 и 2.3 »нструкции. ≈сли из п. 35 ѕравил исключено словосочетание Ђпечатью организации (кадровой службы)ї, то в пп. 2.2 и 2.3 »нструкции остались такие словосочетани€: в п. 2.2 - Ђпечать организации (печать кадровой службы)ї, в п. 2.3 - Ђпечатью организации (или печатью кадровой службы)ї. ѕо »нструкции получаетс€, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставитьс€ печать кадровой службы. ¬ то же врем€ при увольнении согласно ѕравилам надо ставить печать организации.

“акое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. ¬ одном и том же документе, пусть и в разных его част€х, должна использоватьс€ печать одного вида. ѕон€тно, что теперь, с учетом нормы ѕостановлени€ от 01.03.08 є132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. ¬ то же врем€ это не означает полного отказа от использовани€ печати кадровой службы. ќттиск этой печати по-прежнему следует проставл€ть на других документах, оформл€емых в данном подразделении: на копи€х трудовых книжек или выписках из них; на копи€х других документов, с которыми работают кадровики (например, на копи€х документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т.д.

¬несение сведений о работе

Ќемало разночтений св€зано и с внесением записей в раздел трудовой книжки Ђ—ведени€ о работеї. ¬ыделим некоторые ошибки, наиболее характерные дл€ начинающих кадровиков, нередко постигающих пор€док заполнени€ документов путем изучени€ записей, сделанных их предшественниками.

¬о многих трудовых книжках раздел Ђ—ведени€ о работеї при первичном заполнении до насто€щего времени начинаетс€ со стандартной фразы Ђ—тажа до поступлени€ на работу не имелї. ќднако ни ѕравила, ни »нструкци€ не требуют внесени€ в трудовую книжку такой информации, т.е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.

¬ пункте 10 ѕравил содержитс€ положение о необходимости точного соответстви€ всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распор€жени€) по личному составу. Ёто требование часто воспринимаетс€ практиками не вполне верно (слишком буквально): в трудовую книжку дословно вписываетс€ содержание приказа, в т.ч. информаци€ о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытани€ при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутстви€ сотрудника, дл€ замещени€ которого временно прин€т на работу данный работник, и т.п. —ледует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 »нструкции, где четко сказано, что Ђв графе 3 делаетс€ запись о прин€тии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименовани€... наименовани€ должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификацииї.

Ќазванна€ ошибка, видимо, происходит оттого, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. ƒл€ устранени€ этой ошибки надо у€снить, что в соответствии с п. 3.1 »нструкции запись о приеме на работу фактически €вл€етс€ краткой выпиской из приказа о конкретном месте работы, на которое прин€т работник (подразделение, должность, професси€). »менно эта информаци€ должна точно соответствовать приказу. ƒругие сведени€ из приказа: срок договора, срок испытани€, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутстви€, услови€ оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое - не перенос€тс€ в трудовую книжку работника.

«апись о приеме на работу об€зательно должна содержать информацию о квалификации работника (п. 3.1 »нструкции): Ђѕрин€т в цех є5 фрезеровщиком 4-горазр€даї, Ђѕрин€т в финансовый отдел на должность специалиста I категорииї.

»сключением из общего правила €вл€етс€ пор€док внесени€ в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника пере вод€т на другую посто€нную работу к другому работодателю. ¬ данной ситуации недостаточно руководствоватьс€ только п. 3.1 »нструкции, а следует учитывать и требование п. 6.1, где указываетс€, что запись о приеме на работу должна быть дополнена словами о приеме работника Ђв пор€дке переводаї. ќтметим, что в этом пункте »нструкции не сказано о необходимости об€зательно давать название организации, из которой работник был уволен в пор€дке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: Ђѕрин€та в отдел рекламы на должность менеджера в пор€дке переводаї.

ƒовольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 окт€бр€ 2006 г., €вл€етс€ удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Ёто пр€мое нарушение п. 3.1 »нструкции, так как реквизиты, удостовер€ющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставл€ютс€ только при увольнении работника.

«апись о работе по совместительству

¬ нормативных актах недостаточно подробно раскрыт вопрос о пор€дке внесени€ в трудовую книжку записей о работе по совместительству. ¬ »нструкции сказано, что они производ€тс€ по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1). ≈сли работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), котора€ началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом пор€дке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.

ќднако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени (Ђпо желаниюї), а значит и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведени€ в своей трудовой книжке. ¬ »нструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничени€х дл€ внесени€ таких записей, поэтому отказывать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.

 ак следует вносить запись о Ђбывшейї работе по совместительству?

—пециального указани€ по этому вопросу в »нструкции нет, значит нужно руководствоватьс€ общим правилом: в графе 2 указываетс€ дата приема на работу в качестве совместител€ (а не дата внесени€ записи о работе по совместительству); в графе 3 делаетс€ запись о прин€тии в качестве совместител€ в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименовани€; в графе 4 указываетс€ наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. ¬ таком же пор€дке производитс€ запись об увольнении с этой работы.

“аким образом, строго соблюда€ требование »нструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказываетс€ более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнени€ с этой работы (в случае, когда работник Ђнесвоевременної обратилс€ в кадровую службу с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).