1. Командировочные расходы это
2. Командировочное удостоверение
3. Приказ на командировку
4. Служебное задание
5. Авансовый отчёт
6. Оплата суточных
7. Оплата транспортных расходов
8. Возмещение расходов по найму жилого помещения
9. Возмещение прочих расходов
10. Командировочное удостоверение без отметок о прибытии и убытии
11. Заграничные командировки
12. Однодневные командировки
13. Вместо суточных возмещение питания
14. Прочие вопросы
При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, не зависимо от того, выполнены цели командировки или нет.
Сегодня мы разберём правильность учёта командировочных, разберём все виды документов, которые необходимо оформлять и как их правильно оформлять. Изучив данный материал, у Вас не должно остаться вопросов.
Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной (либо подвижный) характер. В этих случаях работникам производится выплата специальных надбавок к заработной плате. Распоряжение работодателя о выезде в командировку является для работника обязательным.
Не допускается направление в командировку:
1) беременных женщин;
2) лиц, не достигших возраста 18 лет;
3) работников в период действия ученического договора.
Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, могут направляться в командировки только с их согласия.
Документальное оформление командировок.
Максимальная продолжительность командировки в пределах Российской Федерации составляет 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Предельная продолжительность командировок работников за пределы Российской Федерации не установлена. Начиная с 61 дня пребывания работника в командировке за границей, суточные выплачиваются по нормам, установленным для работников загранучреждений Российской Федерации, расположенных в пределах государства, в которое командирован работник.
омпенсация расходов при командировках в пределах Российской Федерации предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником на период командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;
3) возмещение расходов по найму жилого помещения;
4) выплата суточных за время нахождения в командировке;
5) возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или с ведома работодателя.
Средний заработок за время нахождения в командировке.
За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Удостоверение необходимо для подтверждения факта пребывания сотрудника в командировке (ставят соответствующие отметки) и передачи ему определенных полномочий.
Оформляет его работник отдела кадров, на основании приказа о направлении в командировку, визирует руководитель организации. Затем оно отдается командированному работнику. Помимо этого, в отделе кадров должен вестись журнал командировок, в котором необходимо указывать сведения о сотрудниках, уезжающих в командировку, указывая время их убытия и прибытия.
Так как командировочное удостоверение является документом по учету и оплате труда, его форма является унифицированной - №Т-10.
Заполнение командировочного удостоверения
Заполняться оно может как от руки, так и с помощью компьютера. Ошибки, допущенные при его оформлении необходимо исправлять, зачеркивая ошибочные записи, вписывая над ними правильные. При этом исправления должны быть завизированы соответствующими должностными лицами.
Обратная сторона формы заполняется в процессе командировки. Работник ставит отметки прибытия и убытия в организациях, куда он был направлен. Так как возможны варианты подтверждения нахождения работника в командировке, отметки должны заверяться печатью и подписью ответственного лица.
После возвращения из командировки сотрудник отдает командировочное удостоверение работнику бухгалтерии (оно должно быть полностью заполнено), прикладывая к нему авансовый отчет и другие оправдательные документы, чтобы расходы, понесенные организацией, были учтены.
Командировочное удостоверение бланк скачать
Приказ о направлении работника в служебную командировку печатается на бумаге формата А4 в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр (оригинал) обычно хранится у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.
При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила:
- фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;
- место назначения (место командировки) также переносится из служебного задания.
Срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:
- днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;
- срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;
- срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;
- цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;
- командировка может оплачиваться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке "Командировка осуществляется за счет средств" указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;
- в строке "Основание" унифицированной формы N Т-9 обычно сначала указывается служебное задание, его номер и дата. В случае если командировка вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним), в строке "Основание" указывается номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.
В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае юристы и бухгалтеры предприятия лишаются возможности доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. В унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказа от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).
Если согласие сотрудника оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке "Основание" унифицированной формы N Т-9 указываются реквизиты этого документа.
Если в командировку направляются два, три или более работников, то в форму N Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.
Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику для ознакомления под расписку. На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.
Приказ на командировку скачать бланк
Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.
Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.
Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет.
Служебное задание скачать бланк
Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.
Заполнение авансового отчета
1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.
2) Бухгалтером.
Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.
Авансовый отчёт скачать бланк
При этом днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Следует учитывать, что если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает работодатель.
Коллективным договором или локальным нормативным актом организации суточные за время нахождения в командировке могут быть установлены в повышенном размере по отношению к нормативу. В этом случае сумма превышения облагается налогом на доходы физического лица и единым социальным налогом.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
На сумму расходов по оплате жилья можно уменьшить свою налогооблагаемую прибыль.
А как быть, если по каким-то причинам работник не смог документально подтвердить свои расходы по оплате жилья? Тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае «нормативные» выплаты также не будут облагаться налогом на доходы физических лиц, на них не будут начисляться ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ. Еще обратите внимание на то, что к расходам по найму жилого помещения не относятся расходы за пользование мини-барами, саунами, прочие подобные расходы. Если они, конечно, выделены в счете отдельно.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета по найму жилого помещения, оплачиваются в счет суточных. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные дни командировки, как по данной стране, так и по другим странам в целом.
Уезжая в командировку, в страны СНГ, работник, волен сам выбирать, себе жилое помещение, так как выбор гостиниц действующим законодательством не ограничен и организация не должна возмещать работнику расходы, связанные с наймом жилья.
Если стоимость таких услуг в счете гостиницы отдельно не выделена. Тогда они возмещаются работнику в общей стоимости оплаты за проживание. Но если их стоимость вынесена в отдельную строку, то они оплачиваются за счет суточных работника. Правда, с разрешения руководителя предприятия такие расходы могут быть возмещены работнику дополнительно. Но при этом нужно не забыть удержать с него подоходный налог.
Бывает, что в счете отдельно выделено наличие в номере телефона, телевизора или холодильника. А между тем стоимость этих минимально необходимых удобств является компенсационной выплатой работнику за проживание (то есть эти услуги возмещаются ему как плата за проживание). А потому они не должны учитываться в совокупном доходе работника.
Работник имеет право на возмещение и иных расходов, не включаемых в облагаемый подоходным налогом доход, если они связаны с выполнением задания работодателя. В подобных случаях дополнительно возмещаются такие расходы, как страховые сборы (включая медицинскую страховку), стоимость входных билетов (на выставку, биржу, конгресс для работы), каталога выставки, оплата услуг переводчика, оплата синхронного перевода на конгрессе и перевода материалов конгресса на русский язык, консульский сбор.
Одновременно с этим, сотрудники налоговых служб в ходе проведения выездных контрольных мероприятий без должного подтверждения командировочных расходов могут их снять из затрат и доначислить налог на прибыль.
Ниже представлен список документов, которые так же, как и командировочное удостоверение, оформленное должным образом, подтверждает правомерность списание командировочных расходов в затраты организации при налогообложении прибыли:
оформленный соответствующей службой приказ или распоряжение о направлении сотрудника в командировку;
проездные документы, в которых указана дата прибытия и выбытия из места проведения служебной поездки;
оформленное служебное задание для направления в служебную поездку работника;
отчет, оформленный сотрудником, по результатам проведенной командировки;
счет из отеля, который также подтверждает время нахождения работника в месте проведения командировки.
У работодателя сотрудник находится в длительной командировке зарубежном. На такое юридическое лицо согласно действующему налоговому законодательству не правомерно применять нормы, указанные в статях 226 и 230 Налогового кодекса РФ.
Расходы на электронный авиабилет правомерно подтвердить специальным документом.
Cуточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.
На основании вышеизложенного, в случае принятия организацией решения по выплате суточных и по однодневным командировкам (даже если это прописано во внутреннем положении о командировках), организация не сможет без рисков для себя включить данные суточные в состав расходов, учитываемых при налогообложении.
Помимо налога на прибыль, налоговики могут доначислить и НДФЛ, сочтя, что суточные по однодневным командировкам не подпадают под определение «суточных». Подобный вывод чиновники уже делали в своих разъяснениях.
Однако у организаций есть шанс доказать неправомерность начисления НДФЛ, сославшись на отсутствие у работника в данной ситуации экономической выгоды (дохода). Ведь работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах.
В подобных ситуациях сумму расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке налоговики, вероятнее всего, не разрешат учитывать при налогообложении прибыли. Кроме того, они посчитают данную сумму доходом, с которого необходимо удерживать НДФЛ. Их аргументация такова: возмещение питания в командировке не предусмотрено ни Трудовым кодексом, ни Положением о командировках.
По налогу на прибыль претензии налоговиков вряд ли удастся оспорить, ведь компания добровольно приняла решение по возмещение расходов на питание в командировке, хотя законодательством такой обязанности не предусмотрено. А вот с НДФЛ ситуация иная: сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе работодателя, следовательно, расходы на питание в кафе-ресторанах он вынужден нести в силу выполнения своих трудовых обязанностей. Следовательно, возмещение компанией расходов на питание не подпадают под определение «дохода», приведенного в статье 41 НК РФ. Поэтому претензии налоговиков по начислению НДФЛ компании могут попытаться оспорить в судебном порядке.
Ответ: да, можно.
Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как видим, речь идет именно о месте работы, а оно указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Как правило, в трудовом договоре в качестве места работы указано наименование организации и ее адрес.
Получается, что направление сотрудника для выполнения служебного задания в другую организацию, пусть даже расположенную в том же городе и даже на той же улице, формально может быть командировкой. Подтверждает этот вывод и норма пункта 3 Положения о командировках*. В ней уточняется, что местом постоянной работы считается место расположения организации (структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Таким образом, если сотрудник будет выполнять работу в другой организации в том же городе, то ему можно оформить командировку. Суточные в таком случае выплачивать не требуется, так как сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться в место жительства (п. 11 Положения о командировках). Отпадает и необходимость оплаты расходов на проживание. В остальном же командировка в данном случае оформляется в обычном порядке. Но здесь работодателя может поджидать другая сложность. И об этом наш второй вопрос.
Вопрос № 2: постоянные поездки экспедитора – это командировка?
Ответ: нет, не командировка.
Этот вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, чья постоянная работа связана с разъездами (курьеры, сотрудники прямых продаж, сантехники, электрики, оказывающие услуги населению), или вовсе проходит в пути (водители, проводники, пилоты, машинисты, экспедиторы) не признаются командировками.
Соответственно, таким сотрудникам не надо на каждую поездку оформлять командировочное удостоверение и оплачивать суточные. Это правило работает, даже если поездка предстоит в другой город и на несколько дней (например, в случае с экспедиторами).
Вопрос № 3: может ли командировка длиться один день?
Ответ: да, может.
На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной. Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной. Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.
Из всего этого можно сделать лишь один вывод – однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей. Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках).
Вопрос № 4: может ли командировка длиться бесконечно долго?
Ответ: нет, не может.
В старой Инструкции о командировках содержится четкая норма о том, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года (п. 4 Инструкции о командировках). Однако в Положении о командировках (более позднем документе) подобного ограничения уже не содержится. Так, в пункте 4 Положения сказано лишь, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Выходит, что работодатель при необходимости может направить сотрудника в командировку и более чем на 40 дней. Но бесконечной командировка быть все равно не может. Ведь, как мы помним, командировка, согласно статье 166 ТК РФ, – это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения. Соответственно, длительность командировки определяется сроками выполнения этого поручения, которое четко зафиксировано в документе, составляемом при направлении сотрудника – командировочном удостоверении. Таким образом, если трудинспектор обнаружит, что задание выполнено, а сотрудник все еще в командировке, или что задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго, то такую «командировку» вполне могут признать переводом работника. Работодателя же в таком случае ждет ответственность вплоть до приостановления деятельности фирмы и дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ). А если это обнаружит налоговый инспектор, то под удар могут попасть суточные и оплата проезда. Кроме того, если командировка длится более одного месяца, налоговики могут решить, что компания создала обособленное подразделение.
Вопрос № 5: как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?
Ответ: днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.
Связано это с тем, что согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта.
Обратите внимание, что в таком случае день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете. Поэтому лучше попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию также и билет на транспорт, с помощью которого он добирался до аэропорта.
Вопрос № 6: надо ли предоставлять работнику, вернувшемуся из командировки, дополнительные выходные, если в месте командировки он работал по шестидневке?
Ответ: нет, не надо.
Предположим, сотрудник по основному месту работы трудится пять дней в неделю, а во время командировки он работал по шестидневной рабочей неделе. Возникло ли у него право на дополнительные выходные? Ответ на этот вопрос прямо зафиксирован в пункте 8 Инструкции о командировках. Там говорится, что на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха того предприятия (объединения, учреждения, организации), в которое он командирован. Это значит, что если в месте командировки установлена шестидневка, то работник обязан трудиться и в субботу. И предоставлять ему по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха взамен этих рабочих суббот не нужно.
Вопросы, возникающие при оплате труда командированных сотрудников, были рассмотрены в статье «Командировочные расходы: оплата труда во время командировки».
Вопрос № 7: надо ли платить суточные и оплачивать гостиницу, если командированный работник заболел?
Ответ: да, надо.
Этот момент также прямо урегулирован в нормативных документах. Так, в пункте 25 Положения о командировках сказано, что работнику, заболевшему во время командировки, положено возмещать расходы по найму жилого помещения и выплачивать суточные за все время, пока он не может из-за болезни выполнять работу или вернуться к месту жительства.
А пункт 16 Инструкции о командировках решает вопрос с продлением командировки на время болезни. Причем решает его достаточно просто – дни болезни просто не включаются в срок командировки, указанный в командировочном удостоверении.
Вопрос № 8: какой документ обязательно оформлять при направлении работника в командировку?
Ответ: командировочное удостоверение.
Данный вопрос сегодня решен достаточно четко. Пункт 7 Положения о командировках гласит: «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них)». Из этого следует, что при направлении работника в командировку необходимо иметь решение работодателя (форма этого решения не уточняется, значит, оно может быть и устным, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, составленное по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).
Заметим, что ранее в данном вопросе возникала путаница из-за того, что законодательство предусматривало вариативность оформления. Работодатель мог сам решить, какой документ составить: приказ о командировке или командировочное удостоверение (п. 2 Инструкции о командировках). Но данная норма больше не применяется, поскольку она противоречит Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ).
Вопрос № 9: нужно ли компенсировать расходы на бензин, если сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле?
Ответ: нужно, но при соблюдении определенного условия
Трудовое законодательство не регламентирует, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Логично предположить, что данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопасности командированного работника.
Таким образом, если работодатель согласовал возможность поездки в командировку на личном транспорте (о чем имеется документальное подтверждение), то он обязан будет возместить расходы работника, связанные с проездом к месту командировки и обратно. Кроме того, в таком случае сотруднику положена компенсация за использование личного имущества в служебных целях, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ). Компания сможет учесть сумму компенсации в расходах при налогообложении прибыли.
Вопрос № 10: как быть, если работник опоздал на поезд или на самолет?
Ответ: купить ему новый билет.
В ситуации, когда работник опоздал к отправлению транспорта, который должен доставить его в командировку или из нее, организация оказывается в правовом тупике. Дело в том, что статья 166 ТК РФ обязывает работодателя оплатить проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. Обязывает без каких-либо исключений и альтернатив. Значит, не оплатить второй билет работодатель не имеет права.
Удержать же стоимость «просроченного» билета с сотрудника работодатель не может. В этом ему препятствует статья 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда возможно удержание денег из заработной платы сотрудника. И в этом перечне ничего не сказано о возможности удержать стоимость неиспользованного билета. Поэтому работодателю остается либо договариваться с сотрудником по-хорошему, либо обращаться в суд с иском о взыскании с работника данной суммы. Если сотрудник согласится добровольно внести в кассу средства в счет погашения причиненного компании ущерба, то ККТ применять не потребуется, так как нет факта продажи товара, работы, или услуги.
2. Командировочное удостоверение
3. Приказ на командировку
4. Служебное задание
5. Авансовый отчёт
6. Оплата суточных
7. Оплата транспортных расходов
8. Возмещение расходов по найму жилого помещения
9. Возмещение прочих расходов
10. Командировочное удостоверение без отметок о прибытии и убытии
11. Заграничные командировки
12. Однодневные командировки
13. Вместо суточных возмещение питания
14. Прочие вопросы
Командировочные расходы это
При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, не зависимо от того, выполнены цели командировки или нет.
Сегодня мы разберём правильность учёта командировочных, разберём все виды документов, которые необходимо оформлять и как их правильно оформлять. Изучив данный материал, у Вас не должно остаться вопросов.
Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной (либо подвижный) характер. В этих случаях работникам производится выплата специальных надбавок к заработной плате. Распоряжение работодателя о выезде в командировку является для работника обязательным.
Не допускается направление в командировку:
1) беременных женщин;
2) лиц, не достигших возраста 18 лет;
3) работников в период действия ученического договора.
Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, могут направляться в командировки только с их согласия.
Документальное оформление командировок.
Максимальная продолжительность командировки в пределах Российской Федерации составляет 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Предельная продолжительность командировок работников за пределы Российской Федерации не установлена. Начиная с 61 дня пребывания работника в командировке за границей, суточные выплачиваются по нормам, установленным для работников загранучреждений Российской Федерации, расположенных в пределах государства, в которое командирован работник.
омпенсация расходов при командировках в пределах Российской Федерации предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником на период командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;
3) возмещение расходов по найму жилого помещения;
4) выплата суточных за время нахождения в командировке;
5) возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или с ведома работодателя.
Средний заработок за время нахождения в командировке.
За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Командировочное удостоверение
Удостоверение необходимо для подтверждения факта пребывания сотрудника в командировке (ставят соответствующие отметки) и передачи ему определенных полномочий.
Оформляет его работник отдела кадров, на основании приказа о направлении в командировку, визирует руководитель организации. Затем оно отдается командированному работнику. Помимо этого, в отделе кадров должен вестись журнал командировок, в котором необходимо указывать сведения о сотрудниках, уезжающих в командировку, указывая время их убытия и прибытия.
Так как командировочное удостоверение является документом по учету и оплате труда, его форма является унифицированной - №Т-10.
Заполнение командировочного удостоверения
Заполняться оно может как от руки, так и с помощью компьютера. Ошибки, допущенные при его оформлении необходимо исправлять, зачеркивая ошибочные записи, вписывая над ними правильные. При этом исправления должны быть завизированы соответствующими должностными лицами.
Обратная сторона формы заполняется в процессе командировки. Работник ставит отметки прибытия и убытия в организациях, куда он был направлен. Так как возможны варианты подтверждения нахождения работника в командировке, отметки должны заверяться печатью и подписью ответственного лица.
После возвращения из командировки сотрудник отдает командировочное удостоверение работнику бухгалтерии (оно должно быть полностью заполнено), прикладывая к нему авансовый отчет и другие оправдательные документы, чтобы расходы, понесенные организацией, были учтены.
Командировочное удостоверение бланк скачать
Приказ на командировку
Приказ о направлении работника в служебную командировку печатается на бумаге формата А4 в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр (оригинал) обычно хранится у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.
При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила:
- фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;
- место назначения (место командировки) также переносится из служебного задания.
Срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:
- днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;
- срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;
- срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;
- цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;
- командировка может оплачиваться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке "Командировка осуществляется за счет средств" указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;
- в строке "Основание" унифицированной формы N Т-9 обычно сначала указывается служебное задание, его номер и дата. В случае если командировка вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним), в строке "Основание" указывается номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.
В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае юристы и бухгалтеры предприятия лишаются возможности доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. В унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказа от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).
Если согласие сотрудника оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке "Основание" унифицированной формы N Т-9 указываются реквизиты этого документа.
Если в командировку направляются два, три или более работников, то в форму N Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.
Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику для ознакомления под расписку. На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.
Приказ на командировку скачать бланк
Служебное задание
Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.
Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.
Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет.
Служебное задание скачать бланк
Авансовый отчёт
Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.
Заполнение авансового отчета
1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.
2) Бухгалтером.
Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.
Авансовый отчёт скачать бланк
Оплата суточных
При этом днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Следует учитывать, что если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает работодатель.
Коллективным договором или локальным нормативным актом организации суточные за время нахождения в командировке могут быть установлены в повышенном размере по отношению к нормативу. В этом случае сумма превышения облагается налогом на доходы физического лица и единым социальным налогом.
Оплата транспортных расходов
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Возмещение расходов по найму жилого помещения
На сумму расходов по оплате жилья можно уменьшить свою налогооблагаемую прибыль.
А как быть, если по каким-то причинам работник не смог документально подтвердить свои расходы по оплате жилья? Тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае «нормативные» выплаты также не будут облагаться налогом на доходы физических лиц, на них не будут начисляться ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ. Еще обратите внимание на то, что к расходам по найму жилого помещения не относятся расходы за пользование мини-барами, саунами, прочие подобные расходы. Если они, конечно, выделены в счете отдельно.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета по найму жилого помещения, оплачиваются в счет суточных. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные дни командировки, как по данной стране, так и по другим странам в целом.
Уезжая в командировку, в страны СНГ, работник, волен сам выбирать, себе жилое помещение, так как выбор гостиниц действующим законодательством не ограничен и организация не должна возмещать работнику расходы, связанные с наймом жилья.
Если стоимость таких услуг в счете гостиницы отдельно не выделена. Тогда они возмещаются работнику в общей стоимости оплаты за проживание. Но если их стоимость вынесена в отдельную строку, то они оплачиваются за счет суточных работника. Правда, с разрешения руководителя предприятия такие расходы могут быть возмещены работнику дополнительно. Но при этом нужно не забыть удержать с него подоходный налог.
Бывает, что в счете отдельно выделено наличие в номере телефона, телевизора или холодильника. А между тем стоимость этих минимально необходимых удобств является компенсационной выплатой работнику за проживание (то есть эти услуги возмещаются ему как плата за проживание). А потому они не должны учитываться в совокупном доходе работника.
Возмещение прочих расходов
Работник имеет право на возмещение и иных расходов, не включаемых в облагаемый подоходным налогом доход, если они связаны с выполнением задания работодателя. В подобных случаях дополнительно возмещаются такие расходы, как страховые сборы (включая медицинскую страховку), стоимость входных билетов (на выставку, биржу, конгресс для работы), каталога выставки, оплата услуг переводчика, оплата синхронного перевода на конгрессе и перевода материалов конгресса на русский язык, консульский сбор.
Командировочное удостоверение без отметок о прибытии и убытии
Одновременно с этим, сотрудники налоговых служб в ходе проведения выездных контрольных мероприятий без должного подтверждения командировочных расходов могут их снять из затрат и доначислить налог на прибыль.
Ниже представлен список документов, которые так же, как и командировочное удостоверение, оформленное должным образом, подтверждает правомерность списание командировочных расходов в затраты организации при налогообложении прибыли:
оформленный соответствующей службой приказ или распоряжение о направлении сотрудника в командировку;
проездные документы, в которых указана дата прибытия и выбытия из места проведения служебной поездки;
оформленное служебное задание для направления в служебную поездку работника;
отчет, оформленный сотрудником, по результатам проведенной командировки;
счет из отеля, который также подтверждает время нахождения работника в месте проведения командировки.
Заграничные командировки
У работодателя сотрудник находится в длительной командировке зарубежном. На такое юридическое лицо согласно действующему налоговому законодательству не правомерно применять нормы, указанные в статях 226 и 230 Налогового кодекса РФ.
Расходы на электронный авиабилет правомерно подтвердить специальным документом.
Однодневные командировки
Cуточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.
На основании вышеизложенного, в случае принятия организацией решения по выплате суточных и по однодневным командировкам (даже если это прописано во внутреннем положении о командировках), организация не сможет без рисков для себя включить данные суточные в состав расходов, учитываемых при налогообложении.
Помимо налога на прибыль, налоговики могут доначислить и НДФЛ, сочтя, что суточные по однодневным командировкам не подпадают под определение «суточных». Подобный вывод чиновники уже делали в своих разъяснениях.
Однако у организаций есть шанс доказать неправомерность начисления НДФЛ, сославшись на отсутствие у работника в данной ситуации экономической выгоды (дохода). Ведь работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах.
Вместо суточных возмещение питания
В подобных ситуациях сумму расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке налоговики, вероятнее всего, не разрешат учитывать при налогообложении прибыли. Кроме того, они посчитают данную сумму доходом, с которого необходимо удерживать НДФЛ. Их аргументация такова: возмещение питания в командировке не предусмотрено ни Трудовым кодексом, ни Положением о командировках.
По налогу на прибыль претензии налоговиков вряд ли удастся оспорить, ведь компания добровольно приняла решение по возмещение расходов на питание в командировке, хотя законодательством такой обязанности не предусмотрено. А вот с НДФЛ ситуация иная: сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе работодателя, следовательно, расходы на питание в кафе-ресторанах он вынужден нести в силу выполнения своих трудовых обязанностей. Следовательно, возмещение компанией расходов на питание не подпадают под определение «дохода», приведенного в статье 41 НК РФ. Поэтому претензии налоговиков по начислению НДФЛ компании могут попытаться оспорить в судебном порядке.
Прочие вопросы
Ответ: да, можно.
Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как видим, речь идет именно о месте работы, а оно указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Как правило, в трудовом договоре в качестве места работы указано наименование организации и ее адрес.
Получается, что направление сотрудника для выполнения служебного задания в другую организацию, пусть даже расположенную в том же городе и даже на той же улице, формально может быть командировкой. Подтверждает этот вывод и норма пункта 3 Положения о командировках*. В ней уточняется, что местом постоянной работы считается место расположения организации (структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Таким образом, если сотрудник будет выполнять работу в другой организации в том же городе, то ему можно оформить командировку. Суточные в таком случае выплачивать не требуется, так как сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться в место жительства (п. 11 Положения о командировках). Отпадает и необходимость оплаты расходов на проживание. В остальном же командировка в данном случае оформляется в обычном порядке. Но здесь работодателя может поджидать другая сложность. И об этом наш второй вопрос.
Вопрос № 2: постоянные поездки экспедитора – это командировка?
Ответ: нет, не командировка.
Этот вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, чья постоянная работа связана с разъездами (курьеры, сотрудники прямых продаж, сантехники, электрики, оказывающие услуги населению), или вовсе проходит в пути (водители, проводники, пилоты, машинисты, экспедиторы) не признаются командировками.
Соответственно, таким сотрудникам не надо на каждую поездку оформлять командировочное удостоверение и оплачивать суточные. Это правило работает, даже если поездка предстоит в другой город и на несколько дней (например, в случае с экспедиторами).
Вопрос № 3: может ли командировка длиться один день?
Ответ: да, может.
На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной. Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной. Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.
Из всего этого можно сделать лишь один вывод – однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей. Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках).
Вопрос № 4: может ли командировка длиться бесконечно долго?
Ответ: нет, не может.
В старой Инструкции о командировках содержится четкая норма о том, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года (п. 4 Инструкции о командировках). Однако в Положении о командировках (более позднем документе) подобного ограничения уже не содержится. Так, в пункте 4 Положения сказано лишь, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Выходит, что работодатель при необходимости может направить сотрудника в командировку и более чем на 40 дней. Но бесконечной командировка быть все равно не может. Ведь, как мы помним, командировка, согласно статье 166 ТК РФ, – это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения. Соответственно, длительность командировки определяется сроками выполнения этого поручения, которое четко зафиксировано в документе, составляемом при направлении сотрудника – командировочном удостоверении. Таким образом, если трудинспектор обнаружит, что задание выполнено, а сотрудник все еще в командировке, или что задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго, то такую «командировку» вполне могут признать переводом работника. Работодателя же в таком случае ждет ответственность вплоть до приостановления деятельности фирмы и дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ). А если это обнаружит налоговый инспектор, то под удар могут попасть суточные и оплата проезда. Кроме того, если командировка длится более одного месяца, налоговики могут решить, что компания создала обособленное подразделение.
Вопрос № 5: как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?
Ответ: днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.
Связано это с тем, что согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта.
Обратите внимание, что в таком случае день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете. Поэтому лучше попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию также и билет на транспорт, с помощью которого он добирался до аэропорта.
Вопрос № 6: надо ли предоставлять работнику, вернувшемуся из командировки, дополнительные выходные, если в месте командировки он работал по шестидневке?
Ответ: нет, не надо.
Предположим, сотрудник по основному месту работы трудится пять дней в неделю, а во время командировки он работал по шестидневной рабочей неделе. Возникло ли у него право на дополнительные выходные? Ответ на этот вопрос прямо зафиксирован в пункте 8 Инструкции о командировках. Там говорится, что на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха того предприятия (объединения, учреждения, организации), в которое он командирован. Это значит, что если в месте командировки установлена шестидневка, то работник обязан трудиться и в субботу. И предоставлять ему по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха взамен этих рабочих суббот не нужно.
Вопросы, возникающие при оплате труда командированных сотрудников, были рассмотрены в статье «Командировочные расходы: оплата труда во время командировки».
Вопрос № 7: надо ли платить суточные и оплачивать гостиницу, если командированный работник заболел?
Ответ: да, надо.
Этот момент также прямо урегулирован в нормативных документах. Так, в пункте 25 Положения о командировках сказано, что работнику, заболевшему во время командировки, положено возмещать расходы по найму жилого помещения и выплачивать суточные за все время, пока он не может из-за болезни выполнять работу или вернуться к месту жительства.
А пункт 16 Инструкции о командировках решает вопрос с продлением командировки на время болезни. Причем решает его достаточно просто – дни болезни просто не включаются в срок командировки, указанный в командировочном удостоверении.
Вопрос № 8: какой документ обязательно оформлять при направлении работника в командировку?
Ответ: командировочное удостоверение.
Данный вопрос сегодня решен достаточно четко. Пункт 7 Положения о командировках гласит: «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них)». Из этого следует, что при направлении работника в командировку необходимо иметь решение работодателя (форма этого решения не уточняется, значит, оно может быть и устным, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, составленное по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).
Заметим, что ранее в данном вопросе возникала путаница из-за того, что законодательство предусматривало вариативность оформления. Работодатель мог сам решить, какой документ составить: приказ о командировке или командировочное удостоверение (п. 2 Инструкции о командировках). Но данная норма больше не применяется, поскольку она противоречит Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ).
Вопрос № 9: нужно ли компенсировать расходы на бензин, если сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле?
Ответ: нужно, но при соблюдении определенного условия
Трудовое законодательство не регламентирует, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Логично предположить, что данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопасности командированного работника.
Таким образом, если работодатель согласовал возможность поездки в командировку на личном транспорте (о чем имеется документальное подтверждение), то он обязан будет возместить расходы работника, связанные с проездом к месту командировки и обратно. Кроме того, в таком случае сотруднику положена компенсация за использование личного имущества в служебных целях, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ). Компания сможет учесть сумму компенсации в расходах при налогообложении прибыли.
Вопрос № 10: как быть, если работник опоздал на поезд или на самолет?
Ответ: купить ему новый билет.
В ситуации, когда работник опоздал к отправлению транспорта, который должен доставить его в командировку или из нее, организация оказывается в правовом тупике. Дело в том, что статья 166 ТК РФ обязывает работодателя оплатить проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. Обязывает без каких-либо исключений и альтернатив. Значит, не оплатить второй билет работодатель не имеет права.
Удержать же стоимость «просроченного» билета с сотрудника работодатель не может. В этом ему препятствует статья 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда возможно удержание денег из заработной платы сотрудника. И в этом перечне ничего не сказано о возможности удержать стоимость неиспользованного билета. Поэтому работодателю остается либо договариваться с сотрудником по-хорошему, либо обращаться в суд с иском о взыскании с работника данной суммы. Если сотрудник согласится добровольно внести в кассу средства в счет погашения причиненного компании ущерба, то ККТ применять не потребуется, так как нет факта продажи товара, работы, или услуги.