Фрагменты отчета по аудиту системы управления Группы предприятий "ХХХ"


1. Структуры и процессы управления

1. Описание текущего состояния

2. Проблемные зоны

2. Мотивация персонала

1. Описание текущей ситуации

2. Проблемные зоны

3. Зоны развития и предложения по совершенствованию

3. Система бюджетирования

1. Описание текущей ситуации

2. Описание текущих проблем

3. Зоны развития и предложения по совершенствованию

1. Структуры и процессы управления

1.1. Описание текущего состояния


     Существующая система управления Группы компаний "ХХХ" является двухуровневой, на первом уровне расположены производственные Предприятия - ТОО "ХХХ ПТЭЦ-2", ТОО "ХХХ СК РЭК", ТОО "ХХХ-теплотранзит" на втором уровне находится управляющая компания ТОО "ХХХ".      Аппарат управления ТОО "ХХХ" является достаточно компактным, каждое производственное Предприятие в свою очередь, имеет свой собственный аппарат управления, реализующий все функции управления Предприятием за исключением управления финансами.      Основные производственные подразделения Предприятий находятся в подчинении Директоров Предприятий, функциональные подразделения административно подчиняются Директорам, а функционально Главным специалистам Управляющей компании по соответствующим направлениям.

     В Группе действуют правила, в соответствии с которыми, все прямые указания Директоров и Главных специалистов Управляющей компании, являются приоритетными для соответствующих функциональных подразделений Предприятий. Вместе с тем нужно отметить, что утверждение, часто звучавшее в ходе интервью с должностными лицами УК о том, что управление функциями централизовано и выполнением соответствующих функций на предприятиях руководят Главные специалисты Управляющей компании, является не верным. Данное положение не зафиксировано, ни в каких организационных документах (таких как положения, должностные инструкции и пр.) и не всегда действует на практике. Исключение составляет лишь Дирекция по развитию систем управления и программному обеспечению, работа сотрудников которой строится по проектному принципу в соответствии с планами, разрабатываемыми ДРСУ и ПО, в силу чего, Директора предприятий не имеют возможности самостоятельно назначать задания сотрудникам, за исключением, небольших единовременных поручений.

     В целом можно сказать, что подразделения аппаратов управления Предприятий работают достаточно автономно и воспринимают Главных специалистов Управляющей компании скорее как представителей вышестоящей организации, которая ставит им задачи и требует представления определенных результатов, а не как непосредственных руководителей.


1.2. Проблемные зоны


     В Группе проводится большая работа по описанию основных бизнес-процессов, их оптимизации и повышению эффективности, однако необходимо отметить, что в то же время из поля зрения Компании выпали управленческие процессы, посредством которых ХХХ управляет подчиненными ему предприятиями.

     Основной проблемой в данной области является то, что сложившиеся на сегодняшний день распределение управленческих функций между Управляющей компанией и предприятиями является, во многом, наследием периода антикризисного менеджмента. Как следствие процессы управления ХХХ характеризуются высокой степенью централизации принятия решений, большим количеством согласований, носят фрагментарный и не систематический характер.

     В качестве примера можно привести процедуру согласования договоров, заключаемых Предприятиями. Данная процедура предусматривает упрощенный порядок согласования договоров на сумму до 100 000 у.е. (так называемый малый круг согласований), и более сложную процедуру согласования договоров на сумму свыше 100 000 у.е. (большой круг согласований), в ходе последней требуется согласование со следующими должностными лицами ХХХ:

* Главный бухгалтер;

* Директор по персоналу и безопасности;

* Исполнительный директор;

* Главный экономист;

* Главный юрист;

* Финансовый директор.

Кроме того, договор утверждается Генеральным директором компании.


Таблица 1. Анализ договоров с поставщиками и подрядчиками

Группы договоров

Всего заключенных договоров


Общая сумма заключенных договоров


шт.

%

тыс. у.е.

%

До 100 тыс. у.е.

526

52,97

18 560

1,41

От 100 до 500 тыс. у.е.

213

21,45

53 728

4,09

От 500 тыс. до 1 млн. у.е.

78

7,85

58 679

4,47

От 1 до 5 млн. у.е.

122

12,29

126 715

9,64

От 5 до 10 млн. у.е.

23

2,32

144 326

10,98

Свыше 10 млн. у.е.

31

3,12

911 888

69,40

Итого

993

100,00

1313896

100,00


     В Таблице 2 приводится анализ количества договоров с поставщиками и подрядчиками, заключенных компаниями группы в 2003 году.

     Из таблицы видно, что чуть более 50% договоров были согласованы по малому кругу согласований, и около 50% по большому кругу согласований, т.е. за год около 500 документов было рассмотрено указанными должностными лицами, таким образом, всего было выполнено порядка 3 500 только положительных согласований. Иными словами данная процедура является достаточно дорогой для предприятия (не говоря о том, что она снижает оперативность принятия решений), в то же время попыток оценить стоимость реализации данной процедуры, необходимость такого состава согласующих лиц и наличия возможностей по ее оптимизации сделано не было.

     Не оптимальность и формальность процесса согласования договоров подтверждается следующим наблюдением. Если провести аналогичный анализ в разрезе предприятий (см. Таблицу 2), то, очевидно, что ТОО "ХХХ-Теплотранзит" искусственно занижает стоимость договоров, для того, что бы упростить процедуру их согласования, увеличивая количество договоров стоимостью до 100 тыс. у.е..


Таблица 2. Анализ договоров с поставщиками и подрядчиками в разрезе Предприятий.

Группы договоров

ПТЭЦ-2


СК РЭК


Теплотранзит


Договора, шт.

Сумма, тыс. у.е.

Договора, шт.

Сумма, тыс. у.е.

Договора, шт.

Сумма, тыс. у.е.

До 100 тыс. у.е.

111

5 858

100

4 227

315

8 475

От 100 до 500 тыс. у.е.

103

27 259

85

20 939

25

5 530

От 500 тыс. до 1 млн. у.е.

44

34 631

27

18 789

7

5 259

От 1 до 5 млн. у.е.

65

148

39

89 394

18

37 173

От 5 до 10 млн. у.е.

15

99 182

6

34 975

2

10 169

Свыше 10 млн. у.е.

22

693 884

4

83 774

5

134 230

Итого

360

860962

261

252098

372

200836