Фрагменты отчета по аудиту системы управления Группы предприятий "ХХХ"
1. Структуры и процессы управления
1. Описание текущего состояния
2. Проблемные зоны
2. Мотивация персонала
1. Описание текущей ситуации
2. Проблемные зоны
3. Зоны развития и предложения по совершенствованию
3. Система бюджетирования
1. Описание текущей ситуации
2. Описание текущих проблем
3. Зоны развития и предложения по совершенствованию
1. Структуры и процессы управления
1.1. Описание текущего состояния
Существующая система управления Группы компаний "ХХХ" является двухуровневой, на первом уровне расположены производственные Предприятия - ТОО "ХХХ ПТЭЦ-2", ТОО "ХХХ СК РЭК", ТОО "ХХХ-теплотранзит" на втором уровне находится управляющая компания ТОО "ХХХ". Аппарат управления ТОО "ХХХ" является достаточно компактным, каждое производственное Предприятие в свою очередь, имеет свой собственный аппарат управления, реализующий все функции управления Предприятием за исключением управления финансами. Основные производственные подразделения Предприятий находятся в подчинении Директоров Предприятий, функциональные подразделения административно подчиняются Директорам, а функционально Главным специалистам Управляющей компании по соответствующим направлениям.
В Группе действуют правила, в соответствии с которыми, все прямые указания Директоров и Главных специалистов Управляющей компании, являются приоритетными для соответствующих функциональных подразделений Предприятий. Вместе с тем нужно отметить, что утверждение, часто звучавшее в ходе интервью с должностными лицами УК о том, что управление функциями централизовано и выполнением соответствующих функций на предприятиях руководят Главные специалисты Управляющей компании, является не верным. Данное положение не зафиксировано, ни в каких организационных документах (таких как положения, должностные инструкции и пр.) и не всегда действует на практике. Исключение составляет лишь Дирекция по развитию систем управления и программному обеспечению, работа сотрудников которой строится по проектному принципу в соответствии с планами, разрабатываемыми ДРСУ и ПО, в силу чего, Директора предприятий не имеют возможности самостоятельно назначать задания сотрудникам, за исключением, небольших единовременных поручений.
В целом можно сказать, что подразделения аппаратов управления Предприятий работают достаточно автономно и воспринимают Главных специалистов Управляющей компании скорее как представителей вышестоящей организации, которая ставит им задачи и требует представления определенных результатов, а не как непосредственных руководителей.
1.2. Проблемные зоны
В Группе проводится большая работа по описанию основных бизнес-процессов, их оптимизации и повышению эффективности, однако необходимо отметить, что в то же время из поля зрения Компании выпали управленческие процессы, посредством которых ХХХ управляет подчиненными ему предприятиями.
Основной проблемой в данной области является то, что сложившиеся на сегодняшний день распределение управленческих функций между Управляющей компанией и предприятиями является, во многом, наследием периода антикризисного менеджмента. Как следствие процессы управления ХХХ характеризуются высокой степенью централизации принятия решений, большим количеством согласований, носят фрагментарный и не систематический характер.
В качестве примера можно привести процедуру согласования договоров, заключаемых Предприятиями. Данная процедура предусматривает упрощенный порядок согласования договоров на сумму до 100 000 у.е. (так называемый малый круг согласований), и более сложную процедуру согласования договоров на сумму свыше 100 000 у.е. (большой круг согласований), в ходе последней требуется согласование со следующими должностными лицами ХХХ:
* Главный бухгалтер;
* Директор по персоналу и безопасности;
* Исполнительный директор;
* Главный экономист;
* Главный юрист;
* Финансовый директор.
Кроме того, договор утверждается Генеральным директором компании.
Таблица 1. Анализ договоров с поставщиками и подрядчиками
Группы договоров
Всего заключенных договоров
Общая сумма заключенных договоров
шт.
%
тыс. у.е.
%
До 100 тыс. у.е.
526
52,97
18 560
1,41
От 100 до 500 тыс. у.е.
213
21,45
53 728
4,09
От 500 тыс. до 1 млн. у.е.
78
7,85
58 679
4,47
От 1 до 5 млн. у.е.
122
12,29
126 715
9,64
От 5 до 10 млн. у.е.
23
2,32
144 326
10,98
Свыше 10 млн. у.е.
31
3,12
911 888
69,40
Итого
993
100,00
1313896
100,00
В Таблице 2 приводится анализ количества договоров с поставщиками и подрядчиками, заключенных компаниями группы в 2003 году.
Из таблицы видно, что чуть более 50% договоров были согласованы по малому кругу согласований, и около 50% по большому кругу согласований, т.е. за год около 500 документов было рассмотрено указанными должностными лицами, таким образом, всего было выполнено порядка 3 500 только положительных согласований. Иными словами данная процедура является достаточно дорогой для предприятия (не говоря о том, что она снижает оперативность принятия решений), в то же время попыток оценить стоимость реализации данной процедуры, необходимость такого состава согласующих лиц и наличия возможностей по ее оптимизации сделано не было.
Не оптимальность и формальность процесса согласования договоров подтверждается следующим наблюдением. Если провести аналогичный анализ в разрезе предприятий (см. Таблицу 2), то, очевидно, что ТОО "ХХХ-Теплотранзит" искусственно занижает стоимость договоров, для того, что бы упростить процедуру их согласования, увеличивая количество договоров стоимостью до 100 тыс. у.е..
Таблица 2. Анализ договоров с поставщиками и подрядчиками в разрезе Предприятий.
Группы договоров
ПТЭЦ-2
СК РЭК
Теплотранзит
Договора, шт.
Сумма, тыс. у.е.
Договора, шт.
Сумма, тыс. у.е.
Договора, шт.
Сумма, тыс. у.е.
До 100 тыс. у.е.
111
5 858
100
4 227
315
8 475
От 100 до 500 тыс. у.е.
103
27 259
85
20 939
25
5 530
От 500 тыс. до 1 млн. у.е.
44
34 631
27
18 789
7
5 259
От 1 до 5 млн. у.е.
65
148
39
89 394
18
37 173
От 5 до 10 млн. у.е.
15
99 182
6
34 975
2
10 169
Свыше 10 млн. у.е.
22
693 884
4
83 774
5
134 230
Итого
360
860962
261
252098
372
200836