М 77.2
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение 3
1. Понятие экспертизы ценности документов. Определение сроков хранения документов 5
2.Этапы экспертизы ценности документов 9
2.1.Экспертная комиссия 9
2.2.Этапы экспертизы ценности документов 10
3. Принципы и критерии экспертизы ценности документов 15
3.1. Понятие принципов и критерии экспертизы ценности документов 15
3.2. Критерии значимости негосударственного учреждения или лица, который создали документ 16
3.3. Критерии –время и место образования документов 17
Заключение 20
Список использованных источников и литературы. 21
Введение
Приближение окончания текущего года, влечет за собой время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению, а документов, срок хранения которых истек, - к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед секретарем, в обязанности которого обычно входит, помимо других, формирование и хранение дел.
Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.
Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.
Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения. Обычно срок устанавливается в результате научных дискуссий и споров.
Секретарю, отвечающему за хранение документов и готовящему документы к уничтожению, важно знать, где посмотреть выработанные в установленном порядке сроки хранения документов и как практически провести отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения.
Цель данной работы- рассмотреть этапы проведения, принципы и критерии экспертизы ценности документов
1. Понятие экспертизы ценности документов. Определение сроков хранения документов
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
* действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
* типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
* нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Определение сроков хранения документов в текущем делопроизводстве начинается, в процессе составления номенклатуры дел - списка дел, которые ведутся в организации в течение года. Официально номенклатура дел определяется как «систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в определенном порядке» В номенклатуре напротив заголовка дела указывается срок его хранения. Это как бы планируемый срок хранения, он может быть потом уточнен. Номенклатура переутверждается или составляется, если ее не было, в конце года на следующий год. Следовательно, в ней мы перечисляем предполагаемые к заведению дела и предполагаем сроки их хранения. Одно из основных требований, предъявляемых к номенклатуре, - в дело не помещаются вместе документы постоянного и временного сроков хранения, так как дела с документами постоянного и дела с документами временного сроков хранения в дальнейшем обрабатываются по-разному, и если в деле перемешаны документы разных сроков хранения, дело придется при подготовке к дальнейшему хранению переформировывать.
Уже на стадии составления номенклатуры дел встает вопрос: где взять конкретные сроки хранения документов?
Сроки хранения документов зафиксированы в специальных справочниках - перечнях документов со сроками хранения, которые составляются архивными