Содержание
1. Информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки. Правила их составления. 3
2. Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с. г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу по работе. 7
3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора ПО «Биосинтез», которому представлено право решения вопросов о направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом-заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с. г. N 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 декабря по 25 декабря с. г. 9
4. Составьте справку для предоставления в детский сад N 25 о том, что Вы учитесь на 3 курсе дневного отделения института «Экономики и менеджмента». 10
Список литературы 12
1. Информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки. Правила их составления.
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управлении.
Различают письма циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие распорядительный характер гарантийные письма, подтверждающие данные ранее обещания или оговоренные условия, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, рекламные и другие виды писем.
Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.
В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа.
Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13,23,24, 29), часть — при подготовке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28) оформляется на входящих письмах.
Кроме деления писем по назначению, служебные письма классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.
Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.
Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату, второй («копия») — направляют в дело.
Исходящие письма при необходимости могут быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в организации. На входящих письмах ставится отметка о поступлении в организацию и приводится резолюция руководителя. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции.
Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.
Текст докладной записки делится на две части: первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.