Содержание


1. Информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки. Правила их составления. 3

2. Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с. г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу по работе. 7

3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора ПО «Биосинтез», которому представлено право решения вопросов о направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом-заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с. г. N 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 декабря по 25 декабря с. г. 9

4. Составьте справку для предоставления в детский сад N 25 о том, что Вы учитесь на 3 курсе дневного отделения института «Экономики и менеджмента». 10

Список литературы 12


1. Информационно-справочные документы: письма, докладные и объясни­тельные записки. Правила их составления.


Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управ­лении.

Различают письма циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие рас­порядительный характер гарантийные письма, подтвержда­ющие данные ранее обещания или оговоренные условия, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, реклам­ные и другие виды писем.

Оформление служебного письма складывается из под­готовки соответствующего бланка и нанесения необходи­мых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13,23,24, 29), часть — при подготов­ке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28) оформляется на входящих письмах.

Кроме деления писем по назначению, служебные пись­ма классифицируют на простые и сложные (многоаспект­ные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколь­ко вопросов. Такое письмо может состоять из двух и бо­лее страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй излагаются выводы, просьбы, пред­лагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассмат­ривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату, второй («копия») — направляют в дело.

Исходящие письма при необходимости могут быть за­визированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в организации. На входящих письмах ставится отметка о по­ступлении в организацию и приводится резолюция руко­водителя. Резолюция включает в себя фамилию и иници­алы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания ре­золюции.

Докладная записка — документ, адресованный выше­стоящему руководителю, с изложением конкретной про­блемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по ини­циативе автора, так и по указанию руководства. Цель ини­циативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству системати­чески.

Текст докладной записки делится на две части: пер­вая — изложение фактов, послуживших причиной ее со­ставления; вторая содержит выводы, мнения, предложе­ния составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (на­правленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке форма­та А4. Подписывает их руководитель органи­зации.