СОДЕРЖАНИЕ

Задание 1 3

1. Назначение, возможности, основные понятия и типы данных

электронных таблиц на примере Excel 3

2. Создание и ведение электронных таблиц 5

3. Обработка учетных данных в Excel 7

Задание 2 9

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 11

Задание 1

1. Назначение, возможности, основные понятия и типы данных электронных таблиц на примере Excel

Программа обработки электронных таблиц является важным компонентом офисного пакета. Повсеместное использование таких программ во многом объясняется их универсальностью, ведь без вычислений не обойтись во многих сферах нашей жизни.

Наряду с простыми задачами, такими как подготовка различных бланков, создание диаграмм, построение таблиц и другое, Excel позволяет решать очень сложные проблемы. Например, на предприятии с помощью данной программы можно облегчить обработку заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и затрат, управление сбытом и многое другое.

После запуска программы Excel открывается окно программы, изображенное на рисунке 1.

Рис. 1 Окно программы Excel

Под панелями инструментов находится строка формул, которая предназначена для обработки содержимого ячеек. Она разделена на три части. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок расположенных в центре строки. Редактирование данных осуществляется или в ячейке, или в строке формул.

В левой части строки формул расположено поле имен, в котором указывается адрес активной ячейки или размер выделенного диапазона. Если для некоторых диапазонов ячеек заданы имена, они отображаются в поле списка под полем имени и могут использоваться для быстрого перехода к необходимому диапазону.

Таблицы в Excel создаются на рабочем листе. По умолчанию в пустой рабочей книге содержится 3 рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и Лист3 (имя каждого можно изменить), максимальное число которых составляет 255.

Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые пересекаясь образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. Все таблицы имеют одно общее свойство – однотипность оформления.

Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке (в которой находится указатель ячеек) или строке формул. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое отобразится в строке формул. Ввод данных завершается нажатием клавиши [Enter]. Введенные числовые значения автоматически выравниваются по правому краю, а текстовые данные – по левому краю.

Если длинна введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая расположенные справа пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую-либо информацию. Урезанный текст отображается полностью только в строке формул.

Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствующее число символов диез (#).

Excel автоматически распознает формат дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. Для дат и значений времени существует несколько форматов. Формат, который нужно присвоить вводимому значению, определяется на основе порядка ввода цифр и разделителей. Если в ячейку вводится формула, то сразу по завершению ввода выполняются вычисления, и в ячейке отображается результат вычислений. Формула в Excel должна начинаться с математического оператора (со знака равенства), а также со знаков плюс (+) и минус (-).

2. Создание и ведение электронных таблиц

Excel предоставляет множество разнообразных средств, которые позволяют создавать профессионально оформленные и наглядные таблицы.

В Excel числовым значениям по умолчанию присваивается формат Общий. Значения в этом формате отображаются в том виде, в каком они введены с клавиатуры.

Чтобы присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек, можно воспользоваться командой Ячейки меню Формат, командой Формат ячеек контекстного меню (Рис. 2). Форматы объединены в следующие категории: общий, числовой, денежный, финансовый, дата, время, процентный, дробный, экспоненциальный, текстовый, дополнительный, все форматы.

Рис. 2 Форматы ячеек

В Excel вводимые данные выравниваются автоматически. Различают выравнивание по горизонтали и по вертикали. По умолчанию в поле по горизонтали установлено значение по назначению, а в поле по вертикали - значение по нижнему краю. При выравнивании по вертикали данные смещаются по высоте ячейки. Также имеется возможность размещать содержимое ячеек под определенным углом. Еще одна возможность Excel – выравнивание текста с объединением ячеек.

При оформлении данных в таблице важно правильно выбрать шрифт, что отразится на удобстве работы с таблице и на ее внешнем виде. По умолчанию в Excel применяется True-Type- шрифт Arial Cyr/ Это шрифт без серифов (засечек). Наиболее распространенным представителем категории шрифтов с серифами является шрифт Times New Roman. В Excel можно задать шрифт как для всего рабочего листа, так и для его фрагмента.

В Excel имеется целый арсенал средств, позволяющих улучшить визуальное восприятие таблицы. Путем добавления рамок, цветов, палитр и теней можно добиться повышения наглядности таблицы и облегчить работу с содержащимися в ней данными. Используя различные рамки и варьируя ширину