Содержание

Введение 3

1. Документооборот организации. Внутриорганизационная система информации 4

2. Средства регулирования документопотоков 4

3. Принципы автоматизации делопроизводства 6

4. Текстовые процессоры 8

5. Роль и функции электронной почты 13

6. Оформление документов 15

Заключение 18

Список литературы 19

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Цель данной работы – рассмотреть основные принципы автоматизации делопроизводства.

1. Документооборот организации. Внутриорганизационная система информации

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

-- сбор и обработку документной информации;

-- подготовка решения;

-- принятие и документирование решения;

-- доведение решения до исполнителей;

-- исполнение решения;

-- контроль исполнения;

-- сбор информации об исполнении;

-- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;

-- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления[1, с.251].

2. Средства регулирования документопотоков

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-97 принят Госстандартом России в 1997 г. и введен в действие с 1 января 1999 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшим ГОСТ 6.38-90. При разработке стандарта были учтены изменения в законодательстве, опыт применения ранее действовавших стандартов на организационно-распорядительную документацию, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций по совершенствованию стандарта, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» (ст.7) требования, устанавливаемые государственными стандартами для обеспечения технической и информационной совместимости, являются обязательными для соблюдения государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности.